Membayar tunjangan perjalanan: apa yang perlu Anda ketahui tentangnya?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Membayar biaya perjalanan bukan hanya kesempatan untuk bepergian dengan biaya perusahaan, tetapi juga tanggung jawab yang memberlakukan sejumlah pembatasan pada kebebasan bergerak di pihak karyawan. Beberapa percaya bahwa perjalanan gratis dan pekerjaan minimum adalah sesuatu yang harus diperjuangkan ketika majikan memberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas di luar kota atau negara. Betapa kerennya: Anda bisa bersantai dan sedikit bosan di konferensi. Namun, tidak semuanya seperti yang terlihat pada pandangan pertama.

Apa yang bisa dianggap sebagai perjalanan bisnis?

Menurut pasal 167 Kode Perburuhan Federasi Rusia, perjalanan bisnis adalah perjalanan untuk jangka waktu tertentu dengan biaya majikan untuk melakukan tugas resmi di luar "dinding" kantor. Prasyarat adalah melintasi perbatasan negara, yaitu bepergian ke kota lain bukan perjalanan bisnis. Dalam hal ini, hari keberangkatan dan kedatangan diperhitungkan sebagai wajib untuk dimasukkan dalam periode perjalanan ini. Karyawan dibiarkan dengankantor, tetapi jadwal kerja di luar negeri tidak diatur oleh perusahaan pengirim.

Hal ini juga diperbolehkan untuk mempertimbangkan sebagai perjalanan bisnis dalam kasus luar biasa perjalanan yang memerlukan perjalanan ke kota tetangga. Aturan ini berlaku untuk posisi yang tidak melibatkan kebutuhan konstan untuk melintasi perbatasan, misalnya, sopir taksi. Dia dapat melakukan perjalanan ke luar kota setiap hari, tetapi waktu yang dihabiskan di jalan di sana tidak dianggap sebagai perjalanan bisnis. Lain halnya dengan pejabat yang menduduki pekerjaan di kantor, dan terkadang mereka perlu pergi ke kota lain untuk meningkatkan keterampilan dan mengikuti kursus. Semua biaya ditanggung oleh pemberi kerja, karena ini adalah kompetensinya, dan hak karyawan untuk menolak ujian dan studi dipertahankan.

Perbedaan perjalanan tambahan

Bepergian ke luar negeri melibatkan beberapa pengecualian terhadap aturan. Mereka terutama terkait dengan waktu dan biaya waktu. Misalkan seorang karyawan dikirim ke negara lain, di mana ia harus tinggal selama seminggu agar memiliki waktu untuk mengunjungi pameran atau berkenalan dengan produk baru dari pemasok. Penerbangan tertunda, dan karyawan terpaksa tinggal di negara lain dengan uangnya sendiri:

• Bayar kamar hotel.
• Makan.
• Gunakan transportasi dalam negara/kota.
• Memiliki persediaan yang diperlukan untuk perawatan dan kebersihan.

Semua pengeluaran perlu ditunjang dengan cek dan kuitansi, agar nanti, setelah kembali bekerja, memperkuat dukungan material untukpengembalian dana. Jika kita berbicara tentang perjalanan ke kota lain, maka tunjangan perjalanan hanya dibayarkan sebagian - transportasi dan makanan.

Apa sebenarnya yang dibayar perusahaan?

Perusahaan menanggung semua biaya perjalanan satu atau sekelompok karyawan. Harga tersebut tidak hanya mencakup perjalanan, akomodasi, tiket, dan kunjungan ke museum atau pameran tertentu. Tunjangan perjalanan juga termasuk pembayaran wajib:

• Asuransi kesehatan.
• Asuransi pribadi.
• Pembayaran bagasi dan asuransinya.
• Deklarasi jumlah yang diklaim.
• Premi asuransi untuk sewa mobil (jika karyawan tidak memiliki kendaraan pribadi atau perusahaan).

Akhir pekan juga diperhitungkan, karena seseorang dipaksa untuk tugas di luar jam kerja sehubungan dengan perintah untuk pergi. Pembayaran untuk perjalanan bisnis pada akhir pekan dihitung secara terpisah dan tercermin dalam laporan keuangan sebagai pengeluaran satu kali atau pengeluaran harian. Ini diperlukan agar seseorang dapat makan sesuatu dan bergerak. Sisanya (pergi ke teater, museum, kafe, restoran, belanja) karyawan menyediakan untuk dirinya sendiri.

Prosedur pembayaran tunjangan perjalanan: kapan uang dikeluarkan dan dikembalikan?

Pertama, perintah harus diberikan kepada pegawai yang menurut pendapat atasannya kompeten dalam hal-hal yang perlu diselesaikan di luar negeri. Mereka harus pejabat yang memenuhi kewajiban tertentu dan memenuhi kriteria seleksi untuk posisi tersebut. Dengan kata lain, jika seorang karyawan tidak mengenal orang asingbahasa, pihak berwenang berkewajiban untuk membayarnya seorang juru bahasa, jika perlu untuk bernegosiasi dengan perusahaan yang mengundang. Setelah meninjau pesanan, karyawan menandatanganinya dan menerima uang muka untuk memesan tiket dan menyewa hotel selambat-lambatnya 24 jam sebelum keberangkatan.

Penting! Uang muka harus 50% dari jumlah yang dialokasikan untuk perjalanan. Itu harus menutupi semua biaya yang disediakan selama tinggal di luar negeri. Pembayaran biaya perjalanan harian tidak berlaku untuk komunikasi seluler dan lalu lintas Internet seluler.

Setengah dari jumlah tersebut akan digunakan untuk menghitung ulang biaya yang tersisa, yang akan dianggap tidak terduga atau tambahan. Karyawan tersebut memberikan cek untuk mereka, dan hanya setibanya di rumah dia dapat mengandalkan kompensasi atas kerugian. Misalnya, disediakan sopir yang menyediakan transportasi. Baginya, tunjangan perjalanan terpisah dialokasikan untuk perbaikan mesin, penggantian suku cadang, persediaan, dan pengisian bahan bakar. Karyawan lain tidak dapat mengklaim penggantian biaya transportasi, karena disediakan transfer dan sopir pribadi.

Kasus lain, jika tiket sudah dipesan, tetapi penerbangannya tertunda. Pekerja itu segera dipanggil kembali dan harus membeli tiket bus dengan uangnya sendiri. Kemudian biaya diganti. Ketika tidak ada uang sama sekali, perusahaan mengirimkannya ke rekening penerima dengan cara tercepat dan termudah.

Kapan bermanfaat bagi traveller?

Bepergian untuk pekerjaan tidak selalu dikaitkan dengan pengeluaran pribadi. Adakasus di mana pihak pengirim mengganti biaya makanan, dan karyawan tetap "tidak tahu apa-apa". Ini berlaku untuk saat-saat ketika pihak tuan rumah membayar semua biaya makanan di dalam hotel tempat orang tersebut menginap, atau dihabiskan dari uang pribadi (tamu tiba di rumah / apartemen). Pada saat yang sama, 50% dari biaya yang disediakan untuk makanan warga dikembalikan kepadanya tanpa perlu menunjukkan tanda terima untuk pembelian makanan atau makanan siap saji di restoran dan kafe.

Ini diatur oleh undang-undang, dan karena fakta bahwa seseorang memiliki hak untuk menolak makanan yang tidak diinginkan untuknya karena alasan kesehatan. Oleh karena itu, ia dapat membeli sesuatu sesuai dengan selera dan kebutuhannya, tetapi pembayaran untuk hari-hari perjalanan akan dilakukan dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang. Terkadang biaya dapat diganti dengan kesepakatan bersama antara karyawan dan bos.

Membayar tunjangan perjalanan: perjalanan dan komunikasi di akhir pekan

Jika seseorang dipaksa untuk melakukan aktivitas kerja pada akhir pekan, misalnya, penutupan kontrak atau penandatanganannya, maka komunikasi seluler harus dibayar. Pengeluaran yang tidak terduga tetapi diharapkan tersebut dapat diganti sebagian atau seluruhnya dengan kesepakatan bersama. Dalam praktiknya, sering terjadi bahwa perjalanan bisnis ke luar negeri tidak hanya mencakup zona waktu yang berbeda, tetapi juga hari dalam seminggu atau musim.

1. Jika seorang karyawan dikirim ke Amerika Serikat, di mana hari Minggu dianggap sebagai hari kerja, maka biaya untuk hari itu akan diganti dalam jumlah 100%. Namun, tidakkepercayaan harus diabaikan, karena ini juga harus dibuktikan.
2. Jika pelancong sedang dalam perjalanan ke Afrika Selatan, maka musim dan pergantian musim juga diperhitungkan. Misalnya, "dari musim dingin ke musim semi" untuk terbang dengan koper pakaian musim dingin adalah beban tambahan pakaian dalam yang dapat diganti untuk musim hangat. Pembayaran penitipan bagasi dibagi dua jika para pihak setuju: karyawan tidak mengambil banyak hal - manajer membayar, ada kelebihan karena kesalahan karyawan - biayanya.

Hal yang sama terjadi dalam kasus lain, ketika ada perbedaan pendapat dan isu kontroversial mengenai biaya. Terkadang pembayaran hari perjalanan menyiratkan kejadian luar biasa karena kesalahan perusahaan, tetapi fakta ini juga harus dibuktikan kepada karyawan. Penting untuk mempertimbangkan beberapa keadaan lain yang mempengaruhi pemisahan kewajiban.

Upah

Apakah bos harus membayar upah selama karyawan berada di luar negeri? Ini adalah masalah kontroversial, karena karyawan tersebut sudah melakukan aktivitasnya, menerima potongan. Di sisi lain, ia menghabiskan waktu luangnya, yang bisa ia habiskan bersama keluarga atau berlibur dari pekerjaan. Dan sebaliknya, dia dipaksa untuk bekerja pada akhir pekan, tetapi hanya dengan mengorbankan potongan perjalanan.

Karena tunjangan perjalanan akhir pekan hanya sebagian, Anda harus membayar jam kerja karyawan, mengevaluasi kontribusinya terhadap pengembangan perusahaan dengan tarif dasar sesuai dengan kontrak kerja yang ditandatangani. Gaji tidak boleh mempengaruhi perjalanan tambahan jika itu demi kepentingan terbaik perusahaan, danseseorang berkewajiban untuk memenuhi kekuasaannya. Tapi motifnya bisa jadi cerminan situasi, saat lembur dalam perjalanan bisnis bisa mempengaruhi besarnya lump sum. Ini berarti bahwa tunjangan harian, menurut bagian 1 Seni. 168 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, ditambahkan ke tingkat gaji.

Apa pengaruh tunjangan harian dalam struktur organisasi yang berbeda?

Pembayaran tunjangan perjalanan harian tidak tergantung pada negara dan tempat tinggal seseorang. Menurut keputusan Mahkamah Agung No. CAS 05-151 tanggal 26.04.2015, biaya per diem ditanggung penuh sampai keberangkatan. Jika melebihi, maka harus diganti oleh manajemen. Ini adalah "biaya saku" yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan di luar tempat kerja permanen sehubungan dengan waktu kerja atau penugasan resmi. Perlu dicatat bahwa uang itu dibayar dari anggaran umum, yang merupakan dana negara.

Jika seorang karyawan termasuk dalam organisasi anggaran, maka ia memiliki dana terpisah dari mana uang berasal untuk pengeluaran tersebut. Kita berbicara tentang Kementerian Dalam Negeri - aspek sosial dan medis dari organisasi ini sepenuhnya disediakan oleh negara, tidak ada hubungannya dengan dana asuransi dan menyediakan bagi warga yang bekerja di posisi non-pemerintah.

Di sini, pembayaran biaya perjalanan di lembaga anggaran sepenuhnya bergantung pada jenis manajemen negara dan pasokan unit. Ketika datang ke dinas militer, potongannya agak lebih tinggi daripada di struktur non-negara atau perusahaan bisnis swasta. “Karena tugas dan tugas pegawai adalah tugas negara, maka pengeluarannegara membayar.”

Pajak perjalanan

Hukum berikut berlaku untuk periode pelaporan saat ini: tidak ada batasan minimum dan maksimum untuk organisasi, yaitu, setiap perusahaan dapat menetapkan batas pembayarannya sendiri untuk menyediakan satu hari di luar tempat kerja bagi karyawan. Namun, jika dia pergi selama beberapa jam, maka tunjangan harian dibayarkan penuh, karena ini bukan manfaat, tetapi pertanggungan biaya.

Usaha kecil mencoba membatasi diri pada tunjangan harian 700 rubel, karena jumlahnya tidak dikenakan pajak sesuai dengan paragraf 3 Seni. 217 dari Kode Pajak Federasi Rusia. Pajak penghasilan pribadi harus dipotong dari jumlah yang merupakan selisih lebih dari jumlah minimum yang ditetapkan.

Penting! Jika seorang karyawan dikirim ke luar negeri, batas bebas pajak adalah 2.500 rubel. Pembayaran biaya perjalanan di lembaga anggaran dilakukan dengan cara yang persis sama.

Contoh perhitungan potongan pembayaran harian

Misalkan Tuan Petrov melakukan perjalanan bisnis selama 5 hari, dimana 2 hari jatuh pada akhir pekan. Dia berhak atas 1000 rubel untuk setiap hari yang dihabiskan di kota lain, seperti yang diputuskan oleh pihak berwenang. Dari 5.000 rubel ini, jumlah yang sama dengan 5700=3.500 rubel tidak dikenakan pajak. Sisanya satu setengah ribu dikenakan pajak dan pembayaran premi asuransi.

Saat bepergian ke luar negeri selama 5 hari yang sama, seseorang menerima 3.000 rubel per hari. Dari 15.000 rubel, jumlah 2.500 rubel tetap, yang dikenakan pajak penghasilan pribadi dankontribusi. Dalam hal ini, bagaimanapun juga, tidak diperlukan penyerahan cek dan kuitansi.

Dokumen apa yang harus ditunjukkan?

Segera memulai dengan transportasi - jika Anda bepergian dengan mobil pribadi, departemen akuntansi mengeluarkan waybill di mana cek dan tanda terima untuk pembayaran bahan bakar dan bahan habis pakai lainnya dikeluarkan. Tiket pesawat, kereta api, dan bus harus disimpan sampai Anda kembali ke rumah. Paspor dengan tanda lintas batas juga harus difotokopi untuk dilampirkan pada waybill. Untuk perjalanan kota di dalam negeri, Anda perlu mengeluarkan laporan penugasan - ini adalah lembar yang mencerminkan daftar kewajiban layanan.

Jika hotel dipesan secara pribadi oleh seorang karyawan, maka Anda harus mencari tahu terlebih dahulu apakah mereka memiliki Formulir No. 3-G untuk diterbitkan kepada tamu. Jika tidak, akomodasi akan menjadi beban karyawan, karena KKM tidak diperlukan oleh organisasi semacam itu. Saat mengeluarkan memo (untuk organisasi anggaran), Anda juga harus melampirkan tiket dengan tanggal keberangkatan dan kedatangan. Pembayaran tunjangan perjalanan pada akhir pekan dapat dipaksakan jika tindakan lokal dibuat dan pesanan dalam formulir T-9 ditandatangani. Dokumen-dokumen ini lebih diutamakan daripada undang-undang yang memandu akuntan. Mereka harus diperhitungkan terlebih dahulu agar tidak membayar lebih dari kompensasi perjalanan.

Perbedaan utama antara perusahaan anggaran dan swasta adalah ketentuan wajib seorang karyawan yang "melalui kesalahan" kepemimpinan di luar negeri. Penting untuk melakukan segalanya agar karyawan dapat tepat waktu dan hati-hatimenyelesaikan semua tugas perusahaan. Perusahaan swasta jarang tertarik dengan pembayaran seperti itu, karena selalu ada dokumentasi tambahan yang harus diisi dan pembayaran pajak yang harus dipotong. Oleh karena itu, periksa terlebih dahulu segala sesuatu yang akan dikeluarkan dan ditandatangani atas nama Anda. Cari tahu juga organisasi mana di luar kota atau negara yang mengeluarkan dokumen terkait. Terkadang cukup sulit untuk mendapatkan tiket di angkutan umum untuk membuktikan fakta perjalanan bisnis resmi.