Manajemen acara adalah manajemen organisasi acara. Manajemen acara dan perkembangannya di Rusia

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Manajemen acara adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk membuat acara massal dan perusahaan. Pada saat yang sama, yang pertama dipanggil untuk memberikan dukungan yang kuat kepada perusahaan periklanan, sedangkan yang kedua ditujukan untuk memperkuat semangat di dalam perusahaan.

Manajemen acara juga dikenal dengan nama lain - "manajemen acara". Tugas utamanya adalah menyelenggarakan acara berskala besar dari acara biasa, yang akan diingat untuk waktu yang lama setelah selesai.

Sedikit sejarah

Jika kita mempertimbangkan konsep ini dalam terjemahan dari bahasa Inggris, maka ini adalah sebuah peristiwa, sebuah peristiwa. Diketahui dari sumber primer bahwa acara hiburan pertama kali muncul pada awal abad ke-19. Saat itu, penjualan tiket berbagai kompetisi olahraga profesional dimulai. Pada saat yang sama, Olimpiade, misalnya, di Yunani Kuno, atau berbagai kompetisi di Roma Kuno juga dapat digolongkan sebagai hiburan.

Manajer acara sekte Joe Goldblatt membuktikan bahwa profesi menyelenggarakan berbagai acara hiburan sudah ada sejak tanggal 20abad (1955 - pembukaan Disneyland). Orang yang luar biasa ini dapat dipercaya, karena ia adalah pendiri Komunitas Internasional Manajemen Acara. Dia juga mengembangkan kursus pelatihan pertama di dunia dan program sertifikasi profesional di bidang ini.

Kondisi manajemen acara saat ini

Seperti yang Anda ketahui, masyarakat modern memiliki dua karakteristik utama - produksi massal dan konsumsi. Merekalah yang memengaruhi kebutuhan pemasaran acara yang terus meningkat.

Seperti yang Anda ketahui, masyarakat modern memiliki dua karakteristik utama - produksi massal dan konsumsi. Merekalah yang memengaruhi kebutuhan pemasaran acara yang terus meningkat.

Di Rusia, manajemen acara tidak langsung berakar. Jadi, di Uni Soviet, jenis layanan ini disediakan oleh negara untuk waktu yang lama, dan juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan liburan megah (misalnya, Olimpiade).

Perusahaan acara profesional di Rusia memulai aktivitasnya hanya pada tahun 90-an abad ke-20. Karena kekhususan bidang kegiatan ini, ternyata sebagian besar pakarnya berasal dari bisnis pertunjukan. Oleh karena itu, beberapa acara diadakan pada tahun-tahun itu bukan atas nama membawa manfaat, tetapi untuk pertunjukan biasa.

Dengan perkembangan budaya perusahaan, permintaan terus tumbuh tidak hanya untuk pemasaran acara, tetapi juga untuk para profesional manajemen acara. Mereka tidak hanya harus kreatif, tetapi mereka juga harus mahir dalam berbagai alat dan pengetahuan dalambidang psikologi. Di agensi modern ke arah ini, ada karyawan yang memenuhi syarat di negara bagian yang mampu menyelenggarakan acara apa pun. Bisa juga diasumsikan bahwa industri jasa ini akan terus berkembang.

Alasan untuk acara seperti itu

Jadi bagaimana sebuah acara bisa dimulai? Alasan yang merupakan "pendahuluan", setelah organisasi acara dilakukan, bisa sangat berbeda. Tergantung pada sifat dan tujuannya, perlu untuk menyoroti tindakan berikut: seminar, kompetisi, kursus penyegaran, rapat dan rapat, serta peringatan. Acara yang dikelola oleh event management antara lain: fundraising (penggalangan dana untuk tujuan tertentu), ucapan selamat, upacara, hajatan, kompetisi olahraga, konser dan pertunjukan musik, serta hajatan massal. Hal utama dalam proses ini adalah penggunaan yang benar dari setiap kesempatan dan pengaturan liburan dengan manfaat maksimal.

Dari pengalaman diketahui bahwa penyelenggaraan acara, bahkan dalam skala terkecil, mungkin memerlukan biaya dan upaya yang signifikan (materi dan intelektual). Oleh karena itu, untuk pelatihan berkualitas tinggi, diperlukan gagasan yang jelas tentang tujuan akhir, sasaran, dan kemarahan publik yang diinginkan. Hanya setelah menerima jawaban lengkap atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat langsung memulai manajemen acara. Namun, poin-poin kunci tertentu harus dipertimbangkan selama perencanaan, yang akan dibahas di bawah ini.

Anggaran

Istilah inibiaya peristiwa masa depan ditentukan. Misalnya, pesta perusahaan yang terorganisir dengan baik menghabiskan biaya hingga 20 ribu unit konvensional. Dan acara berskala besar lainnya (misalnya, konser pemain yang luar biasa) adalah manajemen acara yang sama sekali berbeda. Ini adalah hari libur tingkat tertinggi dengan acara organisasi tambahan: konferensi pers, wawancara pers, dan siaran TV. Biaya acara berskala besar seperti itu seringkali sangat besar.

Rencana tindakan

Tahap yang sama pentingnya di mana organisasi acara didasarkan adalah rencana. Menyusun daftar khusus masalah yang perlu diselesaikan, dan menentukan waktunya akan memungkinkan tidak hanya untuk mengatur liburan tertentu dengan benar, tetapi juga untuk secara optimal menyusun perkiraan biaya untuk itu.

Personil

Penyelesaian masalah personel hanya diperlukan agar pekerjaan pengorganisasian acara dapat dilakukan dengan benar. Jadi, pada tahap awal, perlu untuk menentukan jumlah seniman, insinyur suara, spesialis pencahayaan yang bekerja pada hari libur tertentu. Perlu dipahami dengan jelas berapa banyak orang yang akan dilibatkan dalam pengiriman peralatan, penyiapan area, serta negosiasi dengan kontraktor.

Menarik sponsor

Organisasi dan penyelenggaraan acara sering kali dilakukan dengan sponsor. Namun, terkadang liburan perusahaan di perusahaan diadakan sendiri. Itu semua tergantung pada skala partai tertentu.

Mendapat perhatian publik

Salah satu tugas terpenting yanguntuk memecahkan manajemen acara adalah untuk mendapatkan protes publik yang diperlukan. Oleh karena itu, ketika merencanakan suatu tindakan, perlu untuk secara akurat membayangkan dalam volume apa dan seperti apa tanggapan terhadap peristiwa tertentu yang diinginkan untuk diterima.

Outsourcing

Bagaimanapun, pertanyaan ini dihadapi oleh manajer acara pemula atau kepala pemasaran. Organisasi acara dengan skala yang lebih luas dipercayakan kepada para profesional. Meskipun liburan seperti itu mungkin memerlukan biaya bisnis yang lebih sedikit, agen yang berdedikasi akan menghindari sebagian besar kerumitan dengan menanggung beban penuh dari semua pekerjaan.

Spesialis, bertindak sesuai dengan aturan yang diterima, pertama-tama mengembangkan konsep umum. Dan baru kemudian, dengan menggunakan potensi kreatif mereka, mereka menawarkan ide yang secara maksimal akan mengekspresikan individualitas dan esensi dari acara masa depan.

Langkah selanjutnya adalah pemilihan peralatan dan tempat yang sesuai. Poin yang agak penting dalam proses ini adalah pembuatan skrip yang sudah jadi. Spesialis dari agensi tersebut akan mengatur negosiasi dengan kontraktor, mencari insinyur suara dan presenter profesional. Juga, para profesional akan menemukan cara untuk menghemat beberapa hal kecil, tetapi pada saat yang sama mereka tidak akan melewatkan apa pun dalam hiruk pikuk pesta.

Penyelenggaraan acara akan lebih efisien dengan melibatkan tenaga ahli dari instansi terkait, khususnya di bidang kehumasan. Misalnya, lembaga komunikasi yang memiliki kontak lama dengan media dapat mencapai publikresonansi lebih cepat. Untuk mencapai tujuan, para profesional menggunakan berbagai cara untuk menyebarkan informasi: surat langsung, iklan luar ruang dan menyampaikan informasi kepada audiens target menggunakan sumber khusus. Dengan demikian, perusahaan besar Rusia modern dihadapkan pada kebutuhan untuk mengatur liburan dengan partisipasi para profesional.

Perbandingan dengan praktik Barat

Di Barat, manajemen acara adalah jenis bisnis yang cukup baru, dapat diberikan tidak lebih dari dua puluh tahun. Perhatian pengusaha Rusia tertarik pada jenis bisnis ini hanya pada pertengahan 1990-an. Selama periode ini, ekonomi domestik menerima perkembangan baru dan berbagai pekerjaan mulai dimuliakan dengan cara tertentu. Manajer acara telah menjadi salah satu spesialis yang paling dicari di pasar komunikasi. Jumlah agen yang menyediakan jenis layanan ini terus bertambah, dan acara massal mulai mendapatkan orientasi Eropa tidak hanya di Moskow, tetapi juga di pusat-pusat besar.

Namun, penyelenggaraan acara skala apa pun harus mempertimbangkan kekhasan mentalitas rumah tangga: jika pesta - maka sampai pagi. Keluasan jiwa Rusia seperti itu terkadang menimbulkan beberapa kesulitan, tetapi ini tidak mempengaruhi hasil sama sekali.

Perlu juga diperhatikan bahwa bidang kegiatan ini memiliki prospek yang luas. Pada saat yang sama, terlalu dini untuk mengatakan bahwa pasar layanan seperti itu sepenuhnya terbentuk. Seringkali kehadiran harga rendah dengan mengorbankan kualitas di perusahaan dengan jenis iniKegiatan tersebut dikarenakan kurangnya budaya event management di berbagai perusahaan. Jadi, banyak orang ingat bahwa mereka perlu merayakan Tahun Baru atau hari jadi perusahaan beberapa hari sebelum acara. Namun faktanya, biaya yang sesuai harus dimasukkan dalam perkiraan setidaknya enam bulan lagi untuk perayaan semacam itu.

Kursus manajemen acara

Sayangnya, tidak ada lembaga pendidikan di mana spesialis seperti itu akan dilatih. Profesi ini biasanya dikuasai oleh seniman, psikolog, pengiklan, dan guru. Dalam kebanyakan kasus, orang tanpa pendidikan khusus mendapatkan profesi "manajer acara". Kursus hanya cocok untuk mereka yang topiknya sesuai dengan dasar-dasar manajemen acara. Sayangnya, jumlahnya sangat sedikit hari ini.

Seringkali agensi acara sendiri terlibat dalam persiapan karyawan mereka. Untuk ini, magang dipekerjakan. Dan yang terbaik dari mereka sudah terdaftar di negara bagian.

Persyaratan Kandidat

Dapat dikatakan bahwa pekerjaan seorang manajer dari kategori ini adalah cara hidupnya. Itulah sebabnya seseorang yang telah memilih profesi ini harus memiliki kualitas yang langsung beresonansi dengan aktivitas profesionalnya.

Kualitas pribadi yang diperlukan dari seorang manajer acara:

- karakter terbuka dan ceria, keramahan, serta penampilan yang menarik;

- kemampuan kreatif dan artistik;

- berpikir analitis dan kreatif;

- kinerja tinggi dan tahan stres;

-kualitas kepemimpinan;

- keterampilan organisasi;

- kesiapan untuk perbaikan diri.

Berdasarkan daftar kualitas di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa kentang sofa dan orang phlegmatis tidak boleh berlaku di area ini.

Orang dalam profesi ini harus memiliki bakat seni dan kreatif. Namun, keterampilan organisasi juga memainkan peran penting dalam hal ini. Manajer harus benar memprioritaskan dan mencapai tujuan dengan biaya apapun. Dia juga harus memiliki kemampuan untuk bekerja dengan sejumlah besar informasi dan bakat persuasi.

Jadi, sepertinya manajemen acara ini adalah hal yang sangat rumit. Tempat belajar dalam hal ini juga tidak sepenuhnya jelas. Satu hal yang pasti - jika seseorang memiliki setidaknya setengah dari kualitas yang disebutkan dalam artikel ini, maka dia sudah dapat mencoba membantu mengatur suatu acara, misalnya, di perusahaan tempat dia bekerja. Dan jika dia melakukannya dengan baik dan dia suka melakukannya, maka Anda sudah dapat menawarkan layanan Anda ke perusahaan lain.

Petunjuk utama manajemen acara

Saat ini, profesional bisnis PR telah memilih bidang manajemen acara berikut: organisasi acara internal perusahaan yang bertujuan untuk memperkuat semangat perusahaan; promosi skala besar.

Namun, dalam setiap kasus individu, spesialis melanjutkan dari tugas yang harus mereka selesaikan. Pernyataan tujuan yang akurat akan membantu Anda memilih dari berbagai pilihanalat dalam bentuk yang cocok untuk kasus tertentu. Perhatikan sebuah contoh.

Misalnya, sebuah perusahaan farmasi memerintahkan sebuah agen acara untuk merayakan ulang tahun kelimanya. Perayaan sebesar ini, pertama-tama, membantu memperkuat semangat perusahaan. Karena itu, sebagai opsi terbaik, kepergian tim ke country club dipertimbangkan. Kompetisi tim dan lari estafet olahraga dipilih sebagai sarana komunikasi yang cukup cocok, dan puncak liburan adalah pemberian kesempatan bagi siapa saja untuk melihat kota dari keranjang balon.