Peraturan tentang alur dokumen organisasi. Contoh alur kerja dalam sebuah organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dokumen adalah informasi yang disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan isi dan tujuannya. Sebuah dokumen dibuat dengan tujuan, oleh seseorang untuk seseorang. Namun tidak selalu sumber dokumen dan/atau penerimanya adalah orang. Tingkat modern - bila memungkinkan dan perlu untuk memasukkan mesin dan mekanisme secara efektif dan praktis ke dalam loop kontrol.

Proses, fitur, dan kecepatan pergerakan dokumen tergantung pada bentuk, konten, dan fungsi "lingkungan pergerakan". Keberhasilan, indikator ekonomi dan efisiensi sosial tergantung pada seberapa baik alur dokumen dalam organisasi diatur, dan ini adalah: kualitas dan kehidupan perusahaan.

Tentang dokumen dan alur kerja

Administrasi, bentuk dan tata cara kerja pada contoh organisasi, tidak diatur dalam undang-undang. Ada GOST, anggaran rumah tangga, dan rekomendasi wajib. Sebagai bagian dari dokumen akuntansi, kertas untuk memperoleh pinjaman ataulaporan medis adalah norma hukum.

Dokumen tidak selalu merupakan bentuk tertulis yang ketat. Bisa:

• formulir di mana bidang tertentu diisi dengan cara tertentu, memiliki konten semantik dan sintaksis yang tepat;
• halaman yang dibuat sesuai dengan formulir khusus untuk aplikasi tertentu (surat, pesanan, kerangka acuan, kepegawaian, …);
• formulir bebas (catatan penjelasan karyawan, ucapan terima kasih atas pencapaian kerja, resolusi pada aplikasi, …).

Ketiga versi dokumen dapat disajikan di atas kertas atau elektronik dan, karena ketersediaan alat teknis dan hukum, mereka benar-benar setara, meskipun masih ada kasus ketika hanya bentuk kertas yang memungkinkan.

Meskipun kurangnya peraturan perundang-undangan tentang bentuk dan isi dokumen dan alur kerja, ada praktik yang kaku, diterima secara umum dan tidak dibahas dalam membuat, memindahkan, menyimpan atau menghancurkan dokumen, yang setiap organisasi bebas untuk menyesuaikan untuk dirinya sendiri dengan cara apapun.

Contoh sempurna aliran dokumen dalam sebuah organisasi

Pada dasarnya tidak mungkin untuk mencapai cita-cita:

• dalam bidang kehidupan dan aktivitas apa pun,
• kapan saja,
• di mana saja di luar angkasa,

karena setiap pendekatan baru memungkinkan untuk melihat cakrawala baru. Ada keinginan dan kebutuhan untuk mengikuti mereka. Dokumentasi tidak terkecuali. Sebaliknya, ini adalah contoh demonstratif dan hidup dari fiksasi dinamis dari proses pergerakan informasi.

Tidak masalah bagaimana informasi itu direkam: di atas kertas atau dalam bentuk elektronik. Saat ini, kedua bentuk tersebut memiliki nilai hukum yang sama, meskipun dalam beberapa kasus, versi kertas memiliki kelebihan.

siklus pergerakan mereka dari saat kemunculan (penciptaan) hingga saat penyimpanan atau penghancuran.

Tidak semua organisasi memahami bahwa banyak dokumen dapat dieksekusi langsung oleh mesin dan mekanisme tanpa campur tangan manusia, seperti halnya tidak semua sumber (penulis) hanya boleh berupa orang.

Pemahaman biasa tentang otomatisasi alur kerja di sebagian besar kasus adalah pada tingkat "ide sinyal" sederhana, ketika program dipercayakan untuk hanya melaporkan kejadian yang terjadi.

Perputaran dokumen internal dan eksternal

Kedua sirkuit penting untuk organisasi yang sukses. Omset luar memiliki nilai statis, sedangkan omset dalam memiliki nilai dinamis.

Semakin baik manajemen perusahaan memahami keadaan ini, semakin menjanjikan sistem manajemen dokumen elektronik yang dipilihnya. Mereka yang ingin memberikan contoh ideal pergerakan kertas bisnis dalam suatu organisasi menulis sistem informasi mereka sendiri.

Dokumen dapat menjadi yang utama dansekunder. Yang terakhir selalu memiliki sejarah pergerakan dalam organisasi.

Dengan menganalisis penerapan pengetahuan tentang dokumen dan penggunaannya, dimungkinkan untuk mengevaluasi karakteristik fungsional perusahaan, indikator sosial ekonomi, dan parameter waktu. Ini penting bagi mitra dan konsumen.

Kertas tetapi efektif atau elektronik tetapi dibeli

Keunikan tidak hanya melekat pada seseorang, tetapi juga pada sebuah organisasi. Selain itu, setiap orang menghargai individualitasnya dan berusaha dengan segala cara untuk menekankannya dengan pakaian, perilaku, pendidikan, dan sebagainya.

Perusahaan yang membeli sistem informasi siap pakai adalah contoh sempurna dari alur kerja organisasi yang menghilangkan wajahnya sendiri dan memaksa karyawan untuk mengenakan "pakaian orang lain".

Lebih baik mempercayakan karyawan Anda sendiri untuk bekerja dengan media kertas dengan cara kuno daripada memaksakan pendapat modern tentang dokumen dan penggunaannya kepada mereka. Setiap karyawan adalah elemen penting dari fungsi organisasi, dan bukan peneliti efektivitas ide orang lain dan struktur alur kerja pihak ketiga.

Prioritas, dinamika, dan fungsionalitas

Kontur luar alur kerja selalu terbatas, bersahaja, dan stabil secara statis. Pada umumnya, itu harus diberikan tidak lebih penting daripada yang layak. Misalnya, apa gunanya "investasi jiwa Anda" dalam hubungan dengan pajak, otoritas pengatur atau mitra. Anda entah bagaimana dapat mendiversifikasi proses pertukaran informasi denganbiro iklan, tetapi ini pun akhirnya menjadi statis, bentuk duniawi.

Prioritas sistem pemrosesan informasi kami sendiri, yang merupakan bagian penting dari pengelolaan dokumen elektronik, tidak diragukan lagi. Tapi selalu dan semua orang minta maaf atas waktu dan uang untuk membuat sistem mereka sendiri.

Kombinasi opsi "one es" atau "galaxy" klasik yang tidak pernah berjalan tanpa xel dan beberapa program ekonomi atau akuntansi lokal pihak ketiga, ditambah dengan situs web mereka sendiri untuk mendapatkan umpan balik dan dokumen (pesanan, keluhan, penawaran, …) dari pelanggan dan mitra - keadaan biasa, karyawan selalu sibuk dengan rutinitas, dan tidak ada biaya.

Dinamika proses produksi hanya dapat dipastikan dengan implementasi yang efektif dari fungsinya sendiri. Hanya dalam kapasitas ini, manajemen dokumen elektronik dalam suatu organisasi adalah contoh yang patut ditiru, dan dalam konteks penerapan ide bisnis sendiri, dinamika produksi, indikator ekonomi dan sosial yang sangat baik.

Peraturan tentang sistem informasi organisasi

Setiap organisasi adalah sistem informasi yang muncul dan ada di lingkungan yang serupa. Dokumen masuk ke dalam organisasi dari luar, di dalamnya juga diharuskan membuat dokumen, beberapa di antaranya diatur dan wajib.

Bagan alur kerja organisasi sederhana adalah contoh dari apa yang biasanya dilakukan setiap orang. Peraturan tentangaturan kerja, rutinitas sehari-hari, tugas karyawan - norma yang biasa, tetapi sangat sedikit orang yang terlibat dalam pengembangan "Peraturan tentang sistem informasi organisasi".

Dari sudut pandang objektif, pemimpin organisasi dapat dipandu oleh apa saja, menulis peraturan dan deskripsi pekerjaan apa pun. Tetapi efektivitas dan kepraktisan pembuatan aturan ini hanya bergantung pada seberapa banyak persenjataan peraturan internal memenuhi persyaratan kenyataan.

Peraturan tentang dokumen dan pergerakannya

Sistem manajemen dokumen suatu perusahaan merupakan bagian integral dari bidang informasi perusahaan, sebagai akibatnya "Peraturan tentang Manajemen Dokumen" merupakan lampiran dari "Peraturan tentang Sistem Informasi Organisasi", tetapi sangat penting dan menghubungkan semua elemen penyusunnya menjadi satu organisme informasi.

Jika manajemen bertekad untuk menciptakan contoh sempurna dari alur kerja organisasi, itu berarti mereka benar-benar terlibat dalam pengembangan bisnis yang sukses, dengan tujuan menghasilkan keuntungan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Fitur dari perkembangan perangkat lunak saat ini, khususnya di garis depan pemrosesan informasi terdistribusi (contoh pemrograman internet), adalah hampir tidak mungkin untuk membuat aplikasi mobile self-adapting.

Tugas manajemen dokumen elektronik dalam suatu organisasi adalah contoh sederhana namun demonstratif. Di sini dinamikanya aneh:

• dokumen masuk dan keluar;
• algoritma untuk memproses makalah bisnis internal dan eksternal.

Menulis kode yang dapat bervariasi karena data dan algoritme berubah sangat sulit. Biaya waktu dan sumber daya tidak tersedia untuk setiap organisasi.

Manajemen dokumen elektronik dalam dinamika

Organisasi alur kerja di perusahaan pada contoh tugas versi elektronik relevan, sederhana, indikatif dan praktis. Kompleksitas tersebut berasal dari proses perancangan kode yang dapat berubah secara dinamis. Waktu pengembangan juga menjadi masalah.

gunakan logika pemrosesan umum.

Kemudian alur kerja dalam organisasi=contoh + fitur ide bisnis Anda sendiri. Dalam pendekatan pertama, hasilnya tidak akan praktis, tetapi segera setelah implementasi pertama dari tugas-tugas dijalankan, siklus penyelesaiannya akan menjadi tidak dapat diubah dan, dengan perhatian, hasilnya akan tercapai.

Pembuatan sistem informasi yang mampu memproses informasi yang berubah secara dinamis, pertama-tama, adalah dinamika dari proses pembuatan itu sendiri.

Sampai mekanisme dibuat untuk mengubah masuk, keluar dandokumen internal, dan kode tidak akan dapat diubah secara independen tanpa partisipasi seorang programmer, tidak mungkin untuk berbicara tentang fakta pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik.

Namun, menciptakan dan menerapkan sistem Anda sendiri untuk sepenuhnya mendukung proses informasi organisasi sama dengan membuat kesuksesannya cemerlang dan sempurna.