Manajemen proyek - apa itu? Pro dan kontra

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-17 18:55

Manajemen proyek merupakan elemen integral dari sistem manajemen modern di Rusia. Banyak perusahaan domestik dan asing menggunakan manajemen proyek untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan, mengurangi biaya, meningkatkan keuntungan. Apa itu manajemen proyek dan apa manfaat utamanya?

Apa itu proyek?

Konsep "proyek" dapat ditafsirkan dengan cara yang sangat berbeda. Opsi pertama melibatkan definisi proyek sebagai kumpulan dokumentasi, yang dengannya konstruksi bangunan atau struktur dimungkinkan. Artikel ini akan membahas arti kedua dari kata "proyek".

Ada banyak definisi proyek, meskipun mereka semua setuju pada satu hal: proyek adalah ide yang melibatkan pelaksanaan tugas material tertentu dalam jangka waktu terbatas. Pada saat yang sama, fitur utama proyek disebut:

• Keunikan (proyek adalah sesuatu yang pertama kali dibuat).
• Waktu terbatas (proyek selalu memiliki tenggat waktu untuk pelaksanaannya).
• Tujuan (proyek selalu dilakukan untuk memecahkan masalah tertentu, dinyatakan, sebagai suatu peraturan, dalam unit kuantitatifpengukuran).

Jika ketiga kondisi tersebut terpenuhi, maka rangkaian aktivitas dapat disebut proyek.

Program dan portofolio

Proyek sering dikelompokkan ke dalam program dan portofolio. Pada saat yang sama, program adalah serangkaian proyek yang disatukan oleh tujuan bersama. Misalnya, program peningkatan kualitas pendidikan bagi penduduk dapat mencakup proyek peningkatan gaji guru sebesar 20%, pembangunan 15 sekolah baru, pelepasan 26 buku pelajaran baru untuk mata pelajaran dasar.

Portofolio proyek menyatukan proyek yang didanai dari satu sumber, terlepas dari tujuannya. Misalnya, portofolio proyek Perusahaan N dapat mencakup proyek amal, pembangunan kantor perusahaan baru, perayaan hari jadi direktur, dan peningkatan omset tahunan sebesar 10%.

Proyek dalam portofolio dan program juga harus memiliki tiga fitur utama yang dijelaskan di atas.

Prinsip dasar manajemen proyek

Mengingat pasar yang berkembang secara dinamis untuk teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi proses manajemen, sulit untuk menyebutkan metode spesifik yang sepenuhnya menggambarkan manajemen proyek.

Manajemen proyek mencakup banyak pendekatan dan alat dan didasarkan pada prinsip-prinsip dasar berikut:

• Berorientasi pada hasil. Prinsip ini ditentukan oleh arti istilah "proyek". Manajemen proyek bukan hanya manajemen kualitas, ini adalah serangkaian tindakan yang saling terkait dengan tujuan.
• Prinsip "desain segitiga". Padamanajemen proyek harus dipandu oleh saling ketergantungan antara: waktu, anggaran, kualitas proyek. Perubahan pada salah satu faktor menyebabkan perubahan pada faktor lainnya, yang membuat mereka seolah-olah menjadi sisi dari segitiga yang sama.



• Akuntansi untuk siklus hidup proyek. Siklus hidup suatu proyek dimulai dengan pembentukan gagasan untuk membuat proyek dan berakhir pada berakhirnya periode waktu yang ditentukan dalam proyek. Siklus hidup proyek, sebagai suatu peraturan, berakhir pada saat siklus hidup produk, yang dibuat sebagai hasil dari proyek, dimulai.
• Proses pendekatan manajemen. Prinsip ini melibatkan evaluasi proyek sebagai serangkaian proses yang saling berhubungan dan berujung pada hasil antara dalam bentuk produk setengah jadi atau dokumen penting. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengontrol proyek tanpa apa yang disebut "zona buta".

Metode mendorong peserta proyek

Memberi insentif kepada peserta proyek biasanya diberikan perhatian khusus ketika manajemen proyek dipilih untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Manajemen proyek biasanya mencakup mekanisme motivasi berwujud dan tidak berwujud.

Insentif materi termasuk bonus, denda, pembayaran tambahan untuk penyelesaian awal tugas menengah.

Metode motivasi tidak berwujud termasuk sertifikat dan hadiah disiplin dalam bentuk waktu istirahat, serta penyebaran kompetisi di antara peserta proyek sebagai bagian dari kompetisi kompetitif.

Tahap utama manajemen proyek

Manajemen proyek terjadi dalam tahapan siklus hidup proyek dan fase kompleksitas manajemen. Hubungan antara tahapan dan fase ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

FASE:	Manajemen Biaya	Manajemen jatuh tempo	Pengelolaan Konten	Manajemen Risiko
TAHAP:	1	2	3	4
Inisiasi	Perkiraan pendanaan awal	Perkiraan awal timeline proyek	Definisi tugas utama	Analisis awal kemungkinan faktor negatif
Perencanaan	Perhitungan anggaran dan pencarian sumber pendanaan	Perhitungan jadwal proyek	Perhitungan target proyek	Perhitungan penyesuaian risiko
Pelaksanaan	Pembiayaan proyek tahap demi tahap	Memantau pelaksanaan jadwal	Memantau pencapaian indikator menengah	Memantau perubahan pada driver utama
Tutup	Perkiraan untung/rugi	Kaki/skor memimpin	Penilaian penyelesaian/kegagalan tujuan proyek	Analisiskesalahan yang dibuat

Dengan demikian, bidang manajemen proyek mencakup keuangan, personel, bidang struktural organisasi.

Cakupan manajemen proyek

Struktur manajemen proyek mencakup pembagian semua pekerjaan organisasi ke dalam proyek-proyek yang dibatasi dalam hal waktu dan target. Pada saat yang sama, tim masing-masing proyek dan tim manajer proyek dibentuk, yang melapor kepada manajer tentang kemajuan proyek mereka.

Dalam hal ini, manajemen proyek digunakan, sebagai suatu peraturan, dalam organisasi dari berbagai industri dan ukuran, dengan berbagai pesanan yang dieksekusi secara bersamaan. Namun, dalam bisnis kecil, ia juga menggunakan manajemen proyek untuk memecahkan masalah spesifik dalam memodernisasi produksi atau, misalnya, memperkenalkan produk baru.

Manajemen proyek dalam industri konstruksi

Dalam industri konstruksi, penggunaan metodologi manajemen proyek sangat relevan. Di perusahaan yang menjalankan fungsi pelanggan atau kontraktor, manajemen proyek menggunakan pembagian kerja alami ke dalam proyek (sesuai dengan prinsip produk, yaitu, konstruksi setiap bangunan adalah proyek yang terpisah), dan struktur manajemen puncak secara praktis tidak memerlukan restrukturisasi yang serius.

Manajemen organisasi proyek juga sering dilakukan sesuai dengan prinsip proyek, berhasil menggunakan tim yang sudah terbentukdesainer sebagai tim proyek.

Manajemen proyek dalam struktur negara

Manajemen proyek di pemerintahan adalah tren yang cukup baru di zaman kita. Metode manajemen program-target, yang telah berkembang sejak periode Soviet, kini telah mengambil bentuk manajemen proyek di seluruh negeri. Sekarang, untuk menyelesaikan tugas-tugas penting yang strategis bagi negara, digunakan program yang mencakup proyek individu dengan indikator target dan tenggat waktu implementasi. Namun, metodologi untuk mengelola program tersebut masih jauh dari ideal dan membutuhkan modernisasi dan pembaruan.

Pengalaman menerapkan manajemen proyek di wilayah Belgorod

Administrasi publik berbasis proyek telah membuktikan dirinya di seluruh dunia. Di Rusia, ada pengalaman dalam menerapkan teknologi ini di wilayah Belgorod.

Eksperimen skala besar ini memengaruhi hampir semua aspek pegawai negeri di wilayah Belgorod. Di antara elemen utama adalah pelatihan manajemen proyek, dukungan organisasi dan metodologi, inspeksi di tempat, motivasi, penilaian kompetensi karyawan, komisi ahli untuk tinjauan proyek.

Manajemen proyek wilayah Belgorod sekarang termasuk badan kolegial manajemen proyek:

• Komisi antardepartemen yang mengelola kegiatan proyek.
• Komisi pakar sektoral yang memutuskan pembukaan/penutupan proyek.
• Kantor proyek regional yang mengontrol kepatuhan terhadap metodologimanajemen proyek.

Toko Terpadu

Dalam kerangka transisi ke manajemen proyek, Wilayah Belgorod, pada 2010, beralih ke koordinasi proyek investasi melalui sistem "satu jendela", yang sekarang dikenal di Moskow. Peran jendela ini hanya dilakukan oleh salah satu layanan yang baru diperkenalkan - kantor proyek regional. Kini, tepat satu bulan setelah melamar ke kantor proyek, badan usaha tersebut menerima dokumen persetujuan.

Sistem informasi otomatis "Manajemen proyek"

Informasi dan dukungan teknis untuk manajemen proyek di wilayah Belgorod dilakukan melalui sistem informasi otomatis (AIS) "Manajemen Proyek". Ini adalah aplikasi web tanpa perangkat lunak yang melakukan fungsi berikut untuk proyek, portofolio, dan program:

• Memelihara registry (database).
• Penjadwalan.
• Penganggaran.
• Pemantauan pelaksanaan di tingkat kabupaten dan kota.
• Distribusi kekuasaan dan tanggung jawab tim.
• Ubah konten.
• Sistem peringatan tentang acara mendatang dan yang akan datang untuk proyek.
• Aliran dokumen.
• Pelaporan analitik otomatis.
• Integrasi dengan Pemerintah elektronik wilayah Belgorod.

Keuntungan dan kerugian dari manajemen proyek

Pengalaman yang dijelaskan dalam menerapkan manajemen proyek di wilayah Belgorod ternyata berhasil. Efek dari perubahan ini diekspresikan terutama dalampeningkatan tingkat pertumbuhan produk regional bruto sebesar 0,1% (lebih dari 3 miliar rubel), pengurangan waktu yang dihabiskan untuk persetujuan proyek (sebesar 2 bulan untuk setiap proyek) dan peningkatan tingkat pengembangan investasi di daerah sebesar 23%. Namun, hasil yang paling penting adalah pembentukan pemikiran proyek di antara karyawan yang secara aktif menganalisis dan mencoba memecahkan masalah, kadang-kadang bahkan menggunakan metode inovatif yang tidak standar.

Motivasi dan restrukturisasi struktur manajerial memungkinkan untuk memperoleh efek positif tidak hanya untuk pegawai negeri, tetapi juga untuk bisnis, menciptakan iklim investasi yang menguntungkan dan menghilangkan hambatan untuk kewirausahaan.

Penduduk di wilayah tersebut kini berperan aktif dalam pemilihan dan pengendalian pelaksanaan proyek-proyek strategis yang penting. Bagi masyarakat, manajemen proyek adalah kesempatan untuk menikmati layanan berkualitas tinggi dan mobilitas tinggi.

Namun, terlepas dari semua kelebihan struktur manajemen proyek, ada juga kelemahan dari pendekatan ini.

Pertama-tama, masa transisi. Dibutuhkan waktu tertentu bagi tim proyek untuk bekerja sama dan menjalankan fungsinya sebagai mekanisme yang terkoordinasi dengan baik.

Kedua, ketika menerapkan manajemen proyek di suatu perusahaan, pencarian manajer proyek yang baik dapat tertunda. Persyaratan yang sangat tinggi dikenakan pada kualitas pribadi dan profesional seorang manajer proyek: kualifikasi yang komprehensif, keterlibatan penuh dalam proyek, pengalaman manajemen proyek dari spesifikasi yang diperlukan.

Kerugian ketiga dari manajemen proyek dapat dianggap sebagai kebutuhanmembagi sumber daya perusahaan antar proyek. Di perusahaan "miskin", ini mungkin tidak layak sama sekali. Manajer proyek harus "berjuang" untuk pendanaan dan personel, yang tidak dapat diterima dalam kondisi kontrol total dari semua tahap siklus hidup proyek.

Salah satu kelemahan paling penting dari jalur manajemen proyek dalam suatu organisasi adalah mempekerjakan anggota tim proyek dan manajer proyek setelah proyek selesai. Seperti yang Anda ketahui, beban kerja tim adalah aturan terpenting dari bisnis yang sukses, dan dalam kasus pekerjaan proyek, kelompok spesialis "menggantung di udara" secara teratur muncul, yang sekaligus kehilangan beban kerja konstan mereka.

Meringkas hal di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen proyek merupakan bagian integral dari ruang bisnis modern, dan mempelajari dasar-dasarnya hanya diperlukan untuk pengambilan keputusan manajemen yang kompeten baik di tingkat negara bagian maupun dalam satu bisnis.