Apa yang dimaksud dengan dokumentasi utama dalam akuntansi? Definisi, jenis, fitur dan persyaratan untuk mengisi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Akuntansi perusahaan mana pun berhubungan dengan pelaporan utama. Daftar dokumentasi utama dalam akuntansi mencakup beberapa makalah wajib. Masing-masing terkait dengan tahapan proses bisnis. Jika karyawan organisasi tidak memelihara dokumentasi utama dalam "1C: Akuntansi", perusahaan akan menghadapi sanksi nyata.

Apa ini?

Akuntansi untuk dokumentasi utama dalam akuntansi adalah prioritas utama. Semua kegiatan yang dilakukan ke arah ini diatur oleh Undang-Undang Federal "Tentang Akuntansi". Jadi, dalam alinea pertama bab kesembilan dikatakan bahwa setiap makalah yang dibuat dengan benar dan disertifikasi oleh manajemen, yang mencerminkan berbagai episode kegiatan bisnis perusahaan, dapat disebut sebagai dokumentasi utama. Omong-omong, episode ini disebut:

• menerima uang untuk barang atau jasa yang diberikanperusahaan;
• transfer dana untuk barang dan material yang diterima.

Jadi, selain daftar wajib dokumentasi utama dalam akuntansi, ada satu lagi. Biasanya disusun atas permintaan manajemen perusahaan. Dan mereka memasukkan formulir ke dalamnya yang berisi informasi tentang saling hapus kerugian yang tidak memiliki dasar keuangan.

Fitur bekerja dengan dokumentasi utama dalam akuntansi

Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah bahwa semua formulir "utama" harus dikaitkan dengan transfer dana. Oleh karena itu, Anda tidak boleh menyertakan surat kuasa untuk menerima dokumen dalam daftar ini.

Penyimpanan jenis kertas ini dilakukan setidaknya selama lima tahun sejak tanggal penandatanganan. Selama pemeriksaan pajak, inspektur memerlukan dokumentasi utama untuk jangka waktu satu sampai tiga tahun. Dengan demikian, makalah dengan jangka waktu yang lebih lama dapat dikirim ke arsip untuk disimpan. Setelah lima tahun, mereka dapat sepenuhnya dibuang. Penghancuran "primer" dilakukan sesuai dengan piagam internal perusahaan dan undang-undang negara. Prosedur ini cukup rumit dan memakan waktu. Oleh karena itu, banyak perusahaan tetap "utama" selama ada tempat di departemen akuntansi. Jangka waktu penyimpanan makalah dalam arsip di Rusia tidak dibatasi dengan cara apa pun.

Daftar

Untuk memahami apa itu dokumentasi utama dalam akuntansi, Anda perlu mengetahui jenis dokumen apa yang termasuk di dalamnya. Harus diingat pidato ituadalah tentang makalah yang berkaitan dengan pergerakan dana. Berikut adalah daftar apa yang termasuk dalam dokumentasi utama dalam akuntansi:

1. Kontrak.
2. Faktur untuk pembayaran.
3. Kwitansi tunai dan penjualan.
4. Formulir pelaporan yang ketat.
5. Kisah.
6. Faktur.

Informasi lebih lanjut tentang masing-masing dokumen utama ini disediakan di paragraf berikut.

Perjanjian

Item ini menyebabkan banyak kontroversi di antara karyawan departemen akuntansi. Faktanya adalah bahwa dokumentasi utama di departemen akuntansi harus disimpan dalam hal apa pun, tetapi kontrak terkadang berakhir dengan pengacara atau bahkan di departemen personalia. Tapi ada sisi lain dari koin. Lagi pula, kontrak itulah yang menjadi dasar transaksi terkait pergerakan arus kas.

Faktur

Formulir ini mengacu pada dokumentasi utama di departemen akuntansi. Apa itu akun, setiap peserta dalam proses bisnis tahu. Padahal, dokumen ini menjadi dasar transfer dana atas barang atau jasa yang diterima. Jika salah satu pihak menerima akun tersebut, berarti dia secara diam-diam menyetujui transaksi tersebut. Ini juga dapat berisi informasi mengenai perjanjian sebelumnya. Faktur tidak hanya berisi data ini, tetapi juga prosedur pengembalian dana jika diperlukan.

Catatan pengiriman

Makalah ini adalah salah satu perwakilan paling cemerlang dari dokumentasi utama dalam akuntansi. Intinya diitu menunjukkan daftar lengkap barang yang dikirim ke pembeli. Dalam hal ini, kita berbicara tentang produk jadi dan bahan baku. Catatan konsinyasi dibuat dalam jumlah salinan yang tidak terbatas. Momen ini tidak memiliki aturan yang jelas dan sebenarnya hanya didasarkan pada berapa banyak pihak yang membutuhkan dokumen semacam ini. Artinya, berapa banyak peserta dalam transaksi, banyak salinan yang harus disediakan. Perlu diingat bahwa hanya formulir yang ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab yang sah. Segel atau stempel tidak diperlukan dalam situasi ini.

Tindakan penerimaan-transfer

Karyawan biasa departemen ini terlibat dalam pemrosesan dokumentasi utama di departemen akuntansi. Paling sering, mereka menerima sertifikat pekerjaan (layanan) yang dilakukan sebagai dokumen pendukung. Makalah ini, sesuai dengan namanya, disusun setelah pemberian jasa atau pelaksanaan pekerjaan. Tindakan penerimaan dan transfer, yang ditandatangani secara bilateral, dianggap sah. Ada kalanya salah satu pihak lawan menolak untuk menyetujui dokumen tersebut. Dalam situasi ini, formulir hanya dapat disertifikasi oleh satu pihak, tetapi dengan syarat bahwa pengamat hadir saat ditandatangani. Selain informasi dasar, tindakan penerimaan dan transfer dapat mencakup data yang bersifat klarifikasi atau klarifikasi. Sebagai aturan, mereka dimasukkan ke dalam tabel yang dibentuk khusus. Berkenaan dengan persetujuan stempel, selalu diterima, tetapi jika tidak ada cetakan, ini tidak membatalkan kertas. Perlu dicatat bahwa ketika memelihara dokumentasi utama dalam akuntansi, tindakan yang mencerminkan pergerakan aset tetapperusahaan juga harus dimasukkan dalam daftar dokumen utama.

Gaji

Jenis dokumentasi utama ini mencerminkan pergerakan dana antara perusahaan dan karyawannya. Selain jumlah upah dasar, itu mencakup semua bonus dan kompensasi. Dalam situasi ini, akuntan kepala bersama-sama dengan kepala perusahaan bertindak sebagai saksi dari pernyataan tersebut. Agar dokumen itu sah dan mulai berlaku, itu harus dicap. Jika ini tidak dilakukan, formulir dapat dianggap tidak valid. Perlu dicatat bahwa segel ini opsional dalam dua dokumen di atas.

Dokumen tunai

Daftar ini mencakup formulir berikut:

• tanda terima pesanan,
• catatan pencairan,
• buku kas.

Dokumentasi utama ini berisi informasi terlengkap mengenai pergerakan dana. Waran tunai dibagi menjadi beberapa jenis. Jadi, paling sering dalam pekerjaan akuntansi, KO-1, KO-2 dan KO-4 digunakan. Mereka mencerminkan semua fakta kehidupan ekonomi organisasi. Jadi, selama pemeriksaan pajak, inspektur paling pilih-pilih tentang mereka. Selain tipe tersebut, ada bentuk KO-3 dan KO-5. Yang ketiga adalah daftar pesanan tunai, dan yang kelima memperhitungkan pergerakan uang tunai di perusahaan. Sebagai aturan, inspektur kurang memperhatikan jenis dokumentasi utama ini. Adapun penyimpanan dan pendaftarannya, proses inidilakukan sesuai dengan prosedur umum.

Pemisahan tergantung tahapan transaksi

Setiap transaksi dibagi menjadi tiga tahap. Dan masing-masing memiliki dokumentasi khusus.

Pertama, para pihak selalu menyetujui syarat-syarat transaksi. Pada titik ini, mereka menyimpulkan kesepakatan dan mengeluarkan faktur untuk pembayaran. Setelah itu, salah satu pihak memberikan kontribusi sesuai permintaan. Dan untuk mendukung ini, pembayar wajib menyediakan surat-surat pendukung. Jika dana dikirim dari rekening giro, maka ekstrak harus disajikan. Jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan uang tunai, konfirmasi dilakukan dengan memberikan cek kasir, formulir pelaporan atau kwitansi yang ketat. Tahap akhir dari setiap transaksi adalah penyediaan barang atau jasa yang dibayar. Momen ini harus ditegaskan dengan tindakan pekerjaan yang dilakukan (layanan) atau catatan konsinyasi, jika kita berbicara tentang berbagai jenis produk.

Isi persyaratan

Untuk alur kerja yang tepat, tidak cukup hanya mengetahui apa itu dokumentasi utama dalam akuntansi. Penting untuk mempertimbangkan persyaratan dasar untuk mengisinya. Pertama-tama, setiap formulir harus memiliki namanya sendiri. Juga, penyusun dokumen berkewajiban untuk menunjukkan tanggal pembuatan laporan ini dan nama perusahaan. Suatu perusahaan mengacu pada pemasok, kontraktor atau pembeli. Rincian bank,inisial pejabat dan nama operasi juga ditampilkan di kolom terpisah dari dokumentasi utama di departemen akuntansi. Semua orang tahu apa nama operasinya, ingat saja bahwa nilai ini harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Saat terakhir dalam penyusunan jenis kertas ini adalah tanda tangan dan meterai penanggung jawab.

Mengedit

Dalam menangani dokumen yang banyak, karyawan sering melakukan kesalahan. Mereka harus diperbaiki sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh hukum. Ada dua jenis pengeditan:

1. Untuk akuntabilitas yang ketat. Jika formulir perlu diperbaiki sedikit, maka penanggung jawab wajib mencoret garis yang salah dengan garis tipis dan menunjukkan entri yang benar di atasnya. Untuk mengkonfirmasi keakuratan perubahan yang dibuat di atas kertas, perlu untuk menulis "Percayaan yang dikoreksi" dan mengesahkan formulir dengan tanda tangan dan stempel pejabat. Jika dokumen tidak dapat diperbaiki secara langsung, maka penanggung jawab wajib mencoret formulir yang dibuat secara tidak benar dari sudut ke sudut dengan garis merah tipis. Itu juga harus ditandai "Dibatalkan". Setelah membuat instance yang benar, instance yang salah dilarang untuk dihancurkan.
2. Untuk dokumentasi yang tidak ketat. Dalam hal ini, formulir yang rusak dihancurkan dan kertas dengan informasi yang benar dibuat.

Perlu diketahui bahwa coretan hanya boleh dilakukan dengan garis yang sangat tipis. Jika seorang karyawanmencoret teks sedemikian rupa sehingga tidak dapat dibaca, ini adalah kesalahan yang sangat besar.