Apa tugas sekretaris

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Untuk mendefinisikan dengan jelas tanggung jawab pekerjaan seorang sekretaris, Anda perlu mengetahui siapa sebenarnya sekretaris itu. Lagi pula, posisi ini bisa dilihat dari beberapa sudut. Dikenal misalnya sekretaris sebagai pegawai kantoran, Sekretaris Jenderal sebagai kepala (kepala) organisasi tertentu, Sekretaris Negara sebagai pegawai negeri, sekretaris sebagai orang diplomatik, sekretaris kepala sebagai karyawan dan pilihan lainnya. Paling sering, ketika mengacu pada posisi ini, mereka berarti seorang karyawan yang melakukan tugas (tugas) baik direktur perusahaan maupun kepala individu dari divisi strukturalnya. Ternyata tugas kedinasan sekretaris dalam hal ini direduksi menjadi pelaksanaan tugas satu kali untuk menyelesaikan masalah organisasi dan teknis.

Apa yang harus diketahui dan dilakukan seorang sekretaris

Setiap hari sekretaris harus melakukan fungsi-fungsi berikut:

1. Menerima informasi dari bawahan untuk diteruskan ke manajer.
2. Atur komunikasi telepon kepala. Dalam ketidakhadirannyamenerima informasi dan kemudian membawanya ke perhatian direktur.
3. Menerima dan menyimpan catatan pesan telepon.
4. Ciptakan kondisi kerja normal kepala: pantau kebutuhan alat tulis dan peralatan kantor.
5. Membantu mengatur rapat dan rapat produksi. Informasikan kepada peserta tentang tanggal, tempat dan waktu acara. Kumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, pastikan kehadiran yang hadir dan buatlah notulen rapat.
6. Melakukan pekerjaan kantor di perusahaan. Untuk melakukan ini, sekretaris harus menerima, mensistematisasikan korespondensi yang masuk dan menyerahkannya kepada manajemen untuk dipertimbangkan. Kemudian, berdasarkan visa yang dikenakan, transfer dokumen ke pemain dengan tanda tangan. Tugas sekretaris juga mencakup kontrol atas kemajuan, waktu dan hasil pelaksanaannya.
7. Melakukan pencetakan dan reproduksi dokumen.
8. Atur penerimaan pengunjung ke kepala perusahaan dan, jika mungkin, ciptakan kondisi untuk penyelesaian masalah yang cepat.

Untuk melakukan tugas pekerjaan sekretaris yang tampaknya sederhana ini, seorang karyawan harus mengetahui:

• seluruh susunan manajemen perusahaan dan divisi strukturalnya;
• piagam, staf dan struktur perusahaan, profilnya, prospek pengembangan, dan spesialisasi;
• dokumen normatif untuk pencatatan yang benar;
• aturan penggunaan peralatan dan komunikasi kantor;
• aturan VTR, OT, keselamatan kebakaran dan sanitasi industri;
• aturan organisasi buruh di tempat kerjalokasi;
• tindakan normatif dan hukum, perintah, resolusi, perintah untuk perencanaan, akuntansi dan manajemen kualitas pekerjaan yang dilakukan.

Spesifikasi klerikal

Jika kita berbicara tentang spesialisasi yang lebih spesifik dan sempit, maka situasinya agak berbeda. Ambil contoh, tugas sekretaris-petugas. Judul posisi itu dengan jelas mendefinisikan aspek pekerjaan yang akan dilakukan. Biasanya, setiap perusahaan sudah memiliki deskripsi pekerjaan, yang menunjukkan bidang kegiatan spesialis pencatatan. Jika tidak ada instruksi seperti itu, maka lebih baik untuk membuatnya. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan panduan kualifikasi, yang berisi perkiraan sampel. Setelah itu, versi standar harus diselesaikan terkait dengan organisasi tertentu, dengan mempertimbangkan spesifikasi dan fitur internal. Secara umum, 3 arah utama harus dilacak dengan jelas dalam tugas sekretaris-petugas:

1. Bekerja dengan korespondensi. Penerimaan, pemrosesan dengan cara modern dan pengiriman tepat waktu.
2. Dokumentasi internal yang benar.
3. Pendaftaran, pembukuan yang ketat dan transfer dokumen ke arsip untuk penyimpanan.

Fitur karya referen

Di beberapa perusahaan, posisi seperti itu diperkenalkan ke negara bagian, yang mencakup berbagai tugas: dari "meja referensi" hingga "asisten direktur". Spesialis seperti ituharus memiliki pengetahuan yang luas dan penguasaan situasi yang baik. Tugas sekretaris rujukan sedikit diperluas karena peningkatan kekuasaan. Secara umum, ini adalah pekerjaan biasa seorang sekretaris, tetapi kata "rujukan" membuat beberapa penambahan pada daftar standar. Secara khusus, asisten sekretaris dapat secara mandiri menerima pengunjung tentang masalah tertentu. Memiliki informasi tertentu, ia mampu membuat keputusan secara mandiri. Selain itu, referensi melakukan instruksi yang bertanggung jawab dari kepala mengenai kegiatan ekonomi organisasi (perusahaan). Terkadang asisten sekretaris dibebani tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip kepegawaian. Ini dilakukan hanya jika jumlah total pekerjaan memungkinkan Anda untuk melakukan tugas tambahan.