Tujuan dan tanggung jawab departemen pembelian

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Mengapa kita membutuhkan departemen pembelian? Di setiap organisasi, departemen ini diwakili dalam satu atau lain bentuk. Dan pekerjaannya secara langsung mempengaruhi efisiensi seluruh organisasi secara keseluruhan. Mari kita lihat lebih dekat bagaimana pekerjaan departemen mempengaruhi hasil organisasi.

Tujuan Departemen

Departemen Pembelian adalah departemen yang mengkhususkan diri dalam pembelian barang dari pemasok dengan persyaratan yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

Pekerjaan departemen berdampak langsung pada semua aktivitas perusahaan. Untuk bermacam-macam, untuk penjualan, kelengkapan gudang, ketersediaan barang yang dibutuhkan, penggunaan modal kerja yang efektif.

Tujuan pembelian dapat diberi peringkat berdasarkan tujuan global perusahaan, tetapi daftar keseluruhan sering kali terlihat seperti ini:

• menentukan kebutuhan perusahaan akan produk tertentu;
• beli barang dengan harga terbaik;
• mempromosikan omset tinggi;
• buat ketentuan untuk menerima barang tepat waktu;



• evaluasikualitas produk dan beli kualitas tertinggi;
• menjaga hubungan dengan pemasok atau pemasok;
• bekerja secara efektif dengan seluruh perusahaan;
• Secara efektif melacak barang yang dibeli;
• pantau omset, dapatkan keuntungan maksimal bagi perusahaan.

Fungsi Utama

Dalam organisasi yang berbeda, fungsi departemen pembelian dapat berbeda secara signifikan satu sama lain. Namun ada fungsi dan tanggung jawab yang akan menjadi ciri departemen di hampir setiap perusahaan:

• Pemantauan pasar pemasok;
• memonitor ketersediaan stok barang;
• pengisian koleksi tepat waktu;
• cari pemasok dan harga terbaik;
• negosiasi dengan pemasok;
• kontrol pengiriman dan pengangkutan barang;



• penerimaan barang;
• kontrol kualitas barang yang dibeli;
• keluhan, jika perlu.

Fungsi tambahan dari departemen pembelian, yang mungkin ada atau tidak ada dalam organisasi - tergantung pada spesifikasi dan strukturnya:

• manajemen aneka;
• mengumpulkan informasi tentang pesaing;
• melibatkan pemasok dalam organisasi pemasaran.

Struktur

Struktur departemen pembelian dibangun tergantung pada:

• ukuran organisasi;
• industri;
• jumlah unit bermacam-macam dalam omset;
• jumlah pemasok;
• lokasi geografis mereka.

Tergantung pada jenis organisasinya, departemen pembelian dapat dikelola secara terpusat atau regional.

Biasanya, ini adalah struktur matriks yang terdiri dari kepala (kepala, direktur) departemen pengadaan dan manajer (spesialis) untuk pengadaan.

Jumlah rata-rata item atau kategori per manajer adalah sekitar 7, tetapi dapat bervariasi tergantung pada volume produksi atau omset.

Tugas departemen dan karyawannya

Untuk pekerjaan departemen pembelian yang efektif, diperlukan pembagian tanggung jawab departemen pembelian yang jelas antara karyawannya.

Tanggung jawab utama kepala departemen adalah untuk menjamin kelangsungan dan stabilitas pasokan barang-barang yang diperlukan dengan mengoptimalkan pekerjaan departemen dan mengkoordinasikan kegiatan karyawan. Selain itu, manajer pembelian harus memiliki gagasan tentang semua kontrak dan kategori yang telah disepakati untuk mengatur dan melanjutkan pekerjaan departemen yang efektif bahkan tanpa adanya karyawan.

Tugas manajer pembelian atau spesialis biasa dari departemen termasuk mengatur pasokan barang, melacak transportasi kargo, mengendalikan pembayaran untuk lot yang dibeli, dan merencanakan pembelian.

Model yang efektif adalah di mana setiap pembeli memiliki area tanggung jawabnya sendiri, yang terdiri dari daftar artikel atau kategori produk.

Persyaratan Karyawan

Mengingat tanggung jawab karyawan dan fungsi departemen, Anda dapat membuat daftar persyaratan untukkandidat ideal untuk posisi pembeli.

Pegawai departemen pembelian masing-masing harus memiliki keterampilan, pengetahuan, dan kualitas pribadi berikut:

• Kemampuan menganalisis informasi. Pemilihan pemasok harus didasarkan pada banyak kriteria. Ini adalah harga terbaik, dan keunggulan geografis, dan keselarasan logistik perusahaan pemasok dan organisasi Anda.
• Pengetahuan tentang prinsip penetapan harga.
• Pengetahuan tentang kerangka hukum pengadaan.
• Kemampuan untuk membuat dan menyimpulkan kontrak.
• Kemampuan untuk bernegosiasi. Terkadang sangat penting untuk menyusun kondisi individu dengan pemasok untuk perusahaan Anda. Mengurangi harga pemasok atau menggunakan sumber daya pemasok untuk promosi, pelatihan khusus produk untuk staf mereka, angsuran produk dan sistem pasca-pembayaran semuanya dapat berfungsi sebagai keunggulan kompetitif yang baik di antara perusahaan serupa.
• Kemampuan untuk menjaga hubungan bisnis.
• Kemampuan untuk merencanakan aktivitas Anda.

Motivasi pembeli dan manajer pembelian

Sistem motivasi departemen pembelian harus dibangun sedemikian rupa sehingga karyawan bekerja dengan efisiensi maksimum. Tetapi pada saat yang sama, persyaratan yang bertentangan dan persyaratan yang melebihi kemampuan karyawan tidak boleh diajukan.

Untuk menerapkan sistem motivasi bulanan, Anda memerlukan:

• Buat model KPI untuk departemen. Ini adalah indikator seperti pemenuhan rencana pengadaan, rasio omset, profitabilitas penjualanbarang, ada dan tidaknya barang basi.
• Membuat model indikator kinerja utama untuk setiap karyawan berdasarkan kriteria seperti delta harga organisasi dibandingkan dengan pesaing, ketersediaan produk yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibeli, peluncuran merek baru, individu kondisi pemasok dan lainnya.
• Berdasarkan model KPI, premi dihitung. Selain itu, akan efektif untuk membayar bonus yang terdiri dari dua bagian: bonus untuk kinerja departemen dan bonus untuk pemenuhan rencana pribadi.

Pada saat yang sama, setiap kriteria KPI harus memiliki properti seperti:

• dapat diukur;
• transparansi;
• kriteria perencanaan harus dibuat dengan mempertimbangkan tren pasar.

Artinya, pembeli dapat, jika diinginkan, menghitung sendiri jumlah preminya.

Bonus kepala departemen dapat didasarkan pada indikator seluruh departemen, dan juga mencakup indikator kinerja setiap karyawan secara individu.

Pada saat yang sama, bagian bonus dari karyawan biasa departemen pengadaan harus sekitar 50% dari seluruh gaji, dan bonus kepala departemen harus sekitar 30-40%. Sisanya adalah gaji, karena tidak semua indikator kinerja departemen dapat dikaitkan dengan aktivitas karyawan tertentu.

Apakah penjualan menjadi tanggung jawab pembeli

Dalam perhitungan KPI departemen pembelian, Anda dapat menggunakan kriteria seperti perputaran barang yang dibeli - rasio penjualan terhadap asetnya.

Sepertinya pembeli harusberurusan hanya dengan pembelian barang, tetapi tetap kualitas barang yang dibeli, daya tarik harganya bagi konsumen akhir atau klien perusahaan secara signifikan mempengaruhi pelaksanaan rencana penjualan.

Oleh karena itu, kuantitas dan kualitas setengah penjualan tergantung pada pembelian yang dilakukan dengan baik.

Tempat departemen pembelian dalam struktur organisasi

Tugas yang diselesaikan oleh departemen pembelian, sesuai dengan tren pemasaran modern, harus diselesaikan dalam urutan ini:

• Pertama, strategi penjualan dibangun (produk jadi atau barang yang dibeli).
• Kemudian, jika departemen pembelian ada di perusahaan, masalah strategi produksi diputuskan.
• Dan baru kemudian dikembangkan strategi pengadaan barang, bahan baku atau komponen yang diperlukan.

Kepala pembelian sering melapor langsung ke CEO perusahaan.

Juga harus ada komunikasi yang efektif antara departemen pembelian dan departemen pemasaran dan penjualan. Tanpa ini, banyak upaya untuk menciptakan departemen pembelian, memperbaiki struktur dan motivasinya akan tetap tanpa hasil yang tepat.

Jika sistem manajemen kategori diterapkan di holding atau organisasi, maka pembeli harus bekerja sama dengan pengelola kategori. Pada saat yang sama, perlu untuk membatasi area tanggung jawab masing-masing spesialis sehingga sistem motivasi tetap transparan dan dapat dimengerti oleh semua orang.