RACI matrix sebagai alat manajemen kewajiban. RACI: transkrip

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Salah satu penyebab paling umum dari proyek yang gagal adalah distribusi fungsi yang salah di antara anggota tim. Tentunya Anda pernah mengalami ini: pada kesulitan sekecil apa pun, para peserta mulai mencari yang bersalah dan saling melempar tanggung jawab alih-alih menyelesaikan masalah. Dan hanya untuk menghindari situasi seperti itu, matriks RACI diciptakan - alat yang sederhana dan efektif untuk perencanaan sumber daya manusia.

"Di bawah mikroskop": 4 peran kunci dalam setiap proyek

Pembagian tugas adalah salah satu tanggung jawab utama seorang manajer. Namun dalam praktiknya, semuanya biasanya terlihat berbeda: manajer hanya menunjuk anggota tim dengan harapan bahwa spesialis itu sendiri yang akan memutuskan siapa yang harus melakukan apa. Tetapi apa yang terjadi jika tenggat waktu terlewatkan atau produk berkualitas rendah dirilis? "Saya tidak melakukan ini", "Saya tidak diberitahu"… Dan tidak ada tindakan yang berguna.

Matriks Tanggung Jawab RACI yang dirancang dengan baik memecahkan banyak masalah. Menurut metodologi ini, terlepas dari kompleksitas dan ruang lingkup pekerjaan, anggota tim dari setiap proyek melakukan salah satu dari empat peran.

R - Bertanggung jawab

Diterjemahkan oleh Penanggung Jawabberarti "pelaku". Ini adalah karyawan yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan area kerja tertentu. Pada saat yang sama, dalam banyak kasus, dia tidak memilih solusi dan melapor ke manajer proyek.

Pekerja yang kompeten dan spesialis ditunjuk untuk peran ini - orang yang tahu bagaimana melakukannya. Di RACI, pemain melakukan fungsi berikut:

• menentukan apa yang secara spesifik perlu dilakukan untuk mengimplementasikan proyek dan berapa lama waktu yang dibutuhkan (dalam kondisi yang ditetapkan "dari atas");
• buat daftar sumber daya yang dibutuhkan;
• ikut serta dalam koordinasi dan persetujuan dokumentasi teknis;
• menganalisis kemajuan proyek dan hasil antara;
• memberikan laporan kemajuan kepada manajer.

Ada beberapa orang seperti itu dalam tim. Selain itu, peran ini dapat digabungkan dengan orang lain. Kombinasi yang paling umum adalah Accountable + Resbonsible (diterjemahkan sebagai "bertanggung jawab + pelaksana").

A - Akuntabel

"Akuntabel" atau "bertanggung jawab" adalah manajer proyek utama. Dialah yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu, dengan tingkat kualitas yang diperlukan dan sesuai anggaran yang dialokasikan. Juga, A:

• memilih pelaksana dan tim manajemen proyek;
• memberikan tugas kepada semua peserta;
• mengontrol kemajuan pekerjaan;
• mendistribusikan sumber daya di antara para pemain;
• menyimpan catatan penggunaan sumber daya, danjuga akan membenarkan kepada kurator perlunya mengalokasikan dana tambahan;
• mempertimbangkan ide dan saran dari anggota tim lain dan dapat menyetujui atau menolaknya.

Biasanya, manajer proyek bertindak sebagai "penghubung" antara pelanggan atau manajemen tingkat atas dan tim.

C - Dikonsultasikan

Peran ketiga dalam matriks RACI adalah "konsultan" (kadang juga disebut sebagai "fasilitator"). Bersama dengan manajer, ia mengambil bagian dalam manajemen proyek, tetapi terutama menangani isu-isu strategis:

• menyetujui setiap perubahan dalam ruang lingkup dan waktu pekerjaan;
• mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan proyek;
• jika perlu, setuju dengan pelanggan tentang perlunya menambah anggaran;
• menerima laporan kemajuan dari manajer;
• membuat keputusan dalam situasi yang tidak terduga, jika terjadi perubahan penting yang dapat mempengaruhi waktu dan biaya proyek.

Peran konsultan biasanya diberikan kepada manajer senior. Merekalah yang menentukan tujuan global, dan kemudian menunjuk manajer proyek yang sudah mendistribusikan tugas di antara anggota tim.

Saya - Diinformasikan

Selain peran yang terdaftar, "terinformasi" ("pengamat") ditunjukkan dalam matriks RACI. Dia melakukan fungsi administrator dan terutama terlibat dalam organisasi manajemen dokumen. Pengamat melapor kepada manajer proyek, bagaimanapun, tidak sepertipeserta lain, tidak bertanggung jawab atas hasilnya. Sebaliknya dia:

• mengumpulkan dan mengatur semua informasi tentang proyek, sumber daya, dan rencana;
• mengambil notulen rapat;
• menerima dokumentasi dari peserta proyek untuk kemudian mentransfernya ke struktur yang sesuai;
• memonitor batas waktu penyerahan dan kebenaran pengisian laporan.

Perhatikan bahwa komunikasi dengan pengamat sebagian besar bersifat satu arah. Fungsi utamanya adalah untuk meringankan manajer dari kebutuhan untuk membuang waktu pada prosedur birokrasi dan "melepaskan" dia.

Belajar membangun matriks RACI menggunakan contoh

Mari kita bicara tentang sisi praktis dari masalah ini. Bagaimana cara membuat diagram pembagian wewenang dan tanggung jawab?

1. Kompilasi ke daftar tugas

Pertama-tama, Anda perlu menuliskan semua yang perlu dilakukan. Tingkat detail tergantung pada proyek tertentu. Terkadang, untuk kemudahan kontrol dan manajemen, beberapa matriks dikembangkan. Pertama, buat daftar blok utama pekerjaan, dan kemudian pisahkan masing-masing menjadi fungsi dan tugas yang terpisah. Daftar karya ditunjukkan dalam tabel secara vertikal.

Langkah
Ketentuan Referensi
Prototipe
Desain
Kode program
Laporan pengujian
Presentasi situs web

2. Memilih anggota tim

Di sini Anda perlu menjawab pertanyaan: "Siapa yang akan terlibat dalam proyek ini?". Secara horizontal, perlu untuk membuat daftar semua karyawan dan / atau departemen yang terlibat dalam implementasi di semua tahap - mulai dari perencanaan hingga presentasi hasil dan penyerahan laporan.

Langkah	Analis	Desainer	Sys. arsitek	Pengembang	Penguji	Sys. admin	Manajer proyek
Ketentuan Referensi
Prototipe
Desain
Kode program
Laporan pengujian
Presentasi situs web

3. Mengisi tabel

Setelahmaka Anda dapat mulai mendistribusikan fungsi. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang setiap tahap pekerjaan dan bagaimana pekerjaan bekerja dalam tim.

Mari kita ambil contoh kita sebagai dasar dan berhenti di tahap "Desain". Dalam hal ini, R - pemain - hanya satu. Dalam proses kerja, ia berfokus pada prototipe situs yang sudah disiapkan sebelumnya. Oleh karena itu, arsitek sistem yang mengembangkannya, pada tahap ini, bertindak sebagai konsultan C. Selain itu, analis dan pengembang dapat menyampaikan keinginannya. Desain selesai disetujui dengan manajer proyek (A). Tetapi penguji dan administrator sistem pada tahap ini tidak membuat keputusan apa pun, tetapi hanya menerima informasi tentang bagaimana pekerjaan berjalan, dan oleh karena itu mereka diberi peran sebagai informasi - I.

Langkah	Analis	Desainer	Sys. arsitek	Pengembang	Penguji	Sys. admin	Manajer proyek
Ketentuan Referensi	R	Aku	C	C	Aku	C	A
Prototipe	C	Aku	R	C	Aku	Aku	A
Desain	C	R	C	C	Aku	Aku	A
Kode program	C	Aku	C	AR	Aku	Aku	Aku
Laporan pengujian	C	C	C	C	AR	Aku	Aku
Presentasi situs web	C	Aku	C	C	Aku	AR	Aku

Variasi model

Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat bertahan dengan matriks standar. Namun, ketika mengerjakan proyek yang lebih kompleks, terkadang dibutuhkan peran tambahan. Oleh karena itu, dalam beberapa tahun terakhir, 2 versi diperpanjang dari diagram tanggung jawab telah muncul.

RACI-VS

Di sini dua peran lagi ditambahkan ke peran standar:

• Memverifikasi (V) - karyawan atau tim khusus yang memeriksa apakah hasil pelaksanaan tugas tertentu memenuhi kriteria yang disetujui.
• Signs off (S) mengoordinasikan pengiriman proyek dengan pelanggan, melakukan presentasi dan memberikan laporan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh Akuntan, tetapi RACI-VS menyewa spesialis terpisah untuk ini.

Dengan kontrol yang meningkat dan kontak yang lebih dekat dengan klien, model ini ideal untuk proyek yang kompleks secara teknis atau skala besar yang melibatkan lusinan (atau bahkan ratusan) orang.

RASCI

Dalam varian ini, satu peran baru muncul di matriks - Mendukung (S). Fungsi utamanya adalah untuk menyediakan proyek dengan sumber daya tambahan, yaitu, dukungan untuk manajer dan pelaksana.

Keseimbangan peran yang sempurna

Matriks RACI dikompilasi tidak hanya untuk mengetahui siapa yang harus "ditekan" jika ada masalah. Bahkan pada tahap perencanaan, menggunakan tabel ini, Anda dapat melihatkelemahan dalam organisasi alur kerja.

Analisis vertikal memungkinkan Anda untuk melihat tanggung jawab dan wewenang masing-masing peserta proyek, untuk menilai tingkat beban kerja secara objektif:

• banyak R - kemungkinan besar, seseorang harus terpecah di antara beberapa tugas, yang akan berdampak negatif pada kecepatan dan hasil kerja;
• a lot A - karyawan "mendapat masalah" untuk semua orang; disarankan untuk mendistribusikan tanggung jawab lebih merata;
• tidak ada sel R dan A - alasan untuk memikirkan kelayakan posisi ini seperti itu (sebenarnya, Anda membayar spesialis yang tidak melakukan apa-apa);
• tidak ada sel kosong - sekali lagi, masalah kelebihan beban, tidak semua orang dapat melakukan begitu banyak tugas secara bersamaan.

Analisis horizontal, pada gilirannya, menunjukkan kualitas organisasi kerja di setiap tahap. Disini juga sering muncul masalah:

• banyak R - mungkin ada duplikasi fungsi, dan salah satu anggota tim melakukan pekerjaan yang tidak perlu;
• banyak A - ada "kabur" tanggung jawab dan kebingungan dalam pengiriman proyek;
• banyak C - diskusi secara signifikan memperlambat alur kerja (Anda harus menunggu sampai semua orang mengedit dan berkomentar, menemukan kompromi, dll.);
• tidak I - bisa menjadi sinyal bahwa terlalu banyak pemain yang mengerjakan satu tugas, yang juga memperlambat proyek.

Dengan RACI, seorang manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi pekerja yang terlalu banyak bekerja atau setengah menganggur, pekerjaan yang tidak berguna, dan bidang pekerjaan yang tidak menjadi tanggung jawab siapa pun. Matriks yang dirancang dengan baik dapat secara signifikan meningkatkan kualitas organisasi dan kontrol atas implementasi proyek, serta mengurangi jumlah konflik antara pemain ("Saya tidak melakukan ini sama sekali …", "Dia seharusnya melakukan ini …", dll.).

Tips bermanfaat

Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar matriks RACI dapat menjalankan fungsinya dan memastikan kelangsungan bisnis yang efisien di perusahaan.

1. Saat mengisi tabel, pertimbangkan kualifikasi karyawan. Jadi, seorang akuntan tidak boleh ditunjuk sebagai konsultan (C) pada tahap tata letak situs, setidaknya karena dia tidak memahami bidang ini.
2. Hanya ada satu Akuntabilitas (A) per lot. Jika ada lebih dari satu, sebutkan ketentuannya. Misalnya, A1 bertanggung jawab untuk menguji versi desktop situs, dan A2 bertanggung jawab untuk menguji versi seluler.
3. Setiap tugas harus memiliki Akuntabilitas dan Tanggung Jawab (dalam terjemahan - "Penanggung Jawab" dan "Pelaksana").
4. Cobalah untuk merumuskan setiap tugas sespesifik mungkin. Gunakan kata kerja - "terbitkan", "persiapkan", "tulis", "periksa", "perbarui", dll. Dianjurkan untuk segera menunjukkan hasil yang diperlukan - bukan hanya "Periksa kecepatan pemuatan situs", tetapi "Pastikan kecepatan memuat situs tidak lebih dari 0,8 detik".
5. Tindakan seharusnya tidak berlaku untuk karyawan tertentu, tetapi untuk posisi secara keseluruhan.
6. Lebih baik menyusun matriks RACI dalam tim, berdasarkan analisissituasi kerja nyata. Penting bagi setiap peserta untuk menyadari peran dan tugas yang mereka hadapi.