Anggaran pengadaan: intisari penyusunan, indikator dan formasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Selama penyusunan anggaran, rencana penjualan dan produksi diubah menjadi indikator pendapatan dan pengeluaran departemen. Agar masing-masing departemen dapat mencapai tujuan yang diinginkan, perlu untuk membeli bahan dalam rencana biaya. Untuk itu, anggaran pengadaan sedang dibentuk.

Model Organisasi Pengadaan 1

Langkah pertama adalah menentukan tujuan dibuatnya departemen pembelian. Berdasarkan spesifikasi produk dan jumlah pemasok, membentuk departemen 2-5 orang (maksimal 7 pemasok per manajer). Masing-masing bertanggung jawab atas waktu pengiriman, keadaan stok, pembayaran, dan pelaksanaan kontrak. Pekerjaan departemen tidak dapat dilakukan hanya atas instruksi kepala. Divisi ini dibuat untuk mengimplementasikan rencana penjualan, yang dibuat untuk bulan, kuartal, dan tahun. Bonus diberikan untuk pemenuhan rencananya:

• penghasilan dasar: 40% untuk manajer, 60% untuk eksekutif;
• bonus: 50% - untuk manajer, 30% - untuk kepala;
• premium - 10%.

Bonus untuk manajer dikumpulkan berdasarkan indikator kinerja:

• pengiriman tepat waktu;
• volume barang tidak likuid;
• perputaran persediaan rata-rata.

Untuk bonus, Anda juga dapat menggunakan indikator kualitatif, misalnya, koefisien layanan, yaitu jumlah barang dalam aplikasi, yang dapat segera dipenuhi.

Model Organisasi Pengadaan 2

Skema ini berbeda dari skema sebelumnya, berdasarkan rencana penjualan, kepala departemen menghitung anggaran pembelian. Artinya, pusat kendali keuangan terpisah dibuat di dalam unit. Pemilihan manajer yang lebih efisien dilakukan, karena biaya logistik dan kondisi pengiriman diperhitungkan. Semua karyawan tertarik pada pelaksanaan rencana pengadaan, dan karenanya pengembangan perusahaan. Pada gilirannya, manajemen akan dapat mengurangi skema kickback seminimal mungkin.

Butuh waktu 1,5-2 bulan untuk membangun model kerja pertama. Tugas direktur adalah merekrut staf dengan pengalaman. Dalam kasus kedua, dibutuhkan 6-18 bulan untuk membangun departemen. Masalah utama terletak pada pekerjaan psikologis. Direktur perlu mengubah karyawan menjadi pengusaha individu. Tidak semua orang bisa menangani peran ini.

Perencanaan operasional

Anggaran operasional mencerminkan kegiatan yang direncanakan untuk tahun tersebut untuk segmen atau fungsi tertentu dari suatu perusahaan. Ini dikembangkan di semua pusat pertanggungjawaban dan kemudian dikonsolidasikan menjadi satu anggaran konsolidasi. Menyusun dokumen dapat dianggap sebagai proses akuntansi dan manajemen. Perbedaannya terletak pada kenyataan bahwa laporan tersebut mencerminkan kegiatan perusahaan di masa depan, dan bukanfiksasi peristiwa sebelumnya. Ini terdiri dari anggaran untuk pembelian, penjualan, administrasi, biaya produksi. Mari kita lihat masing-masing elemen ini.

Penjualan

Volume penjualan dan strukturnya menentukan sifat perusahaan. Oleh karena itu, salah satu yang pertama adalah rencana penjualan. Saat menyiapkannya, seseorang harus memperhitungkan tidak hanya penjualan untuk periode sebelumnya, tetapi juga menganalisis faktor-faktor yang dapat memengaruhinya (musim, promosi, dll.).

Anggaran penjualan disusun dengan mempertimbangkan tingkat permintaan, geografi penjualan, pembeli. Ini mencakup tingkat target pendapatan yang dapat tercermin dalam anggaran kas. Tetapi perhitungan indikator ini menimbulkan kesulitan, karena perusahaan tidak dapat mengontrol tindakan pelanggan. Jumlah pengeluaran yang direncanakan dihitung berdasarkan kegiatan organisasi. Itu yang paling mudah dihitung. Penjualan sebagai proses bisnis sangat penting. Untuk organisasi yang terlibat dalam penjualan produk, rencana penjualanlah yang menetapkan kesalahan dalam perhitungan. Jika ditulis salah, itu akan mempengaruhi semua area aktivitas lainnya.

Produksi dan stok

Rencana rilis produk didasarkan pada volume penjualan. Ini juga memperhitungkan kapasitas produksi, perubahan inventaris, dan anggaran pembelian. Perhitungan dilakukan sesuai dengan rumus berikut:

Output produk=stok akhir periode + volume penjualan - stok awal periode.

Volume produksi dihitung berdasarkan karakteristik produksi produk.

Biaya produksi keseluruhan adalah biaya yang terkait dengan pembuatan produk. Pada saat yang sama, jalur terpisah memperhitungkan biaya tenaga kerja dalam dua bagian: tetap dan borongan (bonus karyawan berdasarkan implementasi rencana produksi).

Anggaran untuk komersial, biaya administrasi

Biaya penjualan adalah semua biaya yang terkait dengan penjualan, promosi barang. Volume mereka tergantung pada keputusan di bidang manajemen. Keputusan untuk mengubah area tempat akan mempengaruhi biaya yang terkait dengan penyimpanan barang. Besarnya biaya variabel dibentuk oleh komisi, biaya pengemasan, pemrosesan, transportasi. Semua biaya tetap lainnya bersifat administratif.

Anggaran pengadaan

Rencana pengadaan menurut jenis barang atau menurut pemasok menunjukkan berapa banyak produk yang harus dibeli perusahaan dari pemasok eksternal dan internal. Anggaran pengadaan dibentuk berdasarkan rencana penjualan, tingkat persediaan, beban kerja produksi, syarat dan prosedur pembayaran hutang.

Pembelian=penggunaan yang direncanakan + persediaan akhir periode - persediaan awal periode.

Stok untuk produksi

Kebutuhan bahan produksi permanen ditentukan oleh biaya perbaikan peralatan, rencana konstruksi dan persiapan produk baru. Seringkali para ekonom membuat kesalahan dengan mengabaikan biaya-biaya ini saat membuat anggaran.

Jumlah pengeluaran yang direncanakan tergantung pada jenis sumber daya dan bagaimana mereka dikonsumsi. Anggaran terbentukberdasarkan norma konsumsi sumber daya dalam produksi, di pusat-pusat ekonomi dan kebutuhan akan aset tetap. Artikel pertama dihitung dengan mengalikan volume produksi yang direncanakan dengan norma. Persyaratan ini disesuaikan dengan saldo stok dan standar persediaan. Ini adalah bagaimana anggaran pengadaan dibentuk dalam bentuk barang. Untuk mengubahnya menjadi nilai, Anda perlu mengalikannya dengan harga yang direncanakan.

Contoh

Pabrik baja berencana memproduksi 3.000 ton produk tahun depan. Ini akan membutuhkan tembaga dan asam oleat. Tingkat konsumsi per 1 ton: tembaga - 0,06 kg, asam - 0,0058 l. Saldo tembaga pada awal tahun adalah 100 kg, dan pada akhirnya - 50 kg. Harga bahan baku adalah 4.500 rubel. /t. tembaga dan 10.000 rubel. / liter asam.

Kebutuhan tahun ini:

• 30000, 006=180 kg tembaga
• 30000,0058=17,4 liter asam

Volume pembelian yang direncanakan:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rubel. - untuk tembaga.
• (17, 410.000)=174.000 rubel. - untuk asam.

saham ADC

Perencanaan anggaran pengadaan dalam kegiatan administrasi dan ekonomi (AHA) dilakukan secara berbeda. Kisaran barang sangat luas (dari alat tulis hingga bahan untuk renovasi kantor), dan tidak ada tingkat konsumsi. Ada tiga cara untuk menentukan kebutuhan persediaan:

• Gunakan permintaan dari unit struktural. Layanan pasokan mengumpulkan aplikasi, memproses, mengevaluasi saldo, memperbarui harga, dan menghitung anggaran.
• Instalstandar inventaris untuk barang-barang paling populer, seperti alat tulis, deterjen. Anggaran dihitung berdasarkan stok yang tersedia.
• Tetapkan batas pembelian saham untuk AHD sebagai persentase dari biaya bahan baku.

Perhatian khusus harus diberikan pada kompilasi stok untuk mengidentifikasi kelebihan sumber daya. Saat membentuk anggaran pengadaan, bahan-bahan tersebut harus disesuaikan ke bawah. Apalagi jika persediaannya tidak terbatas.

Fungsi anggaran pengadaan

• Anggaran adalah alat perencanaan yang menunjukkan bagaimana sumber daya dapat digunakan berdasarkan peluang. Ini juga merupakan sarana untuk memantau dan mengevaluasi kinerja dengan membandingkan indikator yang direncanakan dan yang sebenarnya.
• Pekerjaan manajer dapat dinilai dari struktur dan tingkat pelaksanaan anggaran pengadaan. Organisasi menggunakannya untuk mengevaluasi kinerja unit manajemen mereka.
• Anggaran departemen pembelian dapat melakukan fungsi motivasi jika berisi tujuan kegiatan. Misalnya, departemen diberi tugas untuk membeli bahan mentah seharga setengah juta rubel secara pascabayar. Jika target tercapai, maka ketua dan wakilnya akan mendapat bonus, yang akan menambah sisi pengeluaran anggaran pada periode berikutnya.
• Karyawan harus memahami tugas apa yang ditetapkan untuknya. Jika tujuan pengembangan organisasi dirahasiakan, mereka tidak akan tercapai. Dalam pengertian ini, anggaran membentuk lingkungan komunikasi dalam tim, serta antarakaryawan dan bawahan.

Bekerja dengan tender

Untuk membentuk anggaran untuk pembelian bahan, tender dapat diadakan - untuk menemukan pemasok barang terbaik dari kategori tertentu. Menurut dokumen peraturan, strategi dikembangkan untuk mendistribusikan bahan berdasarkan kelompok, indikator kualitas, dan kontraktor diklasifikasikan. Daftar tender dengan proposal pemasok sedang dibentuk. "Pemenang" secara otomatis ditentukan sesuai dengan kriteria evaluasi yang ditentukan. Selanjutnya, pekerjaan sedang dilakukan untuk menyimpulkan kontrak dan membentuk anggaran pengadaan.

Pilihan pembelian:

• Satu angkatan. Proses penyiapan dokumen disederhanakan, tetapi organisasi akan membutuhkan gudang besar untuk menyimpan persediaan. Risiko kerugian akibat pembusukan produk meningkat.
• Bets kecil. Perputaran modal yang cepat dan ruang penyimpanan yang berkurang.
• Sesuai kebutuhan. Barang dikirim dengan faktur (tanpa membuat kontrak) dalam jumlah kecil dengan pembayaran penuh di muka.

Kontrol pengadaan

Untuk mengontrol pelaksanaan anggaran, pembelian dapat dihitung oleh pusat pertanggungjawaban keuangan. Pada saat yang sama, perencanaan dilakukan pada dua tingkat:

• Manajemen berwawasan ke depan - pembentukan kebutuhan bahan untuk tahun ini, dipecah menurut kuartal / bulan. Setelah penyusunan rencana tahunan, pemilihan pemasok dan penyelesaian kontrak jangka panjang dilakukan.
• Manajemen Kalender - formasi bulanandan rencana pembelian sepuluh hari/mingguan untuk terus memasok bahan baku tertentu ke perusahaan. Ini adalah detail rencana tahunan.

Untuk menghitung anggaran pembelian bulanan, Anda harus mengikuti algoritma ini:

• Menghitung kebutuhan bahan untuk produksi, dengan mempertimbangkan saldo saat ini, penerimaan yang diharapkan, dan stok pengaman.
• Persyaratan disesuaikan untuk pesanan, item, dan penggantian yang diizinkan.
• Jika terjadi perubahan rencana produksi, anggaran pembelian disesuaikan.
• Jadwal pengiriman bahan baku dan rencana pembayaran untuk pemasok sedang dibuat.
• Jika pengiriman gagal, langkah mundur dilakukan dan pemasok baru dipilih. Jika tidak memungkinkan untuk mengganti pemasok, perubahan pengadaan atau grade material dimulai.

Berikut cara menganggarkan pembelian Anda.