Cara menyimpan buku kas dengan benar. Buku kas: pengisian sampel

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Sesuai dengan hukum domestik, semua organisasi diwajibkan untuk menyimpan keuangan gratis di bank. Pada saat yang sama, sebagian besar penyelesaian badan hukum harus dilakukan di antara mereka sendiri dalam bentuk non-tunai. Untuk arus kas, Anda memerlukan meja kas, seorang karyawan yang akan bekerja dengannya, dan sebuah buku di mana transaksi akan dicatat. Selanjutnya, kami akan mempertimbangkan lebih detail fitur pengisian dokumentasi.

Buku Tunai: mengapa dibutuhkan dan bagaimana cara menyimpannya?

Seperti yang ditunjukkan oleh praktik, di sebagian besar organisasi, perputaran dana dilakukan dalam bentuk non-tunai. Namun, ini tidak berarti bahwa uang tunai tidak digunakan dalam kegiatan perusahaan-perusahaan tersebut. Jika ada sedikitnya persentase kecil dari transaksi yang diselesaikan dengan menggunakan uang kertas, maka perusahaan harus memiliki buku kas. Bagaimana cara menyimpan jurnal ini? Siapa yang harus memasukkan informasi ke dalamnya? Pertanyaan-pertanyaan ini mengkhawatirkan banyak pengusaha. Perlu dicatat bahwa menurutSejak 2014, bisnis yang memiliki buku besar pendapatan dan pengeluaran tidak boleh mengeluarkan waran untuk transaksi tunai. Oleh karena itu, buku kas, yang pengisian sampelnya akan dijelaskan di bawah, tidak boleh dikelola oleh mereka. Namun, beberapa pengusaha terus menggunakannya. Namun, banyak organisasi yang salah mengkompilasinya. Untuk menghindari masalah dengan kantor pajak, sanksi dan hukuman lainnya, Anda harus mempertimbangkan dengan cermat operasi yang dilakukan dan mengetahui cara menyimpan buku kas dengan benar.

Kerangka regulasi

Sebelum rekomendasi baru tentang akuntansi untuk transaksi tunai berlaku, tidak ada indikasi langsung dalam undang-undang bahwa semua pengusaha harus memiliki buku kas. Pola pengisian juga tidak diatur. Dalam praktik pengadilan arbitrase, ada kasus ketika keputusan dibuat untuk pengusaha yang tidak memperhitungkan transaksi tunai dalam jurnal. Sejak 2012, prosedur pengisian buku kas telah diadopsi. Instruksi tersebut mengatur keberadaan jurnal transaksi wajib untuk semua pengusaha, terlepas dari sistem perpajakan yang mereka gunakan jika mereka melakukan transaksi tunai. Untuk persiapan dokumentasi yang salah dan pelanggaran disiplin akuntansi lainnya yang akan terungkap selama audit, organisasi dapat dikenakan denda.

Fitur dokumen

Sebelum memberi tahu cara menyimpan buku kas dengan benar,harus menjelaskan apa itu. Dari keterangan di atas, jelas bahwa ini adalah jurnal khusus untuk mencatat semua transaksi tunai. Selain itu, buku kas termasuk dalam daftar dokumentasi akuntansi. Resolusi Komite Statistik Negara menyetujui bentuk jurnal akuntansi. Ini disebut KO-4. Tata cara pengisian buku kas yang benar ditentukan oleh Peraturan terkait. Instruksi tersebut disetujui oleh Bank Sentral pada tahun 2011. Mengetahui cara menyimpan buku kas dengan benar sangatlah penting, karena inspektorat pengendali cukup sering memeriksanya. Sebuah dokumen baru dibuat untuk setiap tahun.

Contoh pengisian dan pemeliharaan buku kas: ketentuan dasar

Sebuah dokumen memiliki 50 atau 100 halaman. Adapun pertanyaan kapan perlunya pembukuan kas, menurut undang-undang ditetapkan bahwa jurnal disusun dari awal tahun dan dalam urutan menaik. Halaman judul menunjukkan masa berlaku dokumen. Jika jurnal berakhir sebelum akhir tahun, yang baru dikompilasi. Rekaman tidak terputus dan berlanjut dalam urutan kronologis. Halaman judul jurnal baru menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya kompilasi. Dalam hal ini, urutan dokumen akan mudah ditentukan. Sebagai aturan, suatu perusahaan memperoleh buku kas siap pakai yang dicetak di percetakan, dengan kolom dan grafik berjajar. Anda juga dapat membuat dokumen dalam bentuk elektronik (cara menyimpan buku kas dalam format ini dengan benar akan dijelaskan di bawah). Semua halaman diberi nomor segera di seluruh majalah. Jumlah keseluruhanlembar ditempel di akhir (di halaman terakhir). Jumlah yang ditunjukkan disertifikasi oleh tanda tangan kepala dan orang yang bertanggung jawab. Buku yang dijahit disegel dengan segel lilin atau damar wangi.

Orang yang bertanggung jawab

Di perusahaan ada seorang karyawan yang bertanggung jawab atas buku kas. Cara memelihara log ini dengan benar ditunjukkan dalam rekomendasi relevan yang harus diketahui karyawan. Karyawan ini melakukan transaksi tunai dan memasukkan informasi tentangnya ke dalam dokumen. Lembar yang sudah diisi disertifikasi dengan tanda tangan. Ini berarti bahwa karyawan bertanggung jawab penuh atas operasi yang dilakukan dan informasi yang dimasukkan. Pada akhir hari kerja, karyawan mentransfer saldo kas ke departemen akuntansi. Bersamaan dengan itu, semua dokumentasi ditransmisikan - tanda terima utama dan pesanan debit. Lembar buku yang telah diisi juga ditandatangani oleh akuntan penerima. Jika yang terakhir tidak di perusahaan, kepala membubuhkan tanda tangan. Prosedur ini dilakukan setiap hari. Untuk melakukan transaksi tunai, karyawan yang bertanggung jawab yang diberi wewenang oleh kepala harus dibiasakan dengan tugas, hak, dan tanggung jawabnya terhadap tanda tangan. Jika kita berbicara tentang cara menyimpan buku kas seorang pengusaha perorangan, maka prosesnya sendiri mirip dengan yang dilakukan dalam sebuah organisasi. Namun, pengusaha perorangan tidak selalu memiliki staf, dan khususnya, tidak selalu ada orang yang bertanggung jawab untuk melakukan dan menghitung transaksi tunai. Jika pengusaha perorangan bekerja sendiri, maka ia menerima dan mengkonsumsidana. Dengan demikian, ia membuat entri dalam jurnal sendiri dan menandatangani halaman yang sudah selesai. Bagi mereka yang tidak tahu cara memelihara buku kas dengan benar, tips untuk akuntan di bawah ini akan membantu Anda menavigasi persyaratan.

Halaman judul

Halaman ini harus berisi informasi berikut:

1. Untuk badan hukum - nama lengkap organisasi, untuk pengusaha perorangan - nama lengkap pengusaha, nama unit (jika cabang).
2. Masa berlaku majalah. Bisa setahun atau tanggal tertentu jika ada beberapa dokumen.
3. OKPO.

Bagian dalam dokumen

Berbicara tentang cara membuat buku kas dengan benar, perlu diperhatikan bahwa entri, baik pengeluaran maupun pendapatan, dimasukkan dalam satu halaman. Pada akhir hari, sisanya dikurangi dan totalnya dijumlahkan. Laporan dibuat atas transaksi yang dilakukan. Setiap lembar buku terdiri dari dua bagian dengan garis sobek. Bagian pertama adalah halaman log yang berisi informasi tentang operasi. Bagian kedua adalah laporan kasir. Anda dapat melipat lembaran di sepanjang garis sobek dan menyimpan catatan kertas karbon. Setelah memasukkan informasi, lembaran dipotong. Bagian pertama halaman harus dijilid. Terlampir pada laporan adalah dokumen yang mengkonfirmasi pelaksanaan operasi (makalah ini disebut "primer"). Misalnya, dapat berupa kutipan dari pesanan, pesanan penerimaan kas, permohonan uang muka, surat kuasa, dan sebagainya.

Memasukkan informasi ke dalam kolom

Di bagian atas halaman seharusnyatanggal informasi dimasukkan. Pengisian lembar dimulai dengan kolom yang menunjukkan saldo pada awal shift. Di sini jumlah yang dimasukkan, yang ditransfer dari akhir halaman sebelumnya. Selanjutnya, masukkan nomor seri untuk waran tunai. Itu ditunjukkan di kolom "Nomor dokumen". Baris berikutnya diisi oleh orang yang menerima surat ini atau dari siapa surat ini diterima. Jika ini adalah individu, maka nama lengkap dimasukkan, jika badan hukum adalah nama organisasi. Di kolom berikutnya, tunjukkan nomor akun atau sub-akun yang sesuai. Masukkan informasi yang menunjukkan metode penerimaan atau pengeluaran uang tunai. Misalnya, r / s - sch. 51, gaji - sc. 70, pelanggan dan pembeli - sch. 62. Perlu dicatat di sini bahwa baris-baris ini tidak diisi oleh pengusaha perorangan.

Berikutnya adalah kolom "Pengeluaran" dan "Penghasilan". Mereka menunjukkan jumlah dalam rubel dalam angka. Penny ditunjukkan setelah koma. Misalnya, jumlah dana yang dikeluarkan adalah sebagai berikut: 129,05 hal. Setiap transaksi dicatat segera setelah selesai. Entri dibuat hanya berdasarkan dokumen utama. Kolom "Transfer" berisi informasi tentang jumlah operasi pada baris sebelumnya. Pada akhirnya, Anda perlu menghitung hasil total. Itu dimasukkan di kolom "Total untuk hari itu". Hasilnya dihitung secara terpisah untuk uang yang dikeluarkan dan dana yang diterima. Berikutnya adalah "Sisa". Penting untuk menjumlahkan semua uang tunai yang masuk dan tersisa dari hari sebelumnya. Dari jumlah inidana yang dikeluarkan ditarik. Angka yang dicatat dalam buku harus sesuai dengan keadaan kas yang sebenarnya. Garis-garis yang tetap bebas harus dicoret. Hal ini diperlukan agar tidak ada yang mengisi kolom yang kosong. Ini dilakukan dengan huruf Z. Di akhir halaman, nama kasir dan akuntan ditunjukkan. Selain itu, jumlah pesanan masuk dan keluar yang dibuat per hari ditunjukkan. Jika tidak ada transaksi tunai yang dilakukan pada siang hari, halaman akan dikosongkan. Pada saat yang sama, saldo yang tersedia pada akhir hari ditransfer ke hari berikutnya tanpa penyesuaian.

Versi elektronik

Pengenalan luas teknologi komputer tidak melewati buku kas. Penyusunan jurnal versi elektronik sangat memudahkan pekerjaan karyawan. Program khusus digunakan untuk memelihara buku. Ini menampilkan log di layar komputer. Kolom diisi dengan cara yang sama seperti yang dijelaskan di atas. Setiap hari, karyawan yang bertanggung jawab memasukkan informasi yang diperlukan, dan pada akhir shift mencetak selembar kertas. Versi kertas harus memiliki dua bagian: laporan itu sendiri dan bagian tambahan. Kasir menandatangani halaman. Jika karyawan memiliki tanda tangan elektronik, maka diperbolehkan untuk menggunakannya, serta yang biasa. Setiap halaman tersebut diberi nomor. Pada akhir tahun, sebuah buku dibentuk dari lembaran-lembaran cetak. Halaman terakhir menunjukkan jumlah total sisipan. Itu disertifikasi oleh tanda tangan dan stempel perusahaan. Sebuah e-book diperbolehkan untuk dikompilasi sekali seperempat, bukan setahun. Laporan dan dokumentasi yang menyertainya dikirim ke bagian keuangan.

Penghasilan dan pengeluaran

Penerimaan uang tunai dikeluarkan dengan perintah penerimaan uang tunai. Tanda terima - bagian sobeknya - harus diajukan bersama laporan mutasi bank. Operasi untuk pembuangan dana dilaksanakan, masing-masing, oleh satu atau lebih pesanan pengeluaran. Ketika uang tunai diserahkan ke bank, karyawan diberikan tanda terima dan pesanan. Yang pertama diajukan ke kasir, dan yang kedua ke surat pernyataan.

Koreksi di majalah

Jika ada kesalahan dalam buku yang tidak berdampak signifikan pada pelaporan, dapat diperbaiki. Dilarang keras merobek halaman dari majalah. Juga tidak diperbolehkan menggunakan goresan, spidol, menyeka dengan pisau, penghapus, dan manipulasi serupa lainnya. Jika kesalahan ketik tidak menyebabkan perubahan pada sisa-sisa periode apa pun, maka koreksinya dilakukan sebagai berikut: entri yang salah dicoret dengan hati-hati, dan entri yang benar ditempatkan di sebelahnya. Koreksi harus disertifikasi dengan tanda tangan. Kasir dan akuntan harus menandatangani. Jika ada beberapa koreksi pada halaman, maka masing-masing harus disertifikasi. Jika kesalahan serius dibuat, kasir membuat aplikasi yang ditujukan kepada kepala akuntan. Kepala perusahaan mengumpulkan komisi yang akan bertanggung jawab untuk koreksi. Berdasarkan kesalahan, laporan akuntansi dibuat. Ini menjelaskan sifat ketidakakuratan dan metode untuk memperbaikinya.

Memeriksa disiplin pelaporan

Dribbling yang benarjurnal kas memiliki hak untuk mengontrol organisasi perbankan yang melayani akun perusahaan. Manajer akan diberitahu melalui pemberitahuan bahwa audit akan dilakukan. Bank perlu menyediakan untuk evaluasi dengan lembaran longgar, laporan kasir yang dieksekusi sepenuhnya, bersama dengan dokumentasi terlampir dan kertas uang muka, jika uang dikeluarkan berdasarkan laporan. Jika cek akan mempengaruhi tahun berjalan, tidak perlu menjahit jurnal (ini dilakukan pada akhir tahun). Setelah menyelesaikan kegiatan pengendalian, buku tersebut akan dikembalikan ke perusahaan. Dalam hal ini, badan yang berwenang akan mengeluarkan tindakan atas verifikasi lengkap disiplin pelaporan. Jika dokumen berisi komentar, mereka harus dihilangkan dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh otoritas pengawas. Juga, kebenaran pengisian buku kas dapat diperiksa oleh kantor pajak. Sanksi dapat diterapkan untuk pelanggaran yang diidentifikasi selama kegiatan pengendalian. Pada saat yang sama, harus dikatakan bahwa inspektur dapat mengenakan denda pada perusahaan jika kesalahan terdeteksi dalam waktu dua bulan sejak pengakuan mereka.