Komunikasi horizontal: konsep dasar, jenis, metode manajemen dalam suatu organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Komunikasi biasanya disebut sebagai berbagai bentuk transfer informasi. Adapun lingkungan bisnis, biasanya dibedakan antara komunikasi vertikal dan horizontal. Masing-masing dari mereka memiliki karakteristiknya sendiri, ciri khas interaksi peserta. Artikel ini akan membahasnya secara lebih rinci. Mari kita soroti perbedaan utama antara jenis komunikasi ini.

Apa ini?

Pertama, pertimbangkan konsep kuncinya. Jadi, komunikasi adalah proses transfer informasi yang digunakan oleh orang-orang. Itu dapat muncul dalam beberapa bentuk:

• Eksplisit. Ini adalah penggunaan bahasa lisan, teks atau semacam gambar grafis, visual, dll.
• Tersirat. Komunikasi melalui gerak tubuh non-verbal, ekspresi wajah, ekspresi wajah tertentu.

Adapun sarana utama komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

• Rapat.
• Konferensi video.
• Email.
• Percakapan telepon.
• Transmisi memo.
• Pribadipercakapan.
• Menggunakan teknologi Internet (chatting, instant messenger).
• Pengajuan laporan.

Adalah kebiasaan untuk memilih elemen komunikasi berikut:

• Pengirim. Ini adalah orang-orang yang membentuk, mengkodekan data dan mentransfernya ke peserta lain dalam proses.
• Pesan. Informasi kode khusus pengirim.
• Saluran. Di sini sarana komunikasi menonjol, lingkungan di mana informasi dapat disebarluaskan.
• Penerima. Orang yang menerima informasi tersebut. Elemen yang menginterpretasikan informasi.

Grup internal dan eksternal

Komunikasi vertikal dan horizontal dalam suatu organisasi bersifat subkategori.

Komunikasi bisnis umumnya dibagi menjadi eksternal dan internal. Yang terakhir diwakili oleh komunikasi yang terjadi secara langsung di dalam organisasi, khususnya, antara karyawan individu, departemen, bengkel, divisi perusahaan. Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan entitas luar. Mereka dapat berupa kontraktor, pemasok, pelanggan, organisasi jasa, perwakilan dari instansi pemerintah, dll.

Pada gilirannya, komunikasi internal dalam organisasi diwakili oleh horizontal dan vertikal, serta jaringan komunikasi. Yang vertikal dibagi lagi menjadi dua kategori lagi:

• Reverse (prinsip bottom-up).
• Hierarki (prinsip top-down).

Fitur inivarietas yang disajikan akan dibahas secara rinci dalam artikel.

Komunikasi horizontal

Apa maksudmu? Komunikasi horizontal adalah pertukaran informasi bisnis resmi antara karyawan yang menempati posisi yang sama dan setara di perusahaan. Di sini komunikasi dapat menjadi relevan baik antar pekerja di bengkel, divisi, cabang yang sama, maupun antar pekerja dari departemen yang setara dengan bengkel dan cabang.

Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara manajer yang memiliki ruang lingkup kompetensi yang sama, serta antara karyawan yang memiliki kategori yang sama, berada pada posisi yang setara, memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sama.

Komunikasi horizontal dalam suatu organisasi pertama-tama diperlukan untuk menciptakan suasana kerja yang sehat, bersahabat, dan nyaman. Ini adalah organisasi komunikasi bisnis yang lengkap dan bermanfaat. Sistem komunikasi horizontal yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda mencapai hasil positif berdasarkan hasil kerja setiap anggota tim.

Kemungkinan masalah

Komunikasi bisnis semacam ini dapat dibayangi oleh masalah-masalah tertentu. Berikut adalah ciri-ciri utama komunikasi horizontal dalam manajemen:

• Menggunakan jargon profesional. Mungkin tidak dapat dipahami oleh karyawan baru, karyawan departemen lain.
• Perselisihan tentang pentingnya situs khusus mereka, jenis aktivitas khusus mereka.
• Mengurangi komunikasi bisnis menjadirumah tangga, diskusi masalah pribadi. Kemunculan atas dasar rumor ini, percakapan di belakang Anda, diskusi yang mengalihkan perhatian dari proses persalinan.
• Efektifitas komunikasi bisnis dapat menurun karena munculnya suka, ketidaksukaan pribadi, dll.

Pemecahan Masalah

Untuk menjaga komunikasi horizontal internal di perusahaan dari masalah seperti itu, manajer harus melakukan hal berikut:

• Minta bawahan, rekan kerja untuk berkomunikasi dalam bahasa yang dapat dimengerti semua orang, untuk menguraikan istilah profesional.
• Mengatur komunikasi antara bawahan Anda, menetralkan perselisihan dan kesalahpahaman di antara mereka.
• Selenggarakan rapat umum, termasuk rapat informal, agar karyawan dapat saling berkomunikasi.

Tipe vertikal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara karyawan dari organisasi yang sama, komunikasi bisnis antara pekerja dari departemen yang sama, bengkel, menempati posisi yang sama. Komunikasi vertikal dalam lingkungan bisnis adalah transfer informasi antara manajemen dan bawahan. Ini mencakup bentuk-bentuk berikut:

• Pesanan.
• Rekomendasi.
• Pesanan.

Ini dikirim dari bos ke bawahannya. Karyawan mengirim laporan, pesan, laporan, dll sebagai tanggapan kepada manajer.

Komunikasi vertikal dibagi menjadi dua jenis:

• Antara departemen, divisi, bengkel yang terletak di tingkat hierarki yang berbedadi perusahaan.
• Langsung antara bawahan dan korps pimpinan.

Transfer informasi di sini tersedia dalam dua bentuk - hilir (hierarkis) dan hulu (terbalik). Mari kita perkenalkan mereka secara khusus.

Grup top-down

Di sini informasi akan datang dari tingkat hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Artinya, dari atasan ke bawahannya. Dalam grup ini, bentuk komunikasi bisnis berikut dapat dibedakan:

• Pesanan dan pesanan. Dapat disertai penjelasan tentang pencapaian tujuan, pelaksanaan tugas, penerapan teknik dan metode tertentu.
• Dokumen-penilaian upaya bawahan.
• Dukungan dan kontrol.
• Insentif untuk karyawan.

Masalah subtipe hierarki

Masalah komunikasi bisnis tipe "top-down" (komunikasi manajer dengan bawahannya) meliputi:

• Kesalahpahaman. Mungkin ada situasi di mana bos dan pemain berbicara dalam bahasa yang berbeda - baik secara harfiah maupun kiasan. Bahkan jika bahasa Rusia jelas dipilih sebagai bahasa komunikasi, tingkat pelatihan profesional yang berbeda masih akan meninggalkan ruang untuk kesalahpahaman. Misalnya, jika bos menyalahgunakan profesional, kosakata teknis dalam komunikasi dengan personel berketerampilan rendah. Contoh lain: kepala perusahaan internasional tidak selalu dapat menemukan bahasa yang sama dengan karyawan yang merupakan perwakilan dari budaya nasional yang berbeda. Mereka, bahkan mengetahui bahasa asing, mungkin tidak memahami kekhasan pidato penutur aslinya - singkatan, jargon, permainan kata yang sama.
• Jumlah informasi. Manajer tidak selalu mengirimkan informasi yang diperlukan dalam jumlah yang tepat. Dalam beberapa situasi, tugas yang diberikan sulit untuk diselesaikan oleh bawahan karena kurangnya informasi yang diperlukan. Dan dalam kasus lain, pelaku menderita kebutuhan untuk mempelajari informasi yang berlebihan, tidak berguna, dan tidak relevan.

Grup Bawah

Ini adalah informasi yang dikirim dari bawahan kepada pemimpin. Bentuk-bentuk berikut menonjol di sini:

• Memorials.
• Laporan.
• Pesan tentang tahapan pekerjaan yang dilakukan.
• Laporan tentang terjadinya masalah yang tidak terduga dalam penyelesaian tugas layanan.
• Usulan dengan ide-ide inovatif, cara meningkatkan produksi, memperkenalkan teknologi baru dan metode kegiatan di perusahaan.

Umpan balik semacam itu tidak kalah pentingnya bagi manajer daripada memberi mereka perintah sendiri. Dari bawahanlah Anda bisa mendapatkan informasi terbaru tentang keadaan di perusahaan. Informasi ini memungkinkan kami untuk menilai suasana hati kolektif, untuk mengidentifikasi ketidakpuasan karyawan yang berkembang sejak awal.

Masalah subtipe terbalik

Umpan balik antara pelaku dan manajemen dapat dirusak oleh masalah berikut:

• Bawahan jarang mengirimkan umpan balik negatif, keluhan kepada manajemen mereka bahkan tentang aspek-aspek yang cukupserius. Alasannya sederhana - takut dipecat.
• Seringkali, bahkan komentar dan saran yang dikirim oleh karyawan tetap tidak terjawab. Alasannya adalah pekerjaan manajer yang berlebihan, atau kurangnya rasa hormatnya terhadap karyawannya sendiri. Ia menganggap tidak penting mengurai pesan mereka. Sebagai tanggapan, pekerja yakin bahwa umpan balik seperti itu tidak berguna.
• Kritik yang dikirimkan mungkin tidak mencapai tujuan akhirnya sama sekali. Misalnya, dalam kasus seorang karyawan mengirim surat kepada CEO dengan keluhan tentang manajemen langsungnya. Atasan bawahan dapat mencegah umpan balik seperti itu, karena akan mengakibatkan konsekuensi negatif baginya.
• Untuk klarifikasi topik yang tidak jelas, bantuan dalam memecahkan masalah yang tiba-tiba muncul, dalam banyak kasus, karyawan lebih memilih untuk beralih ke rekan kerja daripada manajer. Alasannya mungkin karena mereka tidak berharap untuk menerima bantuan yang lengkap dan memenuhi syarat, mereka takut akan dituduh tidak kompeten.
• Seringkali ada alasan teritorial dan geografis untuk ketidakmungkinan koneksi semacam itu. Kantor di mana bawahan dan staf komando berada dapat berlokasi di berbagai wilayah pemukiman, dan bahkan di berbagai kota, negara bagian.

Cara menyelesaikan masalah

Semua masalah di atas dapat diselesaikan sebagai berikut:

• Tentukan surat anonim dan kotak email tempat karyawanakan dapat mengirimkan keluhan dan saran penyamaran.
• Kembangkan sistem untuk memberi penghargaan kepada karyawan yang menggunakan umpan balik dari manajemen.
• Membuat skema komunikasi antara pekerja sederhana dan bos berpangkat tinggi tanpa hambatan menengah dalam bentuk bimbingan langsung karyawan.
• Memperkenalkan pendaftaran semua banding yang diterima oleh manajer dari bawahan dengan kebutuhan untuk melaporkan tindakan yang diambil sebagai tanggapan.