Apa itu perjalanan bisnis: konsep, definisi, kerangka hukum, peraturan perjalanan bisnis, dan aturan pendaftaran

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Perjalanan bisnis adalah perjalanan bisnis di mana tugas-tugas penting diselesaikan oleh spesialis yang disewa dari perusahaan. Mereka bisa pendek atau panjang. Setiap karyawan harus mengetahui apa itu perjalanan bisnis, bagaimana perjalanan itu diproses dan dibayar dengan benar, dan kesulitan apa yang mungkin dihadapi spesialis.

Konsep

Untuk memahami apa itu perjalanan bisnis, Anda perlu mempelajari Kode Ketenagakerjaan dengan baik. Ini menunjukkan bahwa dia diwakili oleh perjalanan bisnis yang ditujukan untuk tugas kerja penting.

Kepala perusahaan secara mandiri memutuskan perlunya mengirim karyawan ke area lain untuk melakukan berbagai tugas. Paling sering, prosedur dilakukan untuk negosiasi dengan perwakilan perusahaan lain, pembelian peralatan atau penandatanganan kontrak.

Jika tugas kerja seseorang secara langsung berkaitan dengan perjalanan dan pergerakan yang sering, maka tindakan tersebut bukanlah perjalanan bisnis.

Nuansadekorasi

Setiap pemberi kerja harus mengetahui apa itu perjalanan bisnis agar dapat mengaturnya dengan benar. Aturan untuk proses ini antara lain:

• perjalanan bisnis dikeluarkan khusus untuk karyawan resmi yang dipekerjakan oleh perusahaan;
• seorang spesialis yang disewa dapat menolak untuk bepergian hanya jika dia memiliki alasan yang baik atau kesempatan seperti itu ditentukan dalam kontrak kerjanya;
• majikan wajib memperingatkan karyawan sebelum kemungkinan perjalanan;
• Adalah hal yang biasa dalam kontrak kerja atau perjanjian tambahan untuk menentukan bahwa spesialis yang disewa dapat menolak untuk bepergian tanpa konsekuensi negatif yang diwakili oleh tanggung jawab disipliner, misalnya, jika dia sakit atau harus menjaga kerabat.

Jika perjalanan bisnis tidak dilakukan atau dibayar dengan benar, maka ini adalah dasar untuk mengajukan keluhan ke inspektorat ketenagakerjaan oleh spesialis yang disewa.

Siapa yang tidak diperbolehkan dalam perjalanan bisnis?

Di Federasi Rusia, perjalanan bisnis cukup sering digunakan oleh manajer dari berbagai perusahaan, yang memungkinkan penyelesaian berbagai masalah pekerjaan. Namun, tidak semua karyawan memenuhi syarat untuk perjalanan bisnis, sehingga karyawan berikut tidak memenuhi syarat untuk prosedur ini:

• wanita hamil;
• karyawan dengan anak di bawah tiga tahun;
• orang tua yang membesarkan anak cacat.

Menurut undang-undang, adanya alasan seperti pernikahan anak atau kematian kerabat tidak dapat menjadi dasar untukpembatalan resmi perjalanan. Tetapi jika ada hubungan yang baik antara karyawan dan pimpinan perusahaan, maka biasanya direktur memutuskan untuk menunda perjalanan atau memilih spesialis lain untuk itu.

Jika, tanpa alasan yang jelas, seorang warga negara menolak untuk bepergian, maka ini adalah dasar untuk mengenakan denda atau bahkan memberhentikan secara paksa seorang spesialis yang disewa.

Siapa yang dapat dikirim dalam perjalanan?

Majikan dapat mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis yang biasanya bekerja di perusahaan secara permanen dan melakukan jenis tugas yang sama. Paling sering, prosedur ini dilakukan oleh insinyur, manajer penjualan, atau bahkan akuntan.

Jika pada awalnya sifat pekerjaan seorang spesialis dikaitkan dengan perjalanan terus-menerus, maka perjalanan bisnis tidak dikeluarkan untuknya. Ini termasuk kurir atau sopir truk.

Jika seorang karyawan bekerja di rumah, maka ia dapat melakukan perjalanan bisnis secara umum, seperti yang ditunjukkan dalam Seni. 310 TK. Prosedur ini dilakukan secara eksklusif dalam kaitannya dengan karyawan yang bekerja di staf perusahaan. Tidak diperbolehkan melibatkan spesialis dalam perjalanan bisnis dengan siapa kontrak hukum perdata telah dibuat.

Waktu perjalanan

Perjalanan bisnis seorang karyawan dapat berlangsung dalam jangka waktu yang berbeda, sehingga kepala perusahaan dapat mengatur periode apa pun untuk perjalanan tersebut. Untuk melakukan ini, memperhitungkan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan, serta kesulitan apa yang mungkin dihadapi spesialis.

Tidak ada informasi dalam undang-undang tentang apawaktu tempuh maksimum. Karena itu, diperbolehkan mengirim warga ke kota lain untuk menyelesaikan berbagai masalah selama beberapa tahun. Perjalanan bisnis diwakili oleh perjalanan yang berlangsung lebih dari satu hari, jadi jika semua masalah pekerjaan diselesaikan dalam satu hari, maka perjalanan tersebut tidak dianggap sebagai perjalanan bisnis.

Merancang peraturan perjalanan

Saat mengirim spesialis tertentu dalam perjalanan bisnis, penting untuk membuat dokumen resmi tertentu oleh kepala perusahaan. Untuk melakukan ini, ketentuan khusus dibuat terlebih dahulu di perusahaan, di mana data berikut dimasukkan:

• tujuan perjalanan kerja;
• tempat tugas pekerjaan dari karyawan terpilih akan dilakukan;
• waktu perjalanan bisnis;
• dokumentasi pendamping yang diberikan kepada karyawan organisasi;
• gaji, tunjangan harian dan pembayaran lainnya;
• informasi lain yang wajib bagi karyawan.

Dengan bantuan informasi yang terkandung dalam posisi seseorang dapat memecahkan banyak masalah yang muncul selama pelaksanaan tugas. Dokumentasi disiapkan oleh staf HR.

Selama perjalanan, penting untuk menyelesaikan masalah keuangan, di mana dana yang diperlukan dialokasikan oleh departemen akuntansi, setelah itu informasi pembayaran dimasukkan ke dalam posisi. Itu ditandatangani oleh kepala perusahaan. Jabatan di setiap perusahaan dapat dibuat dalam bentuk apapun.

Dokumen apa yang sedang disiapkan?

Untukmengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, perlu menyiapkan dokumentasi tertentu untuk kepala perusahaan. Ini termasuk kertas-kertas berikut:

• Tugas layanan. Pertama, kepala departemen tempat spesialis yang direkrut bekerja membuat memo yang dikirim ke kepala perusahaan. Ini menunjukkan perlunya mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis. Selain itu, tujuan dari prosedur ini dan durasi perjalanan ditunjukkan.
• Pesan untuk perjalanan bisnis. Berdasarkan penugasan, perintah dikeluarkan oleh kepala perusahaan. Ini menunjukkan karyawan organisasi mana yang harus melakukan perjalanan bisnis untuk menyelesaikan masalah tertentu.
• Sertifikat perjalanan. Itu ditransfer ke spesialis sewaan yang dipilih. Dokumen ini ditandai setelah selesainya setiap tugas yang diberikan, serta pada saat kedatangan atau keberangkatan dari tempat tinggal. Dokumen ini tidak diperlukan jika warga negara dikirim ke negara asing.

Setelah perjalanan bisnis berakhir, warga membaca laporan terkait. Ini menunjukkan apakah spesialis menyelesaikan semua tugas yang ditetapkan oleh kepala perusahaan.

Aturan untuk membuat petunjuk arah

Tugas pekerjaan adalah dokumen penting yang menentukan dengan tepat tugas apa yang harus dilakukan oleh seorang spesialis, siapa yang akan dikirim dalam perjalanan, dan berapa lama perjalanan akan berlangsung.

Arah perjalanan bisnis ditransfer dengan tanda tangan ke karyawan yang dipilih. Dia harus mempelajari dokumen ini dengan baik untuk menentukan apakah dia bisadengan tugas yang diberikan. Dokumentasi ditandatangani oleh kepala perusahaan, setelah itu persiapan untuk perjalanan bisnis dimulai. Contoh tugas pekerjaan di bawah ini.

Bagaimana cara memperbarui?

Tidak jarang seorang karyawan gagal menyelesaikan tugas yang diberikan dalam jangka waktu terbatas. Dalam hal ini, melalui telepon atau menggunakan bentuk komunikasi lain, perpanjangan waktu perjalanan disepakati dengan kepala. Dalam hal ini, majikan melakukan hal berikut:

• peraturan perjalanan baru dibuat, yang menunjukkan alasan perpanjangan perjalanan;
• perintah dikeluarkan yang menyatakan tanggal pasti kapan pekerja dapat kembali ke rumah.

Contoh pesanan perjalanan bisnis dapat dipelajari di bawah ini.

Bagaimana cara membatalkan?

Seringkali ada situasi ketika tidak ada keperluan untuk perjalanan bisnis. Jika pada saat yang sama semua dokumen telah disiapkan, maka perlu untuk membatalkan perjalanan secara resmi. Untuk melakukan ini, karyawan diberitahu secara tertulis tentang pembatalan tersebut.

Selanjutnya, sebuah perintah dikeluarkan yang membatalkan pesanan sebelumnya, dan alasan untuk membuat keputusan tersebut tertulis di dalamnya. Jika dana yang diwakili oleh biaya perjalanan telah ditransfer ke warga, maka uang ini dikembalikan oleh warga.

Seperti yang tertera di rapor?

Setiap organisasi diwajibkan untuk menyimpan lembar waktu. Prosedur ini biasanya dilakukan oleh kepala departemen yang berbeda. Secara terpisah, rapor mencatat bahwa spesialis tertentu adalahdikirim dalam perjalanan bisnis. Berdasarkan informasi ini, perhitungan gaji karyawan yang kompeten dilakukan.

Dalam rapor, kehadiran seseorang dalam perjalanan bisnis ditandai dengan huruf "K". Selain itu, semua hari ketidakhadiran warga dari tempat kerja ditempel.

Aturan pembayaran

Dibayar oleh manajer selama perjalanan bisnis, hotel, makan, dan pengeluaran lain dari spesialis yang disewa. Oleh karena itu, seorang karyawan dapat mengandalkan jenis pembayaran berikut:

• gaji sepanjang hari selama WNI tersebut melakukan perjalanan bisnis;
• per diem, tujuan utamanya adalah untuk membayar makan dan akomodasi;
• pembayaran biaya lain yang dikeluarkan oleh karyawan selama bekerja di wilayah lain.

Kepala perusahaan pada saat mengeluarkan pesanan, atas dasar mana spesialis yang disewa melakukan perjalanan bisnis, harus menulis pernyataan khusus. Di bawah dokumen ini uang muka diberikan kepada karyawan. Jumlah pembayaran ini kira-kira harus sama dengan pengeluaran harian warga untuk akomodasi dan makanan. Uang muka dapat diberikan dalam bentuk tunai atau non tunai.

Tidak boleh mengeluarkan uang muka, sehingga karyawan menghabiskan uangnya sendiri selama perjalanan. Setelah itu, mereka mengumpulkan semua dokumen pembayaran, berdasarkan kompensasi yang dibayarkan oleh kepala untuk makanan dan akomodasi dalam perjalanan bisnis.

Tujuan pembayaran

Saat menghitung perjalanan bisnis, semua pengeluaran yang harus ditanggung karyawan selama perjalanan bisnis diperhitungkan. Oleh karena itu, setiap pembayaran memiliki nuansa tersendiri:

• Tunjangan perjalanan. Mereka diwakili oleh gaji warga untuk semua hari perjalanan. Perhitungan memperhitungkan tanggal keberangkatan untuk perjalanan, serta hari kembali. Untuk menentukan jumlah pembayaran yang optimal, pendapatan harian rata-rata seorang spesialis di perusahaan dihitung terlebih dahulu. Perjalanan bisnis di akhir pekan tidak dibayar, jadi penting untuk menghitung jumlah hari kerja selama seorang warga melakukan perjalanan. Jika dia dipaksa bekerja bahkan pada akhir pekan, dan dia juga memiliki bukti yang relevan, maka dia dapat menuntut pembayaran bahkan pada akhir pekan.
• Per diem. Mereka diwakili oleh kompensasi atas biaya yang dikeluarkan oleh karyawan selama makan dan akomodasi di wilayah lain. Majikan secara mandiri menentukan jumlah pembayaran ini. Untuk melakukan ini, memperhitungkan wilayah atau negara mana karyawan tersebut dikirim. Biasanya tunjangan harian bervariasi dari 1 hingga 2 ribu rubel. Jika jumlahnya saat bepergian di Rusia tidak melebihi 750 rubel. atau saat bepergian ke negara lain seharga 2,5 ribu rubel, maka tidak dikenakan pajak.
• Biaya perjalanan. Dari anggaran organisasi, karyawan diganti untuk semua biaya yang terpaksa dia tanggung dalam proses pelaksanaan tugas resmi di wilayah lain. Ini termasuk membeli tiket untuk transportasi umum, menyewa akomodasi, atau pengeluaran lainnya. Dalam setiap kasus, jumlah pembayaran akan berbeda, karena dihitung secara individual.

Untuk menerima semua pembayaran, karyawan harus membuat khususlaporan. Ini menunjukkan semua biaya yang dikeluarkan, yang harus dikonfirmasi dengan cek resmi, faktur atau dokumen pembayaran lainnya. Jika seseorang bekerja pada hari Sabtu atau Minggu, dan juga dapat membuktikan fakta ini, maka hari libur dalam perjalanan bisnis dibayar berdasarkan gaji harian rata-rata seorang spesialis.

Fitur perjalanan bisnis ke luar negeri

Solusi berbagai tugas dapat dilakukan tidak hanya di wilayah Rusia, tetapi bahkan di negara lain. Mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis ke luar negeri memiliki beberapa nuansa. Ini termasuk:

• Tunjangan harian dikeluarkan dalam mata uang yang diterima di negara bagian yang dipilih, tetapi harus dikonversi menjadi rubel dengan kurs yang berlaku pada saat pengeluaran dana;
• agar tunjangan harian tidak dikenakan pajak penghasilan pribadi, jumlahnya per hari tidak boleh melebihi 2,5 ribu rubel;
• hari ketika perbatasan Rusia dilintasi termasuk dalam periode perjalanan bisnis;
• upah yang dibayarkan kepada warga negara yang berada di negara lain untuk bekerja adalah pendapatan yang diterima dari sumber Rusia.

Jika durasi perjalanan singkat, sehingga orang tersebut tetap menjadi wajib pajak, maka tarif standar 13% digunakan untuk menghitung pajak penghasilan pribadi. Jika status penduduk hilang, maka berlaku tarif 30% selama perhitungan.

Nuansa pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis

Semua pemberi kerja dan karyawan langsung harus memahami apaperjalanan bisnis seperti itu, bagaimana itu dikeluarkan dan dibayar. Fitur utama dari prosedur ini meliputi:

• jika seorang warga negara terpaksa bekerja dalam perjalanan pada hari libur atau akhir pekan, maka pembayaran ganda diberikan kepadanya;
• dengan pembayaran yang ditransfer ke karyawan, pajak penghasilan pribadi dan premi asuransi harus dibayar, tetapi ini tidak berlaku untuk tunjangan harian jika jumlahnya tidak melebihi 750 rubel. saat bepergian di Rusia;
• tidak diharuskan untuk mentransfer uang sepeser pun ke spesialis yang disewa yang dikirim dalam perjalanan bisnis satu hari, tetapi hanya jika dia pergi ke kota lain di negara itu, dan bukan ke negara bagian lain;
• jika perjalanan ke luar negeri, maka meskipun hanya satu hari dihabiskan untuk itu, 50% dari tunjangan harian dibayarkan;
• rutinitas hari dan pekerjaan di akhir pekan dinegosiasikan antara dua peserta dalam hubungan kerja secara terpisah.

Sering kali, perjalanan bisnis mengarah pada kemajuan karir dan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan.

Kesimpulan

Perjalanan bisnis adalah perjalanan bisnis yang bermakna yang membahas masalah penting bagi perusahaan mana pun. Majikan harus tahu bagaimana mengatur dan membayar perjalanan semacam itu.

Karyawan dapat mengklaim kompensasi dari manajer perusahaan untuk semua biaya yang dikeluarkan. Untuk itu, mereka membuat laporan khusus, serta menyiapkan dokumen pendukung pembayaran.