Tautan horizontal: konsep, struktur manajemen, jenis tautan, dan interaksi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Salah satu tren modern dalam manajemen adalah organisasi manajemen menurut jenis hubungan horizontal. Struktur seperti itu ditandai dengan pengurangan jumlah keputusan yang dibuat pada tingkat tertinggi, pemberian kekuasaan yang lebih luas kepada karyawan tingkat bawah. Akibatnya, waktu respons terhadap masalah dan situasi baru meningkat. Namun, sistem seperti itu juga memiliki kelemahan. Kesulitan tertentu adalah pemilihan personel inisiatif yang mampu secara mandiri mengatur dan memecahkan masalah.

Konsep umum

Dalam organisasi mana pun, koordinasi aktivitas karyawan dan departemen harus dilakukan. Interaksi antara mereka dan manajemen mendefinisikan serangkaian hubungan yang stabil yang menyediakan mekanisme yang terkoordinasi dengan baik, koordinasi peran dan fungsi. Kumpulan tautan yang berada pada level hierarki yang sama merupakan tahap manajemen.

Jenis koneksi utama adalah sebagai berikut:

• Tautan kontrol horizontal. Gagasan inimencirikan hubungan antara tingkat yang sama dari unit manajemen atau anggota perusahaan.
• Koneksi vertikal. Mereka menghubungkan tingkat hierarki yang berbeda dan membentuk distribusi kekuasaan. Tujuan utama mereka adalah transfer informasi administratif (top-down) dan pelaporan (bottom-up). Jenis hubungan ini khas untuk organisasi besar. Contoh versi idealnya adalah sistem administrasi negara pada era Soviet, yang dibangun atas dasar federalisme dan unitarisme.

Tautan manajemen horizontal dan vertikal berinteraksi dalam satu lingkungan perusahaan. Yang pertama berkontribusi pada penguatan yang terakhir dan membantu organisasi secara keseluruhan menjadi lebih tahan terhadap perubahan eksternal dan internal. Tugas koneksi vertikal adalah mensistematisasikan berbagai bentuk koneksi horizontal, mentransfer informasi administratif dan pelaporan, dan memastikan stabilitas.

Tautan fungsional dan linier

Tautan vertikal dan horizontal dalam suatu organisasi bisa linier dan fungsional. Tipe pertama dicirikan oleh fakta bahwa kepala departemen atau organisasi menjalankan kontrol langsung atas bawahan (hierarki vertikal). Keuntungan dari skema kontrol linier adalah sebagai berikut:

• kejelasan dan kesederhanaan dalam menetapkan tugas dan memantau pelaksanaannya;
• pengambilan keputusan cepat;
• koherensi karya pelaku.

Kekurangan termasuk:

• manajerial daninformasi manajer yang berlebihan;
• kebutuhan akan pemimpin yang berkualifikasi tinggi;
• kurangnya fleksibilitas manajerial di bawah perubahan kondisi eksternal.

Saat membangun hubungan vertikal dan horizontal fungsional dalam sebuah organisasi, keputusan manajerial dibuat di tingkat penasihat. Skema paling sederhana yang mencerminkan jenis manajemen ini adalah divisi dua tingkat. Ini hanya dapat diterapkan untuk usaha kecil. Setiap unit struktural (departemen pemasaran, layanan teknik, produksi, keuangan dan akuntansi, manajemen personalia) memiliki berbagai tugas dan fungsi khusus, dan spesialisnya bertanggung jawab atas sebagian kecil pekerjaan.

Kontrol fungsional linier

Ada juga skema manajemen fungsional linier gabungan yang menggabungkan fitur hubungan linier dan fungsional. Informasi dan keputusan dari departemen dikomunikasikan baik melalui manajer lini maupun pada tingkat pelaksana dan layanan individu. Keutamaannya adalah:

• mempromosikan pertumbuhan profesional dalam struktur manajemen;
• tingkat kompetensi manajer fungsional yang tinggi karena spesialisasi mereka;
• meningkatkan konsistensi kerja dalam manajemen personalia, sumber daya, kualitas, produksi dan bidang lainnya;
• mengurangi jumlah fungsi berulang untuk pelaku dari departemen yang berbeda.

Untuk kerugian seperti itudiagram lihat:

• kurangnya kualitas hubungan horizontal antar struktur organisasi;
• risiko perbedaan kepentingan dan tujuan antar unit;
• perlu memperkenalkan manajer menengah manajerial tambahan;
• Fleksibilitas interaksi yang rendah antar pegawai aparatur administrasi karena adanya prosedur dan aturan formal;
• minat inovasi rendah.

Penggunaan skema seperti itu rasional dalam organisasi kecil dan menengah.

Skema manajemen divisi

Di perusahaan besar, pendekatan divisi semakin sering digunakan - struktur manajemen produk di mana masing-masing divisi memproduksi barang atau jasa yang berorientasi ke pasar yang berbeda. Layanan fungsional dan sistem hubungan horizontal ada di setiap divisi.

Struktur divisi dikelola dengan bantuan tingkat menengah tambahan. Pertumbuhan hierarki vertikal, di satu sisi, membantu manajemen perusahaan untuk fokus pada aktivitas strategis, dan di sisi lain, membantu menentang tujuan bersama dari tujuan masing-masing divisi. Jika sumber daya material, keuangan, tenaga kerja didistribusikan di antara mereka secara terpusat, maka konflik kepentingan dapat muncul.

Fitur Utama

Hubungan horizontal bersifat keselarasan yang mendoronginteraksi produktif struktur perusahaan untuk memecahkan masalah yang muncul di antara mereka. Mereka membantu mengembangkan kemandirian dan inisiatif di antara karyawan. Namun, tidak semua orang siap untuk menampilkan kualitas ini, sehingga ada masalah tertentu dalam pemilihan personel untuk penerapan skema manajemen seperti itu.

Hubungan horizontal dalam organisasi mencerminkan tingkat spesialisasi karyawan dan ditujukan untuk membedakan fungsi. Semakin banyak jenis pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan khusus, semakin kompleks pula sistem koneksinya.

Saat menjelaskan struktur manajemen seperti itu, konsep berikut juga digunakan:

• Span of control - jumlah bawahan yang harus melapor ke manajer yang sama.
• Fungsionalisasi adalah interaksi antara manajer atas, menengah dan bawah.
• Pembagian kerja secara geografis. Jika organisasi memiliki pemekaran wilayah, maka hal ini sangat memperumit struktur hubungan vertikal dan horizontal. Koordinasi tindakan dan kontrolnya juga sulit.

Koneksi horizontal berfungsi sebagai semacam sumber motivasi. Tidak mungkin untuk memastikan pertumbuhan karir vertikal untuk semua karyawan organisasi. Tugas hubungan horizontal dalam sistem manajemen modern adalah mendorong karyawan untuk melakukan lebih banyak tugas di dalam unit dan melakukannya di tingkat tertinggi. Hasilnya, ia dapat naik tangga karier ke jenjang berikutnya dalam hierarki.

Perbedaan antara tautan horizontal adalah bahwa merekatidak mungkin untuk memformalkan secara akurat, yaitu, menggambarkan aturan hubungan, distribusi fungsi dan peran, karena mereka muncul antara departemen dan karyawan yang tidak secara langsung berada di bawah. Dalam kebanyakan kasus, hubungan ini dibuat melalui proses informal yang meningkatkan keseluruhan, struktur formal.

Bentuk dasar

Bentuk hubungan horizontal yang paling umum dalam struktur manajemen organisasi adalah:

• kontak langsung antar kepala departemen;
• transisi horizontal karyawan;
• pembentukan kelompok sementara untuk memecahkan masalah tertentu atau melaksanakan proyek;
• pembentukan grup permanen untuk mengatasi masalah yang berulang;
• pembentukan struktur tambahan untuk integrasi dan pengelolaan proses horizontal;
• Pengenalan sistem tanggung jawab ganda dalam struktur manajemen fungsional. Manajer proyek bekerja dengan spesialis yang tidak secara langsung berada di bawahnya. Tanggung jawab meluas ke poin-poin kritis yang harus dipenuhi sesuai dengan program tertentu.

Kontak langsung para eksekutif

Contoh kontak langsung antar pemimpin dapat berupa situasi berikut. Departemen pengadaan memenuhi rencana tersebut secara berlebihan. Bengkel lain, bengkel perakitan mekanik, saat ini tidak dapat menangani volume kosong seperti itu karena beban yang besar. Melalui kontak langsungkepala dua struktur ini memecahkan masalah ini di antara mereka sendiri tanpa melibatkan direktur perusahaan (membuat simpanan gudang di bengkel pengadaan atau di gudang perantara).

Bentuk hubungan horizontal dalam struktur manajemen organisasi ini adalah yang paling sederhana dan paling murah. Dengan pendekatan ini, manajemen senior dapat fokus pada pemecahan masalah strategis yang lebih kompleks. Namun, mungkin ada kasus di mana keputusan dua pemimpin mungkin tidak untuk kepentingan umum perusahaan. Misalnya, dalam situasi yang dibahas di atas, ini merupakan pelanggaran terhadap ritme produksi. Oleh karena itu, penting untuk membangun hubungan komunikasi yang jelas.

Transisi karyawan

Transisi horizontal karyawan antar departemen adalah bentuk yang lebih "eksotis" daripada yang dibahas di atas. Skema ini biasanya diterapkan sebagai bagian dari pengembangan profesional karyawan.

Transisi semacam itu tidak hanya berkontribusi pada akumulasi pengalaman profesional dan perolehan pengetahuan dan keterampilan baru, tetapi juga pada pengembangan komunikasi informal di antara staf, yang membantu memperkuat ikatan horizontal dalam organisasi. Isu-isu yang muncul lebih sering diselesaikan melalui kontak lisan, bukan melalui komunikasi tertulis (memo dan jenis surat resmi lainnya). Disarankan untuk melakukan transisi tersebut lebih sering, karena informasi yang diterima oleh karyawan menjadi usang seiring waktu.

Grup sasaran

Grup target dibuat dalam kasus di mana ketentuan diperlukanhubungan horizontal dalam struktur organisasi antara sejumlah besar unit. Dalam hal ini, kontak langsung praktis tidak berlaku. Masalah seperti itu biasanya memerlukan solusi tingkat yang lebih tinggi dan integrasi upaya spesialis dari departemen yang berbeda dan bahkan divisi.

Bentuk partisipasi dalam kelompok sasaran bisa bermacam-macam: pekerjaan sepanjang hari kerja, sebagian atau hanya dalam bentuk bantuan konsultasi. Setelah menyelesaikan tugas dan membubarkan kelompok, para anggotanya kembali ke tugas kerja mereka sebelumnya. Peraturan dan rencana kerja sedang dikembangkan untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka.

Tim permanen

Jika bentuk-bentuk interaksi sebelumnya tidak efektif, maka dibuatlah kelompok-kelompok permanen, yang tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah-masalah yang sering muncul. Mereka dapat didiskusikan pada interval yang berbeda - setiap hari atau seminggu sekali.

Tim dapat diatur di berbagai tingkat manajerial. Anggotanya dapat menjadi spesialis terkemuka dan kepala departemen. Semakin besar heterogenitas tugas, semakin banyak otoritas yang dimiliki tim dan semakin banyak tingkat manajemen yang terlibat di dalamnya. Struktur grup permanen mungkin memiliki deskripsi formal dalam proyek.

Kondisi untuk efektivitas kelompok dan hubungan

Dalam kepengurusan organisasi, syarat efektifitas kelompok temporer dan permanen berikut dibedakan:

• Motivasi karyawan. Memecahkan masalah yang ditugaskan ke grupdirasakan oleh karyawan sebagai beban tambahan. Oleh karena itu, diperlukan baik untuk melepaskan mereka dari fungsi sebelumnya, atau untuk mengembangkan sistem dorongan. Pengalaman menunjukkan bahwa penghapusan sebagian tugas rutin memiliki efek yang lebih besar, karena tidak kehilangan kontak dengan departemen tempat karyawan tersebut bekerja.
• Identifikasi manajer lini yang harus bertanggung jawab atas pemecahan masalah.
• Dukungan informasi. Partisipasi dalam pelaksanaan tugas harus dilakukan oleh semua unit yang berkepentingan.
• Memberi anggota kelompok kekuatan yang diperlukan untuk dapat melibatkan spesialis lain dalam pekerjaan.
• Seleksi rasional anggota tim berdasarkan status hierarkis dalam manajemen organisasi. Jika ada penghalang di antara mereka karena perbedaan besar dalam jabatan resmi, maka kerja kelompok menjadi tidak efektif.
• Kombinasi tautan horizontal dan vertikal. Proses horizontal paling sering digunakan untuk menyelesaikan masalah sehari-hari, sedangkan proses vertikal paling sering digunakan untuk masalah strategis.
• Pengalaman dalam resolusi konflik. Ketika membuat keputusan dalam kelompok, situasi sering muncul ketika kepentingan departemen yang berbeda bertabrakan. Dalam hal ini, harus ada pertukaran informasi yang produktif untuk mendapatkan alternatif pilihan.