Departemen Perencanaan dan Ekonomi: fungsi dan tugasnya. Peraturan tentang departemen perencanaan dan ekonomi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Departemen perencanaan dan ekonomi (selanjutnya PEO) dibuat untuk organisasi ekonomi organisasi dan perusahaan yang efektif. Meskipun seringkali pekerjaan departemen tersebut tidak diatur dengan jelas. Bagaimana mereka harus diatur, struktur apa yang harus mereka miliki, dan fungsi apa yang harus mereka lakukan?

Pengantar

Dalam buku teks ekonomi mana pun, dikatakan bahwa PEO mengumpulkan indikator ekonomi dari detail perusahaan, menganalisisnya, dan menyusun rencana pengembangan berdasarkan kesimpulan yang diperoleh selama analisis.

Jika kita berbicara tentang usaha kecil, maka fungsi ini dapat dilakukan oleh kepala perusahaan (atau pengusaha perorangan), ketika skala kegiatan tumbuh, kekuatan ini dapat ditransfer ke orang lain atau bahkan sekelompok orang. Semakin besar organisasi, semakin banyak orang di dalamnya yang bertanggung jawab atas perencanaan ekonomi. Demi kenyamanan kerja, orang-orang ini disatukan dalam PEO.

struktur PEO

PEO memiliki struktur standar. Departemen ini dipimpin oleh seorang yangmelapor langsung ke manajer keuangan, direktur periklanan dan promosi, atau bahkan CEO. Itu semua tergantung pada struktur organisasi perusahaan secara keseluruhan.

Ada dua jenis organisasi struktural PEO:

1. Organisasi tempat pekerjaan karyawan PEO berada di dalam departemen.
2. Organisasi di mana beberapa karyawan bekerja di luar departemen (mengumpulkan informasi tentang pekerjaan perusahaan), dan beberapa bekerja di dalam (mereka menganalisis informasi yang diterima dan menyusun rencana).

Jenis organisasi terakhir adalah tipikal untuk perusahaan manufaktur.

Keuntungan dari jenis organisasi pertama adalah bahwa pekerjaan unit struktural perusahaan seperti itu mudah dikendalikan. Kekurangannya adalah informasi tidak selalu diterima oleh staf PEO secara tepat waktu.

Jika Anda menggunakan opsi pertama untuk mengatur departemen perencanaan dan ekonomi beserta fungsinya, maka fungsi berikut harus diberikan kepada karyawannya:

• mendapatkan data primer dari sumber keuangan dan unit struktural;
• pembuatan metode perencanaan dan pelaporan manajemen;
• pembuatan langsung pelaporan manajemen;
• kontrol dan analisis perusahaan secara keseluruhan.

Metode kedua organisasi PEO tidak jarang digunakan. Dalam hal ini, karyawan departemen harus dipercayakan dengan fungsi-fungsi berikut:

• memonitor implementasi rencana yang telah dibuat;
• memonitor pelaksanaan anggaran unit tertentu;
• analisis kinerjaunit tertentu.

Penting bagi PEO yang bekerja di luar unit mereka dilengkapi dengan semua yang mereka butuhkan untuk menganalisis dan merencanakan lebih lanjut ekonomi organisasi dan perusahaan.

Pegawai PEO dapat melapor langsung ke kepala departemen, dan kepala unit produksi mana pun. Dalam kasus pertama, subordinasi disebut fungsional, dalam kasus kedua - administratif. Ini penampakan double submission.

Fungsi berikut harus diberikan kepada ekonom departemen perencanaan dan ekonomi:

1. Mengembangkan metodologi lini bisnis (baik di seluruh perusahaan maupun di dalam masing-masing departemen organisasi).
2. Pengembangan direktori dasar yang berisi indikator kinerja divisi-divisi perusahaan.
3. Mengembangkan kebijakan manajemen perusahaan.
4. Pengembangan formulir perencanaan dan pelaporan.
5. Pengembangan metode untuk menganalisis dan mengevaluasi kinerja perusahaan.

Keuntungan dari jenis organisasi departemen perencanaan dan ekonomi dan fungsinya adalah bahwa semua informasi yang diperlukan masuk ke analis unit tanpa penundaan. Kerugiannya adalah lemahnya kontrol atas pekerjaan para ekonom yang bekerja di luar departemen, serta adanya subordinasi ganda dari karyawan.

Cara mengatur pekerjaan ini dapat secara signifikan meningkatkan staf PEO ke ukuran yang tidak wajar.

Contoh struktur PEO di berbagai perusahaan

Ketika datang ke perusahaan menengahukuran, maka paling sering PEO di dalamnya memiliki struktur berikut: kepala adalah kepala departemen, dan tiga spesialis PEO berada di bawahnya.

Jika kita berbicara tentang perusahaan besar, maka struktur departemen perencanaan dan ekonomi di dalamnya adalah sebagai berikut: kepala departemen bertanggung jawab atas departemen, wakil departemen berada di bawahnya, untuk yang keduanya kepala ekonom departemen dan ekonom terkemuka departemen secara langsung berada di bawah. Dua ekonom PEO melapor kepada Kepala Ekonom.

Masalah IEE

Tugas divisi perusahaan ini meliputi persiapan dokumen dan aplikasi berikut:

• rencana dan prakiraan pengembangan perusahaan;
• dokumentasi pelaporan dalam berbagai bentuk (satu kali dan reguler);
• referensi yang diperlukan dan penjelasan analitis;
• perhitungan ekonomi;
• proyek investasi dan rencana bisnis.

PEO juga memiliki fungsi tertentu yang harus ditunjukkan dengan jelas dalam dokumentasi peraturan perusahaan.

Fungsi PEO

Fungsi PEO adalah sebagai berikut:

• analisis kinerja perusahaan;
• perkiraan kinerja perusahaan;
• penilaian kondisi keuangan organisasi;
• membuat standar untuk proses produksi;
• kontrol pembentukan dan perubahan biaya produksi;
• kontrol harga produk;
• pelaporan manajemen;
• partisipasi dalam formasianggaran departemen.

Semua fungsi PEO saling berhubungan dengan proses bisnis yang terjadi di perusahaan. Berikut ini menjelaskan hubungan antara konsep-konsep ini.

Hubungan antara fungsi PEO dan proses bisnis di perusahaan

Proses bisnis utama yang terjadi di perusahaan adalah:

• penjualan;
• produksi;
• pembelian;
• penelitian dan pengembangan eksperimental.

Untuk setiap tahapan pekerjaan perusahaan, PEO memiliki tugas masing-masing.

Saat bekerja dengan penjualan produk, PEO melakukan perencanaan penjualan, pengendalian, dan analisis lebih lanjut. Dalam produksi produk, tugas PEO serupa.

Ketika proses produksi berada pada tahap pembelian sumber daya yang diperlukan, PEO juga menangani perencanaan pembelian, kontrol dan analisis mereka terhadap nilai dan dana yang diperoleh. Situasinya sama dengan penelitian dan pengembangan eksperimental.

Perencanaan, pengendalian, dan analisis adalah tiga tanggung jawab seorang ekonom dalam suatu perusahaan ketika bekerja dengan proses bisnis dasar. Kenapa melakukan ini? Untuk mengoptimalkan proses yang sama di masa mendatang.

Proses bisnis juga dapat menjadi pelengkap. Mereka adalah:

• teknologi produksi;
• kualitas produk;
• teknik;
• pembangunan modal fasilitas;
• logistik.

Apa tugas PEO dalam kasus ini? Hal yang sama: perencanaan, pengendalian dan analisis. Dalam kasus pertama, pekerjaan sedang dilakukan pada teknologi untuk produksi perkembangan eksperimental, diyang kedua - kelebihan sertifikasi, perijinan dan metrologi, yang ketiga - atas pemeliharaan peralatan dan pasokan energi, yang keempat - atas pembangunan gedung, yang kelima - atas biaya transportasi.

Organisasi yang melayani proses bisnis dibedakan, yang meliputi:

• bekerja dengan personel;
• pemasaran;
• manajemen keuangan;
• layanan hukum;
• administrasi umum.

Dalam hal ini, tugas seorang ekonom di perusahaan tidak berubah.

Peraturan kerja PEO

Beberapa perusahaan membuat PEO, tetapi tidak peduli sama sekali tentang pengaturan kerja unit struktural ini. Tidak ada ketentuan yang dibuat untuk departemen perencanaan dan ekonomi.

Jika organisasi tidak mengatur pekerjaan PEO dengan cara apa pun, sangat mendesak untuk menyiapkan dokumen yang akan mengatasi kekurangan ini. Dokumen ini akan menjadi dasar pembuatan deskripsi pekerjaan bagi karyawan yang bekerja di WtE, yang akan menyelesaikan masalah yang dijelaskan di awal artikel.

Dokumen peraturan standar departemen perencanaan dan ekonomi dan fungsinya berisi hal-hal berikut:

1. Ketentuan umum.
2. Struktur departemen.
3. Tugas utama departemen.
4. Fungsi departemen.
5. Hak.
6. Bekerja dengan struktur lain dari perusahaan.
7. Tanggung Jawab.
8. Kriteria untuk mengevaluasi kegiatan departemen.

Selanjutnya, struktur dokumen yang mengatur pekerjaan dan tugas perencanaan dan ekonomidepartemen.

Struktur dokumen yang mengatur kerja IEE

Bagian Ketentuan Umum berisi informasi umum tentang unit ini. Ditentukan:

• tujuan membuat departemen sesuai dengan kebijakan ekonomi perusahaan;
• istilah dasar;
• seseorang yang ditunjuk oleh kepala;
• dokumen yang menjadi pedoman departemen ini dalam menjalankan tugasnya.

Bagian "Struktur Departemen" berisi informasi tentang struktur PEO dan komposisi kuantitatifnya.

Bagian "Tugas utama departemen" menjelaskan tugas utama EEO, serta daftar laporan dan rencana yang harus diserahkan karyawannya kepada manajemen untuk dipertimbangkan.

Tugas utama PEO

Tugas utama departemen perencanaan dan ekonomi, yang harus ditunjukkan dalam dokumen peraturan, meliputi:

1. Mengerjakan perencanaan ekonomi, rasionalisasi kegiatan ekonomi.
2. Mengembangkan strategi pengembangan perusahaan agar dapat dengan cepat menyesuaikan kegiatan bisnis dengan kondisi pasar yang terus berubah.
3. Melakukan analisis ekonomi yang komprehensif dari kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan.
4. Akuntansi statistik dari semua indikator berfungsinya perusahaan.
5. Perencanaan teknis dan ekonomi kegiatan departemen lain perusahaan.

Fungsi PEO Utama

Fungsi utama PEO, yang biasanya ditunjukkan dalam dokumentasi peraturan, meliputi:

1. Ekonomiperencanaan kerja perusahaan, yang bertujuan untuk merasionalkan kegiatan bisnis.
2. Persiapan rancangan rencana kegiatan departemen lain perusahaan. Persiapannya juga termasuk justifikasi untuk penutupan kontrak tertentu, didukung oleh perhitungan.
3. Menyusun rencana produksi, keuangan dan kegiatan komersial perusahaan untuk periode yang berbeda (jangka pendek, menengah dan panjang).
4. Memberitahu departemen perusahaan tentang rencana saat ini.
5. Melakukan analisis menyeluruh terhadap aktivitas perusahaan di semua bidang.
6. Memantau pelaksanaan rencana saat ini oleh departemen, serta pelaporan tepat waktu.
7. Buat catatan rasional yang sedikit menambah beban birokrasi pegawai.

Ini bukan daftar lengkap dari fungsi utama yang harus dilakukan oleh departemen perencanaan dan ekonomi.

Hak PEO

Seorang spesialis di departemen perencanaan dan ekonomi, dalam kerangka uraian tugasnya, berhak untuk:

• meminta perwakilan resmi dari divisi lain perusahaan data yang diperlukan untuk mengontrol dan menganalisis aktivitas mereka;
• buat kelompok kerja ahli yang tugasnya adalah perencanaan ekonomi organisasi;
• dalam kompetensi mereka, berpartisipasi dalam negosiasi bisnis dengan perwakilan dari perusahaan dan organisasi lain, menandatangani kontrak;
• mengatur analisis program baru dan proyek ilmiah perusahaan untuk efektivitas dankemanfaatan pembangunan;
• membuat proposal tentang isu-isu yang termasuk dalam kompetensi IEE dalam bentuk proyek.

Interaksi, tanggung jawab, evaluasi

Dokumentasi peraturan yang mengatur pekerjaan PEO sering kali berisi bagian yang menjelaskan interaksi PEO dengan struktur organisasi lainnya; tanggung jawab atas semua tindakan yang dilakukan oleh karyawan departemen; Evaluasi kegiatan IEE.

Di bagian "Bekerja dengan struktur lain dari perusahaan", hanya pengantar yang dibuat sesuai dengan templat: "Dalam kegiatannya, departemen berinteraksi dengan divisi struktural berikut (divisi ini tercantum di bawah ini))”. Saat mentransfer, semuanya tergantung pada seberapa luas kekuasaan yang direncanakan untuk diberikan kepada karyawan PEO.

Pada bagian "Tanggung Jawab" ditunjukkan bahwa kepala IEE bertanggung jawab penuh atas pekerjaan departemen; tingkat tanggung jawab karyawan ditetapkan sesuai dengan uraian tugasnya; semua karyawan dan kepala PEO secara pribadi bertanggung jawab atas dokumen yang dibuat oleh mereka dan operasi yang dilakukan sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

Dalam bagian "Kriteria untuk mengevaluasi kegiatan departemen" ditentukan dua kriteria:

1. Pelaksanaan tugas yang tepat waktu dan berkualitas tinggi.
2. Kualitas kinerja tugas langsung.

Anda dapat menentukan kriteria evaluasi lainnya.

Ini melengkapi penyusunan dokumen peraturan. Secara alami, itu harus diformat sesuai dengan aturan desain.surat-surat serupa: semua data harus ditandatangani dan dicap, dan diberi tanggal.

Kontrol operasi PEO

Mengontrol pekerjaan PEO salah satu karyawan berikut:

• chief financial officer suatu perusahaan (dalam perusahaan besar);
• CFO (di perusahaan kecil atau menengah);
• kepala ekonom (dalam produksi).

Pengendalian kegiatan PEO dilakukan untuk tujuan berikut:

1. Eksekusi cepat untuk tugas satu kali.
2. Kepatuhan terhadap alur pelaporan dan dokumen, sesuai dengan peraturan internal perusahaan.
3. Memastikan keandalan perhitungan dan dokumentasi pelaporan yang disediakan.
4. Analisis pekerjaan dalam rangka mengidentifikasi efektivitas berfungsinya IEE.

Kesimpulan

Setiap buku teks tentang ekonomi mengatakan bahwa PEO adalah unit struktural yang sangat diperlukan dari sebuah perusahaan. Tanpa itu, efisiensi banyak perusahaan dan organisasi berkurang secara signifikan. Meskipun tidak semua perusahaan memiliki PEO yang diatur dengan benar.

Di suatu tempat fungsi departemen tidak didefinisikan dengan jelas, di suatu tempat tugas karyawan. Di beberapa perusahaan, terdapat situasi yang sulit dengan subordinasi karyawan PEO. Meskipun perencanaan dalam ekonomi pasar adalah proses yang paling penting.

Untuk memperbaiki masalah, kepala firma perlu memahami dengan jelas jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apa itu PEO?
2. Apa strukturnya?
3. Apakah perusahaan ini membutuhkan atau fungsinya bisamengeksekusi satu orang?

Jika keputusan untuk membuat PEO telah dibuat dengan tegas, maka ada baiknya segera melanjutkan ke pelaksanaan dokumentasi peraturan, di mana, selain ketentuan umum, akan ditulis sebagai berikut:

• struktur departemen;
• hak dan fungsi;
• tanggung jawab;
• bekerja dengan struktur perusahaan lainnya.

Jika Anda mengikuti rekomendasi ini saat merancang departemen perencanaan dan ekonomi serta fungsinya, maka perusahaan akan memiliki unit struktural yang efektif.

Memang jika kerja unit ini sudah jelas, maka spesialisnya mampu mengoptimalkan semua proses produksi tanpa merugikan aktivitas. Diterjemahkan ke dalam bahasa uang, ini berarti memiliki PEO yang efisien memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit sumber daya dan menghasilkan lebih banyak.