Tingkat perencanaan: deskripsi, jenis, tujuan, dan prinsip

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Untuk operasi organisasi yang efektif, definisi yang jelas tentang tujuan dan sasaran kegiatan diperlukan. Berdasarkan mereka, sebuah program disusun yang membantu perusahaan untuk mengikuti jalur yang dimaksudkan dan menghabiskan sumber daya secara rasional. Rencana dapat bersifat jangka panjang dan terkini, untuk seluruh organisasi dan untuk divisi strukturalnya. Untuk memahami topik ini, ada baiknya memahami apa arti istilah "perencanaan".

Ini adalah jenis kegiatan tertentu yang terkait dengan penetapan tujuan, tugas yang akan dilaksanakan oleh tindakan tertentu di masa depan. Konsep ini juga dapat dikaitkan dengan salah satu fungsi manajemen yang paling penting. Tetapi fungsi ini tidak mungkin tanpa definisi tingkat perencanaan dasar.

Tahapan karakteristik perencanaan

Secara total, ada empat level yang menjadi dasar konsep ini:

• Menetapkan tujuan dan sasaran utama.
• Merancang program untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, serta menentukan levelperencanaan proses.
• Identifikasi semua sumber daya yang diperlukan dan sumbernya yang akan dibutuhkan dalam proses mencapai tujuan atau menyelesaikan tugas.
• Menetapkan pelaksana dan membawa rencana kepada mereka.

Berikut adalah tingkatan perencanaan. Fungsi utamanya adalah pengembangan dan adopsi resolusi tertentu, yang ditujukan untuk orang yang menjadi objek kontrol, dan tugas atau tujuan tertentu akan ditetapkan untuknya. Keputusan ini disebut (baik lisan atau tertulis) - keputusan manajemen.

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai salah satu metode di mana manajemen dapat mengarahkan upaya seluruh tim untuk mencapai tujuan bersama. Dengan fungsi inilah setiap proses manajemen dimulai, dan hasil akhir pekerjaan tergantung pada kualitas tugas.

Perencanaan tugas

Inti dari fungsi manajemen ini adalah untuk memberikan jawaban atas pertanyaan utama, yang tanpanya tidak mungkin untuk melanjutkan:

• Di mana kita sekarang? Saat menjawab pertanyaan ini, seseorang harus mengevaluasi semua kekuatan dan kelemahan organisasi di bidang utama fungsinya. Ini terutama sisi keuangan, pemasaran, personel. Setelah menganalisis bidang-bidang ini, kita sudah dapat membicarakan prospek apa yang dimiliki organisasi.
• Apa yang perlu kita capai? Pada tahap ini perlu dilakukan penilaian terhadap kemampuan organisasi, menentukan jenjang manajemen perencanaan, serta kekurangannya. Atas dasar mereka, perlu untuk menentukan tujuan utama untuk jangka waktu tertentu,dan apa yang bisa menjadi ancaman yang menghalangi pencapaian mereka.
• Bagaimana kita akan mencapai hasil yang diinginkan? Tahap ini menentukan daftar dan algoritme tindakan yang digunakan anggota organisasi untuk mencapai tujuan mereka.

Hanya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat membangun sistem perencanaan yang jelas.

Masalah implementasi

Pengalaman menunjukkan bahwa banyak manajer yang dipercayakan dengan fungsi perencanaan sistematis enggan melakukannya. Ini semua tentang kecenderungan untuk bertindak, daripada duduk di satu tempat dan menganalisis. Banyak orang berpikir bahwa perencanaan itu membosankan dan membosankan, sehingga Anda tidak dapat mengembangkan strategi apa pun, tetapi segera mulai mengambil tindakan segera.

Masalah lain yang dihadapi oleh mereka yang harus memperbaiki sistem manajemen, baik pengusaha maupun manajer, adalah masalah ketidaksesuaian antara program pengembangan perusahaan dengan mekanisme pelaksanaannya. Ini disebut kesenjangan strategis. Sejumlah besar penelitian telah dikhususkan untuk memecahkan masalah ini, sehingga ada metode khusus yang dapat menjembatani kesenjangan. Misalnya, Anda dapat merujuk ke buku karya M. Coveney berjudul "Kesenjangan Strategis: Teknologi untuk Menghidupkan Strategi Perusahaan".

Penulis dalam karyanya menggambarkan proses multi-tahap, yang justru ditujukan untuk mengimplementasikan program pengembangan organisasi dengan mengintegrasikan teknik manajemen bisnis terbaik dengan teknologi informasi terkini. Tugas utamanya adalahadalah menciptakan mekanisme yang akan menghubungkan indikator kinerja strategis kegiatannya melalui sistem hubungan sebab-akibat dengan inisiatif dan tindakan spesifik yang ditujukan untuk melaksanakan program ini.

Ada juga dukungan yang berkembang untuk perencanaan teknologi informasi global. Jumlah produk perangkat lunak tumbuh setiap hari. Sistem baru dari pengembang domestik dan aplikasi asing terus bermunculan.

Apa peran perencanaan dalam manajemen?

Tugas organisasi dalam proses ini adalah menentukan tindakannya untuk jangka waktu tertentu, serta memperhitungkan sifat dan urutannya. Para ahli mencatat bahwa manajemen dan perencanaan bekerja dalam hubungan yang erat satu sama lain. Pekerjaan efektif yang satu tidak mungkin tanpa yang lain. Fungsi utama manajemen ditujukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, yang pada gilirannya ditentukan oleh perencanaan.

Namun, proses ini harus terus dipantau untuk memastikan efisiensi maksimum. Untuk meringkas, perencanaan dirancang untuk secara akurat merumuskan tujuan dan sasaran utama dari setiap organisasi, perusahaan, dan sebagainya. Dan juga mendistribusikannya antara departemen dan pelaksana dan menentukan urutan tindakan yang jelas untuk menyelesaikannya.

Apa tingkat sistem perencanaan?

Dalam organisasi mana pun, program tujuan memilikisejumlah level yang diperlukan. Ada tiga total. Ini adalah perencanaan strategis, operasional dan bisnis. Mari kita menganalisis masing-masing level secara lebih rinci, karena atas dasar mereka, pencapaian tujuan yang sukses dibangun.

Strategi

Apa tingkat perencanaan strategis? Ini adalah tahap awal di mana tujuan jangka panjang organisasi akan berusaha untuk mencapai ditentukan. Untuk mengaturnya dengan benar, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi misi perusahaan. Dalam proses pendefinisiannya itulah isu-isu yang paling penting diangkat, karena perlu dipahami makna keberadaan organisasi, kebutuhan dan manfaatnya bagi masyarakat. Sasaran strategis menentukan apa yang perlu dicapai secara global dan bagaimana hal itu dapat dilakukan.

Program tidak menjelaskan secara rinci, tetapi hanya mengungkapkan metode umum untuk mencapai hasil yang diinginkan. Serangkaian strategi berfokus pada sifat dinamis dari proses yang terjadi di masyarakat. Biasanya salah satu jalur bersifat dasar, tetapi sisanya hanya diterapkan dalam situasi tertentu. Tugas utama dari strategi adalah untuk menetapkan arah dan menunjukkan batas-batas pelaksanaan kegiatan utama dari perencanaan bisnis tertentu, dan kita juga dapat berbicara tentang membuat dasar untuk pengaturan tugas sehari-hari.

Lapisan Bisnis

Pergi ke tahap kedua. Tugas tingkat perencanaan ini adalah menghubungkan kegiatan yang bertujuan untuk mencapai hasil tertentu dengan sumber daya yang diterima. Hal pertama yang layak disebutkan adalah yang kompetendistribusi keuangan. Secara paralel, rencana penggunaan sumber daya manusia, informasi, dan intelektual harus dinilai dan dibuat. Pada tahap ini, Anda sudah dapat melihat apakah mungkin untuk mencapai hasil yang diinginkan. Juga, dalam proses pelaksanaan program, ide-ide umum diubah menjadi indikator yang jelas.

Tingkat perencanaan operasional

Mari kita beralih ke tahap ketiga, di mana visi umum tentang tujuan dan prospek berlanjut ke tahap penyelesaian tugas sehari-hari. Dasar perencanaan operasional adalah untuk menentukan tindakan, prosedur, tenggat waktu, biaya nyata. Perbedaan antara level ini dengan level lainnya adalah indikator program dapat diukur dan lebih mudah untuk dikontrol dan dikelola.

Faktor manusia memainkan peran besar di sini. Pada tahap ini, pekerjaan yang dilakukan dianalisis secara aktif dan rencana disesuaikan. Hanya perbandingan program operasional, analisis pelaksanaannya memberikan gambaran yang benar tentang pengelolaan kegiatan organisasi.