Aturan negosiasi: prinsip dasar, teknik, teknik

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-17 18:55

Setiap orang dihadapkan pada apa yang biasa disebut komunikasi bisnis. Oleh karena itu, banyak yang tertarik dengan cara menulis surat resmi, menerima pasangan dan bernegosiasi dengannya, menyelesaikan masalah kontroversial dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan.

Komunikasi bisnis sangat penting bagi orang-orang yang menjalankan bisnis mereka sendiri. Dalam banyak hal, keberhasilan kegiatan mereka tergantung pada seberapa baik mereka menguasai ilmu dan seni komunikasi. Di negara-negara Barat, kursus pelatihan yang mencakup masalah komunikasi bisnis diajarkan di hampir setiap universitas dan perguruan tinggi. Belum lama ini, aturan negosiasi mulai dipelajari di perguruan tinggi dalam negeri. Dan, tidak diragukan lagi, disiplin semacam itu memunculkan kemampuan siswa untuk menjalin kontak dengan pasangan.

Artikel ini akan membahas tentang etika komunikasi bisnis dan aturan negosiasi. Tahapan utama negosiasi, jenis perilaku orang dan beberapa prinsip interaksi dengan mereka akan dijelaskan. Aturan untuk negosiasi tentang sarana komunikasi teknis juga akan disajikan.

Apa itu negosiasi?

Sebelum mempertimbangkan aturan dasar negosiasi, Anda harus mencari tahu apa itu dan apa itu. Jadi, negosiasi adalah komunikasi antara orang-orang, yang berlangsung untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam negosiasi, masing-masing pihak yang berkomunikasi memiliki kesempatan yang sama untuk mengontrol jalannya situasi dan mengambil keputusan.

Negosiasi selalu berasumsi bahwa sebagian peserta memiliki pendapat yang sama, dan sebagian lagi tidak setuju dengan keyakinan pihak lain. Mereka bertemu untuk mencapai kesamaan. Namun, jika para pihak setuju dengan keyakinan satu sama lain atau, sebaliknya, sangat kritis, ini adalah jenis interaksi yang sama sekali berbeda - kerjasama dan konfrontasi, masing-masing.

Fungsi dan tujuan negosiasi

Sudah diterima secara umum bahwa negosiasi ada untuk mencapai pendapat umum dan menyepakati sesuatu. Meskipun pendapat ini sangat logis, ada beberapa tujuan lagi.

Negosiasi diperlukan untuk membahas masalah (yang ada atau mungkin), membuat keputusan bersama, dll. Selain itu, negosiasi dapat melakukan fungsi informasi ketika orang hanya bertukar pandangan tentang hal-hal tertentu. disebut pra-negosiasi. Sebuah pertemuan yang diselenggarakan untuk membangun koneksi baru melibatkan fungsi seperti komunikasi, ketika orang bertemu untuk mengenal satu sama lain.

Negosiasimungkin juga memiliki fungsi seperti kontrol, koordinasi dan regulasi. Mereka berbeda dari yang komunikatif karena mereka diperlukan dalam kasus-kasus di mana sudah ada kesepakatan, dan negosiasi sedang berlangsung tentang implementasi keputusan bersama yang dicapai sebelumnya.

Selain di atas, dalam praktiknya terjadi sedemikian rupa sehingga negosiasi tidak dapat diatur untuk membahas dan mengambil keputusan. Mereka dibutuhkan sebagai selingan bagi pesaing atau mitra. Terkadang trik tersebut digunakan oleh perusahaan dagang yang ingin mendapatkan perhatian dari mitra tertentu dengan melakukan kontak bisnis dengan perusahaan lain.

Tahap negosiasi

Aturan negosiasi mewajibkan seseorang untuk mengetahui tahapan proses ini. Berkat ini, hasil yang luar biasa dapat dicapai selama perencanaan dan pelaksanaan komunikasi bisnis.

Jadi, negosiasi terdiri dari persiapan, proses komunikasi itu sendiri dan mencapai kesepakatan. Ada baiknya mempertimbangkan secara lebih rinci tahapan negosiasi dan tahapannya pada tabel di bawah ini.

Langkah	Tahap persiapan	Tahap Pemeliharaan	tahap konsensus
Pertama	Pilihan cara negosiasi	Berbagi informasi	Pilihan solusi yang disepakati
Kedua	Membangun kontak antara lawan bicara (undangan atau konfirmasipartisipasi dalam negosiasi)	Perumusan agenda	Diskusi terakhir tentang strategi tindakan yang dipilih
Ketiga	Mengumpulkan dan menganalisis informasi yang diperlukan untuk negosiasi	Identifikasi isu-isu kontroversial	Kesepakatan resmi tercapai
Keempat	Menyiapkan rencana negosiasi	Pengungkapan kepentingan mendalam para pihak	-
Kelima	Membangun suasana saling percaya	Mengembangkan proposal untuk penyelarasan	-

Secara formal, satu tahap lagi dapat dibedakan - tahap terakhir, ketika kedua belah pihak, setelah negosiasi, menganalisis hasil dan mulai mengimplementasikan kesepakatan yang dicapai.

Pendekatan negosiasi

Perlu diingat salah satu aturan negosiasi yang paling penting - Anda selalu perlu mengetahui topik diskusi dan memiliki pendekatan tertentu. Mengetahui mereka, Anda dapat memprediksi perilaku lawan bicara. Pendekatan negosiasi berikut dapat dibedakan:

1. Musuh. Inti dari pendekatan ini terletak pada kenyataan bahwa para pihak muncul di hadapan satu sama lain dalam peran tentara yang harus membela kepentingan mereka. Dengan kata lain, pendekatan ini dapat digambarkan sebagai tarik ulur.
2. Teman. Kedua belah pihak mendukung negosiasi yang bersahabat. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa semakin lemahsisi akan menyesuaikan dengan sisi yang kuat. Perlu dicatat bahwa pendekatan ini sangat jarang dilakukan.
3. Mitra. Pendekatan ketiga memiliki dasar yang sangat kuat - fokus untuk menemukan solusi yang dapat diterima bersama. Adalah penting bahwa pihak-pihak dengan pendekatan ini mencoba untuk menemukan jalan keluar dari situasi yang akan cocok baik sepenuhnya dan sepenuhnya. Pendekatan ini dapat digambarkan sebagai negosiasi "murni".

Meskipun pendekatan yang dipilih, harus diingat bahwa lawan bicara dapat menggunakan berbagai trik yang membantu untuk mendapatkan lebih banyak manfaat yang menguntungkan pihak mereka.

Trik kotor

Aturan etiket negosiasi tidak menyetujui penggunaan berbagai jurus yang menipu, namun, pengusaha dapat dengan sengaja menggunakan trik untuk mendapatkan keuntungan. Anda harus selalu waspada dan dapat menetralisirnya dengan benar. Sebaiknya pertimbangkan trik "kotor" yang paling umum:

1. Meningkatkan level entri. Trik ini didasarkan pada fakta bahwa pada awalnya pasangan mengajukan kondisi yang terlalu rumit untuk kerja sama yang bermanfaat baginya, atau yang dapat dikecualikan tanpa rasa sakit, dan menyederhanakannya selama percakapan. Dengan demikian, pihak yang menggunakan teknik tersebut juga harus membuat konsesi di pihaknya. Untuk menghindari trik seperti itu, perlu mempelajari masalah negosiasi dan potensi mitra sebelum pertemuan.
2. Aksen palsu. Trik ini pada prinsipnya mirip dengan yang dijelaskan di atas. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa dalam kasus inimenunjukkan minat yang luar biasa dalam menyelesaikan suatu masalah, meskipun sebenarnya masalah ini bersifat sekunder.
3. Tuntutan menit terakhir. Trik ini mirip dengan di atas, tetapi hanya dapat digunakan pada tahap terakhir negosiasi, bila disarankan untuk menggunakan dua yang pertama di awal. Teknik ini juga disebut "pemerasan". Mengajukan tuntutan pada menit terakhir adalah cara yang sangat berbahaya, karena ketika mitra telah menyetujui segalanya dan mencapai konsensus, salah satu pihak mengajukan kondisi baru pada saat yang lain sudah tertarik untuk menandatangani kontrak.
4. Menciptakan situasi tanpa harapan. Teknik ini sangat menyakitkan bagi pihak yang menggunakannya. Saat menggunakannya, mitra menciptakan kondisi di mana pihak lain dapat menyetujui situasi atau membahayakan diri mereka sendiri jika terjadi penolakan. Seringkali, taktik perilaku seperti itu mengarah pada fakta bahwa kepercayaan pihak yang ditekan dapat hilang secara permanen.
5. Ultimatum. Prinsip dari trik ini adalah salah satu pihak menjadi dalam posisi "Anda setuju dengan persyaratan kami, atau kami meninggalkan negosiasi!". Namun, setelah trik tersebut, negosiasi berubah menjadi solusi sepihak dari masalah tersebut.
6. Salam. Prinsip triknya turun ke pendekatan yang sama seperti dalam kasus produk sosis asli. Salami adalah produk yang dikonsumsi dalam porsi kecil, karena tidak bisa dimakan utuh dan sekaligus. Satu sisi mulai memberikan informasi tentang penilaian, minat pribadi, dll. kecilbagian dengan harapan bahwa yang kedua akan melakukan hal yang sama dan mulai menceritakan semua rahasia. Bergantung pada apa yang dikatakan mitra terhadap siapa trik ini digunakan, pihak pertama mulai berperilaku sesuai. Akibatnya, negosiasi dapat berlarut-larut, dan lawan bicara akan sepenuhnya dan sepenuhnya mengetahui pendapat, minat, dan pandangan pihak lain.
7. Menggertak. Dari nama triknya, menjadi jelas bahwa kita berbicara tentang fakta bahwa salah satu pihak memberikan informasi palsu kepada pasangannya dengan sengaja. Namun, dalam beberapa tahun terakhir, itu semakin berkurang, karena kondisi modern memungkinkan Anda untuk secara mandiri memeriksa ulang semua yang dikatakan lawan bicara.
8. Penafsiran ganda. Trik ini didasarkan pada kenyataan bahwa salah satu pihak mengeluarkan kata-kata dengan makna ganda, yang kemudian dapat ditafsirkan untuk kepentingan mereka sendiri. Triknya adalah jika ada dokumen dengan kata-kata ganda seperti itu yang dikerjakan atau ditandatangani selama kontrak, salah satu pihak tidak akan dapat kemudian tidak memenuhi persyaratan. Taktik seperti itu sangat berbahaya bagi pihak yang menggunakannya, karena berkat ini, Anda dapat dengan cepat kehilangan reputasi baik dan mendapatkan reputasi buruk.

Aturan negosiasi mengatakan bahwa jika dalam komunikasi bisnis diketahui bahwa mitra melakukan trik dan trik, maka Anda tidak boleh membalas. Anda perlu memahami mengapa ini terjadi dan setelah itu membangun jalur komunikasi. Namun, jangan tiba-tiba menyela negosiasi, lebih baik dengarkan semua tuntutan dengan tenang dan berikan waktu untuk berpikir.

Aturan yang harus diikuti dalam negosiasi

Ada norma-norma perilaku universal yang umum dalam negosiasi, dan tidak peduli apakah pertemuan itu tatap muka atau negosiasi dilakukan melalui sarana komunikasi teknis. Aturan negosiasi yang harus diingat selalu sebagai berikut:

1. Selalu bersikap sopan dan hindari frasa dan petunjuk yang dapat meremehkan kepribadian pasangan. Etika sekuler harus selalu diikuti.
2. Anda tidak dapat mengabaikan pendapat pasangan Anda.
3. Jangan terlalu banyak bertanya tanpa menjelaskan mengapa itu penting. Dengan kata lain, pertanyaan sederhana tidak diperbolehkan.
4. Kita perlu menanggapi klarifikasi secara memadai dan mencoba menyampaikan informasi agar semua pihak memahami apa yang dipertaruhkan.
5. Jangan biarkan pikiran Anda diparafrasekan.
6. Jika pemikiran pasangan Anda tampaknya tidak terucapkan, Anda dapat melanjutkannya, menentukan apakah itu tersirat.
7. Merangkum hanya mungkin dilakukan pada akhir negosiasi atau setelah komentar yang panjang.
8. Jika negosiasi dilakukan secara berkelompok, perlu memberikan kesempatan kepada setiap orang untuk berbicara, meskipun terlalu lama. Tapi biasanya hanya satu orang di pihak calon pasangan yang menepati janji.

Bagaimana cara meyakinkan pasangan?

Dari sudut pandang aturan komunikasi dan negosiasi bisnis, psikolog telah mengembangkan beberapa kiat yang akan membantu pada saat-saat ketika diperlukan tidak hanya untuk menyampaikan informasi kepada pasangan, tetapi juga untuk meyakinkannya tentangapa pun. Jadi, ada baiknya mempertimbangkan daftar ini:

1. Jika diputuskan untuk meyakinkan pasangan tentang sesuatu, Anda harus mulai dengan argumen yang lemah, beralih ke argumen sedang, dan pada akhirnya menyuarakan argumen terkuat, yang disebut "kartu truf".
2. Anda tidak dapat mendorong pasangan ke posisi yang tidak menguntungkan baginya atau menekannya. Setiap orang berhak menyelamatkan muka.
3. Jika Anda perlu mendapatkan jawaban positif untuk pertanyaan penting, Anda harus menanyakan dua pertanyaan sederhana sebelumnya, yang akan dijawab pasangan dengan mudah.
4. Perlu diingat bahwa semakin berpengaruh pembicara, semakin kuat suara argumennya.
5. Kamu harus menunjukkan empati.
6. Saat membujuk, Anda harus memulai dengan apa yang jelas dan dapat diterima kedua belah pihak.

Percakapan telepon: aturan untuk melakukan percakapan telepon

Pembicaraan telekomunikasi berbeda dengan percakapan tatap muka. Aturan terpenting dari percakapan telepon adalah singkatnya. Komunikasi bisnis semacam itu harus ringkas dan tidak berlarut-larut. Anda perlu berbicara secara eksklusif tentang manfaatnya.

Secara umum ada beberapa aturan dasar dalam bernegosiasi melalui komunikasi:

1. Anda harus ramah dan bersahabat.
2. Percakapan telepon harus dilakukan oleh orang yang kompeten yang memahami agenda.
3. Sebelum berbicara, Anda perlu menyesuaikan suara Anda dan, jika mungkin, ucapkan beberapa twister lidah.
4. Suara selama percakapan telepon seharusnyatenang. Jika perlu, Anda dapat bermain dengan suara Anda saat Anda perlu fokus pada hal-hal tertentu atau saat membujuk pasangan.
5. Anda tidak dapat menyela lawan bicara. Ini adalah aturan yang sangat penting dalam percakapan telepon. Bahkan jika lawan bicara mengatakan hal-hal yang tidak menyenangkan, mengkritik atau mengungkapkan ketidakpuasan, perlu untuk mendengarkannya, dan baru kemudian mulai berbicara.

Selain hal di atas, perlu diingat bahwa aturan etiket untuk melakukan percakapan telepon sama dengan yang biasanya diikuti orang secara langsung. Selain itu, perlu dicatat bahwa jika, karena masalah teknis, ada bagian dari percakapan yang terlewatkan, yang tidak diperhatikan oleh lawan bicara, Anda harus meminta maaf dan meminta untuk mengulanginya.

Keunikan nasional dalam bernegosiasi

Mengetahui dasar-dasar komunikasi telepon dengan mitra dan aturan perundingan bersama, selalu perlu untuk mempertimbangkan karakteristik nasional semua pihak. Misalnya, orang Jerman tidak mentolerir terlambat dan sangat bertele-tele. Orang Inggris adalah orang yang selalu tampak pendiam, jadi jangan menganggapnya dingin. Perlu dicatat bahwa jika pasangan seperti itu memberikan kata kehormatannya, dia akan menepatinya.

Orang Italia sangat aktif dan mudah bergaul, dan mereka lebih suka bertemu dalam suasana informal. Fitur penting dari mitra semacam itu adalah mereka lebih suka berbicara dengan orang-orang dengan peringkat yang sama. Orang Spanyol adalah orang yang lebih suka bekerja dalam tim. Mereka gagah, terbuka, serius, tetapi pada saat yang sama mereka memiliki perasaan yang luar biasa.humor. Sama seperti orang Italia, orang Spanyol lebih suka bernegosiasi dengan orang-orang dengan pangkat yang sama.

Berbicara tentang mitra Cina, Anda harus ingat bahwa mereka sangat memperhatikan kata-kata. Informasi yang disuarakan oleh mereka selalu dipikirkan dan dikendalikan. Seringkali orang Tionghoa bukanlah orang pertama yang mengungkapkan pemikiran dan usulan mereka, jadi Anda harus mengingat hal ini saat bernegosiasi.

Kesimpulan

Setelah memahami apa dasar-dasar komunikasi bisnis dan aturan etiket percakapan telepon, jauh lebih mudah untuk membangun garis perilaku yang benar. Hal terpenting dalam proses ini adalah jujur pada diri sendiri dan pasangan.