Dokumen kurir: pesanan individu, faktur, formulir pemesanan, aturan pengiriman dokumen, dan kondisi kerja kurir

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Bekerja di jasa pengiriman sangat populer saat ini, terutama di kalangan anak muda yang ambisius. Kurir bukan hanya orang yang mengantarkan paket, tetapi seorang spesialis terlatih yang memiliki keterampilan tertentu dan dapat membawa paket atau korespondensi ke alamat yang ditentukan dengan kualitas tinggi dan cepat.

Tentang pekerjaan

Pada pandangan pertama, mungkin tampak mudah untuk bekerja sebagai kurir - dia mengambil parsel dan membawanya ke tempat yang tepat. Namun, semuanya tidak sesederhana di sini, karena karyawan jasa kurir memiliki tanggung jawab yang besar, termasuk materi. Bagaimanapun, ia harus mengirimkan pesanan tepat waktu dan melakukan segala yang diperlukan untuk keamanannya. Oleh karena itu, di perusahaan modern yang terlibat dalam pengiriman barang, parsel atau korespondensi, ada dokumen kurir tertentu yang ditangani oleh spesialis di bidang kegiatan ini.

Pesanan individu

Setiap hari, memulaitugas, kurir menerima dari koordinator daftar pesanan yang harus dia selesaikan. Dokumen ini dianggap internal dan memiliki nama "pesanan individu". Itu diisi oleh operator. Daftar seperti itu bukan hanya daftar alamat pelanggan, tetapi juga informasi terlengkap tentang pesanan tertentu. Ini berisi informasi kontak pelanggan, termasuk nomor ponsel, alamat, waktu pengiriman, dan beberapa persyaratan tambahan dari pelanggan.

Pesanan mewakili rute individu dari setiap pekerja layanan pengiriman. Saat menyusun dokumen ini, koordinator mengembangkan opsi terbaik untuk pergerakan kurir, dengan mempertimbangkan kondisi semua pesanan yang ada. Mengacu pada lembar rute, kurir dapat mengirimkan barang secepat mungkin, tanpa kerugian materi dan waktu.

Spesialis berpengalaman di sektor layanan ini menyarankan hal berikut. Sebelum mulai bekerja, Anda perlu mempelajari rute yang dikeluarkan oleh petugas operator. Idealnya, Anda perlu mengevaluasi secara mental keefektifan sebenarnya dari rencana semacam itu. Ada kemungkinan bahwa kurir, yang mengetahui area kota ini atau itu dengan lebih baik, dapat secara mandiri menetapkan rute yang lebih efisien dan nyaman. Jika area yang ingin Anda kirim sedang sibuk, lebih baik mengembangkan rute dengan berjalan kaki. Pengiriman dokumen melalui kurir dalam hal ini akan dilakukan secepat mungkin.

Faktur

Seperti yang disebutkan sebelumnya, kurir, sebagai spesialis layanan pengiriman, menanggunguntuk mengirimkan tanggung jawab keuangan. Artinya, jika terjadi kerusakan pada barang, kehilangan surat atau korespondensi lainnya, serta kehilangan atau perubahan bentuk muatan berharga, kurir harus mengganti biayanya yang ditentukan oleh toko online, pelanggan atau perusahaan klien.

Untuk melindungi karyawan mereka dan mencegah kemungkinan penipuan oleh pelanggan yang tidak bermoral, layanan pengiriman menyediakan kurir dengan dokumen khusus - faktur, yang menunjukkan biaya dan nama produk atau produk. Setelah pengiriman dan penerimaan pembayaran, kurir memberi klien faktur, di mana ia harus membubuhkan tanda tangannya. Ini adalah konfirmasi dari eksekusi order yang benar.

Pesanan yang sebelumnya telah dibayar melalui transfer bank atau pembayaran elektronik dianggap sebagai pengecualian. Dalam situasi ini, klien secara lisan mengkonfirmasi integritas paket yang dikirimkan.

Formulir pemesanan

Ini adalah dokumen kurir lain yang digunakan dalam kegiatan profesionalnya. Tujuan dari formulir pemesanan hampir sama dengan pembuatan faktur. Selain itu, kedua kertas ini harus diserahkan kepada ahlinya sebelum dikirim untuk pengiriman paket.

Dalam formulir pemesanan, petugas operator harus menampilkan semua informasi yang tersedia tentang dirinya. Jika kita berbicara tentang produk apa pun, misalnya, peralatan rumah tangga kecil, maka dalam dokumen ini koordinator menunjukkan ukuran, berat paket, biaya barang, dan karakteristik lainnya. Kurir menyerahkan formulir pemesanan kepada klien untuk ditandatangani setelahkarena pengiriman dilakukan oleh kurir. Ini dianggap sebagai konfirmasi bahwa spesialis telah memenuhi kewajibannya kepada pelanggan dan yang terakhir puas dengan hasilnya.

Harap diperhatikan bahwa formulir pemesanan harus tetap ada pada pelanggan pengiriman. Hal ini diperlukan agar jika terjadi perselisihan, ia dapat mengajukan pengaduan. Misalnya, jika klien, setelah kurir pergi, menemukan cacat pada barang yang dikirim.

Mengapa kurir membutuhkan dokumen?

Semua dokumen di atas adalah kumpulan kertas minimum yang digunakan oleh spesialis layanan pengiriman. Mereka dirancang untuk membuat pekerjaan kurir seefisien dan senyaman mungkin. Dokumentasi juga diperlukan untuk melindungi karyawan jika terjadi situasi yang merugikan.

Selain itu, perlu juga diingat bahwa kegiatan di bidang jasa pengiriman memerlukan pelaporan berkala kepada koordinator. Laporan adalah dokumen internal lain yang diisi oleh karyawan itu sendiri dan memberikan informasi kepada koordinator yang menegaskan kinerja hati-hati dari pekerjaan kurir.

Bekerja dengan dokumen di bidang kegiatan ini setiap hari, namun, spesialis berpengalaman memperingatkan: jangan hancurkan pesanan dan faktur segera setelah menerima tanda tangan pelanggan atau transfer ke operator. Untuk jaga-jaga, mereka harus disimpan setidaknya selama sebulan. Jika faktur diserahkan kepada koordinator segera setelah pengiriman, disarankan untuk membuat salinannya.

Pengiriman dokumentasi

Spesialis layanan pengiriman tidak hanya bertanggung jawab untuk mengangkut paket, tetapi juga dokumentasi. Ini termasuk pengiriman surat-surat bisnis, surat-surat, paket-paket, buku-buku, dll. ke tujuan mereka sesuai dengan rekomendasi dari seorang karyawan yang lebih tinggi, serta tanda terima mereka dari organisasi lain. Pada saat yang sama, kurir harus terbiasa dengan informasi khusus (profesional): aturan akuntansi, pengiriman, dan penyimpanan kertas untuk tujuan yang dimaksudkan. Dia juga harus mengetahui lokasi objek yang dilayani.

Pada umumnya, saat mengangkut dokumen, kurir mengikuti aturan yang sama seperti saat mengangkut parsel dan barang berharga. Untuk pelaporan dan koordinasi tindakan, diberikan dokumen yang sama yang harus diisi dan tindakan lain yang diperlukan harus dilakukan sesuai dengan peraturan.

Kondisi kerja kurir

Daftar fungsi yang dilakukan oleh seorang karyawan perusahaan semacam ini meliputi:

1. Pengiriman korespondensi dan kargo sesuai dengan instruksi manajer, yang mungkin direktur perusahaan atau kepala layanan kurir.
2. Kembangkan rute Anda sendiri.
3. Hati-hati mempelajari lokasi penerima, berbicara dengannya melalui telepon, menentukan waktu yang nyaman untuk rapat.
4. Penerbitan dan penerimaan surat kuasa dari penanggung jawab.
5. Dokumen yang tepat untuk pengiriman.
6. Eksekusi semua pesanan tepat waktu.

Grafik

Selain di atas, karyawan memiliki jadwal tertentu untuk pengiriman dokumen. Kurir, seperti semua karyawan, harus memiliki jadwal yang nyaman, termasuk istirahat makan siang. Gaji mungkin tetap, atau mungkin tergantung pada jumlah pengiriman yang dilakukan oleh kurir.

Layanan kurir di Moskow

Perlu dicatat bahwa layanan kurir di Moskow memungkinkan semua penduduk ibukota menghemat waktu dan uang mereka, yang membuat hidup lebih mudah dan lebih menyenangkan. Selain itu, di zaman yang serba tergesa-gesa dan kecepatan tinggi saat ini, layanan kurir memungkinkan setiap orang yang menggunakannya untuk menyelamatkan saraf dan kekuatan mereka, yang juga sangat penting di ibukota modern.

Jika kita berbicara secara khusus tentang pengiriman dokumen melalui kurir di Moskow, maka ini memperhitungkan perbedaan besar dalam kehidupan dibandingkan dengan kota-kota pinggiran. Orang terkadang tidak punya waktu untuk pergi sendiri untuk membeli barang atau dokumen yang diperlukan, dan terkadang memasak makan malam. Oleh karena itu, pekerjaan kurir dengan dokumen di Moskow sangat diminati.

Hampir setiap toko online Moskow, box office bioskop, restoran pizza, dan agen perjalanan bekerja sama dengan organisasi yang menyediakan layanan kurir. Menggunakannya di ibu kota atau di kota lain di negara itu, setiap klien menyelamatkan dirinya dari keharusan mengantre, membuang-buang waktu yang berharga.

Di Moskow ada berbagai macam layanan kurir, tetapi prinsip kerjanya sama. Mungkin sedikittarif pengiriman bervariasi, tetapi secara umum, prinsip pengoperasiannya kurang lebih sama.