Dokumen akuntansi utama: jenis, pemrosesan, dan penyimpanan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Melakukan akuntansi di perusahaan dengan berbagai bentuk kepemilikan tidak mungkin tanpa refleksi dokumenter. Tidak ada prosedur tunggal, tidak ada proyek tunggal, tidak ada satu transaksi bisnis dilakukan tanpa dokumen yang dieksekusi dengan benar, diatur oleh perintah internal perusahaan dan norma-norma legislatif eksternal. Setiap tindakan yang dilakukan oleh seorang karyawan, misalnya, sebuah perusahaan perdagangan, mulai dari operator untuk menerima aplikasi dan diakhiri dengan direktur, tercermin dalam basis dokumenter, yang didasarkan pada daftar dokumen utama.

Konsep dan signifikansi

Mungkin sulit membayangkan berfungsinya perusahaan yang ada dalam bidang aktivitas apa pun yang memungkinkan tanpa dokumen yang mengonfirmasi transaksi bisnis. Seperti dalam masalah lainnya, dokumentasi memainkan peran yang sangat penting di sini. Anda hampir tidak bisa membayangkanpekerjaan bandara yang berkualitas tinggi dan dibenarkan secara hukum, memungkinkan penumpang untuk berangkat tanpa dokumen yang membuktikan identitasnya - paspor dan kode identifikasi warga negara. Dengan cara yang sama, sulit untuk mengasumsikan penerimaan pergerakan mobil yang pengemudinya tidak memiliki dokumentasi yang sesuai dalam bentuk lisensi dan paspor teknis untuk mobil yang dikendarainya. Begitu juga dokumen akuntansi utama. Setiap perusahaan yang terdaftar dalam daftar negara pengusaha harus memiliki sejumlah dokumen yang diperlukan untuk akuntansi, yang merupakan dasar fundamental dan mata rantai awal dalam rantai pengaturan regulasi proses bisnisnya.

Dokumentasi akuntansi utama adalah seperangkat sertifikat, tindakan, pesanan, faktur, pernyataan dan laporan, yang melaluinya operasi perusahaan dicatat dan prosedur bisnisnya diatur.

Jenis dokumen

Klasifikasi alur kerja akuntansi mencakup jenis utama dokumen utama berikut:

• berdasarkan tujuan fungsional - akuntansi, manajemen, personalia;
• sesuai dengan tingkat regulasi - internal dan eksternal.

Arah pertama klasifikasi memungkinkan untuk membedakan di antara mereka sendiri dokumen-dokumen dari tiga tingkat fungsional utama dari setiap perusahaan bisnis sesuai dengan sifat tujuannya, dan yang kedua - menurut metode pengorganisasian hukum pengaturan hubungan ekonomi. Masing-masing arah termasuk massajenis dokumen tertentu yang mencerminkan kinerja tindakan tertentu oleh karyawan perusahaan.

Dokumentasi Akuntansi

Jika kita mempertimbangkan dokumen akuntansi utama, mereka, pada gilirannya, dibagi menjadi pengaturan tiga tahap transaksi bisnis.

Tahap pertama ditandai dengan selesainya transaksi. Di sini, dokumentasi akuntansi utama diwakili oleh kesimpulan perjanjian dan penerbitan faktur untuk pembayaran. Perjanjian adalah dokumen yang mengatur hubungan antara dua pihak untuk menetapkan kondisi interaksi di antara mereka. Faktur pembayaran adalah persyaratan dengan definisi jumlah tertentu yang, menurut ketentuan kontrak, pembeli harus membayar kepada penjual untuk barang yang dijual atau layanan yang diberikan.

Tahap kedua kegiatan wirausaha tercermin dalam dokumen pembayaran dan disebut tahap pembayaran untuk transaksi. Berdasarkan fakta bahwa pembayaran dapat dilakukan dengan cara non-tunai atau tunai, dokumen utama untuk itu disajikan baik sebagai laporan dari rekening giro dan pesanan pembayaran, atau cek kasir dan tanda terima untuk pesanan tunai yang masuk.

Yang ketiga, tahap akhir ditentukan secara khusus oleh penerimaan suatu produk atau jasa. Oleh karena itu, juga diatur oleh dokumentasi utama berupa nota pengiriman, kwitansi penjualan, dan akta penerimaan dan pemindahtanganan produk atau akta pekerjaan yang dilakukan dalam hal menyediakan segala jenis jasa.

Dokumentasi akuntansi manajemen

Perbedaan antara alur kerja akuntansi dan manajemen terutama terletak pada kenyataan bahwa aktivitas akuntansi diatur oleh undang-undang negara bagian dengan kerangka kerja untuk mencerminkan operasi bisnis yang secara khusus ditetapkan oleh pihak berwenang, dan manajemen ditentukan oleh keputusan internal dan preferensi pribadi dari direktur atau pemilik langsung perusahaan tertentu. Dengan kata lain, dokumen akuntansi utama memiliki bentuk ketat yang dikendalikan oleh kerangka peraturan umum, sementara dokumen manajemen dikembangkan secara eksklusif di tingkat perusahaan. Kertas apa yang mengontrol pelaksanaan akuntansi manajemen di perusahaan? Di antara yang utama adalah sebagai berikut:

• kode peraturan ketenagakerjaan internal;
• kebijakan akuntansi perusahaan;
• perjanjian bersama;
• peraturan dan perintah direktur perusahaan;
• deskripsi pekerjaan;
• dokumen administrasi.

Dokumentasi SDM

Adapun daftar dokumen utama yang mengatur hubungan antar tingkat karyawan di perusahaan, serta mengendalikan prosedur untuk menghitung upah dan menentukan tanggung jawab masing-masing karyawan perusahaan, di sini dokumentasi kerja meliputi yang utama sebagai berikut: jenis:

• staffing - melibatkan totalitas semua posisi di perusahaan, cerminan jumlah mereka dan jumlah unit personel, serta deskripsi tingkat upah merekabiaya, tata cara pemberian bonus, pelepasan ikatan, penerimaan ketentuan tunjangan;
• jadwal kerja - mencakup informasi tentang hari kerja, masalah organisasi dan administrasi, aturan untuk mempekerjakan dan memberhentikan karyawan, serta persyaratan untuk promosi mereka sebagai pembayaran tambahan untuk pekerjaan atau kecaman dalam bentuk teguran dan potongan gaji;
• deskripsi pekerjaan - pekerjaan departemen personalia setiap perusahaan didasarkan pada serangkaian hak dan kewajiban, ketentuan umum, tugas, tanggung jawab, persyaratan kualifikasi, dan hubungan dalam hal subordinasi antara berbagai tingkat unit staf di perusahaan.

Dokumen yang Diperlukan

Setiap perusahaan yang terdaftar dan beroperasi secara legal memiliki daftar dokumen wajib yang harus muncul dalam rangka kegiatannya. Dokumen primer wajib adalah sebagai berikut:

• perjanjian - apapun kesepakatannya, dokumen ini adalah dasar fundamental dalam memulai hubungan antara dua pengusaha, antara penjual dan pembeli, antara penawaran dan permintaan;
• issued invoice - saat membuat keputusan tentang penjualan barang atau penyediaan layanan, pihak penjual mengeluarkan invoice ke sisi pembeli sebagai prasyarat untuk transaksi;
• bentuk pelaporan yang ketat - dalam proses perjanjian tidak lengkap tanpa cek, uang tunai dan dokumen komoditas yang terkait dengan daftar wajib;
• komoditas-catatan konsinyasi - dokumen yang menunjukkan penerima, pengangkut, pengirim barang, barang itu sendiri dalam bermacam-macam nomenklaturnya, jumlah produk yang dikirim, harga dan jumlah;
• Tindakan penerimaan dan pemindahan pekerjaan yang telah selesai atau barang yang dikirim.

Dokumen Internal

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pekerjaan perusahaan mana pun menyiratkan adanya dokumentasi eksternal dan internal. Dokumen utama utama untuk keperluan internal adalah daftar semua formulir, sertifikat, pernyataan, perintah, instruksi yang dikembangkan secara langsung di dalam perusahaan dan hanya berlaku untuk personel yang berfungsi di dalamnya, tanpa memiliki pengaruh legislatif apa pun terhadap masyarakat yang melampaui perusahaan ini.

Dokumen Eksternal

Dokumentasi tujuan eksternal menyiratkan tingkat hierarki subordinasi yang lebih tinggi, karena dokumen eksternal adalah dokumen yang diatur oleh negara dan kerangka legislatifnya. Ketentuan yang dikembangkan tentang akuntansi, kumpulan akun korespondensi akuntansi, standar akuntansi dan pelaporan keuangan - semua ini memiliki latar belakang peraturan dan diatur oleh kerangka hukum negara.

Formulir Dokumen

Bentuk dokumen primer memiliki banyak segi dalam sifat tujuan, jenis desain, dan kepemilikannya. Divisi utama berikut secara hukum dibedakan:

• bentuk catatan personel (pesanan, pesanan, jadwal,mode dan jadwal reguler);
• bentuk akuntansi untuk upah dan jam kerja (lembar waktu, rekening pribadi, jurnal, penggajian);
• formulir akuntansi konstruksi modal (sertifikat, jurnal, akta);
• formulir akuntansi produk (akta dan daftar inventaris, lembaran berat, kartu pesta, laporan pergerakan inventaris);
• formulir akuntansi uang (jurnal kasir, tindakan transfer dan kas di meja kas);
• formulir akuntansi perdagangan (pesanan, faktur, tindakan, spesifikasi, sertifikat kualitas);
• bentuk akuntansi untuk transaksi tunai (laporan awal, PKO, RKO, jurnal pendaftarannya);
• formulir untuk mencatat hasil inventarisasi (daftar inventaris, akta, sertifikat, jurnal, pernyataan).

Selain di atas, ada juga bentuk dokumen utama untuk akuntansi mesin dan mekanisme konstruksi, transportasi jalan, aset tetap dan aset tidak berwujud, bahan, barang bernilai rendah, produk pertanian dan bahan baku.

Prosedur Pendaftaran

Dokumen utama dibuat karena persyaratan tertentu yang harus dipenuhi. Misalnya, entri dalam dokumentasi harus dibuat secara eksklusif dengan tinta biru, tetapi harus rapi dan dapat dibaca. Juga, dokumen tersebut harus berisi sejumlah rincian yang diperlukan untuk setiap jenis dan disertifikasi oleh tanda tangan pribadi kepala, kepala akuntan atau orang yang berwenang, dan juga dimeteraikan dengan stempel perusahaan. Angka dalam dokumen uangjuga harus ditulis dengan kata-kata, dan di mana kolom dokumen kosong, harus ada tanda hubung untuk menghindari pengisian nomor palsu oleh siapa pun.

Penyimpanan

Penyimpanan dokumen utama dilakukan langsung di perusahaan. Atau Anda dapat menggunakan layanan arsip pribadi (atau negara). Jika pemeriksaan oleh inspektorat pajak menunjukkan tidak adanya dokumen utama, perusahaan dikenakan denda, yang jumlahnya ditentukan tergantung pada jenis dan jumlah dokumen yang hilang. Menurut undang-undang Federasi Rusia saat ini, dokumen utama disimpan di perusahaan setidaknya selama lima tahun.