Memproses dokumentasi utama: persyaratan, contoh. Dokumentasi akuntansi utama

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Aktivitas setiap perusahaan terkait erat dengan pemeliharaan dan pemrosesan dokumentasi utama. Hal ini diperlukan untuk pelaporan, penghitungan pembayaran pajak, pengambilan keputusan manajemen. Dalam artikel ini, kami akan mempertimbangkan apa itu - dokumentasi utama dalam akuntansi - dan bagaimana pemrosesannya.

Konsep dasar

Dokumentasi utama dalam akuntansi - apa itu? Ini disebut bukti fakta transaksi bisnis, tercermin di atas kertas. Saat ini, banyak dokumen dikompilasi dalam sistem otomatis "1C". Pemrosesan dokumentasi utama melibatkan pendaftaran dan pembukuan informasi tentang transaksi bisnis yang telah diselesaikan.

Akuntansi utama adalah tahap awal untuk memperbaiki peristiwa yang terjadi di perusahaan. Transaksi bisnis adalah tindakan yang memerlukan perubahan status aset atau modal organisasi.

Pemrosesan dokumentasi utama dalam akuntansi: contoh skema

Sebagai aturan, di perusahaan di bawah konsep "bekerja dengandokumentasi" menyiratkan:

• Mendapatkan data primer.
• Informasi pra-pemrosesan.
• Dokumentasi.
• Persetujuan oleh manajemen atau spesialis yang diberi wewenang atas perintah direktur.
• Memproses ulang dokumentasi utama.
• Melakukan tindakan yang diperlukan untuk melakukan transaksi bisnis.

Klasifikasi

Ada dokumentasi primer satu kali dan kumulatif. Pemrosesan informasi yang terkandung dalam makalah tersebut memiliki sejumlah fitur.

Dokumentasi satu kali dimaksudkan untuk mengonfirmasi suatu peristiwa satu kali. Dengan demikian, prosedur pemrosesannya disederhanakan secara signifikan. Dokumentasi kumulatif digunakan untuk jangka waktu tertentu. Sebagai aturan, ini mencerminkan operasi yang dilakukan beberapa kali. Dalam hal ini, saat memproses dokumentasi utama, informasi darinya ditransfer ke register khusus.

Persyaratan dokumentasi

Dokumentasi utama dibuat pada saat operasi atau segera setelah selesai.

Refleksi informasi dilakukan pada formulir terpadu khusus. Jika tidak ada formulir yang disetujui, perusahaan dapat mengembangkannya secara mandiri.

Tahapan pemrosesan dokumentasi akuntansi utama

Di setiap perusahaan di negara bagian ada seorang karyawan yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan informasi utama. Spesialis ini harus tahuaturan untuk memproses dokumentasi utama, secara ketat mematuhi persyaratan hukum dan urutan tindakan.

Tahapan pemrosesan dokumentasi utama adalah:

• Taksi. Ini adalah penilaian transaksi yang tercermin di atas kertas, indikasi jumlah yang terkait dengan implementasinya.
• Pengelompokan. Pada tahap ini, dokumen didistribusikan sesuai dengan fitur umum.
• Akuntansi. Ini mengasumsikan penunjukan debit dan kredit.
• Memadamkan. Untuk mencegah pembayaran kembali pada dokumen utama, akuntan memberi tanda "dibayar".

Kesalahan dalam dokumen

Mereka dapat terjadi karena berbagai alasan. Pada dasarnya, penampilan mereka disebabkan oleh sikap ceroboh karyawan terhadap pekerjaan yang dia lakukan, buta huruf dari spesialis, dan tidak berfungsinya peralatan.

Koreksi dokumen sangat tidak disarankan. Namun, dalam beberapa kasus, tidak mungkin dilakukan tanpa memperbaiki kesalahan. Akuntan harus memperbaiki kesalahan yang dibuat pada dokumentasi utama sebagai berikut:

• Cross entri yang salah dengan garis tipis agar terlihat jelas.
• Tulis informasi yang benar di atas garis yang dicoret.
• Centang "Corrected Believe".
• Tunjukkan tanggal penyesuaian.
• Tanda.

Penggunaan agen korektif tidak diperbolehkan.

Bekerja dengan dokumen yang masuk

Proses pemrosesan surat masuk meliputi:

• Menentukan jenis dokumen. Makalah akuntansi selalu berisi informasi tentang transaksi bisnis yang diselesaikan. Misalnya, mereka menyertakan faktur, pesanan untuk menerima dana, dll.
• Memeriksa detail penerima. Dokumen tersebut harus ditujukan kepada perusahaan tertentu atau karyawannya. Dalam praktiknya, dokumen pembelian bahan baku dikeluarkan khusus untuk perusahaan, meskipun kontrak dengan pemasok belum dibuat.
• Memeriksa tanda tangan, stempel. Orang yang menandatangani dokumen harus memiliki wewenang untuk melakukannya. Jika penampakan surat-surat utama tidak dalam kompetensi karyawan, maka mereka batal. Sedangkan untuk cetakan, dalam praktiknya sering terjadi kesalahan di perusahaan-perusahaan yang memiliki beberapa segel. Informasi pada cetakan harus sesuai dengan jenis dokumen yang ada di dalamnya.
• Memeriksa status dokumen. Dalam hal deteksi kerusakan pada kertas atau kekurangan lembaran, perlu untuk membuat tindakan, yang salinannya harus dikirim ke rekanan.
• Memeriksa validitas acara yang tercermin dalam dokumen. Karyawan perusahaan harus mengkonfirmasi informasi tentang fakta transaksi. Dokumen penerimaan barang berharga disertifikasi oleh manajer gudang, persyaratan kontrak dikonfirmasi oleh pemasar. Dalam praktiknya, ada situasi ketika pemasok menerima faktur untuk barang yang tidak diterima perusahaan.
• Tentukan periode di mana dokumen tersebut berada. Saat memproses kertas utama, penting untuk tidak mencatat informasi yang sama dua kali.
• Tentukan bagian akuntansi. Setelah menerima primerdokumentasi, perlu untuk menetapkan untuk tujuan apa nilai yang disampaikan akan digunakan. Mereka dapat bertindak sebagai aset tetap, material, aset tidak berwujud, barang.
• Tentukan register tempat dokumen akan diarsipkan.
• Mendaftar kertas. Ini dilakukan setelah semua pemeriksaan.

Bekerja dengan kertas keluar

Pemrosesan jenis dokumentasi ini agak berbeda dari yang di atas.

Pertama-tama, karyawan resmi perusahaan membentuk versi draf dokumen keluar. Atas dasar itu, sebuah draft makalah sedang dikembangkan. Ini dikirim ke manajer untuk persetujuan. Namun, karyawan lain dengan otoritas yang sesuai juga dapat menyetujui draft dokumen.

Setelah sertifikasi, proyek disusun sesuai dengan aturan yang ditetapkan dan dikirim ke penerima.

Perencanaan alur kerja

Tahap ini diperlukan untuk memastikan penerimaan, pengiriman, dan pemrosesan dokumentasi yang cepat. Untuk organisasi sirkulasi dokumen yang kompeten di perusahaan, jadwal khusus dikembangkan. Mereka menunjukkan:

• Tempat dan jangka waktu pendaftaran naskah utama.
• Nama dan posisi orang yang menyiapkan dan menyerahkan dokumen.
• Rekening yang berasal dari surat berharga.
• Waktu dan tempat penyimpanan dokumentasi.

Register akuntansi

Mereka diperlukan untuk pendaftaran dokumentasi utama. Pada saat yang sama, padakertas ditandai dengan tanda akuntansi. Hal ini diperlukan untuk mencegah pendaftaran ulang dokumen.

Makalah primer dapat disimpan dalam register elektronik. Namun, atas permintaan instansi pemerintah atau rekanan, perusahaan harus memberikan salinan cetak.

Fitur pemulihan dokumen

Saat ini, tidak ada prosedur yang jelas untuk pengembalian kertas dalam peraturan. Dalam praktiknya, proses ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

• Penunjukan komisi untuk menyelidiki alasan hilangnya atau rusaknya dokumen. Jika perlu, pimpinan perusahaan dapat melibatkan aparat penegak hukum dalam prosedurnya.
• Ajukan banding ke organisasi perbankan, kepada rekanan untuk salinan dokumen utama.
• Koreksi SPT PPh. Kebutuhan untuk menyampaikan laporan yang diperbarui adalah karena fakta bahwa biaya yang tidak tercatat tidak diakui sebagai beban untuk keperluan pajak.

Jika dokumen utama hilang, IFTS akan menghitung jumlah pengurangan pajak berdasarkan dokumen yang tersedia. Pada saat yang sama, ada kemungkinan bahwa otoritas pajak akan menerapkan tindakan kewajiban dalam bentuk denda.

Kesalahan umum dalam proses penerbitan kertas utama

Biasanya, arsiparis melakukan pelanggaran berikut:

• Isi formulir yang tidak disatukan atau disetujui oleh pimpinan perusahaan.
• Jangan tentukan detailnya ataumencerminkan mereka dengan kesalahan.
• Jangan menyetujui dokumen dengan tanda tangan mereka atau mengizinkan karyawan yang tidak memiliki wewenang untuk menandatangani dokumen.

Dokumentasi yang mengonfirmasi fakta transaksi bisnis sangat penting bagi perusahaan. Desainnya harus didekati dengan sangat hati-hati. Kesalahan apa pun dapat menyebabkan konsekuensi negatif.