Pengembangan manual mutu: prosedur pengembangan, fitur, kondisi, dan persyaratan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Manajemen kualitas, pengembangan manual kualitas - hari ini ini adalah tugas terpenting dalam sistem manajemen kualitas produk atau layanan yang disediakan. Dianjurkan untuk menganalisis masalah ini secara lebih rinci, mempertimbangkan semua aspeknya secara terpisah.

Memilih pendekatan untuk pengembangan dokumen

Dengan satu atau lain cara, pengembangan manual mutu organisasi didahului oleh pilihan pendekatan tertentu. Dengan kata lain, Anda perlu mencari tahu poin mana yang layak dijelaskan dalam dokumen, dan mana yang tidak. Karyawan perusahaan mana pun harus menggunakan "buku referensi" ini dalam kegiatan profesional mereka, jadi faktor ini harus diperhitungkan saat membuatnya. Bagaimana mengatur pengembangan manual manajemen mutu agar efektif dan efisien?

Agar dokumen apa pun menjadi efektif, harus dipahami bahwa dokumen itu harus dapat dimengerti dan komprehensif. Dia harusmenjadi nyaman untuk digunakan. Itulah sebabnya, dalam proses pengembangan manual mutu, penting untuk mempertimbangkan bahwa, sebagai suatu peraturan, mencakup semua informasi dasar tentang sistem manajemen mutu struktur. Jika perlu, tautan ke dokumentasi tambahan menjadi relevan. Kesederhanaan presentasi dan kejelasan memungkinkan untuk menggunakan manual baik untuk spesialis yang bekerja di bidang kualitas dan untuk karyawan lain dari perusahaan. Kemudahan penggunaan, yang sangat penting untuk dipertimbangkan dalam pengembangan manual mutu, memastikan bahwa karyawan akan lebih sering merujuk ke dokumen ini, dan tidak mencari solusi melalui rekan kerja atau sendiri.

Kelengkapan sebagai syarat dasar pengembangan pedoman

Rekomendasi pengembangan manual mutu untuk laboratorium, pabrik atau perusahaan lain meliputi kelengkapan materi yang disajikan. Tampaknya persyaratan ini adalah salah satu yang paling sulit. Tapi Anda tidak perlu takut. Untungnya, dalam kasus kami, jalan berduri telah dilalui, karena saat ini ada standar manajemen mutu ISO. Mereka adalah peraturan yang jelas tentang elemen apa yang harus terdiri dari sistem manajemen mutu suatu perusahaan. Selain itu, standar memungkinkan Anda untuk tidak bertanya-tanya bagaimana sistem ini dibuat dan bagaimana cara kerjanya.

Saat mengembangkan manual manajemen mutu, Anda perlu mengetahui bahwa bagian kunci dari dokumen tersebut adalah deskripsi tujuan struktur dibidang kualitas. Dengan kata lain, kita berbicara tentang ide-ide yang direncanakan perusahaan untuk diterapkan dalam periode waktu tertentu. Tercapainya tujuan yang dicanangkan oleh pengembang disebabkan oleh pemenuhan persyaratan yang kompeten di bidang mutu. Jadi, ketika mengembangkan manual mutu untuk suatu perusahaan, penting untuk menyoroti bagaimana masing-masing persyaratan ini diterapkan secara terpisah dalam struktur ini. Biasanya, judul persyaratan adalah judul bagian dokumen yang bersangkutan. Perlu ditambahkan bahwa dalam proses mempersiapkan manual, seseorang tidak boleh memberikan kebebasan untuk berimajinasi tentang penomoran bagian. Saat mengembangkan manual mutu, tidak masuk akal untuk menyimpang dari penomoran yang disetujui dalam standar. Hanya dengan demikian dokumen akhir dapat dipahami dan dikenali baik oleh karyawan perusahaan maupun auditor eksternal.

Penting untuk diingat bahwa orang-orang tertentu biasanya bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan standar dalam perusahaan. Oleh karena itu, pejabat ini harus ditunjukkan ketika mengembangkan manual mutu, yaitu setelah deskripsi persyaratan individu. Baik pemilik proses maupun pejabat khusus yang mengelola aktivitas yang dijelaskan dalam dokumentasi dapat bertanggung jawab.

Kejelasan sebagai persyaratan untuk pengembangan pedoman

Saat mengembangkan manual mutu untuk laboratorium, pabrik atau struktur lainnya, penting untuk mempertimbangkan sejumlah persyaratan. Selain kelengkapan presentasi, peran penting dimainkan olehpemahaman materi. Dengan satu atau lain cara, manajemen harus menciptakan gagasan tentang proses yang terjadi di perusahaan dan interaksinya. Hal ini dilakukan demi memenuhi persyaratan standar.

Jadi, jika ada proses tertentu, yang implementasinya memenuhi persyaratan standar tertentu, perlu untuk menunjukkan dalam dokumen tidak hanya proses itu sendiri, tetapi juga pemiliknya. Jika persyaratan terpenuhi untuk aktivitas yang tidak dicirikan sebagai proses, prosedur terdokumentasi harus ditentukan dengan instruksi untuk implementasi aktivitas ini dengan komentar yang sesuai yang bersifat kausal.

Saat membuat manual mutu untuk persyaratan baru, harus diperhitungkan bahwa, sebagai aturan, dokumentasi tambahan diperlukan untuk memenuhi persyaratan ini. Ini adalah, misalnya, peraturan proses yang menentukan komposisi mereka yang bertanggung jawab dan tahapan proses itu sendiri. Penting untuk diketahui bahwa referensi ke dokumen-dokumen ini harus ditetapkan dalam manual. Sebagai hasil dari pelaksanaan operasi ini, setiap karyawan harus memahami dari bacaan pertama apa yang diharapkan darinya dalam hal penerapan persyaratan standar kualitas dan tujuan yang sesuai di bidang ini. Karyawan harus mengingat apa saja cara untuk mencapai tujuan ini, setidaknya di tempat kerjanya. Penerapan rekomendasi ini pada pengembangan manual mutu akan memungkinkan untuk melibatkan semua karyawan organisasi dalam proses pengelolaan parameter kualitas produk atau layanan yang diberikan.

Kemudahan penggunaanmanual

Persyaratan penting lainnya untuk pengembangan manual mutu untuk laboratorium, perusahaan manufaktur, atau struktur lainnya adalah kemudahan penggunaannya. Mustahil untuk membantah fakta bahwa bahkan pada mobil yang paling kuat pun Anda tidak dapat pergi jauh, dan memang Anda tidak dapat pergi sama sekali jika setirnya dipasang di bagasi. Dan membebani panel instrumen dengan segala macam sensor sekunder entah bagaimana akan menyebabkan fakta bahwa pengemudi akan mulai terganggu dari proses utama dalam kasusnya untuk membaca indikator yang menarik.

Contoh manual kualitas ISO

Akan berguna untuk meninjau manual dan bagian standarnya dengan contoh spesifik. Untuk melakukan ini, kami akan mengambil laboratorium pengujian. Bagian pertama dari dokumen ini adalah pendahuluan. Bunyinya:

• nama struktur dalam bentuk lengkap dan disingkat;
• peraturan kegiatan laboratorium, dimana perlu mencantumkan nama makalah dan nomor registrasinya;
• lokasi badan hukum, di mana Anda perlu menentukan alamat pos dan alamat resmi;
• detail kontak (email, nomor telepon);
• struktur organisasi perusahaan, yang biasanya dapat ditemukan di lampiran dokumen utama.

Omong-omong, yang terbaik adalah menampilkan struktur organisasi secara skematis.

Cakupan aplikasi

Setelah pengenalan dalam proses pengembangan manual mutupenting bagi laboratorium penguji untuk menunjukkan ruang lingkupnya. Topik ini diambil dalam bagian terpisah, biasanya yang pertama berturut-turut. Misalnya:

1. Dokumen ini menyajikan kebijakan manajemen mutu dan prinsip serta praktik utama yang memastikan berfungsinya sistem mutu di laboratorium penelitian.
2. Manual ini dikembangkan oleh satu atau beberapa karyawan, ditandatangani oleh direktur pusat penelitian, dan juga disetujui oleh manajemen organisasi dan dimeteraikan dengan meterai badan hukum.
3. Untuk memastikan bahwa sistem mutu dipertahankan pada tingkat tinggi dan efektif, dan tindakan korektif diambil pada waktu yang tepat, manual ditinjau dan ditambah jika badan hukum diubah atau ditata ulang, serta dalam hal terjadi perubahan ruang lingkup akreditasi struktur atau peningkatan sistem mutu.
4. Dokumen ini telah disusun untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan negara tertentu.
5. Cakupan sistem manajemen mutu mencakup semua titik pelaksanaan kegiatan laboratorium.

Referensi normatif

Bagian kedua dari dokumen yang dimaksud biasanya berisi referensi normatif. Penting untuk dicatat bahwa semua undang-undang, peraturan, buku referensi dan sumber lain yang digunakan dalam penyusunan manual mutu harus dijelaskan dan ditandai dengan jelas dan rinci. Selanjutnya, disarankan untuk melanjutkan ke pengenalan dengan bagian ketiga dari manual, yang menjelaskan semua istilah dan definisi,digunakan dalam pekerjaan.

Istilah dan definisi

Bagian ini cukup besar, jadi mari kita pertimbangkan contoh spesifik dari laboratorium kita. Istilah dan definisi berikut berlaku dalam dokumen ini:

• Akreditasi adalah penegasan kepatuhan badan hukum atau pengusaha perorangan dengan kriteria tertentu.
• Ekstrak dari register (dengan kata lain, sertifikat akreditasi) adalah dokumen yang dihasilkan secara otomatis menggunakan sarana sistem informasi negara di bidang akreditasi. Ini adalah sertifikat, konfirmasi fakta akreditasi dalam bidang kegiatan tertentu.
• Kualitas adalah sekumpulan properti yang melekat pada suatu objek. Biasanya, karakteristik ini mengacu pada kemampuan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan yang awalnya ditetapkan.
• QCA, atau Analisis Kimia Kuantitatif, adalah penentuan kuantitatif yang dibentuk secara eksperimental dan mengacu pada kandungan satu atau lebih konstituen sampel dengan cara fisik atau kimia.
• Teknik analisis adalah kompleks operasi yang dicirikan secara khusus, yang implementasinya mengarah pada perolehan hasil CCI dengan indikator akurasi yang ditetapkan.
• Audit, atau tinjauan internal, adalah proses yang terdokumentasi, independen, sistematis untuk memperoleh hasil audit dan mengevaluasi hasil tersebut secara objektif untuk menetapkan sejauh mana kriteria audit yang disepakati sebelumnya telah dipenuhi.
• Program auditnya adalahseperangkat kriteria yang ditetapkan untuk audit satu atau serangkaian audit yang direncanakan untuk jangka waktu tertentu dan ditujukan terutama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Kriteria audit adalah seperangkat persyaratan, prosedur dan kebijakan yang digunakan sebagai acuan. Penting untuk dicatat bahwa kriteria audit digunakan untuk mencocokkan bukti audit dengan mereka.
• Auditor adalah orang yang menunjukkan karakteristik dan kompetensi pribadinya untuk melakukan audit.
• Tim audit – satu atau lebih auditor yang terlibat dalam audit.

Daftar istilah dan definisi dapat dilanjutkan, tetapi tujuan utama artikel ini adalah untuk memperjelas arti dan sifat materi yang diterbitkan di setiap bagian panduan ini, jadi disarankan untuk melanjutkan ke bagian berikutnya paragraf.

Persyaratan manajemen mutu laboratorium

Paragraf ini adalah paragraf terakhir dalam dokumen yang sedang dipertimbangkan. Namun, ini adalah yang paling informatif. Untuk mulai dengan, perlu untuk menunjukkan nama laboratorium di sini, seperti pada bagian pertama, dan kemudian memberikan informasi tentang manajemen struktur, yaitu, Anda perlu menggambarkan posisi kepala pusat penelitian atau kualitas manajer dan kepada siapa mereka melapor. Setelah itu, disarankan untuk mengkarakterisasi struktur organisasi dan personel manajemen dengan posisi dan tanggung jawab profesional terkait. Selain itu, penting untuk diingatjalur substitusi, yaitu, wakil direktur berbagai departemen laboratorium. Selanjutnya, bicarakan tentang:

• Bertanggung jawab atas karyawan sistem manajemen mutu. Penting untuk menunjukkan tidak hanya posisinya, tetapi juga data dari urutan pekerjaan yang sesuai.
• Implementasi SMM dan dasar-dasar fungsinya.
• Tanggung jawab dan wewenang pegawai lembaga penelitian di bidang mutu, termasuk pembagian tugas, hak dan tanggung jawab antar pegawai lembaga penelitian.
• Peraturan kegiatan struktur.
• Pusat Penelitian Kanan.
• Kebijakan Privasi, bahkan dari pihak ketiga.
• Tanggung jawab manajemen atas kegiatan yang diselenggarakan di laboratorium.
• Satu set dokumentasi peraturan dan teknis, yang bagaimanapun juga bertindak sebagai milik pelanggan. Jadi, setelah pekerjaan laboratorium, dokumentasi ini tetap berada di pusat penelitian atau dikembalikan ke pelanggan dengan kesepakatan sebelumnya.
• Hasil pekerjaan yang dilakukan dan surat-surat yang diterbitkan, yang menjadi milik pemesan hanya setelah pekerjaan itu dibayar.

Apa lagi?

Selain item di atas, di bagian "Persyaratan" mengenai pusat laboratorium, Anda harus menentukan hal berikut:

• Kesimpulan subkontrak untuk pelaksanaan pengukuran. Perlu ditambahkan bahwa tujuan dari prosedur ini adalah untuk memastikan kualitas hasil tes didalam hal struktur subkontrak terlibat dalam pelaksanaannya. Dalam satu atau lain cara, laboratorium penelitian bertanggung jawab penuh atas pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi subkontrak.
• Mengelola pekerjaan terkait pengujian yang tidak memenuhi persyaratan yang disetujui.

Setelah menjelaskan semua bagian dari manual menggunakan contoh pusat penelitian dan analisis rinci dari semua persyaratan untuk dokumen hari ini, disarankan untuk menarik beberapa kesimpulan.

Poin utamanya adalah perlunya mendokumentasikan seluruh rangkaian proses yang dilakukan di bidang memastikan dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang diberikan. Penting juga untuk memiliki dokumen yang mengatur masalah manajemen dokumen secara umum sebagai bagian dari proses yang terdokumentasi.