Simbol di lembar waktu. Cara mengisi lembar waktu (contoh)

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Waktu kerja dan akuntansinya adalah komponen penting dari organisasi mana pun, memungkinkan Anda mengontrol aktivitas perusahaan dan mendisiplinkan karyawan. Untuk menyederhanakan prosedur ini, formulir khusus dikembangkan - lembar waktu. Itu ada dalam versi kertas dan elektronik. Dan masing-masing spesies memiliki nuansa tersendiri dalam isiannya.

Siapa yang mengisi absen

Setiap organisasi menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk menjaga lembar waktu, dengan fokus pada kekhususan kegiatan dan jumlah staf. Jika organisasinya kecil dan semua pekerjaan dilakukan di kantor, maka inspektur personalia, akuntan, atau orang lain yang berwenang akan menjadwalkan karyawan.

Jika suatu perusahaan memiliki beberapa fasilitas, jauh lebih mudah untuk mencatatkan waktu kerja karyawan secara langsung di tempat kerja mereka. Dalam hal ini, tanggung jawab ini terletak pada mandor atau kepalapembagian dengan perintah terpisah atau ditentukan dalam kontrak kerja.

Algoritma untuk bekerja dengan lembar waktu

Pertama-tama, Anda perlu tahu bahwa setiap perusahaan harus memiliki lembar waktu reguler (yaitu, dalam versi kertas). Formulir dapat dicetak sendiri atau dipesan dari percetakan.

Ada dua formulir yang disetujui: T-12 dan T-13. Perbedaan mereka adalah bahwa yang pertama tidak hanya memperhitungkan jam kerja, tetapi juga memiliki kolom untuk menghitung upah bulanan. Mereka diisi sesuai dengan skema yang sama, yaitu, setiap bulan pada hari pertama lembar waktu baru dibuka. Kolom yang harus diisi adalah:

• Nama Perusahaan (sesuai dengan dokumen penyusun), nomor urut dan tanggal penyelesaian.
• Periode di mana lembar waktu dibuka.
• Nomor urut personel dan datanya dari kartu pribadi.

Sisanya data dimasukkan dalam waktu sebulan, dan pengisian bagian yang berhubungan dengan upah tetap pada karyawan akuntansi.

Simbol di lembar waktu

Untuk pengisian lembar waktu yang lebih cepat dan nyaman, sistem notasi dikembangkan dan disetujui. Mereka mencerminkan mode kerja dan istirahat dan nuansa lainnya. 36 sebutan disediakan. Namun terkadang angka ini tidak cukup untuk menampilkan semua informasi tentang seorang karyawan secara akurat.

Simbol di lembar waktu

	Nama	Penunjukan Surat	Penunjukan numerik
1	Siang dan sore hari	Aku	01
2	Jam buka malam	N	02
3	Kerja di akhir pekan dan hari libur	RP	03
4	Lembur	c	05
5	Perjalanan bisnis	K	10
6	Liburan Utama	dari	14
7	cuti tambahan	satu	15
8	Liburan Belajar	U	16
9	Jam kerja pendek untuk siswa	UV	17
10	Tambahan cuti belajar tanpa bayaran	UD	18
11	cuti hamil	r	19
12	Paternity Cuti (dibayar sebagian)	kendaraan	20
13	Cuti melahirkan (tidak dibayar)	oj	21
14	Cuti yang tidak dibayar	ke	22
15	Cuti yang tidak dibayar karena alasan hukum	OZ	24
16	cuti sakit	B	25
17	Belum dibayardisabilitas	t	26
18	Jam kerja berkurang	ch	27
19	Waktu Henti (untuk alasan non-karyawan)	vp	28
20	Absen karena alasan hukum (dengan bayaran)	g	29
21	Ketidakhadiran Tanpa Alasan	OL	31
22	Jam tidak bekerja (jika majikan telah menetapkan pekerjaan paruh waktu)	NS	32
23	Akhir Pekan	ke	33
24	Pemogokan	ZB	34
25	Absen karena alasan yang tidak jelas	НН	35

Tabel menunjukkan simbol yang paling umum digunakan dalam lembar waktu. Deskripsi yang lebih rinci dan daftar lengkap biasanya terletak di halaman pertama formulir. Ini memudahkan untuk menavigasi simbol dan menentukan dalam situasi apa apa yang harus dimasukkan ke dalam sel.

Pengisian formulir biasa

Mengisi lembar waktu adalah pekerjaan melelahkan yang membutuhkan perhatian. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan, misalnya, metode absensi terus menerus.

Dalam hal ini, data dimasukkan di setiap kolom. Simbol menunjukkan kehadiran karyawan di tempat kerja dan ketidakhadiran mereka, menunjukkan alasannya. Ini juga menunjukkan jumlah jamdihabiskan di tempat kerja.

Di lembar waktu itu sendiri, akan terlihat seperti ini: pada hari libur, letakkan huruf "B", di bawahnya 0, pada hari kerja, masing-masing, "I" dan jumlah jam, misalnya 8. Serupa dengan akhir pekan, berbagai alasan ketidakhadiran dicatat, mulai dari perjalanan bisnis hingga ketidakhadiran karena alasan yang tidak jelas.

Perhitungan lembar waktu dalam hal ini sedikit lebih mudah, karena semua angka dan sebutan yang diperlukan ada di depan mata Anda. Hal ini terutama berlaku untuk spesialis dengan sedikit pengalaman kerja - sehingga mereka cenderung tidak akan bingung dan membuat kesalahan.

Isi lembar waktu dengan bijak

Ada juga metode untuk mendaftarkan penyimpangan. Ini diterapkan ketika hari kerja memiliki durasi yang sama sepanjang periode. Dalam hal ini, hanya situasi non-standar yang dicatat, yaitu, ketidakhadiran, kerja lembur, perjalanan bisnis, dll. Saat menggunakan metode ini, waktu yang dihabiskan jauh lebih sedikit, dan hasil akhirnya sama dalam kedua kasus.

Pada lembar itu terlihat seperti ini: baris paling atas berisi informasi tentang ketidakhadiran karyawan di tempat kerja - V, K, FROM, HH, PR, B dan lain-lain. Garis bawah dibiarkan kosong. Memang, dalam perhitungan akhir jam kerja, nol tidak masalah, dan dengan panjang hari kerja yang sama, tetap hanya melakukan tindakan paling sederhana: hitung jumlah sel kosong di baris teratas (ini adalah kehadiran) dan kalikan dengan jumlah jam.

Metode ini lebih nyaman bagi yang berpengalamanpetugas personalia dan akuntan. Ini juga cocok untuk organisasi kecil di mana jumlah karyawannya kecil. Jika manajemen Anda tidak tahu tentang sistem pelacakan waktu yang lebih sederhana, maka inilah saatnya untuk menyarankannya kepada mereka.

Memelihara lembar waktu di komputer

Selain versi kertas, ada juga beberapa versi elektronik. Seperti disebutkan di atas, timesheets harus diduplikasi tanpa gagal. Ini diperlukan agar data tentang pekerjaan karyawan tidak hilang dan keandalannya dikonfirmasi (bagaimanapun juga, tidak mungkin menggunakan komputer di mana-mana).

Salah satu opsi yang lebih terjangkau adalah lembar waktu yang dibuat dalam program perkantoran. Excel sangat cocok untuk tujuan ini. Spreadsheet memungkinkan Anda membuat semua jenis dan ukuran dokumen. Selain itu, berkat kemampuan untuk mengatur rumus, menjumlahkan dan menghitung data antara menjadi lebih mudah.

Menggunakan perangkat lunak khusus

Jika keterampilan spreadsheet tidak mencukupi, karyawan atau manajemen dapat memilih program serupa lainnya. Lembar waktu dalam hal ini akan terlihat mirip dengan versi kertas. Ini akan membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses dokumen.

Perlu diingat juga bahwa setiap program melibatkan penggunaan versi berlisensi. Di pemasok yang berbeda, mereka, tentu saja, memiliki biaya sendiri. Misalnya, program Time Sheet akan membebani pengguna dari1000 gosok. ke atas - tergantung pada jumlah personel.

Kelebihan lain dari utilitas tersebut adalah Anda tidak perlu mengisi lembar waktu kertas. Formulir dengan semua tanda mudah dicetak kapan saja. Fungsi ini pasti ada di setiap program serupa.

Tentang menyimpan dokumen

Untuk apa timesheet itu digunakan? Ini adalah dasar untuk akuntansi penggajian dalam satu jumlah atau lainnya, serta bukti utama bahwa karyawan tersebut berada di tempat kerja dan melakukan tugasnya. Tidak diragukan lagi, dokumen ini sangat penting bagi setiap organisasi.

Lalu berapa lama formulir ini disimpan? Lembar waktu harus disimpan selama satu tahun. Ini ditetapkan oleh hukum, dan norma-norma tersebut harus dipatuhi.

Jika Anda kehilangan lembar waktu yang sudah ditutup, jangan panik. Itu selalu dapat dipulihkan menggunakan dokumen lain. Untuk ini digunakan penjelasan, cuti sakit, informasi tentang perjalanan bisnis, jadwal liburan, dll. Semua yang mengkonfirmasi dan menjelaskan ketidakhadiran seseorang di tempat kerjanya dapat digunakan untuk memulihkan data.

Siapa yang mungkin membutuhkan rapor?

Dokumen ini sering diperlukan untuk berbagai pemeriksaan. Misalnya, layanan pajak memeriksa kehadirannya di organisasi dan kebenaran pengisiannya.

Tidak adanya lembar waktu bahkan di perusahaan terkecil pun bisa menjadi alasan denda yang cukup besar. Samaterjadi ketika terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Ini berlaku untuk perhitungan dan penyalahgunaan simbol.

Kehadiran lembar waktu adalah wajib. Mereka dibutuhkan baik untuk perusahaan itu sendiri (akuntansi, mendisiplinkan karyawan), dan untuk organisasi audit. Dan yang paling penting - terapkan simbol di lembar waktu dengan benar. Maka Anda dapat menghindari sejumlah masalah dengan karyawan dan pihak berwenang.