Pemangku kepentingan proyek. Penulis dan pemimpin proyek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Untuk bersaing dengan sukses di pasar saat ini dan berhasil dalam usahanya, banyak perusahaan menggunakan metode proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan produk jadi berkualitas tinggi dalam waktu terbatas. Agar proses ini efektif, Anda perlu mengetahui esensi, spesifikasi, dan fitur implementasinya.

Definisi konsep

Kata "proyek" berasal dari bahasa Inggris. proyek, dari lat. projectus "dilempar ke depan, menonjol" dan memiliki beberapa arti tergantung pada area di mana itu diterapkan. Dalam manajemen, ini adalah perusahaan yang dibatasi waktu, yang tujuannya adalah untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil baru yang unik. Implementasi rangkaian kegiatan ini memberikan penerimaan manfaat bagi pemangku kepentingan utama proyek (pelanggan, investor, pemasok). Bentuk pekerjaan ini banyak digunakan oleh konstruksi, teknik, perangkat lunak perusahaan atau perusahaan pemasaran, kelompok orang tertentu dan perusahaan sukses menggunakan metode ini dalam kegiatan mereka.kepribadian.

Fitur

Ini adalah proyek, bukan serangkaian tugas yang harus dilakukan, jika kegiatan yang akan dilakukan memiliki sejumlah karakteristik, yaitu:

• terbatas dalam waktu (peristiwa yang direncanakan memiliki tanggal mulai dan tanggal penerimaan hasil akhir, atau produk atau layanan tertentu diharapkan sebagai hasilnya);
• keunikan adalah salah satu ciri pembeda utama dari implementasinya, sementara itu bisa baru hanya untuk penyelenggara atau peserta proyek, dan tidak untuk semua karyawan;
• batas dana dan sumber daya lain yang diperlukan untuk melaksanakan proses ini (waktu, uang, tenaga, dukungan teknis).

Dalam kehidupan orang biasa, sebuah proyek dapat pindah ke kota lain, membeli rumah baru, mencari pekerjaan, memulai bisnis, dll., Dalam bisnis itu menciptakan produk baru, memperluas pasar, memulai kampanye iklan baru, menciptakan kapasitas produksi baru. Metode inilah yang memungkinkan Anda membuat langkah-langkah baru dalam kegiatan organisasi atau individu, sehingga para pemangku kepentingan proyek menggunakannya ketika mengembangkan inovasi apa pun.

Peserta kunci dalam proses

Kategori ini mencakup orang-orang (organisasi) yang secara langsung memperoleh manfaat dari penerapan perusahaan yang dimaksud. Ini termasuk:

• Inisiator - orang yang memperdebatkan perlunya sebuah proyek. Mereka dapat menjadi karyawan dari semua level di dalam dan di luar perusahaan.
• Sponsor sebagian besar adalah karyawan yang lebih tinggilink perusahaan yang mengawasi jalannya dari sisi pelanggan. Mereka mengawasi pelaksanaan rangkaian kegiatan ini dan menyediakan sumber pendanaan proyek, materi dan jenis dukungan lainnya, serta memperoleh manfaat yang direncanakan untuk organisasi. Sponsor menunjuk seorang manajer yang akan memimpin proses, menyediakan semua dana yang diperlukan dan melaporkan kemajuan tindakan kepada manajemen senior (CEO, dewan direksi, dll.).
• Manajer proyek adalah manajer yang bertanggung jawab atas implementasi perusahaan tertentu. Tugasnya adalah: mengontrol pencapaian hasil akhir tepat waktu, menghemat tingkat batas sumber daya yang disediakan dan kualitas produk atau layanan akhir yang tinggi. Dia menangani proyek setiap hari, mengelola tindakan tim, mengontrol pemenuhan persyaratan yang ditetapkan, memperhitungkan dan menyetujui keinginan semua pihak yang berkepentingan, dan, jika perlu, menerima bantuan dari administrator atau tim spesialis sementara dibuat untuk menyelesaikan tugas.

Peserta proyek ini akhirnya menjadi pemilik produk akhir (hasil), oleh karena itu, mereka mendikte persyaratan mereka untuk proyek, membiayainya dengan menginvestasikan dana mereka sendiri atau dari luar, dan juga menyimpulkan kontrak dengan kontraktor yang diperlukan untuk rencana kegiatan.

Realisasi rencana

Anggota tim perencanaan adalah individu atau entitas yang ambil bagian dalam perusahaan, atau pihak-pihak yangyang kepentingannya dapat dipengaruhi oleh pencapaian tujuan.

Menurut tingkat keterlibatan dalam jenis kegiatan ini, ada tiga kelompok utama orang yang berpikiran sama:

• Tim utama adalah karyawan (organisasi) yang terlibat langsung dalam implementasi rencana.
• Extended team - profesional yang secara tidak langsung memberikan bantuan profesional.
• Pemangku kepentingan proyek (internal dan eksternal) - organisasi atau karyawan yang mempengaruhi perwakilan dari kelompok pertama dan kedua, sementara tidak terlibat dalam interaksi langsung dengan peserta langsung. Mereka melakukan penyesuaian sendiri terhadap jalannya proses atau merasakan langsung dampak implementasi rencana terhadap kegiatan mereka.

Kemungkinan peserta dalam perusahaan

Terkadang individu atau organisasi dari luar dilibatkan untuk menyukseskan rangkaian acara ini. Yaitu:

• Investor adalah orang yang berinvestasi dalam suatu proyek, misalnya dalam bentuk pinjaman. Terkadang investor adalah pelanggan, sebaliknya mereka adalah bank, dana, dan perusahaan besar lainnya.
• Kontraktor - pihak yang memikul kewajiban untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan kesepakatan (kontrak). Ini bisa menjadi bagian dari tugas, atau keseluruhan proyek. Mengalokasikan kontraktor utama dan subkontraktor, yang mengadakan hubungan kontraktual dengannya dan menyediakan sebagian dari layanan yang disepakati.
• Pemasok - pemangku kepentingan proyek, menyediakan pelanggan dengan bahan yang diperlukan, peralatan teknis, dll.
• Badan pemerintah - aparat administrasi pemukiman,yang memantau pelaksanaan persyaratan sosial, lingkungan, masyarakat dan pemerintah.
• Konsumen - orang yang membeli produk jadi atau menggunakan hasil akhir yang menentukan keinginan untuk produk atau layanan dan menyediakan permintaan untuk mereka.

Kemungkinan partisipasi pihak-pihak ini dalam proyek tergantung pada jenis, jenis, skala, dan tingkat kerumitannya. Pekerjaan seorang manajer harus mencakup semua pihak yang berkepentingan dan menyediakan koordinasi kebutuhan mereka.

Siapa yang mengawasi prosesnya?

Penulis proyek, sebagai suatu peraturan, adalah spesialis (arsitek, perancang, pembangun), dan manajer memastikan implementasi perusahaan yang direncanakan. Ini adalah karyawan tingkat manajerial, kepala departemen. Tanggung jawabnya termasuk memantau pelaksanaan rencana tepat waktu, penggunaan sumber daya yang tersedia dan kualitas produk akhir.

Prioritas adalah aspek pertama, karena memungkinkan Anda menghindari pembengkakan biaya dan masalah selama bekerja. Oleh karena itu, ketika mengelola sebuah proyek, fokusnya selalu pada jadwal perusahaan.

Fungsi Manajer Proyek

Keefektifan manajemen perusahaan secara langsung bergantung pada distribusi kekuatan yang benar antara pelaku sederhana, anggota tim kunci, dan manajer. Kekuasaan dan tanggung jawab fungsional untuk yang terakhir ditentukan baik oleh pelanggan atau piagam proyek (jika dilakukan di dalam perusahaan).

KTanggung jawab utama seorang manajer meliputi:

• Mengatur struktur konsep dan membentuk tim manajemen perusahaan.
• Mencari dana dan sumber daya yang diperlukan untuk implementasinya.
• Analisis dampak pemangku kepentingan proyek terhadap kemajuan proses.
• Melatih staf yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, motivasi mereka.
• Membentuk kerangka acuan dan tanggung jawab untuk semua peserta, menentukan tingkat tanggung jawab tim manajemen proyek.
• Mengembangkan rencana dan jadwal bisnis, menghitung anggaran dan penganggaran, menganalisis kemungkinan risiko dan menemukan cara untuk menghilangkannya.
• Memantau pelaksanaan semua jenis pekerjaan sesuai rencana.
• Menandatangani kontrak untuk pelaksanaan tugas, memantau pelaksanaannya dan penutupan tepat waktu.
• Membangun komunikasi antara tim manajemen dan peserta proyek lainnya.
• Penerimaan materi pelaporan dan analisisnya.
• Komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan semua informasi yang menarik baginya, serta untuk mendapatkan informasi tentang keinginan atau persyaratan untuk hasil akhir.
• Memantau pekerjaan semua peserta proyek dan penutupannya tepat waktu.

Rentang tugas fungsional seorang manajer cukup besar, dan hanya dengan pengetahuan khusus dan organisasi yang cermat dari kegiatannya, ia dapat memastikan keberhasilan perusahaan.

Masyarakat Pelaku

Untuk mengimplementasikan proyek, manajer membuat 2kelompok karyawan: tim proyek dan hubungan manajerial. Hasil akhirnya sangat tergantung pada kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh kedua struktur organisasi ini.

Tim proyek - ini adalah spesialis dan / atau organisasi yang melakukan pekerjaan di dalam perusahaan dan bertanggung jawab kepada manajemen untuk implementasi dan kualitasnya. Grup ini dibuat selama kegiatan yang direncanakan. Ini dapat mencakup personel (kelompok) internal dan tenaga kerja yang tertarik.

Tim manajemen mencakup karyawan dari kelompok pertama yang terkait langsung dengan pengawasan proses dan pengambilan keputusan manajemen. Keberhasilan usaha, jumlah risiko dan masalah yang muncul dalam proses pemecahan masalah tergantung pada bagaimana manajer memilih dengan benar para pemain dalam kelompok ini.

Karyawan tingkat manajerial, tidak seperti yang lain, bertanggung jawab atas pelaksanaan ruang lingkup pekerjaan mereka, yang skalanya bisa berbeda: mulai dari menyiapkan dokumen hingga subproyek yang sudah selesai. Terkadang kepala perusahaan mengumpulkan sekelompok personel kunci (subtim), yang dibentuk sesuai dengan paket pekerjaan atau subproyek yang diperlukan.

Untuk memastikan pelaksanaan rencana yang ditetapkan tepat waktu, setiap karyawan perlu mengetahui ruang lingkup tugas fungsional mereka, persyaratan untuk pekerjaan yang dilakukan, tingkat tanggung jawab pribadi, waktu dan bentuk melaporkan kegiatan mereka.

Identifikasi pemangku kepentingan proyek

Setiap rangkaian tindakan ditujukan untuk mencapai hasil akhir. Produk akhir adalah visi pelanggan. Saat memulai sebuah acara, sulit untuk mengatakan apakah hasilnya akan memenuhi harapan. Agar perencanaan berhasil, sumber ketidakpastian harus diidentifikasi. Seringkali alasan kegagalan adalah harapan yang meleset dari proyek, yang harus membuat perubahan dalam pekerjaan. Pemrakarsa perubahan semacam itu sering kali merupakan pemangku kepentingan proyek. Contohnya adalah sponsor, pemasok, otoritas, dll. Mereka berhak mengemukakan keinginan mereka untuk hasil, yang mungkin berbeda satu sama lain.

Jika orang atau organisasi di atas dapat mempengaruhi jalannya proyek, dan manajer tidak mengetahui atau tidak memperhitungkan hal ini, maka intervensi mereka akan mengubah arah seluruh perusahaan yang direncanakan, dan dia akan memiliki untuk membuat penyesuaian di sepanjang jalan. Tidak boleh ada kekurangan dalam pekerjaan seorang manajer.

Ada beberapa cara untuk mengidentifikasi agen atau perusahaan yang realisasi niatnya mungkin memiliki arti penting:

• Klasifikasi, yaitu memilih semua perusahaan, kelompok, orang yang memiliki hubungan dengan proyek. Ini termasuk: sponsor, pelanggan, pemasok, pengguna produk, manajer, pesaing, eksekutif, mitra bisnis, media, otoritas, dll. Daftar lengkap semua pemangku kepentingan yang mungkin dikumpulkan di sini dan apakah manfaat ditentukan untuk mereka.
• Nominasi, intinya adalah pemimpin menentukan pemangku kepentingan utama, misalnya sponsor, pimpinan perusahaan, yang menyusun daftar semua peserta, yang kekuatannyamempengaruhi jalannya perusahaan.
• Studi dokumentasi.

Keberhasilan usaha dan jumlah masalah yang muncul tergantung pada kelengkapan definisi pemangku kepentingan proyek.

Kontrol pelaksanaan rencana

Pemenuhan rencana dipantau dengan mengadakan rapat tim, yang anggotanya memberikan informasi tentang jumlah pekerjaan yang dilakukan dan sekaligus menunjukkan berapa banyak waktu yang masih dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tepat waktu. Data ini diperiksa terhadap jadwal kalender. Jika penundaan diramalkan, maka berbagai opsi untuk menyelesaikan masalah dipertimbangkan, dan salah satunya diambil untuk dieksekusi. Dengan cara yang sama, masalah diselesaikan dengan penyimpangan dari jumlah dana dan sumber daya yang disediakan, serta tingkat kualitas akhir.

Implementasi proyek adalah cara yang baik untuk organisasi yang kegiatannya ditujukan untuk pengembangan perusahaan. Mengetahui komponen proses desain memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil yang baik dengan biaya minimal dalam waktu singkat, dan interaksi terkoordinasi dengan pemangku kepentingan proyek membuka cakrawala baru untuk melakukan bisnis.