Dokumen tunai: pendaftaran, verifikasi, penyimpanan. Prosedur untuk menerbitkan dokumen kas utama

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dokumen Tunai adalah surat-surat yang dibuat sehubungan dengan perpindahan dana badan hukum atau pengusaha perorangan. Formulir mereka disetujui oleh Komite Statistik Negara. Mari kita pertimbangkan lebih lanjut dokumen kas apa yang dapat digunakan perusahaan.

Pesanan

Mereka bertindak sebagai dokumen kas utama. Pesanan bisa masuk atau keluar. Yang pertama diterapkan saat uang tunai diterima. Pesanan tanda terima diterbitkan dalam satu salinan oleh petugas akuntansi dan ditandatangani oleh Ch. akuntan atau pejabat yang berwenang untuk itu. Dengan tidak adanya pejabat yang bertanggung jawab, kepala badan hukum atau pengusaha perorangan itu sendiri dapat mengesahkan dokumen kas utama. Tanda terima pesanan kredit harus ditandatangani oleh orang yang berwenang (akuntan dan kasir), disertifikasi dengan stempel (meterai). Selain itu, terdaftar di jurnal yang relevan. Tanda terima diberikan kepada subjek yang menyetorkan uang. Pesanan tanda terima itu sendiri tetap berada di meja kas. Kertas pengeluaran diisi saat mengeluarkan uang tunai. Harus dikatakan bahwa dokumen kas dikompilasi jika perusahaan menggunakan metode tradisional pemrosesan informasi dan alat BT. Perintah keluar, seperti yang masuk, dikeluarkan dalam 1 salinan. Itu juga harus didukung oleh orang yang berwenang dan terdaftar di jurnal yang sesuai.

Mengisi

Bagaimana cara menerbitkan dokumen kas yang disebutkan di atas? Pengisian dilakukan sebagai berikut:

1. Baris "Basis" mengacu pada transaksi bisnis.
2. Pada kolom "Termasuk" dimasukkan jumlah PPN. Itu ditulis dalam angka. Jika jasa, barang atau pekerjaan tidak dikenakan pajak, maka baris tersebut menunjukkan "tanpa PPN".
3. Pada baris "Lampiran", kertas penyerta dan kertas lainnya harus dicantumkan, menunjukkan tanggal kompilasi dan nomornya.
4. Di kolom "Kredit, kode subdivisi" dicantumkan nama departemen struktural yang menerima dana.

Daftar

Dokumen kas harus dicatat dalam jurnal khusus. Ini mencatat pesanan masuk / keluar, dan kertas yang menggantikannya. Yang terakhir, misalnya, termasuk penggajian, aplikasi untuk pengeluaran dana, faktur dan lain-lain. Pada saat yang sama, harus dicatat bahwa perintah pengeluaran, yang dikeluarkan pada daftar gaji untuk upah dan jumlah lain yang setara dengannya, harus didaftarkan setelah pembayaran diterbitkan.

Buku Tunai

Digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang tunai. Buku itu diberi nomor, dibubuhi dan disertifikasi dengan segel, yang ditempatkan di halaman terakhir. Sebuah catatan juga dibuat di sini yang menunjukkan jumlah lembar. Halaman terakhir harus ditandatangani. akuntan dan manajer bisnis. Setiap lembar buku dibagi menjadi 2 bagian yang sama. Satu (dengan penggaris horizontal) harus diisi sebagai salinan pertama, yang lain sebagai salinan kedua. Yang terakhir dikeluarkan dari sisi belakang dan depan menggunakan kertas karbon. Kedua contoh diberi nomor dengan nomor yang sama. Yang pertama tetap ada di buku, sedangkan yang terakhir bisa dilepas. Yang terakhir bertindak sebagai pelaporan dokumen kas. Sampai akhir semua operasi untuk hari ini, mereka tidak berhenti. Entri dimulai di sisi depan salinan pertama setelah kolom "Saldo di awal hari." Sebelum mengisi, lembaran harus dilipat di sepanjang garis sobek. Bagian yang terpotong ditempatkan di bawah bagian yang tersisa di dalam buku. Untuk memasukkan informasi setelah "Transfer", sisi sobek ditumpangkan di sisi depan salinan kedua. Entri berlanjut sepanjang garis horizontal di sisi sebaliknya dari bagian yang tidak terpisahkan.

Dokumen tambahan

Transaksi tunai dapat didaftarkan dengan berbagai surat. Salah satunya, misalnya, laporan awal. Ini digunakan untuk memperhitungkan dana yang dikeluarkan untuk orang yang bertanggung jawab untuk biaya administrasi dan bisnis. Bagaimana dokumen semacam itu disiapkan? Transaksi tunai jenis ini dicatat langsung oleh entitas pelapor, danJuga seorang akuntan. Laporan awal dibuat di atas kertas atau media komputer. Pendaftaran dokumen tunai dilakukan secara ketat sesuai dengan aturan. Setiap formulir diisi dalam satu salinan. Di sisi sebaliknya, orang yang bertanggung jawab menunjukkan daftar kertas yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan. Ini, misalnya, termasuk sertifikat perjalanan, bill of lading, cek, kuitansi, dll. Di sini, subjek menunjukkan jumlah pengeluaran. Makalah yang dilampirkan pada laporan harus diberi nomor sesuai urutan daftarnya. Memeriksa dokumen kas dilakukan oleh karyawan departemen akuntansi. Karyawan, khususnya, melakukan audit terhadap pengeluaran dana yang ditargetkan, kelengkapan dokumen pendukung yang disediakan, kebenaran penyelesaian dan perhitungan jumlah. Sisi sebaliknya menunjukkan biaya yang diterima untuk akuntansi, akun yang didebet dicatat.

nuansa penting

Rincian yang mengacu pada mata uang asing (halaman 1a di depan dan kolom 6 dan 8 di belakang) harus diisi hanya jika orang yang bertanggung jawab menerima dana bukan dalam rubel. Laporan awal setelah verifikasi harus disetujui oleh kepala perusahaan atau orang yang diberi wewenang olehnya. Baru setelah itu diperhitungkan. Jika uang muka belum sepenuhnya digunakan, orang yang bertanggung jawab mengembalikan saldo ke kasir. Pada saat yang sama, pesanan tanda terima diisi. Penghapusan dana sesuai dengan informasi laporan yang disetujui.

Gaji

Pembayaran dokumen tunai dilakukan saat menghitung dan membayar gaji kepada karyawan perusahaan. Departemen akuntansi menyusun pernyataan yang sesuai dalam 1 salinan. Akrual upah dibuat sesuai dengan informasi yang ada dalam dokumentasi utama untuk akuntansi untuk waktu kerja aktual, keluaran, dll. Baris "Akrual" menunjukkan jumlah sesuai dengan jenis pembayaran dari penggajian. Penghasilan lain (materi dan tunjangan sosial) yang diberikan kepada karyawan, dibayar dengan mengorbankan keuntungan perusahaan dan termasuk dalam basis kena pajak juga ditempelkan di sini. Pada saat yang sama, pemotongan gaji dihitung dan jumlah yang akan diserahkan kepada karyawan ditetapkan. Pada halaman sampul pernyataan, jumlah total yang harus dibayarkan kepada karyawan ditempel. Kepala perusahaan harus menandatangani izin untuk mengeluarkan upah. Jika tidak ada, dokumen ini dikeluarkan oleh karyawan yang berwenang. Di akhir pernyataan, jumlah gaji yang disetorkan dan dikeluarkan dimasukkan. Setelah jangka waktu yang ditetapkan untuk pembayaran dana kepada pegawai, nama pegawai yang tidak menerima uang pada kolom 23 diberi tanda “Setor”. Untuk jumlah yang dikeluarkan, pesanan pengeluaran dibuat. Nomor dan tanggal penyelesaiannya harus dicantumkan dalam daftar gaji pada lembar terakhir.

Bantuan-laporan

Dokumen ini berisi pembacaan KKM meter dan pendapatan per shift (hari kerja). Help-report diisi 1 eksemplar setiap hari. Kasir-operator harus menandatanganinya dan menyerahkannya kepada pejabat utama(Pimpinan perusahaan). Pada saat yang sama, pesanan tanda terima diisi. Di perusahaan kecil, uang diserahkan langsung ke pengumpul. Saat mentransfer uang tunai, dokumen kas bank yang relevan diisi. Pendapatan per shift (hari kerja) diatur sesuai dengan indikator penghitung penjumlahan di awal dan akhir hari. Pada saat yang sama, jumlah yang dikembalikan ke pelanggan pada cek yang tidak digunakan dikurangi. Pendapatan yang ditetapkan dikonfirmasi oleh kepala departemen. Dalam posting dana dalam laporan, kasir senior, serta kepala perusahaan, menandatangani. Laporan referensi bertindak sebagai dasar untuk menyusun konsolidasi "Informasi pembacaan meter KKM dan pendapatan perusahaan".

Jurnal teller

Dokumen ini diperlukan untuk memperhitungkan pengeluaran dan penerimaan kas untuk setiap KKM perusahaan. Jurnal juga bertindak sebagai kontrol dan laporan pencatatan pembacaan meter. Dokumen ini dibubuhi, diberi nomor dan disegel dengan tanda tangan Ch. akuntan, kepala perusahaan, serta pemeriksa pajak. Jurnal ini juga disertifikasi oleh segel perusahaan. Semua entri dibuat oleh teller setiap hari. Prosedur untuk mengeluarkan dokumen tunai tidak memungkinkan penghapusan dan noda dalam jurnal. Semua koreksi yang dilakukan harus disetujui dan disahkan dengan tanda tangan orang yang berwenang. Jika pembacaan cocok, mereka dicatat untuk shift saat ini di awal pekerjaan. Data ini harus disertifikasi dengan tanda tangan administrator yang bertugas dan kasir. Baris 15 menunjukkan jumlah yang dimasukkan padacek yang dikembalikan oleh pelanggan. Informasi untuk ini diambil dari tindakan yang relevan. Kolom yang sama menunjukkan jumlah cek nol yang dicetak selama shift. Pada akhir hari kerja, operator membuat laporan akhir untuk shift dan menyerahkan pendapatan yang diterima dengannya. Ini membuat pesanan masuk. Setelah pembacaan meter dilakukan, jumlah penerimaan yang sebenarnya diperiksa, entri yang sesuai dibuat dalam jurnal. Hal ini dibuktikan dengan tanda tangan ketua (administrator tugas), kasir senior dan teller. Dalam hal perbedaan antara jumlah yang ditunjukkan pada pita kontrol dan jumlah pendapatan, alasan perbedaan diidentifikasi. Kelebihan atau kekurangan yang ditemukan dicatat pada baris jurnal yang sesuai.

Data pembacaan dan pendapatan meteran KKM

Mereka digunakan untuk menghasilkan laporan ringkasan untuk shift saat ini. Data ini berfungsi sebagai lampiran dari pernyataan teller, yang disusun setiap hari. Data indikasi dan pendapatan dibuat dalam satu rangkap. Bersama dengan pesanan pengeluaran dan penerimaan, sertifikat-laporan teller, mereka dipindahkan ke departemen akuntansi perusahaan hingga shift berikutnya. Contoh dokumen kas, sesuai dengan pembacaan meter, pada awal dan akhir hari kerja untuk setiap mesin kasir termasuk perhitungan pendapatan. Pada saat yang sama, antara lain, distribusinya oleh departemen ditunjukkan. Yang terakhir harus dikonfirmasi dengan tanda tangan manajer. Di akhir tabel yang telah diisi, hasilnya ditampilkan sesuai dengan pembacaan konter semua mesin kasir, danpendapatan perusahaan juga disimpulkan dengan distribusi dana oleh departemen. Sesuai dengan tindakan, jumlah total uang yang dikeluarkan kepada pelanggan pada cek yang mereka kembalikan ditunjukkan. Jumlah ini mengurangi total pendapatan perusahaan. Informasi tersebut harus ditandatangani oleh kasir senior dan kepala perusahaan.

Rekomendasi pengisian

Saat membuat dokumen tunai, Anda harus mematuhi prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang dan tindakan peraturan lainnya. Selain itu, ada beberapa aturan yang cukup sederhana, yang kepatuhannya akan menghindari ketidakakuratan saat mengisi dokumen:

1. Jumlah dalam kata harus selalu menggunakan huruf kapital. Dalam hal ini, uang receh diperbolehkan untuk ditulis dalam angka. Contoh: Delapan belas ribu rubel 10 kopek.
2. Dokumen dapat diselesaikan baik dengan tangan atau menggunakan cara teknis (komputer, misalnya).
3. Tindakan peraturan memungkinkan penyesuaian informasi dalam dokumen tunai. Namun, sejumlah persyaratan harus dipenuhi. Entri yang salah harus dicoret dengan hati-hati dengan satu baris. Informasi yang benar ditunjukkan di sebelah atau (jika mungkin) di atasnya. Di sini Anda juga harus membuat postscript: "Percaya dikoreksi", "Dicoret tidak valid" atau "Benar". Di sebelah entri ini harus ditandatangani ch. akuntan dan kepala organisasi (atau pengusaha perorangan).
4. Jika ada noda, penghapus, corengan dengan "guratan" dan cara koreksi serupa lainnya, dokumen dianggap tidak sah.

Aturan tambahan

Penyimpanan dokumen kas, sesuai ketentuan yang berlaku, dilakukan selama 5 tahun. Perhitungan jangka waktu tersebut dimulai pada tanggal 1 Januari tahun berikutnya setelah masa selesainya pekerjaan kantor. Aturan ini dianggap umum. Prosedur khusus telah ditetapkan untuk laporan penggajian. Jika karyawan tidak memiliki rekening pribadi, surat-surat ini disimpan di perusahaan selama 75 tahun. Pada akhir periode ini, semua dokumentasi dapat dipindahkan ke arsip atau dimusnahkan jika tidak ada kasus pengadilan, perselisihan atau perselisihan di dalamnya. Saat bekerja dengan kertas, aturan berikut harus diikuti:

1. Pembentukan dokumen menjadi staples dilakukan setiap hari paling lambat pada hari kerja berikutnya atau hari libur pertama.
2. Sebelum memindahkan kertas ke arsip, harus dilakukan inventarisasi.
3. Pengendalian pembentukan kasus dilakukan oleh kasir atau manajer langsung perusahaan.
4. Dalam proses pembuatan staples, kertas dikumpulkan dalam urutan nomor rekening (pertama debet, kemudian kredit).

Tanggung jawab atas keamanan dokumen kas berada di tangan kepala perusahaan. Dalam hal ketidakpatuhan terhadap aturan di atas, sanksi administratif berupa denda uang dapat diterapkan kepada pelanggar. Besaran denda diatur sesuai dengan undang-undang.

Kesimpulan

Menjagadokumentasi kas dianggap sebagai pekerjaan yang cukup bertanggung jawab. Mengisi dokumen harus didekati dengan semua tanggung jawab. Dokumen kas digunakan saat meringkas berbagai data, pelaporan, akuntansi. Dalam hal ini, kesalahan yang dibuat pada tahap awal untuk memperbaiki transaksi dapat menyebabkan distorsi serius pada makalah akhir. Seorang pegawai yang ditunjuk pada posisi yang bertanggung jawab untuk memproses dokumen kas harus memiliki pengetahuan dan pengalaman yang relevan. Harus diingat bahwa semua dokumen yang diisi oleh operator diperiksa oleh pejabat senior dan disetujui oleh kepala perusahaan. Perhatian khusus harus diberikan pada pendaftaran dokumen. Entri dalam jurnal dan buku harus dilakukan tepat waktu sesuai dengan aturan. Karena dokumen tunai digunakan dalam penyusunan laporan, semua koreksi di dalamnya dilakukan secara ketat dalam urutan tertentu. Jika aturan yang ditetapkan tidak diikuti, kertas kehilangan validitasnya, dan informasi di dalamnya tidak dapat digunakan oleh perusahaan dalam pekerjaan manajemen selanjutnya.