Optimasi biaya: rencana, kegiatan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Optimasi biaya di perusahaan merupakan langkah yang perlu dan penting dalam situasi ekonomi yang tidak stabil. Pertimbangkan secara detail.

Pertanyaan Kunci

Untuk melakukan segalanya dengan benar dan tidak menjadi "tiran dan satrap" di mata staf, Anda perlu memahami:

• jenis yang ada dan opsi pengurangan biaya;
• prinsip dan metode perencanaan yang menyertai kegiatan optimalisasi biaya;
• cara paling efektif untuk mengurangi biaya dari sudut pandang praktis;
• cara mengurangi biaya material;
• esensi manfaat dari pengurangan biaya transportasi;
• cara memilih strategi pengurangan biaya;
• prinsip dasar pengoptimalan.

Anggaran

Seringkali, penganggaran dialihkan ke departemen yang karyawannya percaya bahwa mereka tidak sepenuhnya kompeten dalam hal ini. Namun, penganggaran merupakan langkah penting. Partisipasi di dalamnya memungkinkan Anda untuk mendapatkan sejumlah besar informasi yang penting untuk semua departemen.

Anggaran dibentuk dalam beberapa tahap:

• pembentukan rencana proyek untuk anggaran masa depan;
• pertimbangan rancangan anggaran;
• persetujuan anggaran;
• eksekusi anggaran;
• analisis eksekusi.

Optimasi pembelanjaan anggaran adalah langkah selanjutnya setelah penganggaran.

Biaya

Optimasi biaya tidak mungkin dilakukan tanpa memahami isi dari istilah "biaya".

Mereka adalah dana yang terlibat dalam pembentukan keuntungan untuk jangka waktu tertentu. Sebagian dari biaya terakumulasi dalam bentuk produk jadi, produk setengah jadi, aset tidak berwujud atau aset dalam penyelesaian dalam aset perusahaan. Diagram menunjukkan struktur yang disederhanakan yang sesuai dengan standar IFRS.

Sederhananya, beban adalah peningkatan kewajiban atau penurunan aset yang mengakibatkan penurunan modal.

Optimasi

Pengoptimalan biaya diyakini dimulai dengan pemotongan biaya saat ini. Namun, ini tidak sepenuhnya benar.

Optimasi pengeluaran anggaran di suatu perusahaan tidak dimulai pada saat mereka mulai secara ketat mengontrol pengeluaran uang yang sudah ada di akun. Sayangnya, saat ini pertanyaan dari mana uang di rekening itu berasal tidak terkontrol sama sekali. Menarik pinjaman aktif, serta hanya mengelola pengeluaran, menyebabkan kekurangan dana kronis di perusahaan, dan kemudian - kemungkinan kebangkrutan.

Efektivitas prosedur ini tergantung pada pencatatan pendapatan dan pengeluaran. Item-item ini perlu direncanakan, dan manajemen harus terus-menerus memantau angka-angka menurut tahun, kuartal, bulan, atau periode keuangan lainnya. Selaluada kemungkinan proyek yang mahal saat ini akan sangat menguntungkan dalam jangka panjang.

Area kerja

Mengoptimalkan biaya bukan berarti mengambil tindakan yang merugikan kepentingan bisnis. Tugas mengurangi biaya harus diselesaikan secara optimal, ketika membandingkan pengeluaran dan pendapatan satu sama lain.

Anda dapat menyelesaikan masalah dalam beberapa arah:

1. Pengurangan biaya melalui sumber daya internal (pengurangan langsung). Tindakan ini termasuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya material, mengurangi biaya manajemen, serta mengurangi staf perusahaan.
2. Penurunan biaya produksi (pengurangan relatif). Hal ini dapat dicapai dengan meningkatkan volume produksi. Dalam hal ini, lebih sedikit uang yang akan dihabiskan untuk satu bagian.
3. Pembentukan penawaran melalui riset pemasaran. Dalam hal ini, pertumbuhan volume pembelian oleh pelanggan dirangsang dan gelombang pelanggan baru terbentuk.
4. Pembentukan disiplin keuangan yang ketat. Dalam varian ini, kalangan terbatas dapat memberikan “lampu hijau” untuk pengeluaran.

Program optimalisasi pengeluaran anggaran harus mencakup area yang paling sempit. Maka akan seefektif mungkin.

Jalur optimasi

Rencana pengoptimalan biaya dapat mencakup tiga arah yang dapat ditempuh perusahaan.

Soroti pengurangan cepat, pengurangan biaya perusahaan dengan cepat, sistematissingkatan.

Setiap metode digunakan dalam situasi tertentu. Langkah-langkah yang diambil dalam hal ini harus sejalan dengan keadaan saat ini dan juga harus didasarkan pada perencanaan jangka panjang.

Pengurangan cepat

Memilih metode ini untuk mengurangi biaya, sangat penting untuk berhenti membayar pengeluaran untuk beberapa item. Untuk menentukan hasilnya, Anda perlu mengetahui kemungkinan konsekuensi dari setiap metode optimasi.

Semua biaya dibagi menjadi:

• Prioritas tinggi. Pengeluaran tersebut diperlukan bagi perusahaan untuk melanjutkan kegiatannya. Diantaranya adalah pembayaran gaji kepada karyawan, pembelian bahan baku untuk produksi.
• Prioritas. Ini adalah biaya untuk membayar komunikasi seluler, iklan. Jika Anda berhenti membayar berdasarkan artikel ini, maka pekerjaan perusahaan akan gagal.
• Diizinkan. Ini termasuk tunjangan untuk karyawan, pembayaran untuk perawatan sanatorium untuk staf. Jika perusahaan tidak memiliki dana gratis, maka pembayaran ini dapat ditangguhkan, tetapi lebih baik disimpan.
• Tidak perlu. Contoh biaya tersebut adalah pembayaran penerbangan pribadi untuk kepala perusahaan. Pembatalan biaya tersebut tidak akan berdampak buruk pada operasional perusahaan.

Saat memilih pengurangan biaya ekspres, pertama-tama, pembayaran untuk item yang "tidak perlu" dihentikan dan yang diizinkan sangat dibatasi. Tidak disarankan untuk mengurangi dua kategori pertama.

Pengurangan biaya yang cepat

Optimalisasi biaya di perusahaan dengan cepat dimungkinkan sebagai hasil darisejumlah acara. Untuk memangkas biaya seefektif mungkin, manajemen harus menentukan di mana mereka menabung terlebih dahulu.

1. Hemat bahan untuk produksi dan bahan baku. Cara untuk mengoptimalkan biaya bisa berbeda. Merevisi kontrak dengan pemasok untuk mendapatkan barang dengan harga yang menguntungkan adalah cara paling efektif untuk mengurangi biaya. Selain itu, pemasok dapat menawarkan penangguhan pembayaran, yang akan memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk meningkatkan jumlah yang diperlukan tanpa memperoleh pinjaman tambahan.
2. Analisis biaya transportasi dan optimalisasi item pengeluaran ini. Selain itu, Anda dapat menekan biaya listrik, telekomunikasi. Departemen transportasi dapat dialihdayakan, dan kemudian menghubungi pusat logistik, yang akan menyusun program untuk mengurangi biaya transportasi. Untuk mengurangi biaya listrik, kendalikan konsumsinya, pantau tingkat penerangan dalam gelap, pasang peralatan hemat energi. Mengurangi daftar karyawan yang berhak atas komunikasi seluler perusahaan akan mengurangi biaya secara signifikan. Anda dapat bernegosiasi dengan operator seluler atau penyedia layanan telekomunikasi untuk membuat kontrak perusahaan dengan persyaratan yang menguntungkan.
3. Pemotongan staf dan pengurangan gaji. Outsourcing dan lepas secara efektif mengurangi biaya membayar gaji kepada staf, dan merekrut perusahaan atau departemen rekrutmen internal akan membantu menggantikan karyawan yang tidak efisien. Misalnya, tidak perlu memiliki petugas kebersihan. staf pemeliharaan outsourcingakan menghemat hingga 20% dari pembayaran yang diatribusikan kepada setiap karyawan.

Pilihan lain adalah mengoptimalkan biaya dengan mengurangi upah, tetapi memberikan manfaat sosial: memperluas daftar kondisi asuransi kesehatan, menyediakan makanan bagi karyawan dengan biaya perusahaan, atau kopi gratis di mesin. Studi menunjukkan bahwa investasi dalam hal ini akan menguntungkan dalam jangka panjang, karena akan meningkatkan loyalitas staf.

Singkatan sistematis

Sesuai dengan namanya metode optimasi ini, esensinya adalah melakukan kegiatan berkala yang bertujuan untuk menekan biaya.

1. Manajemen investasi. Investasi jangka panjang harus selalu dibenarkan dengan hati-hati. Agar perusahaan membeli peralatan baru yang lebih efisien, departemen terkait harus memperdebatkan apa yang akan menjadi keuntungan bagi perusahaan ketika proyek terbayar, ketika mulai mendatangkan keuntungan. Pengenalan teknologi kompetitif baru membantu pengembangan bisnis. Namun, ketika membuat keputusan untuk membeli sesuatu, manajemen harus mengingat tujuan utama - pengurangan biaya.
2. Manajemen pengadaan. Ini terdiri dari secara berkala mencari pemasok baru yang menyediakan barang berkualitas dengan harga yang lebih baik.
3. Manajemen proses bisnis. "Manajemen mendadak", begitu melekat di negara kita, sangat mempengaruhi prinsip-prinsip berbisnis. Dari sudut pandang metode baru, ketika mengatur proses bisnis, diusulkan untuk melihat produksi dari sisi pembeli. Lakukan analisis proses. Manajer perusahaan perlu bertanya pada dirinya sendiri, apakah pembeli akan membayar untuk ini? Klien tidak akan mau membayar pergerakan barang, waktu henti, peralatan produksi ulang tanpa perubahan yang meningkatkan produk. Oleh karena itu, pengeluaran seperti itu harus dikurangi sebanyak mungkin, atau dihilangkan sama sekali.

Aturan optimasi

Saat menyusun rencana aksi untuk mengoptimalkan biaya, harus diingat bahwa solusi situasional untuk suatu masalah tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Mengurangi biaya adalah tugas yang harus menjadi kebiasaan yang baik setiap hari.

Mengikuti aturan pengoptimalan, Anda dapat mencapai efek maksimum dengan kerugian paling sedikit.

1. Biaya tidak selalu perlu dikurangi, lebih sering mereka perlu dikelola secara efektif. Terkadang, untuk mengurangi biaya keseluruhan, Anda perlu meningkatkan jumlah biaya ke arah tertentu.
2. Biaya ditekan seminimal mungkin untuk mencapai hasil terbaik. Aturan efisiensi mengatakan bahwa satu unit biaya harus memberikan hasil yang maksimal.
3. Selalu ada biaya, entah itu tindakan atau kelambanan.
4. Tidak ada hal kecil dalam hal pengeluaran. Biarkan karyawan perusahaan marah tentang laporan penggunaan tiga lusin pena dalam sebulan. Tapi begitu mereka terbiasa memperhatikan hal-hal kecil, mereka mungkin melihat peningkatan gaji atau kondisi kerja yang lebih baik sebagai hasilnya.
5. Berusaha menekan biaya serendah mungkin tidak selalu membantu. Mungkin optimal untuk sedikit mengurangi biaya dan menjaganya tetap pada jalurnya.tingkat yang dibutuhkan.
6. Optimasi pengeluaran anggaran tidak mungkin dilakukan tanpa investasi keuangan.
7. Ada jenis pembelanjaan yang memungkinkan Anda untuk menghindari kerugian yang lebih besar lagi. Ini termasuk asuransi, mempekerjakan penjaga keamanan, memasang alarm, dan meningkatkan kualitas produk.
8. Semua karyawan perusahaan harus dilibatkan dalam proses, tetapi setiap orang harus memiliki tugas penting mereka sendiri.
9. Perhatian tidak pernah terlalu berlebihan. Sebuah pemikiran atau firasat yang muncul sebagai akibat dari membaca laporan memaksa analisis yang lebih dalam dari indikator dan hampir selalu mengarah pada pengurangan biaya.
10. Optimasi biaya harus dilakukan terus-menerus. Item pengeluaran baru mempengaruhi laba perusahaan. Muncul secara tiba-tiba dan tiba-tiba menghilang tanpa disadari, dapat menyebabkan kerugian yang signifikan terhadap anggaran perusahaan. Melacak pengeluaran harus menjadi tugas wajib yang dilaporkan ke manajemen puncak perusahaan.

Optimasi pendapatan dan pengeluaran - prosedur yang berjalan seiring. Pengeluaran yang tidak terkendali tidak akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan, dan pertumbuhan laba berhubungan langsung dengan pengendalian biaya.

Kebingungan konsep

Program optimalisasi biaya Keuangan sering kali berisi item non-biaya.

Untuk membuat program yang paling efektif, tim manajemen harus memahami perbedaan antara jenis biaya.

Misalnya, pengendalian biaya berdasarkan P&L tidak akan dianggap sebagai pengendalian biaya.