Pembayaran bahan bakar dan pelumas: pelaksanaan kontrak, prosedur perhitungan, aturan dan fitur pendaftaran, akrual dan pembayaran

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Situasi sering muncul ketika, karena kebutuhan produksi, seorang karyawan terpaksa menggunakan propertinya. Paling sering ini tentang penggunaan mesin. Selain itu, majikan berkewajiban untuk mengkompensasi ini: membayar bahan bakar dan pelumas (POL), depresiasi dan biaya lainnya. Bagaimana membuatnya seefisien mungkin?

Kerangka Legislatif

Bahkan tidak banyak orang yang mengerti apa artinya membayar bahan bakar dan pelumas serta ganti rugi penggunaan kendaraan pribadi. Dan pengusaha mengambil keuntungan dari ini. Meskipun kewajiban mereka untuk memberi kompensasi kepada karyawan atas biaya tersebut diabadikan dalam Pasal 188 Kode Perburuhan. Namun, seperti yang akan terlihat di bawah, penggunaannya bukanlah pilihan terbaik. Jauh lebih banyak informasi berguna yang terkandung dalam Kode Sipil dan Pajak. Untuk memanfaatkan semua manfaat yang mereka berikan, Anda harus mendekati masalah dengan benar.

Bagaimana cara kerjanya dalam praktik?

Seringkali seorang karyawan diberi pilihan: apakah Anda pergi 300 km ke kota lain dalam cuaca panas dengan bus,atau mengendarai mobil Anda sendiri. Tidak pernah terpikir olehnya bahwa biaya untuk membayar bahan bakar dan pelumas dan tidak hanya dapat dan harus dikompensasikan kepadanya. Perusahaan mengambil keuntungan dari buta huruf hukum karyawan. Kebanyakan tidak tahu apa bahan bakar di tempat kerja dan kompensasi biaya.

Omong-omong, ini tidak hanya berlaku untuk mobil, tetapi juga untuk properti pribadi lainnya yang digunakan karyawan dalam melaksanakan tugas resminya. Hanya transportasi pribadi yang paling sering digunakan. Dengan demikian, pembayaran bahan bakar dan pelumas kepada karyawan atas biaya majikan adalah norma. Meskipun tidak semua majikan setuju untuk membayar.

Beberapa contoh

Setiap orang yang pernah mencoba bekerja sebagai sales representative pasti pernah mengalaminya. Contoh lain dimana karyawan paling sering menggunakan transportasi sendiri adalah taksi. Untuk menerima kompensasi, karyawan harus menggunakan mobil atau properti lain hanya dengan sepengetahuan dan izin manajemen. Dan semuanya harus didokumentasikan.

Pembayaran bahan bakar dan pelumas kepada karyawan - apa itu?

Seringkali staf akuntansi pun tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan ini, apalagi karyawan biasa. Banyak orang berpikir bahwa bahan bakar dan pelumas hanyalah bahan bakar: bensin atau solar. Ini tidak sepenuhnya benar. Sebenarnya masih banyak lagi yang disebut bahan bakar dan pelumas (fuel and pelumas):

• mentega;
• antibeku - di musim dingin;
• bahan habis pakai lain yang diperlukan.

Dengan demikian, pembayaran bahan bakar dan pelumas tidak hanya mencakup biaya bahan bakar.

Bagaimana cara membuatnya resmi?

Ada 3 carameresmikan perjanjian Anda dengan majikan:

• perjanjian tambahan dalam kontrak kerja;
• perjanjian sewa mobil;
• kontrak untuk penyediaan layanan transportasi.

Masing-masing punya kelebihan dan kekurangan. Mari kita lihat detailnya di bawah ini.

Perjanjian tambahan pada kontrak kerja

Hal paling sederhana adalah membuat perjanjian tambahan dengan majikan untuk kontrak kerja. Namun, lebih sederhana tidak berarti lebih efisien: tidak akan mudah bagi karyawan untuk menerima pembayaran bahan bakar dan pelumas atas biaya majikan. Di bawah ini adalah contoh kesepakatan tersebut.

Harus dinyatakan dengan jelas:

• merek dan karakteristik kendaraan;
• jumlah kompensasi bulanan dan biaya yang juga dikompensasi oleh pemberi kerja: pembayaran bahan bakar dan pelumas, perbaikan saat ini dan utama, diagnostik dan pemeliharaan, asuransi;
• batas waktu penyampaian laporan biaya aktual;
• syarat di mana majikan memberikan kompensasi atas pengeluaran karyawan.

Karyawan harus sering bepergian atas instruksi dari manajemen, atau sifat pekerjaan yang bepergian menentukan pelaksanaan tugas resminya. Memang, menurut undang-undang, pembayaran bahan bakar dan pelumas saat menggunakan kendaraan pribadi, serta kompensasi untuk pengeluaran lain hanya dimungkinkan jika ada kebutuhan produksi.

Setiap bulan, karyawan menyerahkan laporan perjalanannya, di mana ia menunjukkan:

• tanggal perjalanan;
• waktu keberangkatandan kembali;
• tujuan;
• tujuan perjalanan.

Selain itu, dokumen ini harus memuat tanggal kompilasi dan tanda tangan karyawan.

Pro dan kontra dari perjanjian tambahan

Kompensasi pengeluaran karyawan berdasarkan kontrak kerja bermanfaat terutama bagi pemberi kerja. Bagaimanapun, Anda selalu dapat membatasinya dengan ukuran yang ditentukan oleh Keputusan Pemerintah No. 92 tanggal 8 Februari 2002: 1200 rubel - untuk mobil dengan kapasitas mesin kurang dari 2000 cm³ dan 1500 rubel - untuk mobil dengan kapasitas mesin lebih dari 2000 cm^3.

Namun, kompensasi seperti itu sepertinya tidak cocok untuk karyawan - dengan harga bensin saat ini, hampir tidak mungkin untuk memenuhinya. Oleh karena itu, majikan harus berkompromi dan mengadakan perjanjian sewa atau kontrak untuk penyediaan layanan transportasi, atau membayar dari kantongnya sendiri - kompensasi tidak dapat dikompensasikan melalui pemotongan pajak.

Bagaimana cara menyewa mobil?

Dalam hal ini hubungan antara para pihak akan diatur dalam KUHPerdata. Dalam praktiknya, persewaan bareboat lebih umum digunakan. Di bawah ini Anda dapat melihat kontrak tipikal.

Diwajibkan untuk menentukan dalam perjanjian sewa:

• karakteristik mobil: merek, tahun pembuatan, warna, nomor bodi dan mesin, nomor negara;
• kondisi menyewakan - sebaiknya melarang majikan menyewakan mobil kepada orang lain;
• pengaturan lain - siapa dan dalam jangka waktu berapa melakukan MOT, siapa yang membayarbahan habis pakai dan pemeliharaan, untuk keperluan apa mobil dapat digunakan - misalnya, hanya angkutan penumpang.

Saat membuat perjanjian sewa, Anda perlu memahami bahwa Anda mentransfer mobil Anda ke perusahaan, meskipun untuk sementara, tetapi untuk digunakan. Sedangkan di bawah kontrak kerja, hanya Anda yang dapat menggunakan mobil.

Oleh karena itu, perjanjian sewa harus menetapkan dengan tepat bagaimana majikan dapat menggunakan mobil Anda. Kalau tidak, jangan heran bahwa Anda akan dipaksa untuk mengangkut berbagai barang atau semacam sampah - lagipula, mobil itu sekarang dimiliki oleh perusahaan, meskipun untuk sementara.

Penting: pastikan untuk memperbaiki biaya mobil pada saat sewa dalam kontrak.

Seringkali ada masalah dengan fakta bahwa para pihak tidak tahu bagaimana mengatur pembayaran bahan bakar dan pelumas dalam perjanjian sewa. Bahkan pengacara berdebat tentang ini. Perhitungan pembayaran bahan bakar dan pelumas dilakukan berdasarkan waybill - sesuai dengan jarak tempuh yang sebenarnya. Untuk ini, ada aturan khusus, yang menjadi dasar penghapusan.

Para ahli masih menyarankan untuk membuat perjanjian sewa mobil dengan pembayaran bahan bakar dan pelumas. Namun, ini berdasarkan kesepakatan. Jika sewa tidak menyediakan pembayaran bahan bakar, perjanjian terpisah untuk pembayaran bahan bakar dan pelumas dibuat dengan pemasok, dan pengemudi diberikan kartu bahan bakar dengan batas tertentu.

Penting juga untuk menentukan nuansa lain terlebih dahulu: apakah perusahaan membayar Anda dalam jumlah tetap setiap bulanatau pembayaran per jam - tergantung pada jam kerja sebenarnya, siapa dan bagaimana membayar asuransi.

Kontrak penyediaan jasa transportasi

Digunakan lebih jarang - terutama jika barang diangkut dengan transportasi pribadi. Bayangkan sebuah perusahaan yang bergerak. Alih-alih membeli atau menyewa mobil, dia bisa saja membuat kontrak dengan pemuat yang memiliki mobil yang diinginkan untuk penyediaan layanan transportasi.

Dengan demikian, pemuat akan melakukan tugas langsungnya (memuat dan menurunkan) berdasarkan kontrak kerja. Dan dia akan secara pribadi menyediakan layanan untuk pengangkutan barang-barang ini dari titik A ke titik B. Namun, untuk ini dia harus mengeluarkan IP, karena aktivitas kewirausahaan dilarang di Federasi Rusia tanpa registrasi.

Bagaimana cara pemilik mobil mengoptimalkan pajak?

Untuk menyewa mobil atau menyediakan layanan transportasi, seorang karyawan perlu mengeluarkan IP. Sebenarnya, dia bisa menyewakan mobilnya tanpa menjadi pengusaha. Namun, jika ada beberapa mobil seperti itu, maka Anda tetap harus mengeluarkan IP. Selain itu, dalam hal ini, ia membayar pajak lebih sedikit - 6% atas pendapatan perpajakan yang disederhanakan, bukan 13% pajak penghasilan pribadi. Namun, pajak penghasilan pribadi sebesar 13% masih akan dipotong dari gaji resminya.

Ada nuansa penting lainnya di sini. Terlepas dari kinerja pengusaha perorangan, ia harus membayar premi asuransi, bahkan jika ia tidak memiliki karyawan. Jumlahnya tetap dan pada 2018 adalah 32.385 rubel. Namun, jika pendapatan pengusaha perorangan melebihi 300.000 rubel per tahun, makapembayaran tambahan 1% dari selisih "pendapatan dikurangi 300.000 rubel".

Namun, jumlah premi asuransi tidak boleh melebihi jumlah tertentu. Pada tahun 2018, ini adalah 212.360 rubel untuk dana pensiun (uang ini "tidak hilang", tetapi digunakan untuk pembentukan pensiun pengusaha di masa depan) dan 5.840 rubel dalam bentuk kontribusi untuk asuransi kesehatan. Secara agregat, premi asuransi untuk pengusaha perorangan tidak boleh melebihi 218.200 rubel per tahun.

Sekilas, premi asuransi adalah biaya tambahan yang tidak perlu. Tapi benarkah demikian? Tidak terlalu. Faktanya adalah bahwa pengusaha perorangan memiliki hak untuk mengurangi uang muka di bawah "Penghasilan" sistem pajak yang disederhanakan dengan jumlah premi asuransi yang dibayarkan. Jadi, ketika menyewa mobil, Anda tidak dapat membayar pajak sama sekali (jumlah pajak tidak mungkin melebihi kontribusi yang dibayarkan), dan itu sepenuhnya legal. Dan bagian utama dari iuran yang dibayarkan adalah untuk pensiun Anda di masa depan.

Penting: status pengusaha perorangan dan sistem pajak yang disederhanakan tidak membebaskan pengusaha dari pembayaran pajak transportasi. Pokoknya harus dibayar. Tapi pajak properti dalam hal ini tidak perlu dibayar.

Contoh bagaimana seorang pengusaha perorangan meningkatkan pendapatan dari menyewa mobil

Mari kita bayangkan bahwa Ivan menyewakan mobilnya ke Romashka LLC, di mana ia adalah seorang karyawan, seharga 100.000 rubel sebulan. Pada saat yang sama, perusahaan menangani perbaikan mobil saat ini dan utama, serta pembayaran bahan bakar dan pelumas dan bahan habis pakai lainnya.

Tanpa mendaftarkan wirausahawan perorangan, seorang karyawan hanya akan menerima 1.044.000 rubel setahun. Majikan, bertindak sebagai agen pajak Ivan, secara independen akan memotong 13% dari pajak penghasilan pribadi dari jumlah ini. Pada saat yang sama, setelah mengeluarkan IP pada sistem pajak yang disederhanakan"Penghasilan", Ivan akan membayar pajak berikut:

• kontribusi asuransi ke Dana Pensiun: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubel;
• kontribusi asuransi kesehatan: 5840 rubel;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubel.

Dengan demikian, pendapatan bersihnya adalah 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubel. Selain itu, 41.385 rubel akan masuk ke pensiun masa depan Ivan, dan bukan ke kas negara. Dengan demikian, penghematan pajak akan berjumlah 125.385 rubel per tahun. Atau sedikit lebih dari 10.000 rubel sebulan.

Selain itu, dalam kasus pertama, Ivan segera membayar pajak penghasilan pribadi. Faktanya, dia bahkan tidak melihat uang ini - majikan mentransfer pajak untuknya. Di detik, Ivan menerima seluruh jumlah "di tangannya". Dan kemudian dia membayar pajak. Selain itu, dia dapat mendistribusikannya sesukanya sepanjang tahun - yang utama adalah membayar semuanya selambat-lambatnya pada tanggal 31 Desember.

Kemampuan untuk mengatur waktu pembayaran pajak memberikan keuntungan yang signifikan. Misalkan Ivan memutuskan untuk mendistribusikan beban pajak secara merata dan membayar jumlah yang jatuh tempo setiap kuartal.

Dengan demikian dia juga dapat melepaskan jumlah berikut:

• Januari - 100.000 × 13%=13.000 rubel;
• Februari - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rubel;
• Maret - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rubel.

Hingga akhir Maret, dia dapat menggunakan uang ini sesuai keinginannya. Dan baru kemudian membayar pembayaran yang sesuai untuk premi asuransi, sehingga mengurangi pembayaran di muka di bawah sistem pajak yang disederhanakan "Penghasilan".

AktifSepintas tampaknya jumlahnya kecil. Tetapi jika Ivan meningkatkan pendapatannya 10 kali lipat - menyewakan beberapa mobil atau memilih leasing daripada menyewa, penghematannya akan menjadi luar biasa.

Bagaimana bisnis dapat menghemat pajak?

Jika perusahaan menggunakan DOS (sistem perpajakan umum) atau sistem pajak yang disederhanakan "Penghasilan dikurangi pengeluaran" (salah satu jenis sistem perpajakan yang disederhanakan), maka biaya sewa mobil, penyediaan layanan transportasi atau membayar kompensasi berdasarkan kontrak kerja dapat diperhitungkan untuk mengurangi basis pajak. Benar, dalam kasus terakhir, untuk mobil, jumlah pengurangan dibatasi oleh hukum.

Dalam hal menyewa mobil di DOS, tidak hanya sewa yang diimbangi, tetapi juga:

• bahan bakar dan pelumas dan bahan habis pakai lainnya;
• perawatan dan overhaul mobil;
• Maintenance, cuci, biaya parkir dan parkir mobil;
• asuransi;
• upah sopir.

Selain itu, hanya pengeluaran terdokumentasi yang diakui sebagai pengeluaran yang dapat dikurangkan. Pada saat yang sama, mereka harus dibenarkan secara ekonomi.

Penting: perusahaan bukan pemilik mobil sewaan, oleh karena itu tidak wajib membayar pajak properti dan transportasi.

Bisnis biasanya menghasilkan lebih banyak uang daripada biaya sewa mobil. Oleh karena itu, dengan mengurangi pajak penghasilan, dimungkinkan untuk mengkompensasi lebih dari semua biaya yang sebenarnya dikeluarkan.

Ringkasan

Pasal 188 KUHP mewajibkan pemberi kerjaMemberi kompensasi kepada karyawan untuk penggunaan transportasi pribadi untuk tujuan resmi. Jika penggunaan seperti itu dianggap sesekali, cukup dengan membuat perjanjian tambahan yang sesuai dengan kontrak kerja dan menyerahkan laporan tepat waktu.

Namun, jika seorang karyawan tanpa menggunakan transportasi pribadi tidak dapat melakukan tugasnya dan terpaksa menggunakan mobilnya untuk tujuan bisnis sepanjang waktu, kompensasi ini tidak akan dapat menutupi sebagian besar biaya aktual yang dikeluarkan. Apakah itu hanya dengan mengorbankan keuntungan perusahaan. Organisasi akan dapat menggunakan kompensasi tersebut untuk mengurangi pajak penghasilan hanya dalam jumlah yang ditetapkan oleh undang-undang, yang bahkan tidak akan menutupi sepersepuluh dari biaya sebenarnya.

Dengan demikian, pendekatan ini tidak menguntungkan baik bagi karyawan maupun perusahaan. Dan semua karena kekhasan perpajakan: seorang karyawan, sebagai individu, membayar terlalu banyak pajak penghasilan pribadi, dan perusahaan tidak dapat mengoptimalkan pajak dengan baik. Jauh lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak untuk membuat perjanjian sewa atau penyediaan layanan transportasi (jika penumpang atau kargo lain akan diangkut).

Hanya dalam kasus ini, karyawan harus mengeluarkan IP - prosedurnya tidak rumit dan tidak memakan banyak waktu. Sebagian orang beranggapan bahwa setelah menjadi wirausaha perorangan, mereka tidak akan dapat bekerja sebagai pribadi perseorangan. Namun, sebenarnya bisa - undang-undang tidak melarang.