Biaya perjalanan: pembayaran, ukuran, pengiriman

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Untuk memenuhi tugas resmi mereka, karyawan sering dikirim dalam perjalanan bisnis. Semua biaya yang terkait dengan perjalanan, akomodasi, dan makan ditanggung oleh organisasi. Baca selengkapnya tentang cara menghitung dan membayar biaya perjalanan di tahun 2018.

Peraturan Legislatif

Tunjangan Harian adalah pengeluaran karyawan yang berhubungan dengan tempat tinggalnya di luar tempat tinggal. Menurut Seni. 168 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, biaya ini harus dibayar oleh majikan dalam jumlah yang ditentukan dalam kebijakan undang-undang organisasi.

Biaya perjalanan di Rusia bukanlah remunerasi untuk pekerjaan, tetapi pembayaran kompensasi. Tunjangan harian tidak tergantung pada kinerja fungsi tenaga kerja oleh karyawan. Bahkan jika tugas ini tidak dilakukan selama perjalanan bisnis karena waktu henti, perusahaan tetap harus membayar per diem.

Di tingkat legislatif, ada norma untuk biaya perjalanan yang tidak dikenakan pajak. Menurut Seni. 217 dari Kode Pajak, jika jumlah kompensasi tidak melebihi 700 rubel untuk perjalanan bisnis di dalam negeri dan 2500 rubel untuk perjalanan bisnis ke luar negeri, makaorganisasi mungkin tidak membayar pajak. Ini tidak berarti bahwa organisasi tidak memiliki hak untuk menetapkan pembayaran di atas norma. Anda hanya perlu membayar pajak atas selisihnya. Jika kebijakan akuntansi perusahaan menunjukkan jumlah tunjangan perjalanan pada tingkat 1000 rubel, maka pajak penghasilan pribadi harus dipotong dari selisihnya (1000 - 700=300 rubel).

Prosedur pembayaran

Tunjangan harian diganti untuk setiap hari yang dihabiskan untuk perjalanan bisnis. Akhir pekan, tidak bekerja, hari libur dan hari perjalanan juga dibayar. Jika seorang karyawan pergi pada hari Minggu pagi dan kembali seminggu kemudian pada hari Sabtu, maka semua akhir pekan untuk periode ini (4 hari) harus diberi kompensasi. Undang-undang tidak mengatur pembayaran untuk tunjangan harian satu hari, tetapi majikan, atas kebijakannya sendiri, dapat memasukkan klausul semacam itu ke dalam kebijakan akuntansi. Pada saat yang sama, ia wajib mengeluarkan uang muka sebelum perjalanan.

Pengeluaran yang dapat diganti:

• untuk perjalanan dan perumahan sewa;
• biaya hidup (per diem);
• biaya lain yang timbul atas arahan atau dengan izin pengelola, meskipun tidak disepakati sebelumnya.

Contoh 1

Kebijakan akuntansi perusahaan menyediakan pembayaran 45 euro (3.330 rubel) per hari menginap dalam perjalanan bisnis ke luar negeri dan 700 rubel. - di wilayah Federasi Rusia. Karyawan itu absen selama 10 hari: dari 1 hingga 10 Juli. Selama 9 hari pertama, ia berhak atas pembayaran 45 x 9=405 euro (29.965 rubel). Pengembalian hari ke Rusia dibayar dengan tarif 700 rubel. Pada tanggal pembayaran di muka, nilai tukar euro adalah 70 rubel, dan pada hari persetujuanlaporan muka - 68 rubel. Hitung jumlah biaya perjalanan.

Karena karyawan menerima kompensasi sebelum perjalanan, penghitungan ulang jumlah yang dikeluarkan akan dilakukan pada tingkat pengeluaran dana:

• 405 x 70=28.350 rubel - untuk 9 hari pertama.
• Total yang masih harus dibayar: 28.350 + 700=29.050 rubel
• Tarif pembayaran bebas pajak menurut undang-undang=9 x 2500=22.500 rubel.
• Selisih: 29.050 - 22.500=6.550 rubel - pajak penghasilan pribadi harus dipotong dari jumlah ini.

Dokumentasi

Dasar untuk melakukan perjalanan adalah perintah tertulis dari majikan - perintah. Organisasi dapat menggunakan formulir terpadu No. T-9 atau mengembangkannya sendiri. Dokumen harus menunjukkan tempat, tanggal, tujuan perjalanan, nomor sertifikat, tugas pekerjaan. Tindakan yang sama mengatur jumlah tunjangan harian dan pembayaran terbatas lainnya.

Sebelum perjalanan, karyawan harus menerima uang muka, dan setelah kembali, memberikan laporan penggunaan dana dan tugas yang diselesaikan. Tiga hari dialokasikan untuk persiapan dokumen. Organisasi mengembangkan formulir laporan itu sendiri. Selain dokumen, dokumen asli dari semua dokumen habis pakai harus dilampirkan.

Jika manajer menerima pekerjaan karyawan, maka akuntan wajib mencatat semua pengeluaran di neraca. Jika tujuan perjalanan tidak terpenuhi, maka sebagian biaya dapat dipotong dari pendapatan karyawan. Jika seorang karyawan menghabiskan lebih banyak uang daripada yang dia terima dari kasir, makaada perubahan biaya perjalanan, Anda harus membayar overrun. Jumlah yang tidak terpakai harus dikembalikan ke kasir, jika tidak saldo akan dipotong dari pendapatan karyawan.

Perjalanan bisnis ke luar negeri

Pada perjalanan internasional, tanggal melintasi perbatasan adalah hari pertama perjalanan bisnis ke luar negeri, dan ketika bepergian ke Federasi Rusia, itu dibayar dengan tarif yang disediakan untuk perjalanan bisnis domestik. Perhitungan dilakukan sesuai dengan tanda otoritas perbatasan di paspor.

Jika seorang karyawan melakukan perjalanan ke luar negeri, ia harus membeli mata uang negara tuan rumah. Fungsi ini dapat dilakukan oleh organisasi dengan menetapkan dalam tindakan lokal pembayaran dana dalam mata uang asing. Dolar dan euro dapat ditukar di bank mana pun di negara ini, tidak seperti unit nasional yang lebih langka. Ini harus diperhitungkan ketika menyusun tindakan lokal. Jika organisasi siap membayar biaya perjalanan dalam mata uang asing, maka lebih baik menukarkannya dengan dolar atau euro.

Akun untuk jumlah tersebut dalam catatan akuntansi masih dilakukan dalam rubel, tetapi dengan mempertimbangkan fitur-fitur berikut:

• jika pembayaran di muka ditransfer ke kartu rubel, maka jumlahnya harus dihitung dengan nilai tukar pada tanggal pembayaran;
• jika pembayaran dilakukan secara tunai, maka tingkat konversi rubel yang ditentukan dalam sertifikat pembelian mata uang harus diterapkan.

Jumlah hari

Lama menginap sebenarnya dalam perjalanan bisnis ditentukan oleh dokumen perjalanan, yaitu tiket. Jika karyawan tersebut melakukan perjalanan bisnis dengan mobil, maka hitunglahhari dapat berupa memo, yang wajib diberikannya sekembalinya. Selain itu, semua dokumen yang mengkonfirmasi penggunaan transportasi (waybill, tagihan, kuitansi, cek, dll.) harus dilampirkan.

Perjalanan Sehari

Tidak ada periode minimum yang ditentukan secara hukum untuk perjalanan bisnis. Tugas pemimpin dapat diselesaikan dalam satu hari. Bagaimana cara memulihkan biaya dalam kasus ini? Proses mendokumentasikan perjalanan bisnis tidak tergantung pada durasinya. Departemen akuntansi harus membuat pesanan, memberi tanda pada lembar waktu dan mengeluarkan uang muka kepada karyawan. Setelah kembali, ia wajib melaporkan biaya yang dikeluarkan, dan mengembalikan selisihnya ke meja kas organisasi. Tidak ada tunjangan per diem untuk perjalanan singkat. Namun, meninggalkan seorang karyawan tanpa uang bukanlah ide yang baik. Dalam hal ini, majikan dapat membayarnya dalam jumlah tertentu, misalnya, 50% dari kompensasi yang harus dibayar per hari. Kompensasi ini bebas pajak.

negara CIS

Perjalanan ke negara-negara CIS diperhitungkan secara terpisah. Karena tidak ada cap di paspor saat melintasi perbatasan, periode ditentukan oleh dokumen perjalanan. Hari keberangkatan adalah tanggal keberangkatan kendaraan, dan hari kedatangan adalah hari jatuhnya waktu kedatangan kendaraan di kampung halaman. Jumlah pembayaran ditentukan oleh majikan. Jumlah kompensasi yang tidak kena pajak tetap sama - 700 dan 2500 rubel. Keterlambatan dalam perjalanan dibayar dengan keputusan kepala jika ada dokumen yang mengkonfirmasi fakta paksapenundaan.

Contoh 2

Seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis selama 3 hari.

• 10.08.17 jam 22:10 pegawai naik kereta ke Astana.
• 11.08.17 pukul 11:00 kereta tiba di Astana. Artinya, karyawan tersebut sudah melintasi perbatasan pada 11.08.17.
• 11.08 dan 12.07 pegawai itu bertugas.
• 12.08 - kereta ke Rusia berangkat pukul 15:05.
• 12.08 pukul 23:40 kereta tiba di Rusia. Artinya, karyawan tersebut sudah melewati perbatasan pada 12.08.17.

Tunjangan harian di Federasi Rusia dalam jumlah 700 rubel diperoleh untuk 10 dan 12 Agustus. Untuk 11 Agustus, pembayaran 2.500 rubel harus diperoleh. Secara total, untuk periode perjalanan bisnis, karyawan akan menerima: 700 x 2 + 2500=3900 rubel

Operasi di BU

Akuntansi biaya perjalanan tahun 2018, seperti sebelumnya, dilakukan berdasarkan laporan terlebih dahulu. Jumlah pengeluaran tercermin dalam akun akuntansi biaya, karena perjalanan bisnis adalah perjalanan bisnis.

Sebuah prasyarat untuk perjalanan adalah penerbitan awal uang muka. Akuntan dapat mengeluarkan dana dari mesin kasir atau transfer ke kartu bank. Uang muka dihitung berdasarkan durasi perjalanan dan perkiraan biaya perjalanan bisnis. Di BU operasi ini dilakukan sebagai berikut:

• Dt 71 Ct 50 - pengeluaran jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan dari meja kas.
• Dt 71 Ct 51 - transfer jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan ke kartu.

Pemberitahuan biaya perjalanan lebih lanjut tergantung pada tujuan perjalanan. Biaya akan dibebankan ke akuntansi biaya unit yang masalahnya diarahkan.memutuskan karyawan. Misalnya:

• Dt 20 Kt 71 - karyawan dikirim dalam perjalanan untuk melakukan pekerjaan dengan pelanggan.
• Dt 44 Kt 71 - perjalanan berkaitan dengan penjualan barang.
• Dt 08 Ct 71 - seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis untuk menyelesaikan transaksi penjualan properti.
• Dt 28 Kt 71 - kebutuhan perjalanan bisnis untuk mengembalikan produk yang cacat.
• Dt 19 Kt 71 - menghitung PPN atas jumlah uang muka.
• Dt 68 Ct 19 - pengurangan pajak pada faktur.

Pengembalian dana yang tidak terpakai tercermin dalam transaksi berikut:

• Dt 50 Kt 71 - uang muka ke kasir.
• Dt 51 Kt 71 - menyetorkan saldo dana ke rekening giro.
• Dt 70 Kt 71 - menahan sisa uang muka dari upah.

Anda dapat menyimpan jumlah tersebut hanya jika lebih dari sebulan telah berlalu dan karyawan tidak keberatan dengan operasi ini. Jika tidak, majikan harus pergi ke pengadilan.

UST, kontribusi sosial dan pajak lainnya

Menurut Undang-Undang Federal No. 216 "Tentang Mengubah Kode Pajak Federasi Rusia", mulai 01.01.2008 penggantian biaya perjalanan melebihi 700 rubel. dan 2500 rubel. untuk setiap hari dalam perjalanan bisnis di wilayah Federasi Rusia dan luar negeri, mereka dikenakan pajak penghasilan pribadi, UST dan kontribusi sosial. Majikan sendiri yang menentukan jumlah pembayaran kompensasi. Terlepas dari ukurannya, basis pajak penghasilan dikurangi dengan pembayaran kompensasi yang sebenarnya.

Untuk tujuan pajak, pengeluaran organisasi meliputi:

• Perjalanan pekerja kekedua belah pihak.
• Menyewa akomodasi, termasuk layanan tambahan di hotel (kecuali biaya layanan di bar, di kamar, untuk penggunaan fasilitas kesehatan).
• Penerbitan dan penerbitan visa.
• Masuk kendaraan.

Fitur perhitungan

Karyawan tidak diharuskan untuk melaporkan di mana ia menggunakan per diem. Namun, Layanan Pajak Federal dapat memeriksa perhitungan jumlah yang adil berdasarkan durasi perjalanan. Ini bisa berupa dokumen yang mengonfirmasi perjalanan, akomodasi, atau dokumen perjalanan.

Selama perjalanan bisnis, mungkin ada pengeluaran yang belum disepakati sebelumnya. Misalnya, biaya pengepakan barang bawaan. Penggantian biaya ini diperbolehkan hanya jika kemungkinan kompensasi mereka ditentukan dalam undang-undang setempat dan ada bukti bahwa operasi itu dilakukan untuk tujuan produksi. Artinya, perlu untuk mengemas dokumen, milik organisasi. Jika tidak, biaya tersebut harus dikaitkan dengan pendapatan karyawan dengan pemotongan pajak penghasilan pribadi berikutnya.

Pengembalian uang makan tidak terkait dengan perjalanan bisnis. Dapat dipahami bahwa karyawan mengkompensasi biaya ini secara mandiri dalam jumlah tunjangan harian. Tetapi manajemen dapat, dalam tindakan lokal, menyediakan biaya untuk membayar makanan di samping tunjangan harian dan memotong pajak penghasilan pribadi dari jumlah tersebut. Jika biaya akomodasi di hotel, penerbangan, atau perjalanan sudah termasuk biaya makan, maka pajak tidak dipotong.

Kami akan mempertimbangkan secara terpisah situasi di mana perjalanan dimulai oleh organisasi pemesanan. Sangat sering para pihak setuju bahwapenggantian akan didasarkan pada biaya yang sebenarnya. Namun, organisasi hanya dapat mengirim karyawannya dalam perjalanan bisnis. Dan dalam hal ini, pelanggan tidak menyimpan biaya akuntansi, karena ini dianggap sebagai pembayaran untuk layanan organisasi lain (pelaksana). Dalam hal ini, kontrak antara perusahaan harus menyatakan bahwa penggantian biaya tersebut akan termasuk dalam harga barang, serta menunjukkan persyaratan untuk dokumen dan tenggat waktu untuk penyerahannya. Untuk tiket perjalanan dan cek lainnya, pelanggan hanya dapat mengecek kebenaran perhitungan biaya. Jika kontraktor menggunakan sistem perpajakan umum, maka biaya jasa dikenakan PPN. Jika pelanggan adalah perusahaan asing, tidak ada pengembalian pajak.

Kesimpulan

Jika seorang karyawan dikirim dalam perjalanan bisnis, mereka harus mendapatkan penggantian biaya perjalanan. Tunjangan harian ditetapkan oleh majikan dan ditetapkan dalam undang-undang setempat. Tunjangan harian dibayarkan untuk setiap hari dalam perjalanan bisnis, termasuk hari libur, hari libur. Sebelum perjalanan, karyawan harus mengumpulkan dan membayar uang muka. Dia melaporkan semua jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan setelah perjalanan. Jumlah yang tidak terpakai harus dikembalikan ke kasir, dan pengeluaran yang berlebihan harus dikompensasikan kepada karyawan segera setelah laporan perjalanan disetujui.