Peraturan tentang pengendalian kualitas internal di perusahaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Peraturan tentang pengendalian internal harus ada di setiap organisasi. Untuk apa dokumen ini dan untuk apa diatur? Anda akan menemukan jawaban untuk ini dan pertanyaan lain di artikel. Informasi ini sangat relevan bagi mereka yang ingin memulai bisnis mereka sendiri. Mari kita mulai dengan konsepnya.

Definisi

Peraturan tentang pengendalian internal adalah dokumen internal yang menetapkan persyaratan untuk kualitas layanan yang diberikan atau pekerjaan yang dilakukan.

Dokumen ini ditujukan untuk personel perusahaan dan menginstruksikan karyawan untuk melakukan kegiatan sesuai dengan norma.

Kualitas layanan yang dinyatakan harus disediakan oleh perusahaan, yang manajemennya harus mengambil langkah-langkah ekonomi, teknis dan organisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Kontrol kualitas harus dilakukan oleh perusahaan itu sendiri, mengalokasikan spesialis atau seluruh layanan untuk tujuan ini.

Apa yang mengatur

Karena setiap organisasi harus memiliki ketentuan tentang pengendalian internal, kerangka peraturansetiap dokumen akan memilikinya sendiri.

Misalnya, untuk institusi medis, sebuah dokumen akan dikompilasi dengan tautan ke:

1. Hukum Federal 2011 "Tentang dasar-dasar melindungi kesehatan warga Federasi Rusia".
2. Keputusan Pemerintah Tahun 2012 "Tentang Perizinan Kegiatan Medis".
3. Hukum negara kita tahun 1992 "Tentang Perlindungan Hak Konsumen".
4. Perintah Kementerian Kesehatan negara "Atas persetujuan prosedur untuk pembuatan dan kegiatan komisi medis organisasi medis."
5. Keputusan Pemerintah 2012 "Atas persetujuan aturan penyediaan layanan medis berbayar oleh organisasi medis ".

Tetapi untuk organisasi konstruksi, dokumen peraturannya akan berbeda:

1. Keputusan Pemerintah Tahun 2010 "Tentang tata cara pelaksanaan pengawasan konstruksi selama konstruksi, perombakan atau rekonstruksi proyek konstruksi modal."
2. SNiP dari 2002 "Keselamatan dalam konstruksi".
3. SNiP dari 2001 "Struktur bantalan dan penutup".
4. RD tahun 2007 "Prosedur pemeliharaan daftar umum atau khusus pekerjaan yang dilakukan selama konstruksi, perbaikan atau rekonstruksi proyek konstruksi modal."

Seperti yang Anda lihat, kerangka peraturan ketentuan pengendalian internal akan berbeda di setiap kasus.

Tujuan Dokumen

Isi item ini juga berbeda tergantung padakegiatan perusahaan. Dengan demikian, peraturan tentang pengendalian internal perusahaan yang terkait dengan pekerjaan konstruksi akan berbeda dari institusi medis. Berikut adalah contoh dari kedua posisi.

Perusahaan konstruksi

Pengaturan pengendalian intern suatu perusahaan yang terkait dengan kegiatan konstruksi mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Memastikan kesesuaian bahan yang digunakan dan pekerjaan yang dilakukan, struktur dan produk dengan persyaratan proyek. Selain itu, kepatuhan harus ditelusuri dengan SNiP dan dokumen lokal lainnya, seperti kontrak untuk semua jenis pekerjaan konstruksi dan pemasangan.
2. Mencegah pelanggaran persyaratan yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur sisi teknologi dari kegiatan tersebut.
3. Pastikan operasional organisasi sesuai dengan keinginan pelanggan.

Fasilitas kesehatan

Peraturan pengendalian mutu internal di fasilitas medis bertujuan untuk:

1. Menjamin hak-hak sipil, yang ditujukan untuk memperoleh pelayanan kesehatan dalam jumlah dan kualitas yang tepat.
2. Kepatuhan layanan yang diberikan dengan perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi modern.
3. Kepatuhan layanan yang diberikan dengan standar yang ditetapkan oleh peraturan dan undang-undang.

Tugas posisi

Aturan pengendalian mutu internal tidak hanya memiliki tujuan, tetapi juga tugas.

Untuk organisasi konstruksi, posisi menentukan kualitas bahan bangunandan pekerjaan yang dilakukan harus memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam peraturan. Dokumen tersebut juga mewajibkan untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan pekerjaan tertentu. Peraturan tersebut menunjukkan bahwa organisasi berkewajiban untuk menghilangkan pada waktunya semua komentar yang diidentifikasi selama inspeksi oleh otoritas yang berwenang. Ini juga termasuk kontrol inspeksi.

Berkenaan dengan ketentuan pengendalian mutu internal kegiatan medis, tujuan dari dokumen ini adalah:

1. Memantau kualitas layanan medis yang diberikan kepada pasien tertentu.
2. Identifikasi pelanggaran dalam penyediaan perawatan medis, menemukan penyebabnya dan menghilangkan yang terakhir.
3. Mencatat hasil pengendalian internal dalam organisasi medis.
4. Menilai kualifikasi karyawan dan kesesuaian peralatan dengan persyaratan modern.
5. Analisis informasi yang diperoleh setelah mengamati bagaimana layanan medis diberikan.
6. Mencari peluang untuk mengoreksi komentar atau penyimpangan dalam pemberian perawatan medis.

Kontrol keuangan di institusi

Pengaturan pengendalian keuangan internal di suatu lembaga ditujukan untuk mengatur masalah kepatuhan terhadap hukum dalam kegiatan keuangan. Hal ini juga difokuskan pada peningkatan kualitas pekerjaan akuntansi, pelacakan anggaran dan operasi perencanaan internal.

Pengaturan pengendalian keuangan internal dalam suatu lembaga menjamin kelengkapan dan keandalan cerminan kehidupan ekonomi dalam pelaporan dan akuntansiinstitusi. Ini juga menetapkan kepatuhan operasi keuangan dan ekonomi dengan persyaratan peraturan lokal, kekuasaan karyawan dan peraturan. Ini juga mencakup kewajiban untuk menyusun laporan keuangan tepat waktu, pencegahan penyimpangan dan kesalahan, larangan penyimpangan keuangan selama kegiatan organisasi dan pelestarian properti lembaga.

Objek ketentuan pengendalian internal di bank atau organisasi keuangan lainnya adalah dokumentasi perencanaan, tindakan internal organisasi, perjanjian dan kontrak untuk penyediaan layanan, register akuntansi dan dokumen pendukung, fakta kegiatan ekonomi yang tercermin dalam dokumen akuntansi.

Siapa yang memegang kendali

Peraturan pengendalian keuangan internal atau pengendalian mutu mewajibkan pegawai tertentu untuk melakukan kegiatan pengendalian. Untuk melakukan ini, kepala organisasi mengeluarkan perintah yang menunjukkan posisi orang tersebut, inisial dan nama belakangnya.

Pengendalian mutu internal tidak dapat dilakukan oleh Penanggung Jawab, yang melakukan sendiri kegiatan ini atau itu dalam organisasi yang terkait langsung dengan pengendalian.

Adapun kontrol keuangan, mereka dapat terlibat dalam:

1. Pemimpin dari semua level.
2. Karyawan organisasi.
3. Komisi Kontrol.
4. Orang lain.

Jika pengawasan dilakukan oleh komisi, maka disetujui, pertama dengan peraturan ini, dan kedua, atas perintah pimpinan organisasi. Komisi harus mencakup:

1. Ketua Komisi.
2. Anggota komisi.

Dalam beberapa kasus, pakar eksternal mungkin terlibat dalam pengendalian kualitas dalam organisasi. Poin ini ditentukan dalam Peraturan tentang pengendalian keuangan internal dan pengendalian kualitas.

Apa yang termasuk dalam pengendalian internal

Peraturan tentang pengendalian internal kota atau pengendalian kegiatan medis menetapkan prosedur berikut:

1. Dokumentasi. Semua makalah diterbitkan hanya dengan adanya dokumen utama dan berdasarkan perhitungan.
2. Konfirmasi kesesuaian dokumen dengan persyaratan yang ditentukan dalam peraturan.
3. Langkah pencegahan sedang diambil untuk institusi medis.
4. Rekonsiliasi penyelesaian dengan pembeli dan pemasok.
5. Untuk pemeriksaan dan pemeriksaan kesehatan institusi medis.
6. Pembatasan wewenang dan tanggung jawab.
7. Organisasi medis mengumpulkan keluhan dan anamnesa.
8. Mengawasi kebenaran transaksi dan operasi akuntansi.
9. Diagnosis dan pengobatan.

Sekali lagi kita melihat bahwa setiap posisi memiliki serangkaian prosedur yang diperlukan.

Deskripsi Kriteria Kualitas

Peraturan pengendalian intern kegiatan medis mengatur momen terkait kriteria mutu pelayanan medis. Mereka terlihat seperti ini:

1. Kriteria ketepatan waktu bantuan. Hal ini dianggap seberapa tepat waktu setiap pasien dibantu.
2. Kriteria volumebantuan yang diberikan. Ini memeriksa seberapa lengkap perawatan dalam kaitannya dengan kebutuhan pasien.
3. Kriteria suksesi. Ini berarti profesional medis harus merujuk pasien ke departemen atau spesialis yang tepat, yang pada akhirnya akan memberikan bantuan.
4. Kriteria kepatuhan teknologi. Petugas kesehatan harus menggunakan teknologi dalam perawatan mereka, dan melakukannya dengan benar.
5. Kriteria keamanan. Penyedia layanan kesehatan harus memilih prosedur yang tepat untuk setiap pasien. Dan juga untuk menyimpan dan menggunakan obat-obatan dengan benar.
6. Kriteria efisiensi. Berapa banyak tenaga medis yang membantu pasien tertentu.

Hasil semua inspeksi harus dicatat dalam log kendali mutu, yang harus disimpan oleh setiap orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengendalian.

Hak dan kewajiban subjek

Sesuai dengan peraturan tentang pengendalian intern suatu lembaga anggaran, pengendalian dapat dilakukan baik oleh orang yang ditunjuk maupun oleh suatu komisi. Pertimbangkan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan.

Ketua komisi sebelum melakukan pengawasan harus menyusun rencana kerja dan menginstruksikan kepada anggota komisi. Dan dia juga berkewajiban untuk menyelenggarakan studi tentang kerangka peraturan dan undang-undang negara kita dan membiasakan anggota komisi dengan hasil inspeksi sebelumnya.

Tugas Ketua adalah sebagai berikut:

1. Bersiaplah untuk melakukan kontrol di institusi sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya.
2. Menentukan metode dan metode pengendalian.
3. Awasi anggota komisi selama kontrol, bagikan tugas di antara mereka.
4. Simpan semua dokumen yang terlibat dalam pemeriksaan kontrol.
5. Jaga kerahasiaan dan etika profesi.

Adapun haknya adalah sebagai berikut:

1. Periksa setiap tempat dan bangunan yang ditempati oleh objek yang diperiksa. Ini harus mempertimbangkan batasan yang ditetapkan oleh undang-undang.
2. Peraturan tentang sistem pengendalian intern mengharuskan ketua untuk memberikan instruksi kepada pejabat terkait penyediaan dokumen yang diperlukan untuk verifikasi.
3. Menerima penjelasan tertulis dari orang-orang yang bekerja di lembaga tentang masalah yang muncul selama audit. Serta salinan dokumen yang berhubungan dengan transaksi bisnis dan keuangan dalam organisasi.
4. Libatkan karyawan lembaga dalam verifikasi atau investigasi internal. Ini hanya dapat dilakukan setelah ada kesepakatan dengan pimpinan organisasi.
5. Tawarkan untuk menghilangkan kekurangan dan pelanggaran yang teridentifikasi selama audit.

Anggota Komisi juga memiliki hak dan kewajibannya masing-masing. Yang terakhir adalah sebagai berikut:

1. Peraturan pengendalian intern lembaga mewajibkan anggota komisi untuk berprinsip, menjunjung tinggi kerahasiaan dan etika profesi.
2. Periksa sesuai rencana.
3. Laporkan kepada ketua komisi tentang pelanggaran dan kekurangan yang diamati.
4. Simpandokumentasi dan bahan lain yang digunakan selama peninjauan.

Haknya adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa setiap tempat dan bangunan milik instansi yang diperiksa, kecuali yang diatur dalam undang-undang tentang rahasia negara.
2. Ajukan petisi kepada Ketua agar beberapa dokumen tersedia untuk ditinjau.

Pimpinan organisasi dan orang-orang yang dikenai verifikasi harus membantu selama pemeriksaan verifikasi, memberikan dokumen apa pun atas permintaan pertama ketua, jika diperlukan. Dan juga menjawab semua pertanyaan secara tertulis atau lisan, ketika muncul.

Tanggung jawab atas pelanggaran

Menurut Peraturan tentang pengendalian keuangan internal kota, objek pengendalian bertanggung jawab untuk mendokumentasikan, mengembangkan, memantau, menerapkan dan mengembangkan pengendalian internal dalam organisasi.

Jika kekurangan dan mereka yang bertanggung jawab diidentifikasi, maka yang terakhir bertanggung jawab sesuai dengan Kode Perburuhan negara kita.

Bantuan dari warga

Peraturan tentang pengendalian mutu internal organisasi medis juga mencerminkan prosedur untuk mempertimbangkan aplikasi dari warga.

Banding dapat dilakukan secara tertulis dan lisan. Warga memiliki hak untuk mengeluh, menulis aplikasi, membuat saran tentang masalah organisasi institusi medis, serta kualitas perawatan.

Organisasi harusmempertimbangkan setiap banding, mempertimbangkannya, mengambil tindakan atas banding, menyiapkan tanggapan, dan mengirimkannya ke pelamar. Ini juga mencakup analisis banding tertentu dan pengembangan cara untuk menghilangkan penyebab yang menyebabkan keluhan atau pernyataan.

Pekerjaan kantor pada banding dilakukan secara terpisah dari kasus lain. Seseorang dari staf dipilih bertanggung jawab untuk arah ini. Dia ditunjuk oleh kepala organisasi atas perintah.

Setiap kasus mencakup petisi, perintah tertulis atau permintaan peninjauan, materi kasus dan salinan tanggapan yang dikirimkan kepada pemohon.

Contoh peraturan pengendalian internal tidak menunjukkan jangka waktu untuk mempertimbangkan aplikasi, masing-masing lembaga menetapkan periode tanggapannya sendiri.

Untuk mempertimbangkan banding, organisasi memulai pendaftaran. Banding yang dibuat secara tertulis atau dikirim melalui email sampai di sana. Kepala organisasi bertanggung jawab atas pengisian jurnal akuntansi dan pemeliharaannya dengan benar.

1. Data berikut harus dicatat dalam jurnal akuntansi: nama depan, nama belakang, patronimik pelamar.
2. Nomor urut banding.
3. Tempat tinggal pemohon.
4. Tanggal penerimaan banding.
5. Nama organisasi yang mengirim banding.
6. Nomor dan tanggal pendaftaran banding.
7. Dasar banding.
8. Informasi tentang karyawan yang meninjau aplikasi.
9. Hasil pertimbangan.
10. Nomor dan tanggal pendaftaran tanggapan banding.

Penting untuk diketahui bahwapermintaan anonim tidak akan dipertimbangkan. Keputusan tentang siapa yang akan mempertimbangkan banding ini atau itu dibuat oleh kepala organisasi. Dia mengeluarkan instruksi atau perintah dalam waktu tiga hari sejak tanggal pendaftaran banding.

Dilarang menyampaikan pengaduan warga kepada pegawai yang terkena dampak langsung pengaduan ini.

Karyawan yang ditugaskan untuk melakukan verifikasi fakta banding harus mendekati masalah ini secara objektif. Banding harus dipertimbangkan dari semua sisi dan pada waktu yang ditentukan. Karyawan dapat mengundang pelamar untuk mengobrol, meminta informasi tambahan, dan juga menerima penjelasan tertulis dari karyawan organisasi.

Ketika aplikasi sipil dipertimbangkan, hak-hak pihak ketiga, yang ditetapkan oleh hukum negara kita, harus dihormati. Jika banding diajukan terhadap pihak ketiga, dan pihak ketiga bertentangan dengan pertimbangannya, maka manajer memutuskan untuk tidak mempertimbangkan banding dan memberi tahu pemohon tentang hal ini.

Jika permintaan tertulis berisi pertanyaan atau klaim yang tidak termasuk dalam kompetensi organisasi ini, makalah dikirim ke otoritas yang sesuai dengan surat pengantar.

Kebetulan pelamar telah melamar ke organisasi dan lamarannya telah dipertimbangkan. Jika situasinya berulang dan tidak ada alasan untuk mempertimbangkan kembali, maka ketua berhak untuk tidak mempertimbangkan banding dan memberi tahu pemohon tentang hal ini.

Organisasi harus menanggapi banding dalam waktu tiga puluh hari sejak tanggal pendaftaran. Anda harus menjawab secara tertulis di formulir.surat keluar. Untuk menghindari kesulitan, contoh disediakan dalam Peraturan tentang pengendalian internal perusahaan.

Jika setelah mempertimbangkan banding, ditemukan bukti bahwa terjadi pelanggaran, maka para pelaku menghadapi hukuman sesuai dengan uraian tugas dan Kode Perburuhan.

Permohonan lisan dipertimbangkan dalam organisasi pada resepsi pribadi. Resepsi semacam itu harus dilakukan setidaknya sekali setiap tujuh hari. Jam, hari, dan tempat resepsi pribadi ditentukan oleh kepala organisasi.

Bila banding pribadi tidak perlu diperiksa tambahan, jawabannya bisa langsung diberikan pada saat resepsi.

Jika pemohon tidak setuju dengan hasil pertimbangan, maka ia dapat mengajukan permohonan ke pengadilan atau organisasi yang lebih tinggi.

survei warga

Di institusi medis, survei pasien sering dilakukan. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi kekurangan atau penyimpangan dalam pekerjaan organisasi dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan.

Prosedur ini dilakukan sekali dalam seperempat dengan mengisi kuesioner anonim. Hasil survei tersedia secara gratis.

Berdasarkan hasil survei, pimpinan organisasi memutuskan perlunya beberapa perubahan dalam penyediaan layanan atau peralatan teknis.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, rangkaian momen yang tercermin dalam posisi berbeda di setiap organisasi. Apa yang diperlukan untuk pengoperasian lembaga keuangan tidak menjadi masalah bagi lembaga medis dan sebaliknya. Bagaimanapunketentuan ini dirancang untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan dan penekanannya adalah pada hal ini. Ini sangat penting dalam organisasi medis, karena semakin tinggi kualifikasi karyawan dan peralatan teknis, semakin besar kemungkinan untuk mendiagnosis dengan benar dan meresepkan perawatan yang memadai. Dan memang benar para kepala institusi medis menanggapi permintaan warga dan maju dalam segala hal.

Untuk lembaga keuangan, peraturan tentang pengendalian intern juga diperlukan disini. Karena kegiatan tersebut terutama berkaitan dengan uang, maka karyawan organisasi tidak boleh melakukan kesalahan, yang berarti pelakunya harus dihukum. Sangat penting untuk mematuhi semua peraturan bank, karena di sanalah orang biasa membawa tabungan mereka, seringkali yang terakhir.

Perusahaan konstruksi juga tidak dapat mengabaikan rendahnya kualitas layanan mereka. Mereka membangun kembali bangunan dengan orang-orang di dalamnya, yang berarti bahwa jika bahan berkualitas rendah atau teknologi yang salah digunakan, bencana akan terjadi - rumah akan runtuh dan ada kemungkinan akan ada korban manusia.

Membandingkan ketiga organisasi tersebut, kami memahami bahwa dokumen internal ini tidak dapat dilewatkan begitu saja. Terlalu banyak yang terikat padanya dan bergantung padanya. Berkat dia, pemeriksaan kontrol dilakukan, yang membantu menghilangkan kekurangan dan pelanggaran, dan ini juga bagus. Yang utama adalah bahwa audit dilakukan oleh orang-orang yang adil dan jujur yang tidak akan menempatkan kepentingan pribadi di atas persyaratan yang ditentukan oleh Peraturan Pengendalian Mutu Internal.