Dasar, gaya dan struktur negosiasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam kehidupan setiap orang, negosiasi memainkan peran penting. Setiap hari orang harus menyepakati sesuatu di tempat kerja dan di rumah. Negosiasi sangat penting dalam kehidupan pengusaha, karena keberhasilan suatu kegiatan, dan selanjutnya pendapatan finansial, tergantung pada komunikasi bisnis tersebut.

Namun, tidak cukup hanya bertemu seseorang dan memulai percakapan dengannya. Pengusaha berpengalaman mengatakan bahwa perlu untuk mengetahui struktur negosiasi bisnis, gaya mereka, dan nuansa lainnya. Semua ini dapat membantu pada saat-saat ketika ada kebutuhan untuk meyakinkan pasangan atau menyetujui sesuatu.

Selanjutnya dalam artikel ini akan dibahas secara rinci struktur negosiasi, tahapan dan fungsinya akan dijelaskan. Selain itu, gaya negosiasi dan nuansa komunikasi bisnis melalui telepon dan dengan mitra dari negara lain akan diklasifikasikan.

Definisi konsep "negosiasi"

Sebelum Anda mulai mempelajari struktur negosiasi, Anda perlu memahami apa itu negosiasi dan peran apa yang dimainkannya secara umum. Jadi, negosiasi adalah komunikasi bisnis, yang bertujuan untuk mencapai keputusan bersama tentang masalah yang sedang dibahas. Biasanya, negosiasi berartiadalah komunikasi orang-orang yang memiliki pendapat yang sama dan mengejar tujuan yang sama.

Peran negosiasi dalam bisnis

Komunikasi semacam itu perlu dibedakan dari komunikasi ketika pasangan sepenuhnya setuju dengan keyakinan satu sama lain atau, sebaliknya, sangat kritis. Memang, dalam kasus pertama, ini sudah kerja sama, dan yang kedua - konfrontasi. Tujuan utama dari negosiasi adalah untuk menemukan solusi optimal untuk masalah ini bagi kedua belah pihak dan untuk menentukan rencana aksi bersama.

Sebagai aturan, jika para pihak bertemu untuk ini, mereka tertarik untuk bekerja sama. Oleh karena itu, peran negosiasi adalah untuk mengembangkan hubungan kerja yang bermanfaat.

Struktur negosiasi

Setiap jenis negosiasi memiliki struktur yang sama. Pengusaha berpengalaman mencoba membangun percakapan mereka dengan mengikuti tahapan tertentu. Pendekatan ini menghemat waktu dan ditujukan untuk komunikasi yang sukses. Jadi, struktur negosiasi mencakup empat tahap utama:

1. Persiapan.
2. Negosiasi.
3. Akhiri negosiasi.
4. Analisis hasil.

Masing-masing tahapan ini sama pentingnya dalam proses komunikasi bisnis. Penting untuk dicatat bahwa struktur proses melakukan negosiasi internasional benar-benar mirip dengan yang diberikan di atas. Namun, perlu diingat bahwa komunikasi dengan mitra dari negara lain juga memerlukan persiapan tambahan, karena ada kebutuhan untuk mempelajari tradisi, norma komunikasi, dan detail lain dari orang-orang yang harus Anda negosiasikan dengan Anda. Perlu mempertimbangkan masing-masing secara lebih rinci.cara.

Tahap pertama: persiapan

Pada tingkat yang lebih besar, keberhasilan komunikasi bisnis apa pun dengan mitra bergantung pada kualitas persiapan negosiasi. Para ahli pada tahap struktur negosiasi bisnis ini menyarankan untuk menggunakan model persiapan berikut:

1. Tentukan subjek negosiasi. Penting untuk memahami apa yang akan dibahas, karena tanpa momen ini tidak mungkin mendapatkan manfaat dari komunikasi. Menurut manajer berpengalaman, inisiatif selalu datang dari seseorang yang lebih berpengetahuan tentang topik yang sedang dibahas.
2. Perlu untuk menyusun program perkiraan untuk negosiasi. Skenario yang aneh akan membantu meramalkan hasil komunikasi. Mungkin ada beberapa skenario tergantung pada kerumitan negosiasi.
3. Hal ini diperlukan untuk menentukan saat-saat di mana dimungkinkan untuk menyerah pada mitra, dan saat-saat di mana sama sekali tidak mungkin untuk menyerah. Pada saat yang sama, perlu untuk memperkirakan konsesi apa yang menguntungkan pihak lain dalam negosiasi.

Model ini sangat serbaguna. Namun, tidak mungkin untuk mengimplementasikan rencana tindakan seperti itu dalam persiapan komunikasi bisnis jika pertanyaan-pertanyaan berikut belum pernah dipelajari sebelumnya:

1. Tujuan negosiasi.
2. Mitra (posisinya di pasar, keadaan, dll.).
3. Negosiasi.
4. Orang yang hadir pada pembicaraan.
5. Kondisi dan kemungkinan kondisi.

Banyak spesialis dapat terlibat dalam proses persiapan, namun orang yang akan terlibat langsung dalam berkomunikasi dengan mitrawajib mempelajari setiap detail informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya. Perlu dicatat bahwa kualitas persiapanlah yang menentukan hasil dari pengambilan keputusan. Misalnya, tahap pertama dari struktur negosiasi penjualan memeriksa apa yang akan ditawarkan kepada klien, tujuan pertemuan, kemampuan klien untuk membayar, dan detail lain yang memungkinkan Anda untuk mempromosikan produk dan menutup kesepakatan.

Tahap kedua: negosiasi

Struktur negosiasi mencakup metode pelaksanaan tahap kedua berikut:

1. Metode variasi. Itu dibangun atas dasar fakta bahwa reaksi negatif pasangan terhadap kondisi yang diajukan diketahui sebelumnya. Negosiasi semacam itu bisa disebut kompleks. Oleh karena itu, selama percakapan, Anda harus bekerja untuk menemukan solusi terbaik untuk masalah tersebut dengan pendekatan yang berbeda.
2. Metode integrasi. Dianjurkan untuk menggunakan metode ini ketika pasangan terobsesi dengan minatnya sendiri, tetapi tidak memperhitungkan nuansa hubungan sosial. Metode ini bertujuan untuk meyakinkan pihak lain tentang kemanfaatan memperkirakan kerugian dalam kasus pengabaian hubungan sosial. Tujuan utama dari penerapan metode ini adalah untuk meyakinkan mitra bahwa tanggung jawab untuk membuat keputusan tentang topik yang dibahas terletak pada semua pihak yang bernegosiasi.
3. Metode penyeimbangan. Metode ini melibatkan pemilihan argumen terbaik untuk meyakinkan pasangan. Ini bisa berupa fakta, statistik, perhitungan, dll. Penting bahwa ketika menggunakan metode ini, perlu untuk berdiri di atastempat pasangan dan mengevaluasi situasi dari sisinya. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih argumen yang paling benar pada waktu yang tepat.
4. Metode kompromi. Metode ini menyiratkan bahwa para mitra siap untuk mencari kompromi terlebih dahulu, dan jika ada perbedaan pandangan, secara konsisten mencapai kesepakatan. Metode kompromi tidak menyiratkan penolakan terhadap kondisi asli, ini ditujukan untuk mempertimbangkan masalah dengan menggunakan semua kemungkinan. Perlu dicatat bahwa metode kompromi digunakan ketika penolakan untuk bernegosiasi dan ketidakmampuan untuk membuat kesepakatan tertentu mengancam kedua pihak dengan konsekuensi yang merugikan.

Tahap negosiasi di tahap kedua

Secara umum dapat dibedakan tahapan negosiasi, yang meliputi struktur negosiasi pada tahap kedua:

1. Bertemu dan menjalin kontak. Negosiasi dimulai sejak pertemuan dengan pasangan berlangsung, meski harus didampingi dari bandara dan stasiun kereta api. Tahap ini mungkin tidak begitu penting dari sudut pandang subjek negosiasi, tetapi tergantung pada kesan apa yang dibuat oleh pihak yang bertemu pada pasangannya, hasil negosiasi sebagian akan bergantung.
2. Awal bagian bisnis. Pada tahap ini, perhatian pasangan tertuju pada informasi dan pokok pembicaraan.
3. Transmisi informasi. Tahap ini melibatkan meyakinkan pihak lain bahwa mereka akan bertindak bijaksana dengan menerima keyakinan Anda.
4. Detail justifikasi. Pada tahap ini, argumentasi ide dan proposal sendiri berlangsung. Yang lainDengan kata lain, jika seorang mitra tertarik pada proposal, tetapi tidak sepenuhnya yakin tentang apa pun, perlu untuk memperdebatkan semua hal di atas dan menghilangkan semua keraguan.

Tahap ketiga: penyelesaian negosiasi

Tahap terakhir dari struktur negosiasi adalah pembekalan wajib. Jika jalannya komunikasi bisnis sangat positif, maka penyelesaian negosiasi menyiratkan ringkasan singkat. Hal ini diperlukan agar masing-masing pihak yakin bahwa setiap orang saling memahami dengan sempurna. Setelah itu, prospek pertemuan baru dibahas.

Jika tidak, ketika tidak ada kesepakatan yang dicapai sebagai hasil dari negosiasi, penting untuk menjaga kontak subjektif dengan mitra. Penting untuk menyimpulkan apa yang berhasil kami temukan kesamaan, dan untuk mengatakan poin-poin yang tidak sesuai dengan salah satu pihak. Di akhir pertemuan bisnis yang memiliki hasil negatif, penting untuk tidak kehilangan muka dan mencoba meredakan suasana dengan perpisahan yang santai dan ramah. Tetapi dalam hal apa pun Anda tidak boleh berbicara kasar kepada pasangan Anda dan tiba-tiba mengganggu negosiasi dengan kepergian Anda. Perlu diingat bahwa lebih baik menawarkan untuk membahas masalah ini sedikit kemudian, menunda negosiasi, mempersiapkannya lebih hati-hati dan mencoba menemukan argumen yang memungkinkan Anda untuk meyakinkan pihak lain tentang sesuatu.

Tahap keempat: analisis negosiasi

Bahkan jika para pihak mengucapkan selamat tinggal, negosiasi belum selesai pada tahap ini. Ini terjadi hanya setelah analisis rinci dan persiapan laporan mereka. Umumnyaanalisis diperlukan untuk membandingkan tujuan komunikasi bisnis dan hasil yang dicapai, menentukan tindakan lebih lanjut dan menilai situasi saat ini. Tinjauan dapat dilakukan secara tertulis (jika situasi mengharuskan) atau reflektif (jika tidak perlu melaporkan ke manajemen yang lebih tinggi).

Memahami struktur negosiasi dengan klien dan mitra, jauh lebih mudah untuk membangun komunikasi. Namun, selain itu, perlu diketahui gaya negosiasi seperti apa.

Gaya

Secara umum, ada gaya negosiasi seperti keras, lunak, perdagangan dan kooperatif. Gaya keras menyiratkan ketabahan dan konsentrasi hanya pada kebutuhan sendiri. Lembut adalah strategi akomodasi. Paling sering digunakan ketika lebih penting bagi satu pihak untuk menjaga hubungan persahabatan.

Gaya perdagangan menyiratkan prinsip kompromi, ketika satu pihak membuat konsesi, tetapi pada saat yang sama "menawarkan" konsesi tertentu untuk dirinya sendiri. Gaya kolaboratif adalah komunikasi yang diarahkan untuk memenuhi kepentingan kedua belah pihak.

Peraturan pendek negosiasi

Para ahli di bidang komunikasi bisnis merekomendasikan untuk mematuhi seperangkat aturan berikut yang akan membantu membangun bahasa yang sama dengan mitra mana pun:

1. Anda tidak bisa mempermalukan dan mempermalukan kepribadian pasangan.
2. Jangan abaikan ketakutan, pernyataan, dan perasaan pasangan Anda.
3. Anda tidak hanya harus mengajukan pertanyaan, tetapi juga menjelaskan tujuan mendapatkan jawaban.
4. Jikalawan bicara ingin mengklarifikasi sesuatu atau meminta untuk mengulangi apa yang dikatakan, jangan kesal. Kita harus berusaha menyampaikan informasi dengan cara yang dapat dipahami semua orang.
5. Jangan emosi.

Selain ringkasan singkat ini, perlu diingat bahwa Anda harus mempersiapkan diri dengan baik, menganalisis struktur negosiasi terlebih dahulu, dan menguasai gaya pelaksanaannya. Ini semua akan membantu mengatasi tugas dengan lebih baik.

Aturan persuasi dalam negosiasi

Ada beberapa tips dari psikolog dan manajer berpengalaman yang dapat berguna pada saat-saat ketika ada kebutuhan untuk meyakinkan pasangan tentang sesuatu. Pertama-tama, Anda perlu belajar bagaimana menyajikan argumen. Pertama, Anda perlu membuat argumen yang kuat, kemudian sedikit lebih lemah, dan pada akhirnya mengajukan argumen yang paling kuat, sehingga bisa dikatakan, argumen truf.

Kedua, Anda harus ingat bahwa Anda tidak dapat menempatkan lawan bicara dalam posisi yang tidak nyaman atau mengemudi ke sudut. Rasa hormat adalah kunci dari hubungan yang baik, dan Anda dapat meyakinkan sesuatu hanya ketika seseorang bersikap positif.

Ketiga, penting agar argumen yang diajukan bersinggungan dengan kepentingan pasangan. Dalam situasi seperti itu, kemungkinan besar pasangan akan menyatakan persetujuannya.

Percakapan telepon

Terkadang Anda harus bernegosiasi tentang sarana komunikasi teknis. Tentu saja, ini membuat komunikasi sedikit lebih sulit, karena semakin sulit untuk memahami reaksi lawan bicara.

Penting untuk diingat bahwa struktur percakapan telepon adalah mutlaksama seperti untuk pertemuan bisnis pribadi:

1. Salam.
2. Mulailah negosiasi.
3. Finishing.
4. Analisis.

Aturan negosiasi yang diterima secara umum berlaku untuk percakapan bisnis melalui telepon. Satu-satunya hal yang penting untuk diingat adalah Anda tidak dapat menyela pembicaraan seseorang di telepon, bahkan jika kata-katanya bertentangan dengan sesuatu.

Kesimpulan

Meringkas, perlu dicatat bahwa negosiasi adalah seni, setelah menguasainya, Anda dapat mencapai apa pun. Seperti diketahui, mengetahui 4 tahap struktur negosiasi, Anda dapat memprediksi hasil komunikasi bisnis dan menyediakan banyak langkah mitra.

Hal terpenting untuk mencapai hasil yang baik melalui negosiasi adalah mengikuti aturan di atas dan menghormati mereka yang harus bernegosiasi dengan Anda.