Apa itu departemen personalia: fungsi dan tugas, struktur, tugas karyawan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Untuk memahami apa itu departemen personalia, Anda perlu mempelajari fitur pekerjaannya, fungsi utamanya, dan strukturnya. Tetapi berbicara secara umum, unit tersebut mengambil bagian dalam proses manajemen personalia. Efisiensi perusahaan sangat bergantung pada mereka.

Apa itu Sumber Daya Manusia?

Terminologi ini digunakan untuk mendefinisikan struktur dalam perusahaan yang tugas utamanya adalah membantu mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan spesialis yang diperlukan. Juga, karyawan departemen personalia berkontribusi pada penggunaan pengalaman, efisiensi, dan kualifikasi pekerja yang direkrut secara paling efektif. Dengan demikian, mereka mengambil bagian dalam proses manajemen personalia dalam perusahaan.

Jika kita berbicara tentang pekerjaan struktur ini secara lebih rinci, kita dapat memilih tugas-tugas berikut, yang terlibat dalam:

• Mencari, menyeleksi dan mempekerjakan personel dalam jumlah yang tepat dan dengan kualifikasi yang diperlukan. Wawancara dilakukan dan yang diperlukandokumentasi.
• Pengembangan rencana karir bagi karyawan. Karyawan ditempatkan pada posisi tertentu: mereka dapat dipromosikan, diturunkan, atau dipindahkan.
• Pengembangan teknologi personel. Direncanakan untuk mengubah spesialis dalam posisi manajerial, meningkatkan keterampilan karyawan, dll.
• Pembentukan sistem karyawan penuh waktu yang efektif. Sebuah skema sedang dikembangkan untuk kemajuan para spesialis di jenjang karir.

Pada saat yang sama, semua kegiatan departemen harus konsisten dengan persyaratan undang-undang ketenagakerjaan.

Struktur

Departemen sumber daya manusia yang lengkap terdiri dari beberapa unit utama dan pendukung. Kita berbicara tentang divisi fungsional berikut:

• rekrutmen;
• organisasi buruh;
• penelitian tentang iklim sosio-psikologis;
• pelatihan dan pelatihan ulang personel;
• kesehatan dan keselamatan kerja;
• promosi dan perencanaan karir;
• motivasi, termasuk insentif finansial bagi karyawan;
• penilaian cadangan, penilaian dan penjatahan tenaga kerja.

Perusahaan kecil mungkin tidak memiliki beberapa departemen.

Fungsi

Memahami apa itu departemen sumber daya manusia akan lebih mudah jika Anda memahami fitur-fitur pekerjaannya.

Sisi fungsional dari pekerjaan struktur seperti itu direduksi menjadi manajemen personel perusahaan, dengan mempertimbangkan strategi perusahaan yang dibentuk. Juga, departemen personalia menentukan kebutuhan perusahaan dalam personel saat ini dan di masa depan. Berdasarkan data yang diperoleh,spesialis baru dievaluasi.

Kriteria rekrutmen sedang dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi proses. Rasio rekrutmen personel internal dan eksternal juga dioptimalkan.

Mempelajari apa itu departemen sumber daya manusia dan fungsinya, Anda perlu memperhatikan arah kerja struktur ini seperti pengembangan profesional personel perusahaan. Ini adalah ukuran yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. Tugas ini dilakukan dengan memulai proses berikut:

• pemilihan bentuk pelatihan karyawan yang paling tepat selama pelatihan lanjutan;
• menentukan bentuk, syarat dan prinsip sertifikasi personel;
• organisasi pelatihan ulang dan pelatihan karyawan perusahaan;
• merencanakan berbagai tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan keterampilan semua karyawan.

Perlu menyentuh masalah pemecatan untuk memahami sepenuhnya apa itu departemen personalia. Spesialis struktur ini di perusahaan harus memberhentikan karyawan secara berkala.

Sebagai bagian dari proses ini, tindakan seperti:

• pemilihan opsi yang sesuai untuk melepaskan karyawan;
• memberikan jaminan sosial kepada karyawan yang keluar;
• analisis alasan pelepasan staf.

Konstruksi pekerjaan dan biaya

Departemen personalia berkewajiban untuk membangun dan mengatur pekerjaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan proses-proses utama:penentuan pekerjaan, pembentukan hubungan teknologi dan fungsional di antara mereka, penyediaan kondisi kerja yang diperlukan. Menyelesaikan tugas-tugas ini pasti melibatkan kegiatan seperti:

• melakukan pengendalian operasional atas pekerjaan staf;
• menciptakan kondisi kerja yang menguntungkan;
• pelaksanaan perencanaan pengembangan personel jangka pendek (kualifikasi-profesional);
• menentukan ruang lingkup pekerjaan di setiap lokasi tertentu.

Departemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab untuk merencanakan biaya personel dan layanan sosial yang diberikan kepada mereka.

Manajemen

Fungsi utama departemen personalia adalah manajemen personalia. Untuk menerapkannya, spesialis struktur ini menggunakan metode berikut:

1. Administratif dan legal. Dengan bantuan mereka, jenis pengaruh seperti administrasi, organisasi dan disiplin dilakukan. Ini juga dapat mencakup denda administrasi.
2. Organisasi. Esensi mereka terutama pada perencanaan pekerjaan.
3. Ekonomi. Metode-metode ini termasuk insentif material, penentuan ukuran minimum tenaga kerja, akuntansi biaya, hak istimewa dan jaminan.
4. Sosio-psikologis. Ini tentang penelitian sosial dan psikologis serta perencanaan.

Semua metode digunakan dengan mempertimbangkan spesifikasi perusahaan tertentu.

Perencanaan

Setiap organisasi secara berkala membuat perhitunganuntuk menentukan tingkat sumber daya yang dibutuhkan. Perencanaan personel dalam kerangka analitik semacam itu adalah salah satu elemen utama dari keseluruhan sistem. Hal ini, pada akhirnya, memungkinkan perusahaan untuk menyediakan semua spesialis yang diperlukan bagi perusahaan di posisi tertentu dan pada waktu yang tepat.

Perencanaan harus dilakukan di area berikut:

• rekrutmen;
• optimasi komposisi spesialis;
• biaya staf;
• pengembangan personel;
• pelatihan;
• relokasi dan perampingan;
• menggunakan spesialis;
• retensi staf.

Perencanaan tersebut dilakukan untuk mencapai tujuan sebagai berikut:

• Memaksimalkan potensi staf;
• menyediakan tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan;
• menerima dan mempertahankan karyawan baru dalam tim;
• penentuan biaya pemeliharaan dan perekrutan staf;
• mengidentifikasi kemungkinan masalah yang mungkin timbul dengan latar belakang kelebihan atau kekurangan staf.

Hal pertama yang ditentukan SDM sebagai bagian dari proses perencanaan adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan staf organisasi. Kita berbicara tentang pekerjaan, teknologi yang digunakan, jumlah produk yang dihasilkan, dan strategi pengembangan perusahaan.

Staf itu sendiri dapat dibagi menjadi 3 kategori utama:

• karyawan, termasuk berbagai level pemimpin;
• teknisstaf;
• pekerja (profesi pembantu dan dasar yang terampil).

Tugas bos

Kepala unit struktural, misalnya, departemen personalia rumah sakit, harus membagi tugas di antara karyawan dan memantau pelaksanaannya. Manajer seperti itu harus mengetahui semua aspek pekerjaan rumah sakit (atau institusi lain) untuk melihat kesenjangan dalam pengorganisasian proses kerja pada waktunya. Manajerlah yang bertanggung jawab atas kinerja seluruh departemen.

Tugasnya juga mencakup persetujuan dokumen dan verifikasi legalitas penyelesaiannya. Jadi, jika spesialis melakukan kesalahan, manajer unit juga akan didenda.

Juga, kepala sedang mengembangkan strategi untuk pekerjaan personel di perusahaan.

Dokumen

Informasi tentang bekerja dengan dokumen resmi juga akan membantu Anda memahami apa itu departemen sumber daya manusia. Pendaftaran pekerja yang dipekerjakan sesuai dengan kode dilengkapi dengan kebutuhan untuk menyusun tabel perencanaan. Yang terakhir ini sering digunakan di perusahaan milik negara untuk memasukkan informasi tentang catatan senioritas, perubahan peringkat, dll. Setiap perubahan tersebut harus disertai dengan perintah.

Perlu untuk menulis dan menyetujui peraturan tentang layanan kepegawaian. Ini digunakan untuk memperbaiki hak, tugas dan fungsi spesialis departemen. Selain itu, rencana kerja sedang disusun.

Sumber Daya Manusia

Untuk tampilan yang jelastentang apa itu departemen personalia di universitas atau institusi lain, Anda perlu memperhatikan kekhasan interaksi unit ini dengan personel perusahaan.

Agar komunikasi dalam tim kerja berada pada tingkat yang tinggi, kualitas pribadi dan bisnis karyawan dipelajari. Berdasarkan data yang diperoleh, karakteristik disusun, diikuti dengan transfer spesialis tertentu atau redistribusi tugas, jika perlu.

Departemen Sumber Daya Manusia juga menangani tindakan disipliner. Sebelum mengambil tindakan khusus, spesialis departemen mempelajari perilaku buruk karyawan, mendokumentasikannya dengan benar, dan memberi tahu karyawan tentang situasinya.

Pada saat yang sama, penting untuk mempertimbangkan semua seluk beluk hukum dalam proses pembuatan dokumen tersebut.

Pendekatan yang kompeten juga diperlukan dalam hal insentif. Ada batasan tertentu pada masing-masingnya.

Kesimpulan

Fungsi utama departemen personalia adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan akan spesialis tertentu, pencarian mereka, dan pendaftaran selanjutnya. Pelaksanaan tugas tersebut dikaitkan dengan sejumlah besar pekerjaan, karena itu perlu untuk menilai karyawan potensial dengan benar dan mendistribusikannya dengan benar ke berbagai posisi.