Manajer kantor. Tanggung jawab pekerjaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam posisi "Manajer Kantor" sebagian besar pemberi kerja melihat seorang karyawan yang melakukan berbagai tugas yang cukup luas. Tujuan memasukkan unit ini ke dalam daftar staf adalah untuk memastikan kelancaran operasional kantor atau bahkan beberapa layanan yang bertanggung jawab untuk ini. Jika Anda tidak membutuhkan sekretaris biasa yang menjawab panggilan, menerima surat dan pengunjung, maka tentu saja seorang manajer kantor adalah seorang pemimpin, karena karyawan ini membutuhkan kekuasaan dan wewenang tertentu. Tanpa ini, dia tidak akan dapat secara efektif memenuhi tugas yang diberikan kepadanya.

Sebagai bagian dari tugas utamanya, daftar tugas yang harus dilakukan oleh seorang manajer kantor harus mencakup setidaknya lima bidang. Pada saat yang sama, harus dipahami bahwa kantor bukanlah ruang di mana bos duduk, tetapi tempat di mana fungsi administrasi dan manajerial masih dilakukan. Artinya kualitas dan tenggat waktu mereka akan tergantung pada bagaimana pekerjaan manajer kantor akan dibangun.

Tanggung jawab manajerial. Ini termasuk perencanaan kantor, struktur organisasi, manajemen karyawan, budaya perusahaan, pengembangan kebijakan.komunikasi dengan rekanan dan kontrol atas kepatuhannya.

Fungsi administratif. Mereka mencakup organisasi pekerjaan kantor, pembentukan hubungan antar layanan, distribusi ruang kantor di antara karyawan.

Tugas rumah tangga. Manajer kantor harus mengatur pembelian peralatan kantor, alat tulis, bahan habis pakai, dan peralatan rumah tangga. Selain itu, ia harus memastikan pembersihan kantor, pemeliharaan peralatan kantor, pembayaran tagihan listrik yang tepat waktu, sewa, dll.

Tugas kontrol. Bidang kegiatan ini termasuk melakukan audit, revisi, inventarisasi aset material, dokumentasi.

Pelaporan. Diantaranya adalah persiapan dokumentasi pelaporan (informasi) untuk manajer.

Bergantung pada ukuran organisasi, karyawan ini mungkin seorang eksekutif tunggal dengan otoritas manajerial (untuk perusahaan kecil), atau mungkin mengepalai seluruh departemen. Pada saat yang sama, kepala organisasi harus memahami bahwa keinginan untuk menguniversalkan karyawan, memasukkan hal-hal yang terletak dalam kompetensi layanan lain ke dalam tugas mereka tidak selalu dibenarkan. Misalnya, Anda tidak boleh memuat karyawan seperti itu dengan akuntansi, manajemen personalia, dll. Pencampuran seperti itu biasanya berdampak negatif pada kualitas pekerjaan. Alasan untuk ini terletak pada kenyataan bahwa tanggung jawab ini jauh lebih luas daripada tanggung jawab memelihara kantor, mereka meresapi seluruh organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, ketika menulis resume, seorang manajer kantor harus melakukanfokus pada pengalaman kerja dan keterampilan di lima bidang kegiatan di atas, daripada mengoleskannya ke dalam rentang tugas yang terlalu luas, yang seringkali tidak terkait dengan pengoperasian kantor. Pada saat yang sama, majikan yang mencari karyawan yang memenuhi syarat di bidang ini tidak boleh lupa mengapa dia membutuhkan karyawan ini, dan tidak mengajukan persyaratan berlebihan yang tidak terkait dengan fungsi utama.