Headcount: definisi, konsep dan struktur

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-17 18:55

Untuk manajemen perusahaan mana pun, pertanyaan tentang berapa banyak staf yang harus ada agar berfungsi secara efektif selalu menjadi pertanyaan penting. Banyak perusahaan terpaksa memberhentikan pekerja karena biaya, yang tidak selalu berdampak positif pada perkembangan produksi. Ada konsep jumlah orang yang optimal di mana perusahaan dapat berfungsi secara efektif.

Semakin tinggi komposisi dan jumlah karyawan perusahaan, semakin sulit pengelolaannya. Oleh karena itu, penentuan jumlah karyawan yang optimal merupakan momen yang penting.

Headcount adalah salah satu kategori terpenting untuk riset personalia di sebuah perusahaan. Seharusnya tidak lebih tinggi atau lebih rendah dari indikator optimal. Mari kita lihat bagaimana mengidentifikasinya.

Konsep untuk dipertimbangkan

Jumlah personel perusahaan adalah indikator personel terpenting perusahaan, yang mencirikan kondisinya. Konsep ini dapat dikonkretkan dengan konsep daftar,kehadiran dan jumlah rata-rata unit staf.

Kategori headcount dipahami sebagai indikator statistik dan ekonomi yang mencerminkan jumlah orang yang menjalankan fungsi tenaga kerja di perusahaan dan merupakan bagian dari berbagai kategori karyawan.

Komposisi staf

Di bawah struktur, pahami serikat pekerjanya ke dalam kelompok dan unit yang berfungsi sesuai dengan berbagai kriteria. Kelompok berikut dibedakan berdasarkan komposisi, tercermin dalam tabel di bawah ini.

Grup	Karakteristik	Tahap Klasifikasi	Karakteristik
Non-industri	Para pekerja yang tidak terlibat langsung dalam proses produksi. Pekerja segmen sosial	_	_
Produksi industri	Karyawan yang terlibat dalam proses produksi	Pemimpin perusahaan	-tingkat akar rumput (master); -medium (pengelola divisi struktural); -tertinggi (CEO, deputi)
_	_	Pelayan	Sekretaris, kasir, pencatat waktu, pengirim barang. Semua karyawan untuk urusan administrasi, keuangan dan penyelesaian
_	_	Spesialis	Insinyur, ekonom, pengacara, teknolog, petugas personalia,akuntan, dll. Penyelesaian tugas administrasi, ekonomi, teknik dan hukum
_	_	Pekerja	Mereka yang secara langsung menciptakan produk perusahaan, menghasilkan produk akhir, menyediakan layanan.

Faktor berikut dapat mempengaruhi struktur dan jumlah staf:

• Otomasi dan komputerisasi produksi.
• Menggunakan teknologi modern.
• Menggunakan bahan terbaru.
• Organisasi produksi.

Struktur penduduk

Ini dapat mencakup beberapa kategori karyawan:

• Gaji.
• Karyawan yang menjalankan fungsi ketenagakerjaan berdasarkan kontrak hukum perdata.
• Pekerja paruh waktu.

Jumlah penggajian karyawan adalah semua karyawan yang bekerja di perusahaan: penuh waktu, musiman, temporer, dll. Poin mendasarnya adalah fakta bahwa mereka semua memiliki entri dalam buku kerja. Setiap karyawan tersebut hanya dihitung sebagai bagian dari satu perusahaan. Juga dipertimbangkan adalah orang-orang yang tidak pergi bekerja karena alasan apapun. Saat menghitung pekerjaan, daftar ini digunakan. Jika seseorang termasuk dalam daftar gaji, maka dia tidak menganggur.

Bagi mereka yang bekerja di bawah kontrak hukum perdata, kontrak kerja atau perjanjian kerja dibuat. Karyawan tersebut selama periode pelaporan dapat:terlibat dalam beberapa perusahaan dan dianggap sebagai karyawan penuh.

Jumlah mereka tidak dapat ditentukan tanpa memperhitungkan pekerja paruh waktu eksternal dan internal. Karyawan paruh waktu eksternal adalah karyawan yang biasanya ada dalam daftar satu perusahaan, dan paruh waktu (menurut undang-undang di bidang hubungan kerja) dipekerjakan pada proyek di organisasi lain. Karyawan paruh waktu internal adalah karyawan perusahaan yang melakukan tugas tambahan di organisasi mereka sendiri.

Saat menghitung jumlah rata-rata orang, pekerjaan pekerja paruh waktu eksternal diperhitungkan berdasarkan waktu yang mereka habiskan. Subkelompok di mana orang baru dimasukkan dinyatakan dalam surat perintah kerja dan dalam kontrak yang dibuat dengan perusahaan. Pekerja paruh waktu dan pekerja kontrak tidak termasuk dalam daftar untuk menentukan proporsi staf yang dipekerjakan untuk mencegah penghitungan ganda.

Jenis bilangan

Di antara jenis utama jumlah karyawan adalah sebagai berikut:

• Direncanakan.
• Normatif.
• Biasa.
• Daftar rata-rata.
• Hobi.
• Sebenarnya.

Tabel menunjukkan jenis utama jumlah pegawai dan karakteristiknya.

Angka	Karakteristik
Direncanakan	Dapat ditentukan oleh faktor produktivitas tenaga kerja dan spesifikasi organisasi di pasar. Indikatornya mendekati kenyataan
Normatif	Dibentuk berdasarkan standar tenaga kerja industri dan ruang lingkup pekerjaan
Biasa	Dibentuk dari jumlah karyawan yang ada di staf, tidak termasuk karyawan musiman dan tidak tetap
Daftar rata-rata	Tentukan jumlah rata-rata karyawan untuk periode tersebut
Keamanan	Hanya karyawan yang saat ini berada di tempat kerja
Sebenarnya	Jumlah karyawan yang benar-benar bekerja di perusahaan

Teknik

Analisis jumlah personel organisasi dilakukan dalam beberapa tahap, tercermin pada tabel di bawah ini.

Panggung	Karakteristik
Perbandingan jumlah dan komposisi negara bagian dengan organisasi - analog di industri	Pelajari persentase kategori komposisi kualitatif dan kuantitatif. Tentukan sikap normatif terhadap jumlah personel
Membandingkan tingkat pertumbuhan keuntungan dan biaya untuk seluruh staf perusahaan	Pertumbuhan tagihan upah harus di bawah pertumbuhan produktivitas
Perhitungan ulang hierarki dalam perusahaan	Kemampuan untuk mengidentifikasi tautan yang tidak perlu dalam manajemen
Audit dan revisi personel	Analisis kepegawaian menurutusia, masa kerja, jenis kelamin, tingkat pendidikan, dll.

Rata-rata jumlah karyawan

Jumlah karyawan rata-rata dapat ditentukan dengan rumus di bawah ini:

Rata-rata=(Rata-rata1+Rata-rata2+…. Rata-rata12)/12. Penyebutnya adalah jumlah bulan dalam setahun.

dimana Avg1, Avg2 … - rata-rata jumlah karyawan berdasarkan bulan dalam setahun (orang).

Untuk menghitung Avg1, Avg2, dll. terapkan nilai penggajian berdasarkan bulan dalam setahun, dengan mempertimbangkan hari libur dan akhir pekan.

Contoh perhitungan ditunjukkan di bawah ini.

Data awal:

• Jumlah pada akhir Desember adalah 10 orang.
• 15 lebih banyak orang diterima sejak 11 Januari
• 5 orang diberhentikan pada 30 Januari.

Data awal terlihat seperti ini:

• Dari 1 hingga 10 Januari - 10 orang.
• Dari 11 hingga 29 Januari - 25.
• Dari 30 hingga 31 Januari -20.

Perhitungan Indikator Kependudukan:

((10 hari10 orang) + (19 hari25 orang) + (2 hari20 orang))/31=(100 + 475 + 40)/31=19, 8 atau dibulatkan ke atas 20 orang.

Perencanaan

Perencanaan staf adalah proses mengembangkan rencana untuk menyediakan jumlah personel yang dibutuhkan perusahaan.

Proses menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• Kurangnya tenaga kerja di perusahaan.
• Kurangnya keterampilan untuk pengembangan bisnis.

Langkah-langkah perencanaan ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

Panggung	Karakteristik
Analisis keadaan saat ini	Mengidentifikasi kepatuhan karyawan perusahaan terhadap persyaratan yang ada
Penilaian kebutuhan kerja	Saat menjelajahi area berikut: -jenis pekerjaan perusahaan; -fitur pasar; -volume produksi; -tugas manajerial; -sumber daya keuangan. Proses dapat dilakukan sesuai dengan kelengkapan teknis perusahaan
Pembentukan skuad baru	Langsung proses menarik karyawan melalui perekrutan
Evaluasi kinerja	Perhitungan indikator kinerja untuk menarik karyawan baru

Peraturan

Ada standar kepegawaian yang berbeda. Diantaranya adalah tingkat produksi, tingkat pelayanan, dll. Untuk mengetahui berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi tenaga kerja tertentu, digunakan perhitungan berdasarkan jumlah tenaga kerja personil.

Mengandalkan peraturan memungkinkan perencanaan jumlah dan komposisi karyawan perusahaan, yang praktis mengarah pada tingkat produktivitas yang sesuai dengan karakteristik teknis perusahaan.

Mari kita berikan beberapa opsi perhitungan.

Metode 1. Sesuai dengan standar produksi. Mereka didefinisikan sebagai jumlah pekerjaan (misalnya, jumlah produk jadi) yang dikerjakan oleh tim (atau karyawan)kualifikasi yang memadai) wajib tampil sesuai dengan kriteria organisasi yang ada per satuan waktu kerja.

Metode 2. Sesuai dengan standar populasi. Dasar perhitungan ini adalah jumlah tetap karyawan dengan kualifikasi tertentu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas manajerial atau industri. Kelemahan utama menggunakan standar ini adalah akurasi karakteristik yang tidak terlalu tinggi. Ini disebabkan oleh fakta bahwa hanya volume normal yang diperhitungkan saat menentukan standar jumlah karyawan. Semakin kompleks alur kerja yang sebenarnya, semakin menyimpang dari biasanya. Oleh karena itu, keakuratan perhitungannya berkurang.

Metode 3. Sesuai dengan norma waktu. Di sini Anda perlu memperhitungkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk implementasi unit proses industri oleh seorang karyawan atau tim.

Metode 4. Sesuai dengan standar pelayanan. Dalam perhitungan ini, dasarnya adalah jumlah bagian peralatan industri (misalnya, peralatan mesin, kepala hewan) yang harus diproses oleh sekelompok karyawan dalam waktu tertentu. Aturan ini praktis sama dengan pegawai yang melakukan fungsi pelayanan. Seringkali, saat menghitung jumlah karyawan dalam suatu organisasi (baik reguler maupun standar), indikator jumlah karyawan bersifat fraksional dan memerlukan pembulatan. Nilai-nilai yang diperoleh digunakan sebagai argumentasi untuk pengambilan berbagai keputusan manajerial di bidang kebijakan kepegawaian.

Jumlah karyawan optimal

Untuk perhitungan optimal jumlah personel di area produksi, digunakan metode lain.

Metode 1. Waktu. Untuk pengukuran, mereka menggunakan stopwatch dan mencatat berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap langkah alur kerja berikutnya. Kemudian semua nilai yang diperoleh dijumlahkan. Metode waktu terutama digunakan oleh manajer produksi, pemodal dan penilai. Kelemahan utama dari metode ini adalah input dan durasi tenaga kerja, terutama dengan jumlah karyawan perusahaan yang signifikan.

Misalnya, waktu produksi rata-rata bagian hanya dapat dihitung setelah 30 pengukuran, di mana tindakan dilakukan oleh berbagai pekerja. Dengan semua ini, akurasi pengukuran tidak akan cukup tinggi. Kecepatan kerja berkurang bagi karyawan yang tahu bahwa mereka sedang diawasi. Kerugian lain dari waktu adalah kurangnya fleksibilitas. Jika Anda perlu menghitung tingkat produksi suku cadang identik yang memiliki perbedaan kecil, ini hanya dapat dilakukan dengan mengukur masing-masing bagian.

Metode 2. Perbandingan dengan perusahaan pesaing. Optimalisasi jumlah karyawan dalam organisasi juga dilakukan dengan membandingkan jumlah karyawan yang Anda miliki dengan pesaing Anda yang menggunakan teknologi industri yang sama. Ini adalah metode yang sangat cepat, tetapi hanya akan membuahkan hasil jika informasi nyata tentang pekerjaan perusahaan pesaing disediakan. Perbandingan juga membantu untuk memahami tempat apa yang ditempatiperusahaan di pasar, berdasarkan keyakinan jumlah karyawan dan produktivitas bisnis.

Metode 3. Perencanaan elemen mikro. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa setiap operasi kerja dapat direduksi menjadi sejumlah tindakan sederhana tertentu, dan waktu yang dihabiskan untuk itu sudah diketahui. Kemudian, untuk menghitung standar, hanya jumlah hasil pengukuran yang diperlukan. Berdasarkan informasi tersebut, akan dimungkinkan untuk mengoptimalkan jumlah karyawan di perusahaan. Penjatahan dengan bantuan elemen mikro operasi hanya cocok untuk jenis pekerjaan yang dilakukan secara manual dan terdiri dari tindakan siklik. Untuk menerapkan metode ini, Anda memerlukan pemodal yang telah menjalani pelatihan khusus.

Jumlah pekerja pendukung

Untuk menghitung jumlah personel di bidang operasi bantu, digunakan metode perencanaan faktorial. Ini cukup padat karya. Dalam hal ini, kriteria kunci digunakan untuk setiap proses dan operasi produksi. Tingkat pengaruh faktor pada jumlah personel ditentukan sebagai berikut: alur kerja dibagi menjadi beberapa elemen, yang masing-masing tergantung pada satu faktor. Hasil normalisasi tersebut dibandingkan dengan nilai serupa di departemen organisasi yang sebanding.

Kesimpulan

Jumlah personel perusahaan ditentukan oleh sifat kegiatan perusahaan, serta kompleksitas proses teknologi produksi. Otomatisasi, mekanisasi danfaktor lain. Berdasarkan nilai ini, jumlah karyawan yang direncanakan dan standar dibentuk.

Untuk perusahaan mana pun, manajemen personalia memainkan peran paling penting. Tanpa profesional yang unggul, tidak ada organisasi yang akan berhasil melanjutkan kegiatannya. Di zaman kita, ada banyak prinsip baru dalam organisasi produksi. Namun, realisasi semua peluang ini secara langsung tergantung pada karyawan perusahaan, yaitu pada orang yang hidup. Keaksaraan, pengetahuan, dan kualifikasi mereka sangat penting. Untuk mencapai tujuan perusahaan perlu dibentuk nilai optimal dari jumlah tenaga kerja.