Organisasi sistem pengendalian internal dalam suatu organisasi: pembuatan, tujuan, persyaratan, dan analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Pemilik benda ekonomi apapun selalu memperhatikan kualitas penyelenggaraan kegiatan ekonominya. Setiap perusahaan yang menguntungkan membawa keuntungan potensial bagi pemiliknya. Pengusaha kompeten apa yang tidak tertarik dengan kondisi berfungsinya keturunannya sendiri, memberinya penghasilan yang begitu serius? Mungkin, Anda perlu menjadi bodoh untuk membiarkan semuanya berjalan dengan sendirinya dan berasumsi bahwa akan selalu begitu, bahwa pekerjaan dalam organisasi akan berjalan sesuai rencana dan akan membawa hasil keuangan positif yang sama selamanya, tanpa menyelidiki dan tanpa campur tangan. proses kerja bawahan Anda. Justru karena setiap pengusaha yang waras dan dengan sikap objektif terhadap manajemen perusahaannya takut kehilangan keuntungannya dan suatu saat menjadibangkrut, ia memperkenalkan sistem pengendalian internal organisasi. Apa itu? Apa yang diberikan sistem ini? Bagaimana pengorganisasiannya? Dan apa tujuannya? Hal pertama yang pertama.

Apa sistem pengendalian internal dalam suatu organisasi

Contoh dari setiap entitas bisnis yang patut dicontoh adalah perusahaan yang tanpa henti melakukan kegiatan ekonominya dan memenuhi syarat utama keberadaannya - menghasilkan untung, meningkatkannya secara teratur. Pemilik perusahaan selalu mengarahkan semua upaya dan investasi hanya pada apa yang membuat organisasinya semakin kuat dan kuat, memperluas sumber pengembalian dalam bentuk pendapatan. Tentu saja, setiap pemilik ingin perusahaannya berfungsi dengan lancar. Dan dia mengerti bahwa untuk ini Anda perlu mengambil tindakan yang tepat. Di sinilah kebutuhan global organisasi akan sistem pengendalian internal organisasi muncul. Di sini orang dapat dengan jelas melihat kebutuhan untuk membentuk di dalam perusahaan alat untuk memantau dan mengidentifikasi kekurangan dalam proses manajemen, yang akan memberi sinyal kepada pemilik tentang pelanggaran dan inkonsistensi. Apa yang seharusnya menjadi perangkat seperti itu?

Sistem pengendalian internal dalam manajemen organisasi adalah seperangkat metode untuk melacak, memantau, memeriksa, mengevaluasi, dan menganalisis semua prosedur dan proses bisnis yang terjadi di perusahaan yang terkait langsung dengan hasil kegiatan ekonomi perusahaan secara keseluruhan. Dengan kata lain, ini adalah karyawan khusus, metode khususpenelitian, daftar peralatan analitik dan teknologi terkait, yang bersama-sama memberikan efek pengendalian yang ingin diberikan oleh pemilik bisnis. Dia membutuhkan pengendalian seperti itu untuk melindungi dirinya dari bawahan yang tidak jujur atau kinerja tugas mereka yang buruk, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi hasil keuangan perusahaan secara keseluruhan. Tapi bagaimana proses ini diatur?

Organisasi sistem pengendalian internal di suatu perusahaan adalah pembentukan dasar yang menguntungkan untuk berfungsinya otoritas pengatur dalam hubungannya dengan akses mereka ke peralatan teknis dan semua informasi yang diperlukan dari entitas bisnis yang dapat memberikan -kontrol kualitas dalam memantau pekerjaan pekerja dan tugas langsungnya sesuai dengan deskripsi pekerjaannya. Sederhananya, pembuatan alat pengontrol di suatu perusahaan melibatkan kinerja oleh auditor spesialis dari pemeriksaan di semua area fungsional perusahaan.

Gol

Seorang pengusaha yang kompeten tidak pernah melakukan sesuatu tanpa tujuan, oleh karena itu, ia memikirkan setiap detail tindakan, inovasi, perintah atau perintah yang diberikan melalui direktur dan menerapkannya ke dalam kegiatan bisnis perusahaannya untuk mencapai hasil tertentu. Dengan demikian, sama halnya dengan peralatan kontrol. Ada empat tujuan utama dari sistem pengendalian internal dalam organisasi, yang memandu setiap pemilik untuk menghindari:masalah terjadi:

1. Memeriksa efektivitas kegiatan ekonomi. Ini menyiratkan kebutuhan untuk memantau dan memantau transaksi ekonomi yang dilakukan di perusahaan untuk mengidentifikasi kemungkinan penyimpangan dan menekannya.
2. Keamanan informasi. Ini melibatkan pengorganisasian fungsi transparan departemen akuntansi dalam memberikan pelaporan yang andal, objektif, lengkap dan tepat waktu kepada manajemen dan otoritas yang lebih tinggi.
3. Penindasan pencurian dan tindakan ilegal karyawan. Ini mengacu pada kontrol yang lebih ketat atas kemungkinan insiden pencucian uang dan penipuan oleh karyawan di dalam perusahaan.
4. Kepatuhan terhadap peraturan. Setiap unit negara di aparatur kepegawaian harus benar-benar mengikuti jadwal kerja regulasi internal.

Mencoba melindungi dirinya sendiri dan buah dari berfungsinya perusahaannya dalam bentuk pendapatan, pemiliknya menetapkan tujuan khusus untuk dirinya sendiri. Tujuan tersebut berhasil dicapai berkat organisasi yang efektif dari sistem pengendalian internal dalam organisasi.

Struktur

Mekanisme pengendalian di setiap perusahaan dilakukan melalui subordinasi hierarkis dari badan pengendali. Di setiap lokasi terdapat badan yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pemantauan dan verifikasi. Bagaimana contoh sistem pengendalian internal dalam suatu organisasi dilihat dari subordinasi struktural dan hierarkis?

Tentu sajaBanyak tergantung pada bentuk pemerintahan di perusahaan. Dengan firma kecil dan staf tiga atau empat orang, semuanya jelas, tidak ada yang istimewa untuk dikendalikan, ini dilakukan oleh atasan langsung. Tetapi di perusahaan besar, semuanya berbeda: semakin besar perusahaan, semakin banyak tindakan pengendalian internal yang relevan harus didistribusikan ke departemen strukturalnya. Misalnya, organisasi pengendalian internal dalam sistem perusahaan dilakukan dalam konteks beberapa blok struktural:

• Blok pertama adalah dewan direksi, perangkat administrasi utama dan tak tergoyahkan, yang dikelola dan dikendalikan secara terpusat.
• Blok kedua melibatkan percabangan pengendalian dari dewan direksi menjadi dua badan utama berupa aparat manajemen dan komite audit.
• Blok ketiga - memberikan pembagian kendali dari aparat manajemen ke kepala semua departemen yang ada di perusahaan, yang, pada gilirannya, mengendalikan kegiatan langsung bawahan mereka di setiap departemen.
• Blok keempat - melibatkan pembagian tanggung jawab pengendalian komite audit ke dalam unit manajemen risiko dan unit pengendalian internal.

Berdasarkan struktur blok badan kontrol di perusahaan, kita dapat menyimpulkan bahwa ada dua arah dalam bentuk pemerintahan korporat: ini adalah badan struktural yang terpisah di dalam perusahaan dan kepala departemen yang memantau bawahan mereka. Seringkali ini adalah bagaimana organisasi sistem internalkontrol di perusahaan.

Struktur pengawasan lembaga keuangan terlihat sedikit berbeda. Sistem pengendalian internal lembaga kredit menyediakan enam sumber utama penyebaran tindakan yang relevan pada tingkat hierarki tertentu:

• badan manajemen lembaga kredit;
• kepala dan wakilnya;
• kepala akuntan dan wakilnya;
• komisi revisi atau auditor digabung menjadi satu;
• unit kontrol khusus;
• divisi struktural lain dari badan kontrol lembaga kredit.

Tampilan

Klasifikasi jenis pengawasan internal cukup beragam karena banyaknya karakteristik unit. Dengan demikian, penciptaan sistem pengendalian internal organisasi menyediakan beberapa cabang di area utama.

Urutan pelaksanaan:

• administratif;
• administratif;
• keuangan;
• teknologi;
• legal;
• akuntansi.

Menurut bentuk pengajuan:

• sebenarnya;
• komputer;
• dokumenter.

Sementara:

• pendahuluan;
• saat ini;
• berikutnya.

Berdasarkan liputan:

• penuh dan sebagian;
• padat atau selektif;
• kompleks atau tematik.

Metode

Selain jenis pengawasan yang terdaftar, prosedur audit yang dilakukan di perusahaan dapat diwujudkan dalam penerapan berbagai pendekatan metodologis untuk verifikasi. Oleh karena itu, organisasi sistem pengendalian internal di suatu perusahaan melibatkan penggunaan tiga bidang metodologis utama.

Metode umum:

• Audit - melibatkan pengendalian akuntansi dan pelaporan keuangan.
• Pemantauan - melibatkan mempelajari kebenaran prosedur yang dilakukan di area tertentu di departemen tertentu perusahaan.
• Revisi - dilakukan melalui manipulasi verifikasi dengan dokumentasi.
• Analisis - menghitung indikator ekonomi tertentu dan membandingkannya dengan nilai norma.
• Pemeriksaan tematik - dilakukan pada subjek sesuatu yang spesifik, misalnya, memeriksa mesin kasir dan uang tunai.
• Investigasi resmi - terjadi ketika beberapa ketidakpatuhan terhadap peraturan atau pelanggaran dari orang yang bertanggung jawab secara material terungkap.

Kontrol dokumenter:

• Penilaian hukum - mengacu langsung pada wewenang departemen hukum di perusahaan dengan aktivitas verifikasi terkait kontrak dan dokumentasi lainnya.
• Kontrol logis - dilakukan untuk memeriksa profitabilitas operasi bisnis yang sedang berlangsung, tercermin dalam dokumen yang relevan.
• Verifikasi aritmatika - memanifestasikan dirinya dalam salah perhitungan dan perbandingan indikator tertentu dalam dokumen dengan yang aslidata.
• Pemeriksaan konter - melibatkan peningkatan primer untuk periode tertentu dan analisisnya: ini termasuk waybill, faktur pajak, penyesuaian faktur pajak, dan banyak lagi.
• Verifikasi formal - memberikan kontrol atas ketersediaan dokumen wajib berdasarkan operasi tertentu yang dilakukan.
• Pemeriksaan komparatif - mengungkapkan ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan dalam digital, ringkasan, data yang setara.

Teknik pengendalian sebenarnya:

• Inventaris - menyediakan verifikasi oleh sistem pengendalian internal akuntansi dalam organisasi keberadaan dan perhitungan ulang properti seperti aset tetap, aset berwujud dan tidak berwujud, kas, keuangan non-tunai di rekening bank, dll.
• Keahlian - dilakukan dengan menarik seorang ahli atau staf spesialis dalam masalah tertentu dari fokus tertentu.
• Pengamatan visual - melibatkan pemantauan karyawan dan aktivitas kerjanya dari luar. Sebagai contoh, seorang akuntan senior dapat mengamati pelaksanaan tugasnya oleh seorang akuntan biasa.
• Pengukuran kontrol - ditandai dengan keputusan mendadak untuk memeriksa reproduksi kuantitatif atau kualitatif dari operasi tertentu di perusahaan untuk membandingkannya dengan norma.
• Analisis informasi manajemen - studi pendahuluan tentang perintah, perintah, keputusan yang bersifat internal dan verifikasi hasil implementasinya.

Fungsi

Organisasi sistem pengawasan internal dalam suatu organisasi dalam bentuk kepemilikan apa pun mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi khusus oleh badan-badan terkait. Bagaimanapun, setiap operasi pengendalian melibatkan pencapaian hasil tertentu. Hasil global harus berupa operasi perusahaan yang tidak terputus dengan pendapatan yang teratur dan stabil. Dan tampaknya mungkin untuk mencapainya hanya ketika melakukan serangkaian fungsi strategis. Ini beberapa di antaranya:

• Pemantauan kegiatan bisnis perusahaan dan lingkungan eksternal - termasuk pelacakan tren pasar, perubahan kebutuhan permintaan, serta fasilitas kompetitif dan kebijakan mereka.
• Pengembangan arah strategis kegiatan perusahaan - memberikan pencapaian tujuan utama perusahaan melalui langkah-langkah taktis dalam kegiatan operasional dan ekonomi.
• Membuat penilaian risiko dan sistem manajemen - otoritas pengatur dari setiap perusahaan harus memiliki gagasan tentang faktor-faktor buruk apa yang mengancamnya dalam kegiatannya.
• Evaluasi proyek investasi dan investasi modal - pengendalian internal harus melakukan pekerjaan untuk menilai produktivitas, rasionalitas, dan profitabilitas proyek yang diinvestasikan olehnya.

Beralih dari umum ke khusus, kita dapat memilih fungsi saat ini dari sistem pengendalian akuntansi internal dalam organisasi sebagai data informasi mendasar untuk melakukan internal berkualitas tinggiinspeksi pabrik:

• studi sistem akuntansi saat ini;
• penilaian produktivitas dan profitabilitas sistem ini;
• analisis keuangan dan pengendalian akuntansi;
• pemantauan metode pengendalian;
• kepatuhan global;
• pemenuhan peraturan internal oleh karyawan;
• penilaian tingkat keandalan data informasi yang diberikan;
• penasihat di bidang akuntansi, pajak, hukum;
• partisipasi dalam otomatisasi langsung akuntansi, manajemen dan akuntansi pajak;
• Memeriksa implementasi indikator yang direncanakan.

Langkah

Seperti prosedur ekonomi atau prosedural lainnya, pelaksanaan tindakan pengendalian menyediakan urutan bertahap dalam melakukan tugas-tugas tertentu. Berikut adalah tahapan-tahapan utama dalam organisasi sistem pengendalian internal yang prosesi semacam ini ditandai dengan:

1. Memulai verifikasi. Setiap tindakan pengendalian dilakukan baik atas perintah manajemen perusahaan, atau sebagai peristiwa yang direncanakan. Pemeriksaan dilakukan atas perintah direktur atau dalam jadwal prosedur pengendalian yang direncanakan.
2. Perencanaan kontrol. Setiap inspeksi didahului dengan identifikasi beberapa perbedaan dalam fungsi perusahaan atau keinginan manajer untuk menilai keadaan staf dan pekerjaan yang mereka lakukan. Oleh karena itu, sebelum prosedur pengendalian langsungsurvei yang direncanakan dari area yang akan diperiksa dan pengembangan arah taktis dalam reproduksi acara mendatang sedang dilakukan.
3. Verifikasi langsung. Di situs tertentu untuk jangka waktu tertentu, dokumen tertentu diambil untuk pemeriksaan dan transaksi bisnis dianalisis dalam hubungannya dengan proses terkait kegiatan ekonomi di perusahaan.
4. Menyiapkan hasil tes. Berdasarkan hasil semua operasi verifikasi, hasil pengendalian tunduk pada dokumentasi wajib untuk memberikan indikator akhir kepada manajemen perusahaan.
5. Melakukan pekerjaan terkait setelah mempelajari hasil pemeriksaan. Selama melakukan operasi kontrol, pelanggaran yang dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab secara material terungkap, penyimpangan dari norma terdeteksi, kasus-kasus sikap lalai dari beberapa karyawan untuk bekerja diamati, yang, dalam arti tertentu, menyebabkan kerusakan pada ekonomi perusahaan. secara keseluruhan. Oleh karena itu, preseden situasional tersebut memberikan reaksi dari aparatur manajemen berupa teguran, perampasan bonus atau pemberhentian bawahan yang lalai. Selain itu, wajib untuk menganalisis data yang diperoleh dan menarik kesimpulan mengenai kemungkinan modernisasi proses ketenagakerjaan yang diperlukan pada tahap ini untuk meningkatkan efisiensi perusahaan secara keseluruhan.

Analisis

Analisis sistem pengendalian intern dalam organisasi tidak kalah pentingnya dalam menjaga kualitas dan kebenaran audit intern padaperusahaan. Mengapa begitu penting dalam sistem bisnis modern? Karena analisis dan evaluasi sistem pengendalian internal organisasi merupakan dorongan untuk pengembangan rekomendasi untuk perbaikan dan modernisasi proses bisnis secara keseluruhan. Tidak hanya verifikasi operasi prosedural dari kegiatan ekonomi suatu perusahaan itu sendiri penting, tetapi tingkat efektivitas pelaksanaannya dapat mempengaruhi kemakmuran dan fungsi perusahaan yang menguntungkan.

Analisis sistem pengendalian keuangan internal organisasi dilakukan oleh badan-badan terkait dari subordinasi terpusat perusahaan di bidang-bidang berikut:

• analisis pengendalian proses sebagai objek penelitian analitis;
• survei potensi kualifikasi dan profesionalisme pegawai yang melakukan kegiatan pengendalian;
• pertimbangan kualitas organisasi pekerjaan yang direncanakan yang dilakukan oleh auditor dalam bentuk persiapan untuk proses audit itu sendiri;
• memeriksa rencana aksi strategis yang digariskan selama audit internal di tingkat perusahaan;
• studi tentang ketersediaan rencana inspeksi untuk masa depan, serta analisis relevansinya dan kedalaman masalah yang dipertimbangkan oleh aparat pengawas.

Peringkat

Konsep analisis terkait erat dengan konsep evaluasi. Dalam arti luas, istilah ini melibatkan penetapan nilai absolut atau relatif dari objek, subjek, fenomena yang diselidiki. Dari segi ekonomipenilaian subteks dari sistem pengendalian internal organisasi menyiratkan perbandingan dengan norma yang dilakukan oleh auditor selama audit tindakan, serta pertimbangan kualitas tindakan yang disusun oleh mereka, yang bertujuan untuk mengidentifikasi inkonsistensi, ketidakakuratan, kesalahan dalam menjalankan kegiatan usaha. Sederhananya, ini adalah ujian kualitas pekerjaan para pemeriksa itu sendiri.

Kombinasi dua konsep terkait - penilaian dan analisis - menentukan kebutuhan aktivitas tambahan setelah audit. Lagi pula, berdasarkan hasil analisis sistem pengendalian internal akuntansi dalam organisasi, perlu untuk memperketat, misalnya, peraturan ketenagakerjaan tentang pelaksanaan dan penyimpanan aliran dokumen, atau keputusan dibuat lebih teliti dan lebih sering. inventaris aset tetap perusahaan, karena di bagian akuntansi ini sering ada inkonsistensi dengan skor sebelumnya, dan sebagainya. Dan ini tidak hanya berlaku khusus untuk departemen akuntansi perusahaan. Artinya, dengan kata lain, penilaian hasil yang diperoleh selama audit memungkinkan untuk menilai kebutuhan untuk meningkatkan sistem pengendalian internal organisasi atau, sebaliknya, menarik kesimpulan tentang kualitas yang berfungsi pada tahap tertentu. Dengan mengevaluasi indikator akhir yang diperoleh selama audit, seseorang juga dapat mengevaluasi pekerjaan badan pengawas itu sendiri, berdasarkan kedalaman dan isi laporan mereka di akhir kegiatan pengendalian.

Persyaratan

Dengan semua ini, orang tidak boleh lupa bahwa sistem pengendalian internal yang digunakan oleh organisasiharus sesuai dengan standar dan peraturan yang telah ditetapkan. Selain itu, kepatuhan ini harus dilakukan baik di tingkat perusahaan maupun dalam hal kepatuhan dengan undang-undang saat ini. Layanan Pajak Federal menetapkan bahwa semua organisasi yang ada sebagai entitas bisnis mengikuti perintah 16 Juni 2017 "Atas persetujuan persyaratan untuk organisasi sistem kontrol internal". Berikut persyaratannya:

• Penciptaan alat pengontrol seperti itu di perusahaan, yang akan memastikan pelaksanaan kegiatan bisnis yang tertib dan efisien, pencapaian hasil keuangan yang positif, keamanan aset dan properti perusahaan.
• Pembentukan lingkungan yang disesuaikan untuk pengendalian berkualitas tinggi di dalam perusahaan.
• Mengembangkan sistem manajemen risiko.
• Kemampuan untuk memeriksa fakta penghindaran pajak, biaya, premi asuransi yang ada.
• Mengungkapkan informasi yang diperlukan tentang kemungkinan risiko dan memberikannya kepada manajemen dalam bentuk yang tepat.
• Implementasi prosedur pengendalian yang bertujuan untuk meminimalkan dan mengurangi risiko.

Berdasarkan persyaratan untuk organisasi sistem pengendalian internal, kita dapat menarik kesimpulan tentang bagian penting yang serius yang diberikan secara khusus untuk risiko - kemungkinan ancaman yang ada yang merupakan elemen integral dari potensi ketakutan pengusaha.

Risiko

Model pengendalian internal berbasis risiko adalah model yang memungkinkan Anda menganalisis ancamanperusahaan karena kebutuhan untuk memperoleh informasi yang andal tentang aset dan kewajiban entitas ekonomi tertentu. Orientasi risiko dalam organisasi sistem pengendalian internal menyiratkan tujuan manajemen perusahaan untuk memperoleh tingkat keyakinan yang wajar bahwa perusahaan akan mencapai tujuannya dengan cara yang paling efektif. Dan dalam nada ini, tujuan utama kontrol adalah untuk memastikan identifikasi dan analisis risiko keandalan laporan keuangan secara tepat waktu, kepatuhan karyawan terhadap peraturan dan norma untuk mengatur proses kerja yang disediakan oleh kebijakan akuntansi perusahaan. perusahaan, serta pelaksanaan rencana keuangan dan ekonomi, penggunaan sumber daya yang efisien, kebenaran informasi keuangan dan manajerial. Oleh karena itu, tameng utama bagi badan usaha dalam melawan ancaman dan risiko yang menghalanginya untuk berfungsi dalam kondisi normal adalah pengendalian yang dibangun dengan baik dan terorganisir dengan baik.