Dokumen akuntansi adalah Konsep, aturan pendaftaran dan penyimpanan dokumen akuntansi. 402-FZ "Pada Akuntansi". Pasal 9. Dokumen akuntansi utama

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Eksekusi yang tepat dari dokumentasi akuntansi sangat penting untuk proses menghasilkan informasi akuntansi dan menentukan kewajiban pajak. Oleh karena itu, perlu untuk memperlakukan dokumen dengan sangat hati-hati.

Spesialis jasa akuntansi, perwakilan usaha kecil yang menyimpan catatan independen harus mengetahui persyaratan utama untuk pembuatan, desain, pergerakan, penyimpanan kertas.

Konsep dokumen

Tindakan peraturan tentang akuntansi tidak mengungkapkan konsep dokumen. Oleh karena itu, ada baiknya menggunakan definisi yang ditetapkan oleh GOST R ISO 15489-1-2007.

Dokumen akuntansi adalah informasi yang dapat diidentifikasi yang direkam pada pembawa material, dibuat, diterima, dan disimpan oleh individu atau organisasi sebagai bukti saat mengonfirmasi aktivitas bisnis atau hukumkewajiban.

Dokumen utama adalah dokumen yang berisi sumber data tentang proses dan operasi. Ini adalah dokumen akuntansi yang berfungsi sebagai dasar untuk entri akuntansi.

Dokumen akuntansi utama adalah dokumen yang dengannya fakta-fakta kegiatan ekonomi didaftarkan. Konsep Hukum Federal "Tentang Akuntansi" diatur oleh artikel.

Persyaratan utama yang diajukan untuk kompilasi mereka adalah bahwa mereka harus dikompilasi pada saat fakta kegiatan ekonomi dilakukan atau segera setelah selesai (jika mungkin).

Makalah utama

Dokumen akuntansi utama harus dibuat pada saat transaksi bisnis, dan jika tidak memungkinkan, segera setelah selesai.

Dokumen utama utama adalah:

1. Consignment note, berbentuk TORG-12.
2. RKO dan PKO.
3. Referensi akuntansi.
4. Laporan pengeluaran.

Varietas dokumen utama

Tidak ada tindakan normatif yang memuat pengelompokan dan klasifikasi dokumen akuntansi. Jenis dokumen akuntansi berikut dapat dibedakan, ini adalah dokumen dengan mempertimbangkan:

1. Tempat kompilasi mereka: eksternal dan internal.
2. Bentuk dokumenter yang berlaku: non-unified (dibuat sesuai dengan formulir yang dikembangkan sendiri oleh organisasi), unified (dibuat sesuai dengan formulir yang ada di albumbentuk terpadu).
3. Jenis pembawa informasi: elektronik dan kertas.
4. Volume data: ringkasan dan utama.
5. Jenis kewajiban, bidang akuntansi, aset: akuntansi untuk transaksi tunai, akuntansi untuk akrual dan pembayaran upah, akuntansi untuk persediaan, akuntansi untuk aset tetap, dll.

Formulir akuntansi utama

Pendaftaran dalam akuntansi dokumen akuntansi adalah, pertama-tama, penggunaan formulir terpadu dan dikembangkan secara independen. Penggunaan banyak unified sejak 2013 tidak wajib.

Semua formulir utama harus disetujui oleh kepala organisasi. Berikut ini saat ini wajib:

1. Menurut pembukuan jasa angkutan kargo (272-P Pemerintah).
2. Menurut perhitungan tenaga kerja, pembayarannya (1-P dari Komite Statistik Negara).
3. Akuntansi untuk transaksi tunai (88-P dari Komite Statistik Negara, 3210-U dari Bank Federasi Rusia).

Formulir standar juga disediakan untuk pesanan pembayaran. Dalam proses penerbitan formulir terpadu, pengisian dokumen akuntansi, yaitu semua kolom (baris) yang disediakan, adalah wajib. Jika ada informasi yang hilang, tanda hubung harus diletakkan di kolom yang sesuai.

Perlu dicatat bahwa penggunaan dokumen akuntansi, yang saat ini tidak diperlukan, masih digunakan dalam organisasi. Dengan mempertimbangkan kebutuhan internal perusahaan, formulir ini dapat diselesaikan. Mereka dapat dibuat lebih cocok dan nyaman untuk memperbaiki kegiatan bisnis tertentu. Misalnya, Anda bisaMenolak untuk menggunakan syarat dan tanda pencetakan di sisi depan dan belakang.

Persetujuan dokumen akuntansi utama

Organisasi wajib menyetujui formulir utama yang berlaku (4 paragraf 1/2008-PBU). Penting untuk diingat, bagaimanapun, bahwa hanya menautkan ke album Uniform Forms tidak akan cukup.

Kebijakan akuntansi harus mencantumkan jenis dokumen tertentu dari album yang akan digunakan organisasi, serta daftar orang yang memiliki hak untuk menandatangani dokumen utama.

Formulir juga dapat disetujui oleh peraturan lokal lainnya. Misalnya, perintah untuk menyetujui bentuk dokumen akuntansi utama. Kebijakan akuntansi harus berisi tautan ke pesanan tersebut.

Detail dokumen akuntansi yang diperlukan

402-FZ mengatur persyaratan untuk rincian wajib dokumen akuntansi utama. Ada tujuh detail seperti itu:

1. Tanggal dokumen.
2. Namanya.
3. Nama entitas ekonomi yang menyusun dokumen tersebut.
4. Isi fakta bisnis.
5. Jumlah ukuran moneter atau alam (dengan satuan).
6. Nama jabatan penanggung jawab transaksi.
7. Tanda tangan dengan transkrip penanggung jawab.

Beberapa dokumen yang bukan dokumentasi utama dapat digunakan seperti itu.

Jika sebuah organisasi mencerminkan biaya sewa, maka dokumen akuntansi tersebut adalah tindakan dan perjanjian sewa. 611 dan 622 pasal KUH Perdatamenetapkan bahwa dalam hal demikian, tindakan penerimaan dan pemindahan objek pelapor harus dilakukan secara bilateral. Jika dilihat dari Pasal 753 KUHPerdata, maka perbuatan yang bersifat sepihak dapat dijadikan sebagai dokumen primer.

Dokumentasi dalam akuntansi

Penting untuk mempertimbangkan kasus-kasus khusus yang sering terjadi dalam penyusunan dokumentasi.

Penolakan penggunaan segel. Tujuan utama dari stempel adalah untuk mengesahkan tanda tangan yang dibuat oleh orang yang bertanggung jawab. Sejak 2015, perusahaan tidak diharuskan untuk mencap. Informasi tentang pers harus tercermin dalam Piagam organisasi (82-FZ). Segel hanya diperlukan jika diwajibkan oleh peraturan federal.

Harus ada pada dokumen-dokumen berikut: sertifikat gudang ganda, tindakan kecelakaan di tempat kerja, dokumen yang diserahkan ke otoritas pabean, surat kuasa yang memungkinkan Anda untuk mewakili kepentingan badan hukum di pengadilan.

Stempel bukan merupakan persyaratan wajib, namun keberadaannya dapat ditentukan dalam bentuk dokumen akuntansi utama, yang disetujui oleh kepala badan usaha.

Dokumen yang dibuat dalam bahasa asing. Dokumen hanya dalam bahasa Rusia yang dapat diterima untuk akuntansi. Jika dokumen dibuat dalam bahasa lain, maka harus ada terjemahan ke dalam bahasa Rusia, dan harus baris demi baris. Sertifikasi terjemahan tidak diperlukan, kecuali dalam kasus-kasus yang ditentukan oleh Konvensi Den Haag:

1. Meter non-rubel dalam dokumen akuntansi utama. Data biaya dalam dokumen akuntansi dapat tercermin dalam unit konvensional, dalam mata uang, dalam rubel.
2. Utama dalam bentuk elektronik.

402-FZ memungkinkan badan usaha untuk menerbitkan dokumen utama tidak hanya dalam bentuk kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik.

Dokumen elektronik harus berisi semua rincian yang diperlukan untuk dokumen akuntansi, serta tanda tangan elektronik.

Tanda tangan elektronik hadir dalam tiga jenis - sederhana, ditingkatkan tanpa pengecualian, ditingkatkan berkualitas. Menurut Kementerian Keuangan, salah satu dari tiga tanda tangan ini dapat digunakan.

Surat kuasa untuk menandatangani dokumen akuntansi utama

Karyawan suatu organisasi berhak menandatangani jika salah satu dokumen berikut dibuat:

1. Surat kuasa untuk menandatangani primer (185-189 pasal KUHPerdata).
2. Pesan di sebelah kanan untuk ditandatangani.

Jika dibandingkan dengan perintah yang memberikan hak untuk menandatangani, surat kuasa juga dapat diberikan kepada orang yang bukan pegawai organisasi. Dengan persetujuan para pihak, faksimili dapat digunakan untuk menandatangani dokumen-dokumen utama (Pasal 160 KUHPerdata).

Jadwal alur kerja di bidang akuntansi

Jadwal alur kerja adalah deskripsi, yang dapat berbentuk tabel atau diagram, tentang prosedur untuk membuat, memindahkan, memproses, menyimpan dokumen akuntansi. Jadwal dapat disetujui sebagai lampiran kebijakan akuntansi atau sebagai tindakan normatif lokal. Dalam kasus kedua, kebijakan akuntansi harus memuat tautan ke undang-undang ini.

Jadwal alur kerja harus mencerminkan:

1. Persyaratan di mana dokumen harus dibuat, dikirim, diproses, disimpan.
2. Posisi orang yang bertanggung jawab atas operasi tercermin dalam jadwal alur kerja (105-P Kementerian Keuangan).

Majalah akuntansi dokumentasi utama

Menyimpan jurnal semacam itu lebih merupakan aturan manajemen dokumen yang rasional, daripada akuntansi. Hal ini diperlukan untuk pendaftaran dokumen akuntansi - dokumen utama masuk dan keluar. Para ahli menyarankan untuk membuat jurnal serupa jika akuntansi dilakukan tanpa menggunakan program akuntansi khusus.

Misalnya, saat menggunakan 1C, jurnal dokumentasi dapat dibuat dan dicetak sesegera mungkin. Jadi, register dokumen penerimaan akan menampilkan dokumen pemasok, dan register dokumen kas, masing-masing, dokumentasi di meja kas perusahaan.

Akuntansi, tidak seperti akuntansi pajak, memungkinkan refleksi fakta kegiatan ekonomi tanpa adanya dokumen akuntansi utama, tetapi hanya jika diterima kemudian.

Dalam hal ini, fakta kegiatan ekonomi harus dicatat dengan menggunakan nilai perkiraan. Setelah dokumen tiba, itu tidak dibalik. Anda hanya perlu mengoreksi tanggal penerimaannya.

Pendekatan inidiatur oleh 21/2008-PBU, 119n-P Kementerian Keuangan, AKPI16-443-R VS.

Dokumen yang berkaitan dengan transaksi perantara merupakan pengecualian dari prosedur ini. Perantara berkewajiban untuk mentransfer semua dokumentasi. Dalam hal laporan transaksi yang telah selesai dibuat dengan kesalahan atau ketidakakuratan, prinsipal berhak mengajukan keberatan dalam waktu 30 hari sejak tanggal penerimaannya (999.1008 pasal KUHPerdata).

Penyimpanan dan pemusnahan dokumen akuntansi

Urutan penyimpanan primer ditentukan oleh 558-P Kementerian Kebudayaan. Total periode penyimpanan dokumentasi, sesuai dengan 402-FZ "On Accounting", Pasal 9, adalah 5 tahun. Kepala perusahaan bertanggung jawab untuk mengatur penyimpanan dokumentasi.

Beberapa dokumen harus disimpan lebih lama:

1. Tentang perolehan barang bergerak - setidaknya 10 tahun.
2. Untuk transaksi dengan real estat - tanpa batas waktu.
3. Pembayaran dividen dan sertifikat perjalanan untuk perjalanan bisnis di Far North - 75 tahun.

Jika catatan internal telah kedaluwarsa, mereka dapat dimusnahkan. Keputusan tentang kemungkinan penghancuran harus dibuat oleh komisi ahli, dibentuk setiap tahun atau bertindak secara permanen. Berdasarkan hasil kegiatan komisi tersebut perlu dibuat suatu undang-undang yang memuat daftar dokumen yang akan dimusnahkan.

Sebuah perusahaan dapat melikuidasi dokumentasi sendiri atau dengan mentransfernya ke spesialisorganisasi.

Tanggung jawab untuk menyimpan dokumen utama

Hukuman diberikan untuk pelanggaran berat terhadap persyaratan akuntansi dan pelaporan keuangan. Salah satu dokumen paling kasar adalah tidak adanya dokumen akuntansi utama wajib, register akuntansi, laporan keuangan, dan laporan audit untuk entitas ekonomi.

Jika pelanggaran tersebut ditemukan, denda dikenakan dalam jumlah sebagai berikut:

1. Pejabat - 5-10 ribu rubel.
2. Pelanggaran berulang oleh pejabat - 10-20 ribu rubel atau diskualifikasi selama 1-2 tahun.