Daftar dokumen akuntansi utama dan aturan pelaksanaannya

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Banyak operasi dilakukan setiap hari di perusahaan. Akuntan mengeluarkan faktur kepada rekanan dan mengirimkan uang kepada mereka, menghitung gaji, pen alti, menghitung penyusutan, menyiapkan laporan, dll. Puluhan dokumen dari berbagai jenis dikeluarkan setiap hari: administrasi, eksekutif, primer. Kelompok terakhir sangat penting untuk kegiatan perusahaan.

Apa itu "dokumen utama"?

Setiap peristiwa kehidupan ekonomi organisasi harus dikonfirmasi dengan kertas. Itu terbentuk pada saat operasi atau segera setelah selesai. Menyusun posting, pelaporan dilakukan berdasarkan informasi yang ditentukan dalam dokumen akuntansi utama akuntansi. Daftar mereka besar. Dalam artikel ini kami akan mempertimbangkan yang utama, paling umum digunakandokumen.

Mengapa kita membutuhkan primer?

Dokumentasi utama adalah elemen integral dari akuntansi. Seperti disebutkan di atas, itu terbentuk pada saat transaksi atau segera setelah akhir transaksi dan merupakan bukti kenyataan dari satu atau lain fakta kehidupan ekonomi perusahaan.

Daftar dokumen akuntansi utama untuk satu transaksi dapat mencakup:

1. Kontrak.
2. Akun.
3. Kwitansi tunai atau dokumen pembayaran lainnya.
4. Catatan pengiriman.
5. Tindakan penyelesaian.

Detail yang diperlukan

Saat ini, ada bentuk terpadu dari dokumen akuntansi utama. Mereka digunakan untuk mencerminkan informasi tentang operasi yang berbeda, masing-masing, daftar kolom di dalamnya berbeda. Sementara itu, semua dokumen utama berisi rincian wajib yang seragam. Diantaranya:

1. Nama Perusahaan.
2. Nama dokumen (misalnya, "Voucher Tunai").
3. Tanggal pembentukan.
4. Isi operasi di mana dokumen dibuat. Misalnya, saat mengisi faktur, kolom yang sesuai dapat menunjukkan "Transfer bahan untuk diproses".
5. Uang dan indikator alami. Yang pertama digunakan untuk mencerminkan biaya, yang kedua - jumlah, berat, dll.
6. Posisi karyawan yang bertanggung jawab ("kepala akuntan", "penjaga toko", dll.).
7. Tanda tangan orang yang terlibat dalam transaksi.

Momen penting

Dokumen utama yang berisi semua detail yang diperlukan memiliki kekuatan hukum.

Harap diperhatikan bahwa dokumen yang dibuat dengan benar dapat digunakan dalam proses hukum sebagai bukti validitas (atau ketidakabsahan) klaim. Banyak dokumen yang dibuat oleh kontraktor. Penting untuk memeriksa kebenaran pendaftaran dengan hati-hati dan jangan pernah membubuhkan tanda tangan untuk pemasok (kontraktor, dll.) jika mereka belum melakukannya.

Dokumentasi utama harus disimpan dengan hati-hati.

Apakah saya memerlukan segel utama?

Dalam praktiknya, banyak counterparty yang mengklaim ketidakhadirannya pada formulir TTN dan beberapa dokumen lainnya. Ingatlah bahwa sejak tahun 2015, sebagian besar organisasi telah dibebaskan dari kewajiban memiliki stempel. Perusahaan semacam itu dapat menggunakannya atas kebijakan mereka sendiri. Jika ya, maka informasi tentang keberadaannya harus ditulis dalam kebijakan akuntansi.

Jika pihak lawan bersikeras untuk menggunakan segel saat mendaftarkan primer, dan perusahaan berhak untuk tidak meletakkannya berdasarkan alasan hukum, pihak lawan harus mengirimkan pemberitahuan tertulis dengan tautan ke peraturan yang mengatur ini masalah.

Perjanjian

Jika rekanan adalah mitra jangka panjang, maka sangat mungkin untuk membuat kesepakatan untuk beberapa transaksi. Dalam hal ini, penting untuk secara jelas menentukan tenggat waktu untuk memenuhi kewajiban, urutan dan prosedur untuk menghitung, dan nuansa lainnya. Kontrak dapat dibuat untuk penjualan barang, penyediaan layananatau pekerjaan produksi. Patut dikatakan bahwa hukum perdata juga memungkinkan kesimpulan lisan dari suatu perjanjian. Namun, dalam kegiatan bisnis, biasanya, bentuk kontrak tertulis digunakan.

Faktur

Dalam dokumen ini, pemasok menunjukkan jumlah yang akan ditransfer ke rekanan untuk barang, jasa, atau pekerjaan. Saat melakukan pembayaran, secara default, subjek dianggap menyetujui transaksi.

Faktur harus ada:

1. Nama dokumen.
2. Nama jasa (barang, pekerjaan) yang pembayarannya dilakukan.
3. Biaya.
4. Jumlah total.
5. Detail pembayaran.

Saat ini, seluruh daftar dokumen akuntansi terdapat dalam program 1C, sehingga diproses secara otomatis.

Harap diperhatikan bahwa faktur tersebut bernilai kecil bagi pihak berwenang. Di dalamnya, penjual menetapkan harga yang ditetapkan. Dari posisi seorang akuntan, faktur adalah dokumen utama yang paling penting yang menjadi dasar pembuatan entri akuntansi.

Faktur bertindak sebagai jenis faktur. Makalah ini berisi baris khusus untuk menentukan jumlah PPN.

Dokumentasi pembayaran

Anda dapat mengkonfirmasi fakta pembayaran dengan tanda terima tunai atau dokumen serupa lainnya. Pembayaran menegaskan fakta pembayaran untuk penyediaan produk, layanan, pekerjaan. Jenis dokumen tertentu dipilih tergantung pada metodenyapembayaran: tunai atau transfer bank.

Salah satu dokumen penyelesaian yang paling populer adalah perintah pembayaran. Ini adalah perintah dari pemegang rekening kepada bank untuk mentransfer dana ke rekening yang ditentukan. Dokumen tersebut dapat digunakan untuk pembayaran jasa, barang, pembayaran uang muka, pembayaran pinjaman, dll.

Dalam kasus pemotongan anggaran, kolom 22 "Kode" diisi. Dalam urutan pembayaran, kolom ini menunjukkan UIN (pengidentifikasi unik). Berkat dia, otoritas fiskal mengakui pembayar.

Field "Kode" dalam urutan pembayaran dapat diisi dengan berbagai cara. Itu tergantung pada bagaimana tepatnya entitas memenuhi kewajibannya terhadap anggaran: secara sukarela atau atas permintaan otoritas pengatur.

Catatan pengiriman

Formulir TTN dibuat oleh pengirim. Bill of lading merupakan dasar penyerahan barang kepada penerima. Dokumen ini dibuat dalam 4 salinan. Menurut TTN, penjual memperhitungkan penjualan, dan pembeli menerima pengiriman barang.

Harap diperhatikan bahwa TTN dibuat pada saat pengangkutan barang oleh kekuatan perusahaan sendiri. Jika pengangkutan dilakukan oleh perusahaan pihak ketiga, diterbitkan formulir 1-T.

Poin penting lainnya: informasi di TTN harus sesuai dengan informasi di invoice.

Tindakan pekerjaan yang telah selesai

Dokumen ini dibuat antara pelanggan dan pemasok. Tindakan tersebut merupakan konfirmasi kinerja pekerjaan, penyediaan layanan dengan biaya yang disepakati dalam ketentuan yang ditetapkan oleh perjanjian. Sederhananya, inilaporan kontraktor kepada pelanggan.

Saat ini, satu bentuk tindakan belum disetujui. Perusahaan memiliki hak untuk mengembangkan formulir sendiri dan memperbaikinya dalam kebijakan akuntansi.

Rincian utama dari tindakan tersebut adalah:

1. Nomor dan tanggal pendaftaran dalam catatan akuntansi.
2. Tanggal kompilasi.
3. Rincian kontrak sesuai dengan mana akta itu dibentuk.
4. Jangka waktu, volume, biaya pekerjaan.
5. Detail akun yang harus dibayar.
6. Nama pelanggan dan kontraktor.
7. Tanda tangan para pihak yang bertransaksi.

Akta selalu dibuat dalam dua rangkap.

Formulir M-15

Singkatan ini digunakan untuk merujuk pada faktur pengeluaran barang keluar. Perlu dicatat bahwa dokumen ini tidak wajib, tetapi sering digunakan oleh perusahaan.

Faktur pengeluaran material ke samping dikeluarkan jika diperlukan untuk pemindahan barang berharga dari kantor pusat (pusat) ke divisi-divisi yang jauh atau perusahaan lain (jika ada kesepakatan khusus).

Aturan formulir M-15

Pada bagian pertama dari kertas, nomor ditempelkan, sesuai dengan alur dokumen perusahaan. Di sini Anda juga harus menunjukkan nama lengkap perusahaan dan OKPO.

Tabel pertama mencerminkan tanggal dokumen, kode transaksi (jika sistem yang sesuai digunakan), nama unit struktural, bidang kegiatan perusahaan yang mengeluarkan faktur.

Demikian pulainformasi tentang penerima dan orang yang bertanggung jawab untuk pengiriman ditunjukkan. Berikut ini adalah tautan ke dokumen yang sesuai dengan faktur yang diterbitkan. Bisa berupa kontrak, pesanan, dll.

Pada tabel utama, kolom 1 dan 2 menunjukkan sub-akun akuntansi dan kode akuntansi analitik untuk semua bahan yang akan dihapuskan.

Selanjutnya, data berikut dimasukkan pada kolom 3-15:

• nama bahan dengan karakteristik individu, merek, ukuran, kelas;
• nomor stok (jika tidak ada, sel tidak diisi);
• kode satuan;
• nama satuan pengukuran;
• jumlah barang yang ditransfer;
• informasi tentang objek sebenarnya yang dikeluarkan dari gudang (untuk diisi oleh penjaga toko);
• total biaya bahan;
• harga tanpa PPN;
• Jumlah yang dialokasikan PPN;
• total biaya termasuk PPN;
• nomor persediaan bahan;
• nomor paspor (jika ada);
• catat nomor sesuai kartu rekening.

Faktur ditandatangani oleh akuntan, karyawan yang bertanggung jawab atas pengeluaran barang berharga dari gudang, dan penerima.

Laporan lanjutan di "1C"

Pembentukan dokumen pelaporan adalah salah satu tindakan yang paling umum dilakukan seorang akuntan. Banyak penyelesaian yang dilakukan secara tunai dilakukan dengan dokumen di muka. Ini termasuk biaya perjalanan, pembelian rumah tangga, dll.

Seringkali, karyawan perusahaan menerima dana dari meja kas untuk pengeluaran rumah tangga. Setelah memperoleh barang berharga yang diperlukan (misalnya, alat tulis), karyawan melaporkan dan memberikan dokumen pendukung ke bagian akuntansi.

Akuntan, pada gilirannya, harus mencatat semua pengeluaran dalam sistem akuntansi. Anda dapat membuka "Laporan di muka" di "1C" di bagian "Bank dan meja kas", subbagian "Kasir". Pengenalan dokumen baru dilakukan dengan tombol "Buat".

Di bagian atas formulir ditunjukkan:

1. Nama Perusahaan.
2. Gudang tempat barang berharga yang baru diterima akan dikreditkan.
3. Pegawai melaporkan dana yang diterima terhadap laporan.

Dokumen berisi 5 bookmark. Di bagian "Uang Muka", pilih dokumen tempat dana dikeluarkan:

1. Dokumen uang.
2. Beban pesanan tunai.
3. Debit dari rekening.

Jika barang dibeli dengan dana yang dikeluarkan, barang tersebut akan ditampilkan pada tab dengan nama yang sama. Di bagian "Wadah", tunjukkan informasi tentang wadah yang dapat dikembalikan (misalnya, botol air). Tab "Pembayaran" mencerminkan informasi tentang uang tunai yang dibayarkan kepada pemasok untuk pembelian suatu objek atau dikeluarkan untuk pengiriman yang akan datang.

Di bagian "Lainnya", data pengeluaran perjalanan tertera: per diem, biaya bahan bakar, tiket, dll.

bentuk "Universal"

Dalam daftar dokumen akuntansi utama ada satu kertas yang dapat digunakan dalam berbagai situasi. Ini digunakan dalam pembentukan akuntansi danpelaporan pajak. Ini tentang akuntansi. Formulir diperlukan, jika perlu, untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat. Selain itu, dokumen diperlukan saat melakukan operasi yang memerlukan penjelasan, refleksi perhitungan, konfirmasi transaksi, jika tidak ada surat-surat lain.

Nuansa

Perlu dikatakan bahwa suatu perusahaan memiliki hak untuk mengkonfirmasi penyelesaian transaksi yang tidak memerlukan pelaksanaan formulir standar (standar, terpadu), tidak dengan bantuan sertifikat, tetapi melalui akuntansi utama yang dikembangkan secara independen dokumen. Daftar mereka, bagaimanapun, harus diperbaiki dalam kebijakan keuangan perusahaan.

Aturan kompilasi sertifikat

Satu formulir terpadu belum disetujui untuk dokumen ini. Dengan demikian, spesialis dapat mengompilasinya dalam bentuk gratis atau menggunakan templat yang dikembangkan di perusahaan. Di antara informasi wajib yang harus ada dalam sertifikat, harus diperhatikan:

1. Informasi tentang perusahaan.
2. Tanggal dan alasan kompilasi.
3. Dokumen akuntansi utama dan register akuntansi, yang dilampirkan dengan sertifikat.
4. Tanda tangan karyawan yang bertanggung jawab.

Anda dapat menulis di kertas A4 putih biasa atau di atas kop surat perusahaan.

Saat mengkompilasi, Anda harus sangat berhati-hati agar tidak membuat kesalahan. Semakin detail referensi, semakin sedikit pertanyaan tambahan yang diajukan oleh inspektur.

Dokumen harus, tentu saja, hanya berisi informasi yang dapat dipercaya. Jika, selamakesalahan ejaan akan diidentifikasi, lebih disarankan untuk membuat sertifikat lagi.

Fitur Penyimpanan

Segala sesuatu yang berhubungan dengan dokumen akuntansi utama harus disimpan di perusahaan setidaknya selama 5 tahun. Perhitungan periode ini dimulai dari tanggal berakhirnya periode pelaporan dimana surat-surat tersebut diterbitkan.

Ekstra

Utama dapat diterbitkan dalam bentuk kertas atau elektronik. Baru-baru ini, semakin banyak perusahaan lebih memilih manajemen dokumen elektronik. Hal ini dapat dimengerti: dibutuhkan lebih sedikit waktu untuk memproses dan mengirim kertas.

Dokumen elektronik harus disertifikasi dengan tanda tangan digital (ditingkatkan atau reguler - dengan kesepakatan antara rekanan).

Tanggung Jawab

Dokumentasi utama adalah elemen terpenting dari kehidupan bisnis suatu perusahaan. Jika tidak ada, perusahaan akan menghadapi sanksi serius dari otoritas pengatur. Pen alti juga akan dikenakan dalam kasus deteksi kesalahan dalam dokumentasi utama, informasi yang tidak akurat.

Pelanggaran peraturan dapat dihukum tidak hanya oleh Kode Pajak, tetapi juga oleh Kode Pelanggaran Administratif. Jika ada alasan, pelakunya juga bisa dituntut.

Kesimpulan

Berbagai dokumen dapat digunakan dalam pekerjaan suatu perusahaan. Pada saat yang sama, beberapa dari mereka mungkin memiliki bentuk terpadu, dan beberapa dapat dikembangkan secara mandiri oleh perusahaan. Terlepas dari ini, bagaimanapun, semua detail yang diperlukan harus ada dalam dokumen.

Beberapa bisnis mempraktekkan penggunaan dokumen gabungan. Pidatokita berbicara tentang bentuk terpadu, dilengkapi sesuai dengan kekhususan kegiatan organisasi.

Penting untuk mencerminkan jenis dokumentasi utama yang dipilih dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan, kebutuhan akan dokumen baru mungkin saja timbul. Jika mereka dikembangkan oleh perusahaan, maka mereka harus disebutkan dalam kebijakan akuntansi.

Harap diperhatikan bahwa pihak lawan juga dapat secara mandiri mengembangkan bentuk sekuritas tertentu. Perlu untuk menunjukkan dalam kebijakan keuangan bahwa perusahaan menerima dokumen tersebut dari rekanan.

Untuk mencatat banyak transaksi, organisasi tidak boleh menggunakan bentuk terpadu dari dokumentasi utama. Namun, jika kita berbicara tentang transaksi tunai, maka transaksi tersebut dilakukan secara eksklusif oleh pesanan yang disetujui dan dokumen pembayaran lainnya.