Apa struktur proyeknya? Struktur organisasi proyek. Struktur organisasi manajemen proyek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Struktur proyek digunakan untuk menentukan hasil akhir yang akan dicapai dan mengaitkannya dengan sumber daya, aktivitas, tenaga, dan peralatan yang diperlukan. Struktur juga memungkinkan Anda untuk menghubungkan elemen tidak hanya dengan produk atau produk yang akan muncul pada akhirnya, tetapi juga satu sama lain. Pembentukan proyek harus dimulai dengan apa yang terjadi pada akhirnya. Berikutnya adalah pemecahan utama menjadi blok, yang terus dihancurkan dan bertambah jumlahnya sampai detail terkecil yang diperlukan dalam produksi diperhitungkan. Proses ini juga termasuk membangun tidak hanya hubungan vertikal, tetapi juga horizontal antar elemen, jika tindakan tersebut diperlukan.

Apa struktur proyeknya?

Aktivitas perusahaan mana pun di dunia dimulai dengan pengembangan rencana aksi bersama. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki pesanan untuk pasokan pasta. Sekarang manajemen, departemen khusus, analis dan pemangku kepentingan lainnya menyusun rencana, yang merupakan struktur pengembangan proyek. Dalam hal ini, Anda perlu menentukan dari mana mendapatkan bahan baku dan dari mana mengolahnya sesuai keinginannegara bagian. Itu dua blok. Masing-masing dapat berkembang lebih jauh. Pertanyaan bahan baku dapat dibagi menjadi pencarian pemasok, transportasi untuk transportasi dan kontrol kualitas. Pengolahan bahan baku, pada gilirannya, juga dibagi. Penting untuk memutuskan ruangan mana yang akan digunakan, di mana menemukan peralatan, spesialis, pemasang, dan bagaimana memulai siklus produksi. Ini hanya contoh yang paling sederhana, karena balok akan terus dibagi sampai tidak ada pertanyaan yang tersisa. Ini adalah bagaimana struktur utama proyek membantu mencapai hasil yang diinginkan dalam jangka waktu tertentu. Ketika setiap pelaku secara akurat memahami fungsi dan tindakannya, menyadari mengapa setiap elemen tertentu dilakukan dan apa yang harus menjadi hasil akhir, maka efisiensi maksimum perusahaan akan tercapai.

Struktur yang disorot

Struktur organisasi proyek yang paling sederhana dijelaskan di atas. Tapi ini baru permulaan. Ada yang namanya struktur khusus, yang mengacu pada proses pengorganisasian perusahaan secara keseluruhan, dan langsung ke proyek tertentu. Ada perusahaan tertentu di mana ada pembagian yang jelas menjadi fungsi, fitur, siklus produksi dan pencarian karyawan. Tetapi agar seluruh mekanisme bekerja, manajemen harus terlebih dahulu menemukan proyek yang cocok yang akan mendatangkan keuntungan. Ini dilakukan oleh perusahaan yang sama sekali berbeda, yang memiliki strukturnya sendiri. Ini adalah jenis organisasi tertentu. Misalnya, sebuah perusahaan bergerak dalam produksi produk logam. Sistem telah berhasil, tetapi tidak jelas apa yang akan terjadimenguntungkan untuk dijual, dan produk apa yang akan menyebabkan kerugian. Untuk melakukan ini, perusahaan analitik lain dipekerjakan, yang mempelajari pasar dan mengeluarkan rekomendasinya. Berdasarkan mereka, seluruh mekanisme kerja perusahaan pertama mulai berlaku.

Tipe ganda

Ini adalah tipe kedua yang dapat diterima oleh kerangka kerja manajemen proyek. Ini menyiratkan kehadiran dua perusahaan, yang masing-masing melakukan bagian pekerjaannya. Selanjutnya, elemen-elemen ini digabungkan, dan produk akhir diperoleh. Hal yang sama berlaku langsung untuk proyek dalam perusahaan yang sama. Ambil contoh, sebuah perusahaan yang mengembangkan permainan komputer. Salah satu departemennya bertanggung jawab atas pembuatan grafik, dan yang kedua - untuk alur cerita. Hanya ketika kedua komponen sudah siap dan terhubung bersama, produk jadi akan muncul. Biasanya ini dilakukan oleh departemen (atau perusahaan) lain, yang menyediakan interaksi antara struktur yang berbeda dan mengatur aktivitas mereka.

Desain kompleks

Struktur proyek ini dibedakan dengan kehadiran banyak departemen (atau perusahaan) sekaligus, yang masing-masing memiliki area tanggung jawab sendiri. Pada contoh permainan komputer yang sama, keseluruhan sistem mungkin terlihat seperti ini: ada manajemen yang telah membuat keputusan yang berkemauan keras untuk mulai membuat produk. Lalu ada beberapa departemen, yang masing-masing harus menyediakan bagian dari total produk. Mereka mungkin tidak memiliki spesialis sendiri, itulah sebabnya mereka harus mempekerjakan orang dari luar. Mereka, pada gilirannya, dapat melakukan pekerjaan itu sendiri ataumempercayakan kepada orang lain. Artinya, dasar perusahaan secara harfiah adalah beberapa blok atau departemen. Selebihnya dilakukan oleh pihak ketiga. Tapi hasil akhirnya sudah dikumpulkan oleh karyawan perusahaan utama.

Struktur fungsional

Di atas, kita berbicara lebih banyak tentang proses pengorganisasian pekerjaan suatu perusahaan, meskipun ini juga terkait langsung dengan manajemen proyek. Tetapi struktur fungsional, yang paling umum dan populer di sepanjang jalan, sudah menjadi referensi langsung ke proyek. Prinsip umumnya dirumuskan oleh Max Weber pada abad ke-20. Tidak banyak yang berubah sejak saat itu. Struktur organisasi manajemen proyek seperti itu dibedakan dengan adanya hierarki subordinasi yang ketat, pembagian kekuasaan, tenaga kerja, dan fungsi. Standarisasi semua tindakan yang dilakukan dan koordinasi yang jelas dari seluruh proses diterapkan secara aktif. Tidak ada ikatan kepribadian karyawan ini atau itu dengan fungsinya, yang membuatnya mudah dan sederhana untuk menggantikannya satu sama lain. Fitur positif utama dari struktur ini adalah kemampuan untuk merangsang spesialisasi, mengurangi jumlah tindakan dan penghematan sumber daya yang signifikan. Pada saat yang sama, ada kekurangan yang signifikan. Jadi, ada isolasi departemen yang berbeda, jumlah konflik dalam tim meningkat, efisiensi keseluruhan dari seluruh siklus produksi menurun, dan hubungan antara departemen horizontal secara bertahap menjadi lebih rumit, yang harus dihindari. Pada dasarnya, semua ini disebabkan oleh ketidakmampuan tim manajemen. Struktur ini membutuhkan minimal dari pekerja sederhana, tetapi darikepala - maksimal. Mereka diminta untuk menanggapi elemen terkecil secara tepat waktu dan memastikan interaksi yang sangat jelas antara kelompok yang terletak secara horizontal.

Fungsi perantara

Karena Max Weber adalah orang Jerman, tidak mengherankan bahwa sistem seperti itu dapat bekerja dengan cukup efektif untuk mereka. Dalam kondisi gangguan ringan atau berat kepemimpinan di perusahaan domestik, tautan penghubung diperlukan. Bahkan, mereka menduplikasi fungsi atasan, tidak memiliki hak pengelolaan, tetapi memiliki kemampuan kontrol yang luas. Akibatnya, struktur kerja proyek telah memperoleh konsep seperti perantara. Ini adalah orang-orang khusus (atau seluruh departemen) yang mengatur interaksi antara kelompok horizontal. Pada akhirnya, koordinator tersebut memberikan hasil akhir kepada manajemen yang lebih tinggi pada saat yang sama sebagai manajer langsung, yang fungsinya direduksi menjadi transfer perintah dan kepemimpinan umum. Jika mereka mencoba untuk menyelidiki langsung ke dalam proyek dan memastikan interaksi tim individu, situasinya biasanya hanya akan menjadi lebih buruk.

Struktur matriks

Ini adalah bentuk berikutnya yang muncul seiring dengan bertambahnya jumlah perantara. Struktur proyek bisnis ini disebut matriks. Masalah utama di sini justru terletak pada kenyataan bahwa koordinator yang sama menerima lebih banyak kesempatan manajemen dan, dalam hal fungsinya, lebih dekat dengan kepala departemen. Sangat sulit untuk membedakan dengan jelas apadapat menunjukkan satu pemimpin, dan apa - yang lain. Untuk kesederhanaan, mereka dibagi menjadi kepala proyek dan fungsional. Yang pertama menyediakan sistem umum interaksi antar departemen. Mereka berkewajiban untuk secara jelas dan jelas menyampaikan seluruh ide kepada bawahan, serta memahami kekhasan pekerjaan unit. Mereka harus menjalin komunikasi antara karyawan yang berbeda dan mempertimbangkan keinginan, keinginan, dan permintaan mereka. Juga, bos ini bertanggung jawab atas kemungkinan situasi yang tidak terduga dan tidak adanya konflik. Manajer fungsional, pada gilirannya, memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan, menunjuk waktu dan tempat kerja, bertanggung jawab atas kualitas produk yang diproduksi, serta kepatuhan mereka terhadap persyaratan yang ditentukan. Orang-orang inilah yang berkewajiban untuk beradaptasi dengan sangat cepat dengan kondisi yang berbeda, termasuk yang paling tidak menguntungkan untuk bekerja. Mereka harus menemukan jalan keluar dari situasi sulit dan memastikan produksi produk dengan kualitas yang dinyatakan tepat pada waktunya.

Tipe desain

Struktur proyek ini sangat berguna untuk jenis perusahaan yang seluruh aktivitasnya terkait dengan satu atau lebih proyek. Dalam hal ini, masing-masing dari mereka memiliki semua yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya. Misalnya, mungkin ada beberapa departemen akuntansi, departemen keuangan, biro desain, dan sebagainya untuk masing-masing proyek secara terpisah. Divisi yang tersisa, yang tidak termasuk dalam kelompok mana pun, menyediakan fungsi tambahan secara eksklusif, meskipun sangat penting. Departemen personalia dapat menjadi satu dan menanggapi aplikasi dari semuadivisi. Seperti, misalnya, mungkin struktur proyek investasi. Hal ini melekat pada tanggung jawab masing-masing karyawan untuk hasil akhir, manajemen yang sangat fleksibel dan tidak jelas serta tidak adanya tindakan yang diatur secara jelas untuk setiap karyawan. Struktur seperti itu dapat mengubah profil mereka dengan sangat cepat, merespons situasi non-standar dan memenuhi pesanan dalam waktu sesingkat mungkin.

Pemisahan dan fitur

Semua struktur organisasi manajemen proyek dapat secara kondisional dibagi menjadi dua kelompok besar - mekanistik dan organik. Yang pertama adalah sistem fungsional, dan yang kedua adalah sistem matriks. Desain termasuk dalam kedua kategori sekaligus, karena sangat fleksibel. Jenis struktur mekanistik dibedakan oleh vertikal kekuasaan yang jelas, fungsi dan tindakan karyawan yang diatur secara ketat, dan sebagainya. Organik, sebaliknya, sangat sederhana, fleksibel dan tidak memiliki kemampuan untuk secara jelas menunjukkan kepada setiap karyawan apa dan bagaimana melakukannya. Kedua opsi tersebut valid. Yang pertama paling cocok untuk produksi produk tertentu. Misalnya, mobil. Ketika setiap pekerja hanya melakukan fungsinya sendiri, tidak ada yang akan mengalihkan perhatiannya. Tetapi untuk proyek yang lebih kreatif, lebih menguntungkan menggunakan struktur matriks, karena terkadang interaksi “abnormal” antara karyawan yang memberikan hasil maksimal dengan biaya terendah.

Kreasi

Struktur rencana proyek sulit dibuat, karena seluruh proses produksi selanjutnya bergantung padanya. Praktistidak mungkin pada tahap awal untuk menetapkan tugas yang tepat dan mengidentifikasi tindakan tertentu. Pertama, Anda harus memilih bentuk struktur itu sendiri. Itu harus sesuai dengan kekhasan interaksi antara semua pihak proyek, sesuai dengan isinya dan bekerja dengan sukses dalam lingkungan eksternal yang ada. Struktur manajemen proyek biasanya dibuat sekali dalam waktu yang lama, jadi lebih baik menghabiskan lebih banyak waktu untuk itu dan mendapatkan hasil yang paling efektif daripada terus-menerus mengulanginya dalam waktu dekat. Tahap selanjutnya adalah perencanaan rinci untuk situasi saat ini. Di bagian paling akhir, metodologi, organisasi, referensi, dan dokumentasi berguna lainnya dikumpulkan untuk setiap tahap, departemen, atau kelompok karyawan. Ini juga termasuk staf, deskripsi pekerjaan, persyaratan untuk ketersediaan spesialis, serta penerapan semua ini dalam anggaran proyek secara keseluruhan.

Distribusi berdasarkan area tanggung jawab

Seperti disebutkan di atas, struktur organisasi proyek didasarkan pada tanggung jawab semua kategori karyawan. Adalah logis bahwa semakin tinggi kepentingan pribadi seorang karyawan, semakin efektif keseluruhan prosesnya. Penting untuk menyampaikan kepada semua kelompok orang yang berpartisipasi dalam proyek pentingnya tindakan yang mereka lakukan dan dampaknya pada hasil akhir. Secara alami, seseorang tidak boleh melupakan tanggung jawab. Penting untuk menjelaskan betapa dahsyat konsekuensinya jika seorang karyawan gagal menjalankan fungsinya. Anda juga dapat menetapkan hadiah untuk pekerjaan yang benar dan hukuman untuk kesalahan. Semua orang harus tahu semua ini, dan informasi itu sendiriharus sesederhana dan semudah mungkin. Misalnya, di suatu tempat dalam deskripsi pekerjaan akan ditulis secara samar bahwa jika tukang kunci Sidorov tidak bekerja sebagaimana mestinya, ia akan dihukum. Ini tidak efisien. Harus dikatakan secara langsung bahwa detail yang dia buat sangat dibutuhkan agar mobil bisa melaju. Tanpa itu, proyek akan gulung tikar dan perusahaan akan merugi 1 juta. Dan hanya dia yang akan disalahkan. Tetapi jika tukang kunci ini mengerjakan satu bagian lagi dalam waktu yang bersamaan, ia akan menerima bonus sebesar setengah gaji. Semuanya jelas, dapat dimengerti, dan dapat diakses. Ada hukuman dan ada hadiah.

Fitur Detail

Dalam kebanyakan kasus, terutama ketika struktur kerja proyek mekanistik digunakan, detail maksimum dari setiap masalah diperlukan. Anda harus terus membagi blok dan elemen sampai tidak ada bagian yang tersisa. Dalam beberapa kasus, proses ini sudah dapat terjadi ketika proyek mulai bekerja, yang utama adalah bahwa ini tidak mempengaruhi efisiensi pekerjaan secara keseluruhan. Tetapi ada juga perusahaan seperti itu di mana deskripsi tindakan yang akurat dan detail maksimum hanya dapat mengganggu. Ini biasanya berlaku untuk tim kreatif. Misalnya, situasi dengan pembuatan game komputer dijelaskan di atas. Jika Anda memberikan perintah yang jelas kepada semua karyawan, produk akan dibuat dengan cepat dan dengan biaya minimal. Namun, ide bagus atau komentar bagus dari semua peserta proyek akan diabaikan, yang dapat mengubah permainan biasa-biasa saja menjadi mahakarya yang layak mendapatkan banyak penghargaan.

Hasil

Secara umum, struktur proyek harus dipikirkan dengan detail dan presisi yang dibutuhkan oleh proses produksi saat ini. Tidak mungkin menerapkan norma dan contoh yang seragam untuk semua perusahaan tanpa kecuali. Anda selalu perlu mempertimbangkan banyak fitur dan parameter yang mungkin tidak terlihat jelas bagi sebagian besar karyawan di awal proyek, tetapi dapat menjadi masalah signifikan menjelang akhir proyek. Dan hal utama yang harus diingat adalah bahwa struktur proyek bukanlah skema yang kaku. Itu dapat dan harus terus-menerus disempurnakan, disempurnakan dan diperdalam. Hanya dengan cara ini akan mungkin untuk mencapai efisiensi tertinggi dalam jumlah waktu minimum dan dengan sedikit pengeluaran sumber daya.