Wakil kepala departemen: fungsi dan tanggung jawab, kualifikasi, kualitas pribadi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Dalam artikel ini kami ingin memperkenalkan salah satu posisi kepemimpinan yang tersedia di hampir setiap organisasi besar. Ini adalah wakil kepala departemen. Pertimbangkan deskripsi pekerjaan, tugas seorang spesialis. Kami juga akan menganalisis posisi dari sudut pandang pelamar - kualitas pribadi dan profesional yang diperlukan, perkiraan resume, pendidikan, pengalaman kerja.

Ketentuan Umum

Dan kita akan mulai dengan uraian tugas wakil kepala departemen. Dokumen tersebut memuat sejumlah ketentuan umum yang mendasar. Mari kita uraikan:

1. Wakil Kepala Departemen - posisi senior. Spesialis dari kategori "manajer puncak".
2. Warga dengan pendidikan profesional yang lebih tinggi (dalam arah yang terkait dengan kegiatan perusahaan pemberi kerja) diterima untuk posisi tersebut. Pengalaman kerja khusus dalam spesialisasi - minimal 3 tahun.
3. Sebagai pengangkatan wakil kepala departemen, dan pemberhentian dari itu- hak prerogatif direktur organisasi atau perusahaan. Penerimaan dan pemberhentian dilakukan sesuai dengan perintah yang ditandatangani oleh pejabat ini, atas ketentuan kepala departemen ini.
4. Wakil kepala departemen melapor kepada kepala departemen.
5. Selama pejabat ini tidak ada di tempat kerja (liburan, cuti sakit, cuti hamil, dll.), tugasnya dialihkan kepada karyawan yang ditunjuk oleh manajemen dengan cara yang ditentukan. Karyawan ini untuk sementara mengemban tugas wakil kepala departemen (direktur). Dia juga bertanggung jawab penuh atas (tugas) mereka yang tidak lengkap, kinerja yang tidak pantas atau karena mengabaikannya.

Persyaratan dasar untuk seorang spesialis

Wakil kepala departemen (kepala departemen) harus mengetahui hal berikut:

• Perintah, perintah, arahan lain dan arahan resmi normatif tentang bidang kegiatan mereka.
• Dasar-dasar perlindungan tenaga kerja, ekonomi, organisasi kerja, manajemen personalia.
• Undang-undang Perburuhan Federasi Rusia.
• Aturan tata kerja internal organisasi pemberi kerja.
• Aturan dan norma keselamatan, proteksi kebakaran, sanitasi industri.

Persyaratan khusus untuk seorang spesialis

Deskripsi pekerjaan wakil kepala departemen bukanlah dokumen universal. Persyaratan kualifikasi lebih lanjut untuk spesialis berbeda tergantung pada departemen mana,organisasi tempat dia bekerja. Misalnya, pertimbangkan departemen dukungan material dan teknis.

Persyaratan khusus untuk "wakil" adalah sebagai berikut:

• Mengetahui dasar-dasar penyelenggaraan dukungan teknis dan material, bongkar muat.
• Tahu aturan dan tata cara penerimaan dan pengiriman barang, pemesanan kendaraan dan peti kemas yang sesuai.
• Untuk dapat membuat dokumentasi resmi dengan benar untuk penerimaan dan pengiriman barang, serta untuk keluhan mereka jika tidak mematuhi persyaratan pengiriman, persyaratan teknis dari perusahaan yang mempekerjakan.
• Tahu peraturan saat ini, aturan tentang kisaran pasokan produk, standar konsumsi bahan bakar atau bahan baku, inventaris, instrumen, bahan, dll.
• Perhatikan kondisi transportasi dan penyimpanan produk perusahaan atau mitra Anda.

Tanggung Jawab Pekerjaan

Bagian uraian tugas wakil kepala departemen ini juga tidak bersifat universal. Kontennya unik untuk setiap bidang aktivitas perusahaan dan divisinya. Kami mengundang Anda untuk membiasakan diri dengan perkiraan konten bagian untuk contoh yang sama (deputi departemen dukungan teknis dan material organisasi):

• Mengelola pekerjaan departemen bawahan dalam menyusun perhitungan kebutuhan perusahaan atau perusahaan untuk bahan baku dan bahan (dalam hal lini produksi kegiatan).
• Menyediakan kepala departemennya untuk persetujuan dokumen perencanaan, proyeksesuai dengan kebutuhan perusahaan akan bahan, bahan baku, produk dalam jangka waktu tertentu (misalnya untuk tahun kalender berikutnya).
• Analisis pergerakan produk, material di gudang perusahaan.
• Penyesuaian dan kontrol kebutuhan departemen produksi perusahaan dalam sumber daya material (termasuk ketika mengubah kisaran output).
• Menyiapkan keseimbangan eksekutif untuk bahan untuk produksi kategori utama barang, menetapkan penyimpangan berdasarkan ada / tidaknya bahan yang diperlukan.
• Menyiapkan proposal kepada kepala departemennya (dukungan teknis dan material) tentang material yang ada di gudang tanpa pergerakan - jika memungkinkan, penggunaan yang sukses, implementasi.
• Partisipasi langsung dalam komisi untuk persediaan bahan baku, bahan di gudang perusahaan.
• Penyusunan laporan statistik tentang pergerakan dan penggunaan sumber daya material dengan cara dan bentuk yang telah disetujui.
• Ikut serta dalam pelaksanaan langkah-langkah penghematan penggunaan bahan baku, bahan, peralatan dengan mengurangi biaya pembelian, pengiriman, dan penyimpanannya.
• Kontrol atas kegiatan bengkel perusahaan (jika ada) untuk penggunaan, penyimpanan, dan akuntansi aset material yang tersedia di sana.

Umpan Balik

Kategori lain dari tugas kepala departemen. Dalam contoh kami, departemen dukungan material dan teknis. Tugas kepala departemen personalia di sini, tentu saja, adalahlainnya.

Umpan Balik berarti menerima "wakil" dari divisi struktural lain dari perusahaan atau organisasi berikut:

• Departemen produksi perusahaan. Rencana produksi, baik untuk kegiatan saat ini maupun untuk periode berikutnya untuk menghitung kebutuhan sumber daya material tertentu.
• Gudang dari departemen pasokan teknis / material. Informasi tentang saldo aset material, pergerakannya di gudang.
• Kepala departemen teknis perusahaan. Tingkat konsumsi bahan, bahan baku untuk pembuatan jenis produk tertentu, serta perubahan desain, produksi, struktur, komposisi barang, yang memerlukan perhitungan ulang kebutuhan bahan baku atau bahan lainnya.

Hak Spesialis

Hak wakil departemen personalia, dukungan material, kerja sama, pembayaran, dan transfer akan sama - terlepas dari spesialisasi pejabat.

Bagian ini mencakup yang berikut - hak untuk:

• Berkenalan dengan proyek direktur perusahaan atau organisasi yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pekerjaan departemen.
• Pengajuan untuk dipertimbangkan oleh manajemen suatu perusahaan, perusahaan, firma dari sejumlah proposal untuk meningkatkan kegiatan mereka sendiri, disediakan oleh uraian tugas wakil.
• Dalam batas kompetensinya, beri tahu kepala departemennya sendiri tentang kekurangan yang teridentifikasi, kekurangan dalam pekerjaan unit struktural ini. Dan juga untuk membuat proposal untuk pemberantasan, penghindaran, dll.
• Terapkaninteraksi yang diperlukan dengan kepala dan wakil mereka dari divisi struktural lain dari organisasi.
• Menyetujui, menandatangani dokumen resmi sesuai kompetensinya.
• Berikan saran untuk mendorong karyawan terkemuka di unit Anda sendiri. Serta pengenaan hukuman (sesuai dengan Kode Perburuhan Rusia) sehubungan dengan mereka yang melanggar disiplin tenaga kerja dan/atau produksi.
• Permintaan dari kepala unit struktural Anda, direktur seluruh organisasi untuk membantu pelaksanaan hak-hak buruh dan pelaksanaan tugas resmi mereka.

Tanggung jawab pejabat

Wakil kepala, kepala departemen akan bertanggung jawab atas keputusan yang dibuat, dokumen dan kontrak ditandatangani, pekerjaan atau kelambanan yang dilakukan dengan tidak semestinya.

Hukum perburuhan menyiratkan tanggung jawab berikut untuk pejabat ini:

• Untuk kinerja yang tidak tepat atau non-kinerja tugas tenaga kerja mereka, yang disediakan oleh deskripsi pekerjaan deputi. Sejauh yang tersirat dalam undang-undang perburuhan Federasi Rusia.
• Untuk pelanggaran selama pelaksanaan kegiatan kerja mereka. Batas tanggung jawab dibatasi oleh undang-undang administratif, pidana dan perdata Federasi Rusia.
• Karena menyebabkan kerusakan material pada perusahaan-majikan. Batas tanggung jawab diatur oleh undang-undang perburuhan dan sipil Rusia.

Ringkasanwakil

Ada banyak resume dari pelamar untuk posisi wakil kepala departemen dan di bursa tenaga kerja, dan dalam menanggapi tawaran dari organisasi. Sebenarnya, hari ini tidak diperlukan keterampilan tertentu dalam menyusun dokumen seperti itu: Anda dapat menemukan banyak templat, sampel, contoh di mana cukup kompeten, informatif dan ringkas untuk memasukkan informasi tentang diri Anda, pendidikan, karier. Banyak bursa tenaga kerja bahkan menawarkan formulir resume standar untuk diisi.

Tetapi ketika mencari pekerjaan sebagai Wakil Kepala Departemen, penting untuk tidak lupa memberikan informasi pribadi berikut tentang diri Anda:

• Jenis pekerjaan yang Anda siap untuk: penuh/paruh waktu, bersedia bepergian, kerja shift.
• Tempat tinggal, kemungkinan relokasi.
• Usia, status perkawinan.
• Informasi tentang pendidikan: nama lengkap universitas atau lembaga pendidikan kejuruan menengah, fakultas dan spesialisasi tempat pelatihan dilakukan. Sarjana, Magister atau Spesialis. Bentuk pendidikan penuh waktu, seminari, paruh waktu, pembelajaran jarak jauh. Jika pelamar memiliki ijazah merah atau perbedaan pendidikan lainnya, maka disarankan untuk memperhatikan hal ini (terutama untuk profesional muda).
• Informasi tentang pendidikan tambahan, seminar dan pelatihan yang telah diselesaikan, pelatihan ulang / kursus pelatihan lanjutan. Itu disajikan sesuai dengan rencana berikut: nama pusat pendidikan, arah pelatihan, nama kursus, jumlah jam, ijazah. Tentu saja, penting untuk menunjukkan hanya apa yang relevan dengan pekerjaan di masa depan.
• Pengetahuan bahasa asing(kategori sesuai standar internasional).
• Memiliki SIM (kategori).
• Kualitas pribadi pelamar.
• Pengalaman. Apakah Anda mencari pekerjaan di departemen kepolisian (wakil, kepala departemen kepolisian) atau di informasi, perdagangan, lingkungan produksi, poin ini akan menjadi yang paling penting dan mendasar di mana-mana. Majikan akan memperhatikannya di resume. Bagaimanapun, posisi manajerial apa pun mengharuskan pelamar untuk memiliki pengalaman kerja, apalagi, sukses dan produktif. Tempat kerja yang lalu terdaftar dalam urutan kronologis terbalik, dari yang terbaru hingga yang paling awal.
• Gaji yang diharapkan. Sebagai aturan, pelamar yang berpengalaman tidak menulis nomor tertentu di sini, membatasi diri pada "dengan persetujuan" sederhana.

Kualitas pribadi seorang spesialis

Kolom ini di resume bukan yang utama untuk spesialis SDM. Namun, itu penting bagi pelamar itu sendiri. Kualitas pribadi tertentu, jenis karakter membantu untuk bekerja dengan sukses sebagai wakil kepala departemen - investigasi, personalia, penjualan dan pemasaran.

Ciri-ciri umum pejabat adalah sebagai berikut:

• Tahan stres.
• Tanggung jawab tinggi.
• Tepat waktu.
• Kesehatan.
• Bakat organisasi.
• Sosiabilitas, kemampuan untuk menemukan pendekatan kepada orang yang berbeda.
• Keterbukaan terhadap pengetahuan dan pengalaman baru.
• Inisiatif.

Kolom "pengalaman kerja"

Kami telah mengatakan bahwa bagian ini adalah yang paling penting dalam resume pelamar untuk posisi manajerial. Karena itu, spesialis harus memberi perhatian besar untuk mengisinya. Informasi yang diberikan harus singkat dan padat. Perhatian pembaca hanya terfokus pada detail penting dalam karier. Dan yang paling penting - data harus benar-benar jujur. Ada kemungkinan bahwa manajer SDM akan menghubungi mantan majikan dari wakil kepala departemen sumber daya manusia untuk memverifikasi keakuratan fakta-fakta tertentu dari biografi kerja.

Tentang setiap tempat kerja masa lalu, informasi ditunjukkan sebagai berikut:

• Masa kerja. Jangka waktu ditunjukkan dengan cara yang sama seperti di buku kerja.
• Jabatan lengkap.
• Nama lengkap organisasi, informasi singkat tentang kegiatannya - bank, perusahaan metalurgi, dll.
• Situs web resmi, alamat email, nomor telepon penanggung jawab, yang akan memberi manajer SDM akses ke mantan majikan Anda.
• Jenis pekerjaan: penuh/paruh waktu, shift, perjalanan bisnis.
• Keterampilan profesional yang digunakan dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.
• Daftar prestasi di tempat kerja ini.

Mari kita lihat contoh kecilnya:

• Kepala Bagian Kerjasama.
• PJSC "Pengadaan-Omsk".
• Bidang kegiatan: pengadaan, pasokan.
• Masa kerja: 10-03-2010-5.08.2014. Total jangka waktu: 3 tahun 9 bulan.
• Digunakan profesionalketerampilan: pengadaan produk, pengorganisasian dan perencanaan sesuai dengan nomenklatur kegiatan pengadaan; manajemen anggaran perusahaan, pengendalian biaya; pekerjaan pra-kontrak/kontrak dengan mitra, kegiatan reklamasi; pemilihan pemasok, penilaian daya saing mereka; mencari mitra alternatif.
• Pencapaian di tempat kerja: optimalisasi biaya produksi, pengurangan biaya perusahaan, penyediaan kebutuhan material perusahaan yang stabil sepanjang masa kerja.

Wakil Kepala Departemen - posisi yang khas untuk berbagai perusahaan dan organisasi. Oleh karena itu, uraian tugas para deputi akan berbeda dalam isi bagian-bagiannya. Namun, ketika mencari pekerjaan, standar umum untuk menulis resume, yang menunjukkan informasi tentang pengalaman kerja adalah relevan.