Karakteristik lingkungan eksternal. Faktor lingkungan organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Setiap orang yang berkecimpung dalam bisnis atau akan memulai sering berpikir bahwa yang utama adalah menulis rencana bisnis yang baik dan mengatur kegiatan perusahaan, dan hasil yang baik dapat dicapai. Tapi tidak. Keberhasilan suatu organisasi tidak hanya dipengaruhi oleh koherensi elemen-elemen struktural internal, tetapi juga oleh realitas di sekitarnya yang cenderung terus berubah. Untuk menganalisis karakteristik lingkungan eksternal, untuk memprediksi risiko bagi perusahaan dan menggunakan perubahan untuk keuntungan Anda adalah salah satu tugas tingkat manajerial. Memantau dengan cermat faktor-faktor di luar organisasi dan mengoordinasikan tindakan yang sesuai dengan kondisinya adalah kunci keberhasilan perusahaan.

Perkembangan dan kegiatan perusahaan dipengaruhi oleh berbagai indikator, seperti inflasi, permintaan konsumen, nilai tukar, karakteristik budaya negara, tarif bea cukai,kegiatan pesaing asing dan banyak lagi. Karakteristik lingkungan eksternal harus selalu dipertimbangkan dalam perencanaan strategis.

Struktur organisasi

Setiap perusahaan adalah simbiosis dari elemen-elemen yang saling terkait yang membentuk lingkungan internal. Ini termasuk karyawan, teknologi yang digunakan dalam produksi, struktur perusahaan, tujuan pengembangannya, budaya perusahaan, teknik produksi, dan banyak lagi. Tetapi faktor yang paling penting adalah staf, karena keberhasilan suatu perusahaan sangat bergantung pada kualifikasi, motivasi, sikap kerja dan fokus mereka pada hasil.

Perusahaan konstituen

Dalam lingkungan internal, sebagai suatu peraturan, beberapa subsistem dapat dibedakan:

• social (termasuk pekerja di berbagai tingkatan);
• organisasi (ini adalah rezim perburuhan, pembagian kekuasaan dan tugas antara karyawan);
• informational (mencakup semua informasi tentang perusahaan);
• produksi dan teknis (mencakup sarana produksi utama, seperti peralatan teknis, bahan baku, dll.).

Pembentukan unsur-unsur penyusun suatu perusahaan dipengaruhi oleh tujuan dan sasarannya, serta kemampuan finansial dan material.

Hubungan dengan realitas di sekitarnya

Setiap perusahaan ada dalam kondisi tertentu di dunia modern, dan mereka memengaruhinya dengan satu atau lain cara. Lingkungan eksternal itu sendiri adalah seperangkat faktor yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi kerja organisasi. Untukperusahaan yang berbeda, itu adalah individu, karena dengan adanya elemen umum, ia hanya memiliki indikator yang melekat padanya.

Elemen pengaruh pada perusahaan

Faktor lingkungan suatu organisasi adalah:

• customers (pembeli) - mereka mengontrol permintaan dan harga barang dan jasa;
• mitra (pemasok barang);
• pesaing;
• negara bagian dan pembagian strukturalnya;
• budaya dan moralitas;
• ekonomi;
• politik;
• hubungan luar negeri.

Dalam struktur lingkungan eksternal ini, pertama-tama, perlu untuk menyoroti indikator yang paling aktif mempengaruhi pekerjaan organisasi.

Lingkungan eksternal dan internal perusahaan terkait erat. Efisiensi divisi struktural perusahaan sangat tergantung pada berbagai indikator dunia sekitarnya, yang sering berubah, sehingga perencanaan strategis harus dilakukan dengan mempertimbangkan keadaan mereka saat ini dan perubahan yang diharapkan.

Indikator dampak langsung

Semua elemen realitas yang penting bagi perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok: faktor dampak langsung dan tidak langsung (masing-masing, lingkungan mikro dan makro organisasi).

Grup pertama meliputi:

• pemasok (subyek yang menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan perusahaan);
• konsumen (mereka membentuk permintaan barang atau jasa organisasi ini);
• pesaing (berikan yang serupamenawarkan kepada konsumen di pasar);
• perantara (menyediakan perpindahan barang dari perusahaan ke pelanggan, dukungan kredit untuk transaksi, penjualan sendiri, promosi penjualan oleh organisasi);
• hubungi audiens (sumber daya manusia, badan pengatur, media, publik, perusahaan audit dan konsultan).

Pada saat yang sama, ada keterkaitan faktor lingkungan, sehingga mereka juga saling mempengaruhi.

Faktor tidak langsung

Kelompok kedua terdiri dari unsur-unsur yang tidak berdampak langsung pada pengelolaan organisasi, tetapi kondisinya sangat mempengaruhi kegiatan perusahaan. Ini adalah faktor-faktor yang membuktikan keadaan ekonomi saat ini secara keseluruhan, yaitu: keadaan ekonomi negara, perubahan politik, hubungan internasional, kepentingan kelompok, perkembangan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi dan sosial budaya.

Harus dipahami bahwa semua indikator di atas saling berhubungan, dan keputusan yang dibuat oleh perusahaan secara langsung bergantung pada hubungan elemen tertentu dari lingkungan eksternal dengan segmen dalam struktur organisasi. Misalnya, ekonomi secara langsung mempengaruhi biaya, profitabilitas dan keuntungan, faktor alam mempengaruhi pemasok bahan baku dan kebutuhan untuk mencari pemasok baru jika yang pertama habis, situasi demografis mempengaruhi pasar penjualan dan permintaan konsumen, dll.. Oleh karena itu, analisis faktor-faktor lingkungan eksternal organisasi harus dilakukan tidak secara terpisah, tetapi dalam suatu sistem dan dengan mempertimbangkan apa yangperubahan akan memerlukan perubahan dalam setidaknya satu elemen dan bagaimana hal ini akan mempengaruhi kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Cara meningkatkan efisiensi

Untuk menghitung secara kualitatif keadaan karakteristik di atas, Anda perlu memiliki sekelompok karyawan (atau departemen yang sesuai) yang akan mempelajari lingkungan eksternal dan internal, menganalisis kegiatan organisasi dalam jangka waktu yang lama, pertimbangkan publikasi di sumber khusus, melakukan diskusi di dalam perusahaan, berpartisipasi dalam konferensi tematik, dll.

Sangat berhasil ketika manajemen mendefinisikan satu set objek lingkungan eksternal yang paling memengaruhi keberhasilan perusahaan, mengembangkan dan menawarkan cara untuk meresponsnya dengan cepat. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur secara kualitatif dampak dari banyak elemen pada kinerja organisasi, serta mencegah munculnya risiko untuk itu.

Sifat elemen yang mempengaruhi

Saat menganalisis indikator realitas, perlu mempertimbangkan karakteristik lingkungan eksternal. Mari kita soroti yang utama.

• Keterkaitan faktor. Studi mereka harus dilakukan secara sistematis, karena perubahan pada beberapa komponen hampir selalu menyebabkan perubahan pada komponen lainnya.
• Kompleksitas: beberapa organisasi dipengaruhi oleh semua elemen, yang lain hanya oleh beberapa. Dalam situasi yang lebih sulit adalah perusahaan yang menggunakan banyak teknologi yang berkembang pesat, karena mereka berisiko terkena ancaman ekonomi.keamanan.
• Mobilitas adalah kecepatan berkembangnya faktor lingkungan. Laju perubahan hanya cepat. Dan indikator inilah yang menciptakan ketidakstabilan bagi perkembangan perusahaan. Sebelum memutuskan inovasi (pengembangan jenis produk, perubahan teknologi yang digunakan, peningkatan volume penjualan, dll.), parameter khusus ini perlu diperhitungkan, karena jika diabaikan, ada ancaman terhadap efisiensi. perusahaan.
• Ketidakpastian adalah jumlah informasi di perusahaan tentang keadaan faktor-faktor di atas dan keandalannya. Kurangnya informasi atau distorsinya tidak memungkinkan untuk menilai secara objektif kondisi di mana perusahaan beroperasi dan dampaknya terhadap organisasi.

Ketika ada tingkat ketidakpastian yang tinggi, ada dua cara untuk menyelesaikan masalah.

1) Adaptasi perusahaan terhadap perubahan lingkungan eksternal, yaitu, penciptaan struktur internal yang fleksibel yang memungkinkan pemantauan terus-menerus terhadap keadaan faktor dan langsung merespons perubahannya dengan membuat keputusan penting dan mendistribusikan kembali fungsi dan tugas di antara karyawan.

2) Secara langsung mempengaruhi kinerja dunia melalui periklanan, kompetisi, hubungan masyarakat dan partisipasi dalam kehidupan politik negara.

Artinya, kita dapat mengatakan bahwa lingkungan eksternal adalah faktor-faktor yang berada di luar organisasi, tetapi yang berinteraksi dengannya dan, dengan cara tertentu, merupakan kondisi untuk aktivitasnya.

Arti analisis realitas

Nilai pemantauan lingkunganuntuk sebuah organisasi tergantung pada jenis ekonomi dan model pasar. Jadi, dalam ekonomi komando, semuanya diputuskan oleh negara, sehingga pengaruh faktor eksternal minimal dan tidak perlu dipelajari oleh perusahaan. Dalam ekonomi pasar modern, perusahaan adalah unit yang berfungsi sendiri yang berkembang sesuai dengan perencanaan strategis dengan risiko dan risiko mereka sendiri. Oleh karena itu, nilai indikator realitas telah meningkat secara signifikan, dan hasil kegiatan organisasi sekarang secara langsung tergantung pada karakteristik lingkungan eksternal.

Kenyataan di sekitar kita cukup berubah. Dan semua perubahan harus diperhitungkan untuk operasi perusahaan yang efektif. Penilaian yang benar tentang situasi di dunia sekitarnya memungkinkan untuk memprediksi ancaman terhadap keamanan ekonomi, dengan benar merencanakan langkah-langkah lebih lanjut dalam pengembangan organisasi, meningkatkan dampak positif dari faktor-faktor dan mengurangi yang negatif. Di dunia yang berkembang pesat saat ini, hanya perusahaan yang berhasil membangun kembali dan beradaptasi dengan kondisi lingkungan eksternal yang dapat berhasil dan mempertahankannya.