Syarat dan jangka waktu penyimpanan dokumen utama dalam akuntansi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Seperti yang ditunjukkan oleh praktik, di hampir semua perusahaan domestik modern, jumlah dokumentasi terbesar dihasilkan oleh akuntansi. Tentu saja, ini dapat dimengerti: di departemen inilah mereka bekerja dengan uang, dan setiap operasi semacam itu perlu ditetapkan secara resmi di atas kertas. Selain itu, istilah untuk menyimpan dokumen utama dalam suatu organisasi ditetapkan secara hukum, yang berarti bahwa tidak akan berfungsi begitu saja untuk menyingkirkan "kertas", Anda harus menyimpannya setidaknya selama beberapa tahun dan baru kemudian Hancurkan mereka. Omong-omong, proses membuang kertas bekas juga tidak mudah, ia memiliki sejumlah fitur khusus. Tentang semua ini - selanjutnya.

Dokumen, dokumen…

Jika Anda memberikan statistik tentang jumlah dokumentasi yang dihasilkan, ternyata di hampir semua perusahaan domestik modern, akuntansi adalah sumber 80-90% dari dokumen kertas. Mereka tidak hanya perlu disimpan. Pembatasan tidak hanya menentukan periode penyimpanan minimum yang benar untuk dokumen akuntansi utama (biasanya bervariasi dari:lima tahun hingga satu dekade), tetapi juga kondisi di mana benda-benda tersebut seharusnya berada. Pada saat yang sama, harus diingat bahwa ada pembagian dokumentasi untuk penyimpanan sementara dan permanen.

Namun, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, tidak semua manajer perusahaan tertarik untuk memahami seluk-beluk persyaratan penyimpanan dokumen utama. Untuk menyelamatkan diri dari sakit kepala, Anda dapat menggunakan layanan dari perusahaan arsip khusus. Di perusahaan seperti itu, mereka tahu persis jenis dokumen apa untuk berapa lama mereka perlu disimpan, dalam kondisi apa, di bawah aturan apa. Selain itu, organisasi semacam itu memiliki kapasitas teknis untuk menghancurkan dokumen yang dipercayakan dengan penyimpanan ketika tenggat waktu berakhir. Ini benar-benar nyaman, tetapi membutuhkan uang. Jika Anda ingin menghemat uang, maka Anda harus mengalokasikan ruang khusus untuk arsip dan memahami apa periode hukum untuk menyimpan dokumen akuntansi utama dalam suatu organisasi.

Mau - tidak mau

Masalahnya, omong-omong, tidak muncul dari awal. Undang-undang saat ini menetapkan persyaratan penyimpanan dokumen akuntansi utama, dan dalam perusahaan mana pun mereka harus dipatuhi. Ini mengikuti dari undang-undang bahwa setiap badan hukum yang beroperasi dipercayakan dengan kewajiban untuk melestarikan dokumentasi. Ini berarti bahwa bentuk kegiatan tidak masalah - apakah itu pengusaha swasta yang melakukan bisnis sendiri, atau perhatian besar, Anda masih harus mengurus penyimpanan laporan keuangan dan dokumentasi lainnya. Pentingnya mempelajari hukum untukperiode yang ditetapkan untuk penyimpanan dokumen utama elektronik, kertas, sehingga jika terjadi konflik dengan kontraktor atau selama verifikasi oleh otoritas pengendali, Anda tidak akan berada dalam posisi yang tidak nyaman. Selain itu, ketidakpatuhan terhadap interval waktu menurut undang-undang dapat memicu denda yang cukup besar selama pemeriksaan. Undang-undang saat ini berisi peraturan yang mengatur periode minimum penyimpanan dokumen akuntansi utama. Penting agar bisnis aman, dan berbisnis di negara kita dibedakan dengan legalitas dan kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan.

Undang-undang federal ke-125, yang diadopsi pada Oktober 2004, menceritakan tentang periode penyimpanan untuk dokumen primer elektronik, dokumen kertas. Berdasarkan namanya, itu didedikasikan untuk arsip dan perilaku bisnis yang benar. Dalam dokumen resmi inilah fitur-fitur penyimpanan surat-surat resmi yang diproduksi oleh departemen akuntansi dipertimbangkan. Di sini Anda dapat menemukan kedua fitur yang memungkinkan Anda membedakan antara dokumentasi penyimpanan sementara dan permanen, serta istilah khusus untuk jenis kertas tertentu.

Berlaku untuk siapa?

Kewajiban untuk mematuhi periode penyimpanan minimum untuk dokumen utama diberikan kepada:

• pemerintah daerah;
• instansi pemerintah;
• pengusaha;
• perusahaan;
• orang yang berbisnis.

Hukum harus dipatuhi sehubungan dengan dokumentasi arsip, termasuk yang berkaitan dengan personel. Utuhjangka waktu yang ditentukan dalam kertas hukum harus di tempat yang aman. Selain undang-undang federal, spesifikasi persyaratan penyimpanan dokumen utama dan register akuntansi dipengaruhi dalam sejumlah dokumen peraturan yang berlaku baik di wilayah negara secara keseluruhan dan di setiap wilayah individu. Namun, dokumen terpenting adalah undang-undang ke-125 yang disebutkan di atas, yang memberikan daftar lengkap dokumentasi yang mengatur durasi penyimpanan kertas akuntansi.

UU nomor 129

Pada tahun 1996, undang-undang federal dikeluarkan tentang fitur akuntansi. Ini menyatakan bahwa akuntansi dapat menghasilkan dokumentasinya di atas kertas, serta menggunakan berbagai peralatan mesin. Pada saat yang sama, perusahaan harus membuat salinan dokumentasi di atas kertas sendiri, sehingga semua peserta dalam operasi memiliki akses ke data tentang mereka. Jika otoritas pengatur meminta akses ke dokumentasi, perwakilan perusahaan harus menyediakannya. Baik jaksa maupun perwakilan pengadilan memiliki hak untuk melakukannya.

Pembuatan, penyimpanan sesuai dengan periode penyimpanan dokumen akuntansi utama, ketentuan atas permintaan harus sesuai dengan bentuk yang ditetapkan dalam undang-undang peraturan. Dokumen harus dikirim ke orang yang meminta dalam bentuk kertas. Jika hal ini dimungkinkan oleh kemampuan mesin yang digunakan dalam pekerjaan, jika semua peserta setuju, pelaporan dapat dikirim dalam bentuk elektronik. Itu juga diizinkan oleh hukum yang berlaku di negara kitanegara.

Taati aturan

Hukum federal 129 menyebutkan kewajiban untuk mematuhi persyaratan penyimpanan dokumen akuntansi utama. Secara khusus, Pasal 17 menyebutkan bahwa setiap badan hukum harus menyimpan dokumentasi tersebut tanpa gagal, termasuk daftar dan laporan. Durasi interval waktu ditentukan oleh aturan yang mengatur pengarsipan di tingkat negara bagian. Durasi periode ini tidak boleh kurang dari 5 tahun.

Periode khusus penyimpanan dokumen utama ditetapkan untuk dokumentasi yang mengatur kebijakan akuntansi dan beberapa kategori lainnya (program yang digunakan pada mesin yang memproses informasi, bagan kerja akun). Tentu saja, durasi di sini juga lima tahun (dalam beberapa kasus periode ini dapat diatur lebih lama), tetapi periode mulai dihitung dari saat dokumen ini terakhir digunakan di perusahaan. Kepala badan hukum adalah orang yang, menurut hukum, bertanggung jawab untuk menyimpan semua dokumentasi yang diperlukan sesuai dengan interval waktu. Artinya, setiap bos yang terdidik dan bertanggung jawab harus mengetahui jangka waktu penyimpanan dokumen utama di departemen akuntansi jika dia ingin menjaga situasi di perusahaan di bawah kendalinya.

Seperti yang ditunjukkan oleh praktik, banyak organisasi secara teratur melakukan inventarisasi dokumentasi resmi, dan peraturan setempat menetapkan orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen, dengan siapa otoritas inspeksi benar-benar berinteraksi saat memantau kepatuhanaturan pengarsipan.

Pembuatan dan penyimpanan: semua sesuai aturan

Berdasarkan undang-undang saat ini, akuntan dapat menghasilkan dokumentasi utama dan dokumentasi ringkasan tidak hanya di atas kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik; pada saat yang sama, kewajiban untuk membuat salinan kertas ditugaskan ke badan hukum, dan atas permintaan dari yang berkepentingan, lembaga inspeksi, perusahaan berkewajiban untuk mengirimkan dokumen kertas ke alamat sesegera mungkin. Penyusunan dan penyimpanan harus dilakukan dalam bentuk yang ditetapkan oleh peraturan yang berlaku saat ini.

Tentang periode penyimpanan dokumen utama di departemen akuntansi, urutan proses ini memberi tahu daftar dokumentasi yang mempertimbangkan kertas manajemen khas yang dibentuk selama pekerjaan perusahaan mana pun. Itu didirikan pada 2010 dalam sebuah dokumen yang disetujui oleh Kementerian Keuangan dan Arsip Federal. Selain itu, perlu untuk mempertimbangkan persyaratan Kode Pajak, yang mengatur bahwa setiap warga negara kita bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi selama empat tahun. Hal ini berlaku untuk surat-surat yang berkaitan dengan akuntansi pengeluaran, pendapatan, dan juga konfirmasi pembayaran pajak.

Jadilah pintar tentang berbagai hal

Organisasi proses yang benar sesuai dengan persyaratan penyimpanan dokumen akuntansi utama melibatkan pendekatan profesional, keterlibatan personel yang bertanggung jawab atas dokumentasi akuntansi, pemrosesan informasi arsip tentang organisasi proses kerja itu sendiri. Saat ini hampir tidak ada tempatpelatihan khusus dalam pengarsipan, sehingga seringkali sulit untuk menemukan spesialis yang benar-benar berkualitas tinggi. Di sisi lain, undang-undang progresif mengharuskan periode penyimpanan dokumen akuntansi utama diperhatikan, jika tidak, Anda dapat menghadapi denda yang sangat tidak menyenangkan. Pilihan terbaik untuk aliran dokumen yang cukup banyak adalah dengan membuat departemen yang bertanggung jawab atas penyimpanan arsip di staf perusahaan dan memastikan pelatihan rutin bagi personel yang bertanggung jawab atas dokumentasi dengan sumber daya internal. Ini akan menjaga inovasi yang ditetapkan dalam undang-undang tetap terkendali dan mematuhi semua persyaratan.

Pilihan alternatif yang juga memungkinkan Anda untuk memperhitungkan periode penyimpanan dokumen utama dan mematuhinya dalam aktivitas kerja Anda adalah kerja sama dengan perantara yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen klien. Namun, memilih perusahaan arsip untuk diri sendiri juga bukanlah tugas yang mudah. Penting untuk menganalisis dengan cermat semua opsi yang tersedia untuk memberikan preferensi kepada perusahaan yang dapat diandalkan dan tidak khawatir perusahaan itu akan tutup dan bangunan akan terbakar.

Fitur menyimpan beberapa jenis dokumentasi

Sebagai berikut dari undang-undang saat ini, dokumentasi utama, serta register, pelaporan dan neraca, harus ditransfer ke arsip. Semua kategori dokumentasi resmi ini, sampai dikirim ke arsip, harus disimpan di tempat akuntansi, sementara badan hukumberkewajiban untuk menyediakan semua kondisi untuk keamanan kertas: lemari harus ditutup, kebakaran dan keselamatan lainnya harus diperhatikan. Di dalam perusahaan, orang yang bertanggung jawab atas keamanan dokumentasi ditunjuk oleh dokumen khusus.

Jika perusahaan menggunakan formulir pelaporan yang ketat, secara hukum dokumen-dokumen ini harus disimpan di brankas atau lemari khusus, ruangan yang tertutup dan menjamin keamanan dokumentasi. Dokumentasi utama dari periode waktu saat ini, diproses secara manual, harus dikumpulkan secara kronologis ke dalam register, yang kemudian dikirim ke arsip untuk penyimpanan permanen.

Apa lagi yang harus diperhatikan?

Saat menyimpan laporan bank, pesanan tunai, dan laporan awal, semua dokumentasi harus disimpan secara kronologis dan terikat untuk penyimpanan sistematis bersama. Beberapa kategori dokumen tertentu (laporan shift, perintah kerja) dapat disimpan tanpa mengikat, tetapi disimpan dalam folder sehingga tidak ada yang hilang atau digunakan untuk tujuan yang tidak jujur.

Keamanan dokumentasi, serta pengirimannya yang tepat waktu ke arsip, terutama merupakan tanggung jawab kepala akuntan, meskipun, jika perlu, peraturan setempat dapat memuat pendelegasian wewenang kepada orang lain. Penerbitan dokumentasi utama, pelaporan, neraca hanya dimungkinkan dalam beberapa kasus jika ada perintah resmi dari kepala akuntan. Secara umum, divisi struktural tidak memiliki akses ke dokumen akuntansi. Penyitaan dokumentasi dimungkinkanhanya jika ada permintaan khusus dari lembaga penyelidikan, pengadilan atau otoritas lain yang memiliki wewenang yang sesuai berdasarkan hukum. Dalam hal ini, perlu untuk memberikan keputusan resmi yang dibuat sesuai dengan hukum. Saat menarik diri, perlu untuk membuat protokol, salah satu salinannya ditransfer ke perwakilan organisasi untuk ditandatangani.

Masa penyimpanan dokumen utama ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

Fitur alur kerja

Istilah "aliran dokumen" diterapkan pada serangkaian faktor yang terkait dengan perpindahan dokumentasi dari saat kertas dibuat hingga transfernya ke bisnis arsip. Pengembangan jadwal adalah tanggung jawab kepala akuntan, meskipun di beberapa perusahaan didelegasikan ke spesialis manajemen dokumen. Namun, seperti yang ditunjukkan oleh praktik, yang paling benar adalah pencantuman jadwal seperti itu dalam kebijakan akuntansi organisasi, yang kemudian disetujui oleh perintah yang dikeluarkan secara khusus yang ditandatangani oleh pejabat utama perusahaan.

Dengan bantuan jadwal, Anda dapat menyelaraskan proses organisasi dan menyederhanakan tugas perencanaan di perusahaan. Jadwal alur kerja untuk dokumentasi utama adalah daftar pelaksana, interval waktu di mana makalah harus dikirim ke departemen akuntansi, dan kerangka waktu untuk memprosesnya oleh akuntan. Pastikan untuk menjelaskan periode pelaporan, termasuk neraca. Seringkali, kebijakan akuntansi berisi pengaturan periode penyimpanan untuk dokumen utama, dan periode ini ataudisamakan dengan yang ditetapkan oleh undang-undang, atau ditetapkan lebih tinggi jika dipersyaratkan oleh kekhususan kegiatan perusahaan. Ketika pelaporan untuk tahun tersebut diserahkan, dokumentasi disiapkan dengan cara yang ditentukan dan dipindahkan ke penyimpanan arsip. Pada saat yang sama, diperhitungkan bahwa di masa depan mungkin perlu untuk mengekstrak data yang berguna dari volume yang ditransfer untuk penyimpanan. Untuk ini, biasanya membagi kasing ke dalam folder, sementara pengelompokannya dijelaskan oleh konten. Pastikan untuk menetapkan judul yang relevan untuk setiap folder.

Fitur penyimpanan kotak

Semua dokumentasi yang dihasilkan selama kegiatan perusahaan, sebagaimana disebutkan di atas, dibagi menjadi yang dimaksudkan untuk penyimpanan sementara dan permanen. Saat mentransfer kertas ke arsip, masing-masing kategori ini harus diserahkan secara terpisah, tanpa mencampur kertas resmi dalam folder yang sama. Dalam hal ini, salinan harus disimpan secara terpisah dari aslinya. Juga, dalam folder terpisah, Anda harus menyortir dokumentasi yang menunjukkan pelaporan, rencana untuk tahun dan kuartal, selama berbulan-bulan. Satu file harus berisi satu dokumentasi.

Untuk mengelompokkan satu kasus, Anda dapat menggunakan dokumen yang dihasilkan dalam satu periode (kuartal, tahun, bulan). Pengecualian adalah apa yang disebut kategori sementara - misalnya, file pribadi, yang penutupannya tidak diatur waktunya bertepatan dengan tahun kalender. Jika file tersebut berisi dokumentasi yang dihasilkan selama beberapa bulan, maka perlu untuk memisahkan setiap bulan dari yang lain dengan lembar khusus, dengan menetapkan periode apa blok yang mengikutinya mendokumentasikan. Dalam hal ini, diperbolehkan untuk mengelompokkan hingga 250 lembar ke dalam satu kasing. Ketebalan folder bisa 4 cm atau kurang.

Apa lagi yang harus diperhatikan?

Seperti dapat dilihat dari aturan pengarsipan, jika dokumentasi memiliki lampiran, itu (terlepas dari kapan tepatnya dikompilasi) harus dilampirkan pada dokumentasi yang menyertainya. Secara umum, urutan pengarsipan dokumentasi akuntansi sangat penting, sehingga harus diperhatikan secara ketat. Biasanya, laporan diposting terlebih dahulu, kemudian catatan penjelasan, setelah itu neraca, dilengkapi dengan dokumen terlampir.

Saat mengatur penyimpanan akun pribadi karyawan perusahaan, perlu untuk mengalokasikan kasus terpisah untuk ini, di mana dokumentasi disusun berdasarkan tahun dengan kronologi yang ketat. Korespondensi tahunan dibentuk ke dalam folder yang menunjukkan tahun kalender dan juga disistematisasikan sesuai dengan tanggal. Setiap permintaan harus diikuti oleh jawaban.

Beberapa Fitur

Periode retensi yang ditentukan dalam Kode Pajak mungkin berbeda dari yang ditentukan dalam undang-undang yang mengatur kegiatan akuntansi. Saat mengamati perbedaan seperti itu, disarankan, pertama-tama, untuk mengamati periode waktu yang lebih lama - ini akan memungkinkan, jika perlu, untuk merujuk ke dokumentasi, menggunakannya, bahkan jika, menurut salah satu aturan saat ini, tenggat waktu sudah kadaluarsa. Selain itu, inspektur tidak akan mengeluh. Penting juga untuk mengingat daftar khusus yang diterbitkan pada tahun 2000 yang menunjukkan durasi penyimpananbeberapa kelompok dokumentasi tertentu. Daftar ini diperbarui dan ditambah secara berkala, sehingga kepala akuntan perusahaan dan departemen yang bertanggung jawab atas manajemen dokumen harus mengikuti informasi terkini.

Jika persyaratan penyimpanan dilanggar, tanggung jawab untuk ini ada pada kepala perusahaan, meskipun faktanya masalah keamanan adalah tanggung jawab kepala akuntan. Jika pesanan, durasi penyimpanan dilanggar, perusahaan didenda. Untuk seorang pejabat, hukumannya biasanya berkisar antara dua hingga tiga ribu rubel. Tetapi jika dokumentasi utama tidak disimpan sama sekali, mereka dapat dihukum dengan denda lima ribu rubel atau lebih.