Staf administrasi adalah penghubung penting dalam rantai bisnis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Hingga saat ini, sebagian pengusaha menganggap tenaga administrasi hanya buang-buang uang dan birokrasi yang tidak perlu. Namun, pernyataan seperti itu bisa adil hanya untuk perusahaan yang sangat kecil, di mana kepala mengambil semua tanggung jawab. Padahal, staf administrasi merupakan mata rantai penting dalam rantai bisnis. Dialah yang mengatur pekerjaan perusahaan, bertanggung jawab atas komunikasinya dengan dunia luar, untuk pelaksanaan kontrak yang tepat waktu, pesanan, memantau penerimaan pembayaran.

Bahkan ketidakhadiran sekretaris, manajer kantor, asisten pribadi selama satu hari menunjukkan berapa banyak staf administrasi yang dibutuhkan dalam bisnis. Jabatan yang kami sebutkan di atas adalah pekerjaan utama dari jenis ini. Namun, mereka tidak terbatas pada jenis kegiatan ini. Siapa yang termasuk staf administrasi bersama dengan sekretaris? Panitera, karyawan call center, manajer kantor, asisten pribadi, sekretaris-penerjemah. Adalah keliru untuk percaya bahwa siapa pun dapat melakukan pekerjaan seperti itu.setelah kursus singkat. Untuk mengatur kegiatan perusahaan secara kualitatif, tidak hanya kualitas pribadi yang diperlukan, seperti diplomasi, objektivitas, ketepatan waktu.

Personel administrasi adalah orang-orang yang memiliki akses ke informasi yang sangat penting, di mana fungsi seluruh perusahaan sering kali bergantung. Oleh karena itu, pekerjaan kantor yang kompeten, pencetakan cepat, akurasi, ketelitian, dan keterampilan organisasi sangat diperlukan. Selain itu, pengetahuan khusus juga diperlukan. Idealnya tenaga administrasi adalah pegawai dengan pendidikan tinggi, belum tentu terspesialisasi. Persyaratan utama adalah kemampuan untuk menangani informasi dan dokumen penting.

Seorang manajer kantor, selain berpenampilan dan sopan santun, juga harus pandai berkomunikasi dengan pengunjung perusahaan, karena di antara mereka akan ada mitra dan calon pelanggan. Terkadang spesialis seperti itu juga dipercayakan untuk mempromosikan barang atau jasa perusahaan. Bagaimanapun, dialah yang mengoordinasikan pekerjaan semua layanan dan komunikasi dengan kepala. Ia juga bertanggung jawab atas pemenuhan jadwal kerja, jadwal rapat dan negosiasi. Seorang asisten pribadi membantu manajer dalam mengatur perjalanan bisnis di seluruh negeri dan luar negeri. Pengusaha mencoba untuk memilih posisi ini seseorang dengan pengetahuan bahasa asing, etika bisnis, kompeten dan tepat waktu. Sebagai aturan, perempuan bekerja sebagai sekretaris dan asisten, bagaimanapun, bertentangan denganMenurut kepercayaan populer, bukan wanita muda, tetapi wanita berpendidikan di atas 25 tahun. Tetapi seorang manajer kantor bisa menjadi seorang pria, itu semua tergantung pada industrinya. Keuntungan tambahan tidak hanya pengalaman kerja, tetapi juga pengetahuan profesional di bidang manajemen dokumen. Anehnya, tetapi dengan banyaknya spesialis yang kompeten dan berpendidikan, lulusan universitas muda, bukanlah tugas yang mudah untuk menemukan tenaga administrasi yang berkualitas. Bagaimanapun, tidak hanya pengetahuan khusus yang penting, tetapi juga kualitas pribadi: non-konflik, objektivitas, kemampuan untuk mematuhi dan memimpin, keterampilan organisasi.