Aturan untuk memelihara buku kerja di Rusia

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Buku Ketenagakerjaan - salah satu dokumen terpenting yang terlibat dalam formalisasi hubungan antara majikan dan karyawan. Norma untuk menanganinya ditentukan pada tingkat tindakan hukum federal. Aturan untuk memelihara buku kerja adalah contoh undang-undang yang cukup ketat. Apa spesifikasinya?

Fakta umum tentang pencatatan pekerjaan

Sumber legislatif utama yang mengatur aturan untuk memelihara buku kerja adalah Keputusan Pemerintah Rusia ke-225, yang dikeluarkan pada 16 April 2003. Ini secara konsisten menguraikan semua nuansa mengenai penanganan yang benar dari dokumen ini. Simak fakta umum tentang pemeliharaan buku kerja yang tertuang dalam Resolusi.

Tindakan hukum ini menetapkan bahwa buku kerja adalah dokumen utama yang mencerminkan informasi tentang kegiatan dan pengalaman warga negara. Keputusan tersebut menyatakan bahwa pemberi kerja diwajibkan untuk memulai pembukuan kerja (serta terus memelihara yang sudah ada) untuk setiap karyawan yang telah bekerja di organisasi selama lebih dari 5 hari (asalkan pekerjaan ini adalah pekerjaan utama).

Dapat dicatat bahwa ada cukupdalam kasus yang jarang terjadi, ketika majikan adalah seorang individu, buku kerja tidak dimulai - ini dilarang oleh hukum.

Informasi utama yang tercermin dalam buku kerja: data pribadi tentang karyawan, sifat pekerjaan yang dilakukan olehnya, informasi tentang transisi antara pemberi kerja yang berbeda, fakta tentang penghargaan untuk berbagai pencapaian. Tindakan disipliner tidak termasuk dalam dokumen, kecuali pemecatan.

Buku ketenagakerjaan diisi dalam bahasa Rusia, dan di republik nasional Rusia dimungkinkan untuk menggunakan bahasa lokal yang berstatus negara bagian.

Desain buku

Kita dapat mulai mempelajari aturan untuk memelihara buku kerja dari poin-poin yang mencerminkan fitur pengisian dokumen. Berikut adalah fakta terpenting tentang proses ini:

- jika karyawan tersebut baru pertama kali dipekerjakan, maka perusahaan pemberi kerja harus menerbitkan buku kerja untuknya dalam waktu seminggu setelah orang tersebut memulai karirnya;

- informasi tentang karyawan dimasukkan ke dalam dokumen yang bersangkutan berdasarkan paspor atau sumber identifikasi lain yang diakui secara hukum;

- data tentang pendidikan yang diterima oleh karyawan, serta spesialisasi, profesinya diambil dari ijazah dan dokumen lain yang mengkonfirmasi kualifikasi;

Segera setelah buku kerja diterbitkan, pemberi kerja berjanji untuk memeliharanya dengan baik. Namun pada kenyataannya, semua yang dapat dilakukan perusahaan dengan buku kerja adalah membuat entri di dalamnya dan melakukan penyesuaian. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui cara memasukkan dengan benar ke yang sesuaidokumen rekam.

Entri

Aturan pemeliharaan buku kerja mengasumsikan bahwa semua entri di dalamnya (misalnya, tentang transfer, fakta tentang kualifikasi, pemecatan, penghargaan, dll.) dibuat berdasarkan perintah yang harus ditandatangani oleh seorang orang yang berkompeten dari pimpinan perusahaan-pemberi kerja. Memasukkan informasi ke dalam buku kerja harus dilakukan tanpa menggunakan singkatan. Entri harus diikuti dengan nomor seri. Setiap kali departemen personalia perusahaan mengoreksi buku kerja karyawan, dia harus memberitahu dia tentang perubahan tanda tangan.

Jika informasi tentang pemecatan akan dimasukkan ke dalam dokumen, maka kata-katanya harus sepenuhnya mematuhi yang diatur dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia dan undang-undang federal lainnya. Jika kontrak kerja diakhiri sesuai dengan Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia, maka dalam buku kerja perlu merujuk pada paragraf yang diperlukan dari bagian pertama. Jika seseorang diberhentikan berdasarkan ketentuan Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia, maka dokumen tersebut juga harus mencerminkan kata-kata yang ditentukan oleh hukum. Jika kontrak kerja diakhiri karena keadaan di luar kendali majikan dan karyawan, maka referensi harus mengacu pada ketentuan Pasal 83 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Jika diinginkan oleh karyawan, maka buku kerja dapat mencatat informasi yang terkait dengan pekerjaan paruh waktu (termasuk pemecatan darinya). Tetapi untuk ini, karyawan harus memberikan dokumen yang mengkonfirmasi hubungan kerja dengan majikan lain kepada layanan personel.

Termasukcatatan populer lainnya yang menyediakan aturan untuk memelihara buku kerja - informasi tentang dinas militer (serta bekerja di badan urusan internal dan lembaga negara dan penegak hukum lainnya). Juga, informasi yang mencerminkan fakta bahwa karyawan telah menyelesaikan kursus pelatihan lanjutan dapat dimasukkan dalam dokumen.

Dalam buku kerja, seperti yang kami sebutkan di atas, informasi tentang penghargaan karyawan dicatat karena prestasi kerjanya. Ini mungkin informasi tentang penghargaan negara, gelar kehormatan, penyerahan ijazah, lencana, diploma, dan jenis insentif lainnya yang disediakan oleh undang-undang Federasi Rusia dan tindakan hukum pengusaha setempat.

Perubahan dan perbaikan

Aturan untuk memelihara buku kerja juga memungkinkan perubahan dan koreksi pada dokumen ini. Bagaimana mereka harus diproduksi? Jika kita berbicara tentang mengubah nama lengkap, tanggal lahir, informasi tentang pendidikan, maka tindakan layanan personel harus dikonfirmasi oleh dokumen yang terkait dengan fakta yang diperbarui.

Jika terjadi kesalahan pada petugas personalia saat membuat entri di buku kerja, maka hal ini dapat diperbaiki. Pada saat yang sama, departemen personalia juga dapat melakukan penyesuaian yang sesuai di pekerjaan baru, jika memiliki dokumen pendukung dari pemberi kerja sebelumnya.

Jika kita berbicara tentang koreksi di bagian yang mencerminkan fakta tentang pekerjaan atau tentang penghargaan, maka data yang salah tidak dapat dicoret: catatan harus dibuat bahwamereka tidak valid, dan informasi yang benar dimasukkan berikutnya.

Skenario mungkin terjadi di mana organisasi yang melakukan kesalahan dalam menyiapkan buku kerja mengubah status hukumnya. Dalam hal ini, penyesuaian dalam dokumen harus dilakukan oleh perusahaan yang menjadi penerus perusahaan. Ketika organisasi dilikuidasi, pemberi kerja baru membuat perubahan pada buku kerja. Skenario serupa - jika pemberi kerja adalah pengusaha perorangan yang telah dilikuidasi statusnya.

Penerbitan buku kerja duplikat

Mari kita pertimbangkan aspek penting lainnya, yang mencakup aturan untuk memelihara buku kerja. Dekrit 225 Pemerintah Federasi Rusia memungkinkan penerbitan duplikat mereka. Mungkin ada beberapa alasan untuk prosedur ini. Mari kita pelajari hal-hal penting yang berisi aturan untuk memelihara buku kerja. Apa yang harus dilakukan seorang karyawan jika, misalnya, dia secara tidak sengaja kehilangan dokumen yang relevan?

Pertama-tama, Anda perlu memberi tahu majikan Anda tentang fakta ini. Secara hukum, perusahaan harus mengeluarkan buku kerja duplikat dalam hal ini dalam waktu 15 hari. Saat mengeluarkan dokumen ini, pemberi kerja harus memasukkan ke dalamnya informasi yang mencerminkan masa kerja (yang didokumentasikan), serta informasi tentang penghargaan.

Dimungkinkan untuk menerbitkan duplikat alih-alih buku kerja yang valid, yang berisi catatan pemecatan yang tidak valid atau fakta pemindahan ke pekerjaan lain. Dalam hal ini, versi baru dokumen akan berisi semua data yang diperlukan, kecuali yang salah.

Aturan untuk memelihara, menyimpan buku kerja menyarankan bahwa majikan harus menyediakannyaintegritas, mencegah kerusakan, tidak boleh kehilangan dokumen yang relevan. Namun kebetulan, karena berbagai alasan, perusahaan masih melanggar salah satu aturan tersebut. Misalnya karena keadaan darurat. Jika kebetulan buku kerja hilang secara massal oleh majikan, maka masa kerja karyawan yang tercatat di dalamnya ditetapkan oleh komisi khusus. Terdiri dari perwakilan yang kompeten dari perusahaan pemberi kerja, berbagai organisasi serikat pekerja dan struktur resmi lainnya.

Komisi memeriksa dokumen yang dimiliki karyawan - sertifikat atau, misalnya, yang terkait dengan kegiatan serikat pekerja - tiket, kartu registrasi, buku pembayaran. Jika karyawan tersebut tidak memiliki sumber yang relevan, maka fakta bahwa dia bekerja di perusahaan ini dan itu dapat dikonfirmasi berdasarkan kesaksian dua orang atau lebih yang pernah menjadi rekan kerja seseorang. Setelah pekerjaan komisi, dokumen duplikat, dibuat dengan cara yang ditentukan, dikeluarkan untuk karyawan. Dimungkinkan juga untuk melibatkan pengadilan dalam proses penetapan masa kerja.

Penerbitan buku pada saat pemecatan

Ada beberapa peraturan yang entah bagaimana berkorelasi dengan Resolusi, yang menetapkan aturan untuk memelihara buku kerja. Menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia, khususnya, majikan berkewajiban untuk memberikan karyawan dokumen yang sesuai di tangannya setelah pemecatan. Bagaimana cara kerjanya dalam praktik?

Dalam proses pemecatan, entri yang dibuat oleh departemen personalia perusahaan dalam buku kerja karyawan harusdisertifikasi sebagaimana mestinya. Juga, karyawan itu sendiri harus membubuhkan tanda tangannya. Jika informasi dalam buku kerja dimasukkan tidak hanya dalam bahasa Rusia, maka kata-katanya juga disertifikasi dalam bahasa lain.

Desain sisipan

Sisipan yang dieksekusi dengan benar juga dapat dilampirkan ke buku kerja. Ini memiliki pengidentifikasi unik - seri dan nomor. Ini digunakan jika semua atau terkait dengan salah satu bagian halaman diisi dalam buku kerja, akibatnya tidak ada tempat untuk memasukkan informasi baru.

Insert dipertahankan menurut aturan yang sama seperti buku kerja, dan tanpa dokumen ini tidak valid. Setiap kali departemen personalia mengeluarkan sisipan, perlu untuk membubuhkan stempel yang mencerminkan fakta ini di buku kerja.

Penyimpanan buku

Resolusi 225 tidak hanya mencerminkan aturan dasar untuk memelihara buku kerja. Cara menyimpan dokumen-dokumen ini, serta mencatatnya, juga dijelaskan di sana. Dapat dicatat bahwa pemberi kerja harus melakukan prosedur yang sesuai tidak hanya berkenaan dengan buku kerja dan sisipan yang valid, tetapi juga formulir.

Untuk memastikan pembukuan dokumen yang benar, perusahaan harus memiliki beberapa dokumen:

- buku pemasukan dan pengeluaran, yang mencatat informasi bentuk buku kerja dan sisipan;

- buku pembukuan perpindahan dokumen.

Bentuk dokumen yang relevan ditentukan dalam peraturan yang dikeluarkan oleh otoritas eksekutif Federasi Rusia. Tentang buku pemasukan dan pengeluaran - ininformasi tentang semua prosedur yang mencerminkan penerimaan atau pengeluaran formulir yang bersangkutan harus dimasukkan di dalamnya. Penting, saat menghitung, untuk menunjukkan seri dan nomor setiap dokumen. Dalam buku akuntansi untuk pergerakan buku dan sisipan yang menyertainya, perlu untuk mendaftarkan dokumen yang diterima dari karyawan yang memasuki pekerjaan, serta buku kerja dan sisipan yang melengkapinya. Pada saat pemecatan, seorang karyawan perusahaan menandatangani kedua buku tersebut.

Bentuk buku kerja dan sisipan harus disimpan sebagai dokumen dengan akuntabilitas yang ketat. Mereka dikeluarkan hanya untuk karyawan yang kompeten dari perusahaan atas permintaan. Seorang spesialis dari profil yang sesuai harus menyerahkan ke departemen akuntansinya laporan tentang bagaimana keadaannya dengan jumlah formulir, jumlah uang yang diterima untuk buku kerja dan sisipan.

Aspek produksi dan perolehan buku kerja

Buku kerja adalah dokumen yang paling penting, dan karena itu dibuat dengan cara yang disetujui di tingkat otoritas resmi. Bentuk buku kerja, serta sisipan, memiliki fitur keamanan yang sesuai. Perusahaan pemberi kerja sendiri harus memperoleh jenis dokumen yang bersangkutan, tetapi, pada saat yang sama, berhak untuk mendapatkan kompensasi atas biaya terkait dari karyawan.

Buku kerja di Rusia: evolusi undang-undang

Fakta yang paling menarik mencerminkan evolusi undang-undang yang menetapkan aturan untuk memelihara buku kerja. Rusia adalah negara dengan hukum yang sering berubah di banyak bidang. Menurut banyak pengacara, ruang lingkup hukum perburuhan dan industri terkait -contoh utama dari ini.

Pertama-tama, kami perhatikan bahwa aturan untuk memelihara buku kerja sebelum tahun 2003 dan yang ditetapkan sekarang diatur oleh peraturan yang berbeda secara mendasar. Terlepas dari kenyataan bahwa pada tahun 2003 kenegaraan Rusia modern telah sepenuhnya terjadi, undang-undang Soviet berlaku di bidang pengaturan sirkulasi buku kerja. Jadi, prosedur untuk mengisi dokumen yang relevan diatur oleh Keputusan No. 656 tahun 1973-06-09, yang dikeluarkan oleh Dewan Menteri Uni Soviet, serta Dewan Pusat Serikat Pekerja Seluruh Serikat bersama-sama - “Tentang buku kerja untuk pekerja dan karyawan”. Sesuai dengan sumber hukum ini, sebuah Instruksi juga dikeluarkan, yang menurutnya pembukuan buku kerja di perusahaan-perusahaan Soviet harus dilakukan. Dokumen ini, pada gilirannya, disetujui oleh Keputusan Komite Negara Uni Soviet untuk Perburuhan. Salah satu sumber yang paling mudah diakses di mana Anda dapat menemukan aturan Soviet untuk mempertahankan buku kerja untuk referensi adalah "Konsultan". Tetapi dokumen ini juga ditemukan dalam sistem referensi hukum lainnya.

Fakta menarik apa yang terkandung dalam aturan Soviet untuk menyimpan buku kerja? Apakah Rusia telah banyak mengubahnya? Pada prinsipnya, banyak ketentuan tindakan hukum yang dikeluarkan di Uni Soviet serupa dengan yang kita amati dalam undang-undang modern. Jadi, misalnya, salah satu ketentuan dokumen Soviet mengatakan bahwa karyawan harus mengetahui fakta membuat perubahan apa pun pada buku kerja atau sisipan di dalamnya. Kira-kira kata-kata yang sama, seperti yang kami sebutkan di atas, berisi aturan untuk memelihara buku kerja 2014tahun.

Juga di antara norma-norma yang mirip dengan yang modern adalah ketentuan bahwa dengan setiap entri dalam buku kerja yang mencerminkan fakta mempekerjakan seseorang, pemecatan atau pemindahan ke tempat lain untuk pelaksanaan tugas tenaga kerja, departemen personalia harus membiasakan karyawan di bawah lukisan.

Pada saat yang sama, pada tingkat ketentuan yang telah kami tunjukkan, ada juga perbedaan signifikan antara pendekatan Soviet dan Rusia untuk mempertahankan buku kerja. Jadi, misalnya, dalam tindakan hukum yang dikeluarkan di Uni Soviet, dikatakan bahwa karyawan harus menandatangani, mengesahkan penyesuaian dokumen lainnya, dalam bentuk khusus. Sementara aturan 2014 untuk memelihara buku kerja memungkinkan seseorang juga dapat masuk ke dalam buku kerja itu sendiri.

Perbedaan versi

Aspek sejarah penting lainnya yang mencerminkan kekhasan buku kerja Rusia adalah bahwa mereka diterbitkan dalam seri yang berbeda. Sekarang ada 5. Seri pertama keluar tahun berikutnya setelah aturan baru untuk mempertahankan buku kerja gaya Rusia diperkenalkan, menggantikan norma-norma Soviet. Seri menerima indeks TK. Dibandingkan dengan buku kerja versi sebelumnya, bentuknya sedikit berkurang, berubah warna.

Seri TK ditandai dengan beberapa tingkat perlindungan. Jadi, misalnya, di semua halaman buku kerja ada frasa "Buku Kerja" yang terlihat dalam sinar ultraviolet, serta tanda air dalam bentuk singkatan TK. Lembar dokumen seri baru dijahit menggunakan benang Bicolor, yang terdiri dari dua warna.

Seperti yang kami sebutkan di atas, sejak tahun 20045 seri buku kerja diterbitkan. Tahun 2004-2005 - TK, tahun 2006 - 2007 digunakan seri lain - TK - I, dari tahun 2008 sampai Juni 2010 - selanjutnya TK - II, kemudian - TK - III yang beroperasi sampai tahun 2012. Pada tahun 2013, buku kerja seri terbaru - TK - IV.

Apa arti praktisnya? Faktanya adalah bahwa kepemilikan buku kerja pada seri tertentu dapat memengaruhi, misalnya, penentuan keasliannya. Jika dokumen seri 2012 berisi data, bahkan jika semua aturan untuk memelihara buku kerja 2010, diikuti, maka itu akan menjadi tidak valid. Mungkin majikan tidak dapat melacak tahun penerbitan buku hingga saat buku itu diisi, tetapi pembuat undang-undang dapat menafsirkan ini sebagai pemalsuan dokumen. Anda juga dapat mencatat fakta bahwa pemberi kerja diharuskan untuk memastikan bahwa buku kerja yang dibawa oleh karyawan dari perusahaan sebelumnya adalah asli - dan tidak hanya dengan memeriksa bahwa informasi yang tercermin dalam dokumen tersebut sesuai dengan tahun penerbitan serinya.