Contoh laporan kemajuan. Bagaimana cara menulis laporan?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Tidak ada pemimpin seperti itu yang setidaknya setahun sekali tidak mengharuskan bawahannya untuk melaporkan apa yang telah dilakukan. Dan masalahnya adalah bahwa dengan pekerjaan rutin, mengembangkan dokumen semacam itu tampaknya menjadi tugas yang agak sulit. Dan untuk beberapa alasan kami malu untuk meminta contoh laporan pekerjaan yang dilakukan dari pihak berwenang. Bagaimana jika dia memutuskan bahwa kita tidak sesuai dengan posisi yang kita pegang?

Siapa yang membutuhkannya

Pertanyaan ini diajukan oleh pelaku yang menerima tugas untuk melapor. Paling sering, karyawan perusahaan merasa hampir tersinggung oleh persyaratan seperti itu. Tapi semuanya memiliki arti.

Pertama, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan diperlukan oleh pelaku sendiri. Bukan formal, tetapi sikap tertarik pada proses ini akan memungkinkan Anda menemukan hambatan dan kelemahan dalam kualifikasi Anda. Jadi, arah yang memungkinkan (dan perlu) untuk dikembangkan ditentukan. Bagaimanapun, kita semua belajar dari kesalahan kita.

Kedua, pemimpin membutuhkannya. Laporan tentang pekerjaan yang dilakukan memungkinkan Anda menilai kualitas dankecepatan menyelesaikan tugas. Berkat dokumen ini, banyak pertanyaan akan hilang - dari yang paling primitif "apa yang Anda lakukan sepanjang waktu" hingga yang kompleks "mengapa saya harus mengganti komputer Anda dengan yang lebih modern". Karena laporan akan menunjukkan bahwa perlu waktu lama untuk menyimpan perubahan pada dokumen. Dan itu tidak tergantung pada pemainnya - peralatan kantor yang sudah ketinggalan zaman tidak dapat bekerja lebih cepat. Sebenarnya, inilah mengapa tampaknya karyawan itu selalu minum teh - dia hanya menunggu operasi selesai.

Dan pertanyaannya: "Mengapa saya harus menulis laporan tentang pekerjaan yang dilakukan untuk bulan itu?" sendiri tidak benar. Karena akumulasi informasi statistik dan pengisian database masuk akal bagi ahli strategi, dan bukan untuk karyawan operasional. Lebih mudah bagi mereka untuk memecahkan masalah daripada membicarakan metode untuk menyelesaikannya.

Apa yang harus ditulis

Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa Anda perlu menulis dengan sangat detail. Apa pun yang tampak sebagai hal kecil atau gerakan kecil dapat menjadi elemen kunci dalam kinerja fungsi tertentu. Tapi pemahaman ini akan datang hanya setelah mempelajari beberapa laporan tertulis.

Jika pekerjaan bersifat rutin, misalnya, rekonsiliasi dokumen dan identifikasi inkonsistensi, maka masuk akal untuk mengembangkan bentuk tabel. Dalam hal ini, sekali lagi, pada awalnya tabel harus sangat detail dan berisi banyak kolom; seiring waktu, kebutuhan akan beberapa kolom akan hilang, dan bentuk laporan akan terlihat normal (baca - masuk akal).

Bdalam beberapa kasus, ketika menyusun laporan tentang pekerjaan yang dilakukan (guru, misalnya), tidak mungkin untuk secara formal mendekati masalah introspeksi. Memang, selain beban pendidikan dan metodologis yang direncanakan dan studi materi yang diperlukan, sekolah juga terlibat dalam kegiatan pendidikan. Ini memerlukan pendekatan khusus untuk persiapan dokumen: perlu untuk memahami alasan ketertinggalan sejumlah siswa, untuk menemukan cara untuk menarik minat anak-anak pada mata pelajaran mereka. Dan pada saat yang sama, kita tidak boleh melupakan anak sekolah yang sukses (dan bahkan berbakat).

Laporkan tujuan

Untuk kompilasi yang benar dan biaya waktu minimum, perlu sejak awal untuk memutuskan untuk tujuan apa dan mengapa laporan tentang pekerjaan yang dilakukan untuk tahun itu ditulis. Sebutkan yang paling populer:

- pembenaran manfaat nyata dari posisi tertentu dalam organisasi;

- konfirmasi kualifikasi seorang karyawan;

- demonstrasi kerja yang efektif kepada manajemen;

- menerima dana untuk periode pelaporan berikutnya;

- memperoleh persetujuan untuk pengembangan arah (ide);

- alasan untuk membelanjakan sumber daya dan keuangan yang dialokasikan, dll.

Formulasi terkenal - pernyataan masalah yang benar memberikan 50% solusi - bekerja dalam kasus ini juga. Semakin baik kita memahami mengapa sebuah laporan diperlukan, semakin mudah bagi kita untuk menulisnya. Hingga fakta bahwa dokumen "untuk pertunjukan" tidak memerlukan pendekatan kreatif dari kami sama sekali. Dan memakan waktu.

Struktur dokumen

Jika perusahaan tidak memilikiformulir pelaporan yang dikembangkan, maka Anda harus mengembangkannya sendiri. Mengetahui tujuan dokumen, perlu untuk memikirkan strukturnya. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa diperlukan garis besar yang jelas dan sederhana.

Pada awalnya, tujuan dan logika penyajian informasi harus dijelaskan. Menjelaskan urutan penyajian dan membuat daftar isi. Untuk tabel, perlu diberikan penjelasan singkat mengapa bentuk seperti itu dipilih.

Dalam bagian dan subbagian, seseorang juga harus mematuhi kesatuan presentasi. Jadi dokumen akan lebih mudah dipahami, sehingga lebih mudah dipahami. Dalam sebuah laporan untuk jangka waktu yang lama, ilustrasi dalam bentuk diagram dan grafik cukup sesuai, yang akan memudahkan persepsi. Tetapi di sini Anda harus mematuhi aturan "berarti emas": teks padat, serta materi visual eksklusif, cepat lelah.

Styling

Untuk karyawan biasa, mungkin hal yang paling sulit untuk ditulis adalah terminologi dan kata-kata. Laporan yang bombastis akan terlihat tidak wajar dan akan menimbulkan reaksi negatif dari manajemen. Kata-kata yang terlalu sederhana (25 dokumen dixerox, misalnya) juga akan membuat pembaca enggan.

Tapi template harus dihindari. Satu-satunya pengecualian adalah dokumen yang tidak akan pernah dibaca oleh siapa pun. Kami terkadang menghadapi masalah seperti itu, tetapi dalam artikel ini kami tertarik pada laporan nyata (bukan pro forma).

Bagaimanapun, Anda tidak boleh hanya berbicara tentang pencapaian. Untuk menyorotnyaperlu untuk berbicara tentang kesulitan yang harus dihadapi dalam perjalanan kerja. Antara lain, analisis kompleksitas adalah bahan untuk dipikirkan tentang optimalisasi kerja bagi para eksekutif. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa Anda tidak boleh menggunakan frasa yang tidak jelas seperti "kondisi tidak memuaskan", "kesulitan yang dihadapi", dll. Lebih baik menyebut semuanya dengan nama yang tepat: "mesin fotokopi rusak", "kurangnya akses ke Internet", “kurangnya atau penerimaan informasi yang tidak tepat waktu dari departemen terkait. Semua ini memungkinkan kita untuk menilai secara memadai dan obyektif situasi saat ini di perusahaan.

Evaluasi hasil

Setiap hasil harus didukung dengan angka. Konkretisasi tersebut memberikan pemahaman tentang dinamika pembangunan.

Selain itu, perlu menetapkan kriteria untuk mengevaluasi hasil. Apakah periode pelaporan sebelumnya (jika laporan triwulanan, misalnya) atau, sebaliknya, persentase pencapaian tujuan yang ditetapkan, terserah penulis dokumen.

Secara umum, indikator tidak langsung dapat memberi tahu banyak tentang proses penyelesaian tugas. Ada juga banyak informasi di sini untuk analisis lebih lanjut. Dari menentukan biaya tenaga kerja hingga memahami ketepatan penetapan tujuan.

Dari masalah ke solusi

Sebagian besar laporan ditulis berdasarkan kemajuan demi kemajuan. Sebuah dokumen yang jelas menunjukkan hubungan masalah-solusi lebih menguntungkan. Pembaca langsung paham metode dan teknik apa (bila perlu)pelaku memanfaatkan penyelesaian tugas yang tepat waktu dan berkualitas tinggi.

Rantai yang bahkan lebih rinci "masalah spesifik - penyebabnya - penetapan tujuan - solusi" segera menunjukkan perlunya menyajikan laporan harian dalam bentuk tabel. Apalagi nama-nama graf sudah diketahui. Informasi yang disajikan dengan cara ini mudah dibaca dan dianalisis.

Penyajian indikator kuantitatif

Dalam kasus di mana laporan sebagian besar terdiri dari data numerik, bentuk tabel bisa sangat sulit untuk dipahami. Aliran angka yang terus-menerus benar-benar melelahkan pembaca setelah beberapa menit. Hal lain - grafik warna-warni dan grafik. Mereka jelas, dapat dimengerti, mudah dibaca.

Setiap diagram harus dikomentari. Selain itu, perlu untuk menunjukkan bagaimana berbagai grafik saling berhubungan; menjelaskan hubungan sebab-akibat akan lebih memudahkan analisis laporan.

Jika sumber daya material dihabiskan selama pekerjaan, Anda tidak boleh hanya mencantumkan semuanya. Sebaliknya, manfaat yang diperoleh harus dicantumkan. Ungkapan kering: "Peralatan kantor dibeli" akan terdengar sangat berbeda jika Anda menulis: "2 pekerjaan telah dibuat, yang memungkinkan untuk meningkatkan output departemen."

Cara menerbitkan dokumen

Meskipun tidak ada bentuk kompilasi tunggal, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan dapat dibuat sesuai dengan GOST, yang mendefinisikankriteria ilmiah. Ini merinci persyaratan untuk pemformatan, jenis dan ukuran font, dll.

Untuk keterbacaan dokumen, berikut beberapa tipsnya:

- usahakan tidak lebih dari 5 kalimat dalam satu paragraf;

- indikator kunci dapat disorot dalam font atau warna;

- pecahkan teks sehingga tabel atau grafik tidak memenuhi seluruh halaman; pastikan untuk meninggalkan ruang untuk komentar pada mereka;

- tulis ringkasan laporan yang jelas dan ringkas.

Kiat-kiat ini akan membantu meringankan persepsi laporan Anda, yang berarti bahwa pada awalnya mereka akan membentuk sikap setia pembaca terhadap penulis dokumen. Bayangkan bahwa Anda adalah bosnya. Dan buatlah laporannya dengan cara yang bermanfaat dan menarik untuk Anda baca.