Bagaimana cara membuat laporan awal? Pola dan aturan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Laporan pengeluaran adalah dokumen utama dalam alur kerja akuntansi. Tujuan utamanya adalah untuk mengkonfirmasi jumlah yang dikeluarkan oleh orang yang bertanggung jawab.

Formulir terpadu bilateral No. AO-1 - formulir tunggal untuk setiap badan hukum dalam bentuk kepemilikan apa pun. Satu-satunya pengecualian adalah pegawai negeri yang telah menggunakan formulir khusus “0504049” sejak tahun 2002.

Laporan pengeluaran adalah tanggung jawab setiap karyawan yang menerima dana untuk perjalanan bisnis atau pembelian bahan atau produk apa pun (seperti perlengkapan kantor atau makanan).

Laporan pengeluaran wisatawan

Bagaimana cara membuat laporan awal yang benar jika seorang karyawan dikirim oleh organisasi untuk melakukan beberapa tugas di kota lain?

Perjalanan bisnis adalah perjalanan seorang karyawan dalam rangka menjalankan tugas pekerjaannya di luar lokasi perusahaan. Tidak pernah tanpa biaya, yang dikenakan kompensasi kepada karyawan sesuai dengan saat iniundang-undang.

Biaya perjalanan meliputi:

• Pulang pergi, tetapi hanya jika pekerja memiliki tiket.
• Rumah sewa (diperlukan cek atau kuitansi).
• Pengeluaran tambahan termasuk dalam per diem.
• Panggilan telepon, surat, penukaran mata uang, transit dan biaya komisi, tiket bagasi, dan acara lainnya, yang tanpanya tujuan utama perjalanan tidak akan tercapai.

Semua pengeluaran di atas harus didokumentasikan. Jika kita berbicara tentang tunjangan harian, maka ukurannya biasanya ditentukan dalam urutan atau posisi dalam perjalanan bisnis yang dikeluarkan oleh masing-masing perusahaan. Jumlahnya mungkin berbeda tergantung di mana karyawan itu pergi: di dalam wilayah, ke subjek lain dari Federasi Rusia atau di luar negeri.

Undang-undang tidak menetapkan tunjangan harian maksimum, tetapi jika nilainya di dalam negeri melebihi 700 rubel, dan di luarnya - 2.500 rubel, maka mereka harus dikenakan pajak penghasilan pribadi. Masalah dengan cara membuat laporan muka dengan benar setelah kembali dari perjalanan bisnis seharusnya tidak muncul. Batas waktu pengiriman dokumen - tidak lebih dari tiga hari sejak tanggal kedatangan. Jika jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan tidak dihabiskan secara penuh, maka selisihnya harus dikembalikan ke kasir melalui pesanan tunai yang masuk, dan jika, sebaliknya, terjadi kelebihan, maka karyawan tersebut dikompensasikan untuk semuanya menggunakan uang tunai keluar. pesan.

Apa akibat dari laporan awal yang salah?

Buat laporan awal dengan benarkaryawan harus melakukan perjalanan bisnis dalam waktu tiga hari, jika tidak, otoritas pengawas dapat menganggap jumlah ini sebagai pendapatan, di mana pajak penghasilan pribadi dan premi asuransi harus dikumpulkan.

Omong-omong, penerapan versi baru UU No. 290-FZ tanggal 03 Juli 2016 memperkenalkan beberapa penyesuaian, misalnya, denda serius karena memberikan cek yang tidak semestinya. Rencananya juga akan mulai menggunakan kartu bank khusus yang memenuhi standar internasional Visa dan MasterCard untuk membayar biaya perjalanan.

Aturan umum

Bagaimana cara membuat laporan awal? Anda hanya perlu mengikuti setiap poin berikut:

1. Laporan harus dibuat selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak saat:

• periode yang ditunjukkan oleh karyawan dalam permohonan pengeluaran dana telah berakhir;
• karyawan pergi bekerja jika berakhirnya jangka waktu pengeluaran uang jatuh pada hari libur atau sakit;
• karyawan kembali dari perjalanan bisnis.

2. Untuk menyusun laporan, gunakan formulir terpadu No. AO-1 atau formulir yang diadopsi oleh perusahaan.

3. Seorang karyawan, bersama dengan seorang akuntan yang mengetahui cara membuat laporan awal yang benar (contohnya jelas tersedia dalam program yang digunakan), harus mengisi dokumen.

4. Manajer bertanggung jawab untuk menyetujui kertas pelaporan.

5. Setiap dokumen muka harus disertai dengan cek, faktur,tiket dan surat-surat lain yang mengkonfirmasi bahwa orang tersebut benar-benar membelanjakan dana yang dapat dipertanggungjawabkan.

Mengisi pesanan

Bagaimana cara membuat laporan awal?

Bagian pertama atau depan harus diisi oleh seorang akuntan. Tidak mungkin dilakukan tanpa menentukan perincian dokumen (nomor dan tanggal), informasi tentang perusahaan dan orang-orang yang bertanggung jawab, jumlah uang muka yang dikeluarkan, informasi ringkasan: dana yang dihabiskan dan akun akuntansi, atas dasar yang dapat menilai pergerakan dan penghapusan. Selain itu, pembelanjaan berlebih atau pengembalian uang muka yang tidak digunakan harus ditunjukkan di sini.

Bagian kedua adalah tanda terima sobek yang menyatakan bahwa laporan awal telah diterima untuk verifikasi. Setelah diisi, akuntan harus memotongnya dan memberikannya kepada karyawan yang bertanggung jawab.

Bagian ketiga (sisi belakang Formulir AO-1) harus diisi secara bersama-sama. Tugas karyawan yang bertanggung jawab adalah untuk mencerminkan perincian dan melampirkan setiap tanda terima penjualan yang dieksekusi dengan benar untuk laporan muka. Akuntan harus mengisi jumlah dan rekening, yang akan mencerminkan uang yang dikeluarkan.

Dokumen harus ditandatangani oleh karyawan, akuntan, dan kepala akuntan. Baru setelah itu bisa disetujui oleh ketua.

Pengeluaran berlebihan yang masuk akal

Bagaimana cara mengajukan pengeluaran berlebih pada laporan pengeluaran? Pertama, Anda perlu memastikan itu dibenarkan:

• belanja lebih tinggidialokasikan diperlukan untuk menyelesaikan tugas atas nama otoritas;
• karyawan memiliki dokumen pendukung.

Jika setidaknya satu syarat tidak terpenuhi, maka jumlah uang tidak dapat dikembalikan.

Prosedur kompensasi pengeluaran berlebih di kasir

Dalam kasus pengeluaran berlebihan, akuntan menghadapi pertanyaan: bagaimana menyusun laporan pengeluaran dengan benar. Contoh formulir surat perintah tunai rekening No. KO-2 dapat dengan mudah ditemukan di Internet yang luas. Rincian dokumen ini harus ditunjukkan dalam laporan - baris "Dikeluarkan oleh pesanan tunai".

Istilah kompensasi atas kelebihan dana yang dikeluarkan oleh seorang karyawan tidak diatur oleh undang-undang. Oleh karena itu, jika akuntan tidak segera menunjukkan informasi tentang perintah penerbitan dalam laporan awal, ini tidak akan menimbulkan hukuman.

Syarat kompensasi untuk pengeluaran berlebih pada kartu gaji

Saat ini, hampir semua organisasi mentransfer gaji kepada karyawan dengan kartu bank. Apakah mungkin untuk mengembalikan jumlah pengeluaran sesuai dengan laporan pengeluaran kepada karyawan dengan cara yang sama?

Perundang-undangan tidak memiliki jawaban yang jelas. Dokumen itu sendiri hanya menyarankan satu bentuk penggantian dari jumlah yang harus dibayar berlebihan - tunai.

Bank Sentral Rusia berbagi pendapat yang sama pada tahun 2006 dalam suratnya No. 36-3/2408. Pada saat yang sama, suratnya, tetapi tertanggal 24 Desember 2008 No. 14-27/513, berisi informasi tentang pertanyaan: apakah mungkin menggunakan kartu bank untuk membayarjumlah yang dapat dipertanggungjawabkan tidak dalam kompetensi Bank Sentral. Perusahaan jaringan itu harus secara mandiri menangani masalahnya dalam kasus ini. Dan agar agen pengendali tidak memiliki pertanyaan yang tidak perlu, disarankan untuk menggunakan meja kas.

Bagaimana cara mengganti uang pribadi karyawan?

Seorang karyawan organisasi dapat pergi sendiri untuk membeli barang-barang yang diperlukan (pekerjaan, jasa) dengan biaya sendiri. Dalam hal ini, tidak perlu mengisi laporan sebelumnya. Bagaimana cara menyusun langkah-langkah di atas?

Aplikasi dan dokumen yang mengonfirmasi pembelian (kuitansi tunai, faktur, formulir pelaporan yang ketat, dokumen perjalanan, dll.) sudah cukup.

Menerbitkan laporan awal dalam 1С

Setiap akuntan harus terbiasa dengan dokumen seperti laporan pengeluaran. Bagaimana cara mengatur di 1C? Lokasi dokumen dalam program adalah bagian "Bank dan meja kas".

Di jendela yang dibuat, Anda harus terlebih dahulu menentukan informasi tentang organisasi dan orang yang bertanggung jawab. Tombol "Tambah" akan menyediakan tabel di mana Anda perlu mencerminkan semua informasi tentang dana yang dikeluarkan.

Ada tiga jenis uang muka:

• Dokumen uang. Ini termasuk tiket pesawat dan kereta api, voucher, prangko, dll.
• Uang Tunai. Tujuan utama dari dokumen tersebut adalah untuk menghapus uang tunai.
• Akun penyelesaian. Dokumen diperlukan untuk memperhitungkan penghapusan jumlah non-tunai dari penyelesaianrekening perusahaan.

Untuk menghasilkan informasi penarikan tunai, Anda harus memulai dengan membuat pesanan tunai keluar yang baru. Setelah diisi, dokumen itu harus dicetak dan diserahkan kepada orang yang bertanggung jawab, sehingga yang terakhir mengisi baris pada penerimaan dana dan tanda-tanda. Hanya dengan begitu Anda dapat menyimpan dan memposting dokumen.

Di bagian tabel tanda terima kas, informasi tentang barang dan bahan yang dibeli oleh orang yang bertanggung jawab harus ditunjukkan. Jika pembelian barang disertai dengan penerbitan faktur, maka perlu memasang bendera SF, pilih Pemasok dan isi detailnya.

Bagian "Kemasan yang dapat dikembalikan" mengharuskan pengisian informasi tentang kemasan yang ditunggu kembali oleh Pemasok.

Bagian "Pembayaran" mencatat jumlah yang dibayarkan kepada pemasok untuk barang yang dibeli sebelumnya. Uang muka tertera pada postingan D 60.02 K 71.01.

Tab “Lainnya” dirancang untuk memperhitungkan pengeluaran lain dari orang yang bertanggung jawab (perjalanan bisnis, perjalanan, pengeluaran bahan bakar, dll.).