Penganggaran proyek. Jenis dan tujuan anggaran. Tahap proyek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-17 18:55

Penganggaran proyek harus dipahami sebagai penentuan biaya pekerjaan yang dilaksanakan dalam skema tertentu. Selain itu, kita berbicara tentang proses pembentukan anggaran atas dasar ini, yang berisi distribusi pengeluaran yang ditetapkan berdasarkan item biaya, jenis pekerjaan, pada waktu pelaksanaannya atau item lainnya.

Pembentukan struktur anggaran

Bagaimana anggaran awal proyek disiapkan? Struktur tersebut terungkap melalui bagan akun akuntansi untuk biaya program tertentu. Sebagai aturan, untuk menentukannya, cukup memiliki estimasi akuntansi tradisional.

Penganggaran dianggap sebagai rencana biaya atau penanda biaya. Artinya, setelah perencanaan awal, Anda perlu memahami berapa banyak, kapan dan untuk apa sebenarnya dana itu akan dibayarkan. Oleh karena itu, dalam hal ini, dimungkinkan untuk menggunakan metode penyajian kerugian apa pun. Namun, harus diingat bahwa mereka harus memenuhi persyaratan praktis dari para pemangku kepentingan,tertarik pada mereka, serta standar yang ditetapkan. Selain itu, mereka harus menjawab pertanyaan-pertanyaan yang menarik bagi investor proyek.

Formulir presentasi anggaran

Anggaran yang direncanakan dan yang sebenarnya memiliki bentuk penyajian tertentu. Jadi, di antaranya penting untuk diperhatikan sebagai berikut:

• jadwal, yang merupakan jenis rencana biaya;
• matriks distribusi kerugian;
• bar grafik pengeluaran;
• grafik kerugian kumulatif serupa;
• bagan garis biaya kumulatif dari waktu ke waktu;
• menampilkan struktur kerugian tipe melingkar.

Perlu dicatat bahwa pada berbagai tahap pengembangan proyek, desain proyek dan dokumentasi kerja yang berbeda relevan. Faktanya adalah bahwa kita berbicara tentang pengembangan berbagai jenis anggaran. Mereka berbeda satu sama lain baik dalam akurasi dan tujuan yang diperlukan. Perlu dicatat bahwa margin anggaran menjadi jauh lebih kecil seiring berjalannya proyek.

Varietas dan tujuan anggaran

Mengurangi kesalahan dapat diperdebatkan dengan data dari tabel di bawah ini. Jadi, pertimbangkan tujuan dan jenis utama anggaran.

Tahap proyek	Pendanaan	Tujuan	Kesalahan, %
Konsep desain. Gagasan utama dalam bentuk diperluas	Ekspektasi anggaran. Tanggal Tepat	Perencanaan kebutuhan dan pembayaran uang tunai	25-40
Pembenaran investasi (studi kelayakan)	Anggaran sementara	Pembenaran item biaya, perencanaan untuk menarik dan penggunaan keuangan selanjutnya	15-20
Tender, negosiasi dan kesepakatan. Untuk setiap tahap secara terpisah	Anggaran diperbarui	Menjadwalkan penyelesaian dengan pemasok dan kontraktor	8-10%
Pengembangan kertas kerja. Setiap tahap memiliki perhitungannya sendiri	Anggaran akhir	Pembatasan arahan penggunaan sumber daya	5-8%
Pelaksanaan dan penyelesaian proyek	Anggaran aktual	Manajemen biaya (dengan kata lain, akuntansi dan pengendalian selanjutnya). Anggaran proyek dan perkiraan biaya

Anggaran proyek dan perkiraan biaya

Menarik untuk dicatat bahwa anggaran proyek serupa dengan perkiraan biaya operasional salah satu elemen bisnis perusahaan. Perbedaan utama di sini adalah bahwa secara tradisional menutupinya secara keseluruhan, yaitu dari awal hingga akhir. Pada gilirannya, anggaran unit bisnis dibentuk setiap tahun atau triwulanan. Untuk pengendalian yang paling efektif, harus dibagi menjadi dua komponen: biaya langsung dan biaya tidak langsung.rugi.

Jenis anggaran pertama adalah alat manajemen dan kontrol utama bagi manajer proyek, serta direktur unit fungsional yang ambil bagian di dalamnya. Ini termasuk biaya (biaya perjalanan, upah, dan sebagainya) setiap orang yang termasuk dalam tim program. Dalam hal ini, masing-masing mata pelajaran melakukan tugas yang terpisah.

Perlu diingat bahwa ketika membenarkan item biaya, poin-poin berikut diperhitungkan:

• biaya bahan yang dibeli;
• jumlah yang dikeluarkan untuk produksi;
• biaya penyimpangan dari penggunaan normal teknologi;
• jumlah yang dihabiskan untuk memesan produk;
• biaya persediaan;
• pengeluaran lain.

Pada gilirannya, biaya jenis langsung harus disajikan sebagai berikut:

• dalam bentuk yang dipecah - persis sesuai dengan struktur proyek hingga tingkat tugas yang dapat dieksekusi;
• termasuk pengeluaran mingguan untuk gaji staf, bahan (diproduksi berdasarkan kontrak atau dibeli) dan lainnya untuk setiap komponen dan tugas proyek bernilai menengah;
• termasuk biaya overhead yang berhubungan langsung dengan pembayaran material dan tenaga kerja;
• diringkas sesuai dengan berbagai tugas yang dilakukan oleh entitas yang berpartisipasi;
• menyediakan cadangan manajemen (dengan kata lain, meninggalkan cadangan biaya dan waktu tertentu untuk berjaga-jaga).

Pentingnya proses anggaran

Penganggaranproyek memberikan tekanan yang signifikan pada manajer dan departemennya. Faktanya adalah bahwa itu mengajukan alternatif seperti itu: jika kita tetap dalam anggaran, maka kita bertindak secara efektif, tetapi jika melebihi, pekerjaan dilakukan dengan buruk.

Namun, persyaratan ini seringkali tidak berlaku untuk penganggaran proyek yang sebenarnya. Faktanya, anggaran dibentuk dan dilaksanakan di bawah tekanan tertentu dari sejumlah faktor, baik subjektif maupun objektif.

Misalnya, seorang manajer proyek yang dipekerjakan seringkali dipaksa untuk menerima anggaran yang dikembangkan dan diadopsi tanpa partisipasinya, bahkan jika itu tampak tidak realistis baginya. Jika tidak, karyawan tersebut dapat ditolak kontraknya. Namun, jika dia setuju dengan anggaran yang jelas-jelas tidak memenuhi tenggat waktu yang diberikan, serta dengan sumber daya yang tersedia, maka segera setelah pencapaian hasil tertentu membutuhkan pengeluaran lebih dari yang direncanakan, karyawan terpaksa menjelaskan masalah ini, meskipun fakta bahwa awalnya anggaran ditetapkan pada tingkat yang sangat rendah.

Perlu diingat bahwa penganggaran proyek bisa rasional. Dalam hal ini, tujuan anggaran terutama untuk menetapkan biaya proyek yang sebenarnya bagi perusahaan. Oleh karena itu, jika manajer proyek menerima anggaran yang secara signifikan melebihi margin kesalahan 15-20% yang dapat diterima untuk tahap pembenaran biaya (informasi dari tabel di atas), kemungkinan besar situasinya tidak terbatas pada menjelaskan struktur alasan untuk manajemen seniorkelebihan ini. Dalam hal ini, manajer proyek kemungkinan besar akan kehilangan pekerjaannya.

Bagaimana cara menghindarinya?

Untuk menghindari situasi seperti itu, M. Thomsett, seorang ilmuwan Amerika, menyarankan para manajer untuk membentuk anggaran proyek mereka sendiri. Namun, ia menunjukkan sejumlah alasan untuk perilaku ini:

• Anda bertanggung jawab untuk melaporkan biaya proyek di masa mendatang dan kemampuan untuk membelanjakan anggaran mereka. Ini tidak akan mungkin jika Anda bekerja dengan anggaran yang telah ditentukan.
• Menjadi manajer proyek, Anda harus tahu lebih baik daripada orang lain tentang berapa tepatnya biaya proyek tertentu. Anggaran yang Anda tetapkan dianggap sebagai tujuan moneter. Itu harus memuaskan Anda sesuai dengan parameter berikut: untuk memberikan kesempatan untuk mengukur keberhasilan proyek dan menjadi cara untuk mengukur kompetensi manajer (yaitu, Anda).
• Anda harus mengizinkan beberapa tunjangan di garis anggaran. Ini penting jika pembenaran masa depan untuk biaya tertentu ikut bermain. Harus ditambahkan bahwa asumsi dibandingkan dengan kemungkinan untuk periode saat ini, sementara kemungkinan komplikasi tidak diperhitungkan. Hanya ketika Anda memiliki kemampuan untuk membandingkan pada tingkat ini, proses anggaran akan berfungsi seperti yang direncanakan.

Membuat, melacak, dan menjalankan rencana keuangan

Anda perlu tahu bahwa anggaran proyek dibentuk, dipantau, dan dijalankan secara terpisah dari rencana keuangan unit yang terlibat dalam bisnis,perusahaan secara keseluruhan.

Ada alasan untuk ini:

• Proyek cenderung tidak berulang. Anggaran departemen dan subdivisi dibentuk setiap tahun. Mereka sering ditinjau setiap enam bulan atau lebih sering. Proyek mengakhiri keberadaannya segera setelah pelaksanaannya. Faktanya, waktu pelaksanaan program tidak terikat dengan tahun anggaran. Revisi anggaran tidak diinginkan. Pengecualian adalah kasus ketika kesalahan besar ditemukan di versi awal atau ketika lingkungan berubah secara dramatis (di dalamnya proyek tertentu sedang diimplementasikan).
• Di tangan manajer - kontrol langsung atas pelaksanaan anggaran. Perlu dicatat bahwa rencana keuangan departemen dan divisi, sebagai suatu peraturan, bergantung pada hubungan yang berkembang antara beberapa layanan: departemen pelaksana memberikan batasan biaya untuk satu atau departemen lain, berdasarkan informasi yang diberikan oleh departemen lain; namun, keputusan tentang personel dan sistem dibuat oleh manajemen puncak. Proyek, sebaliknya, menggunakan anggaran sesuai dengan dua arah: penggunaan sumber daya yang tersedia (prestasi dan personel), mereka sudah tersedia dan anggaran departemen, dan penggunaan terbatas sumber daya jenis eksternal. yang tertarik sementara. Mempekerjakan karyawan tambahan menghasilkan biaya tetap; unit personel tambahan untuk sebuah proyek, biasanya menggunakan pasukan yang sudah bertugas.
• Keberhasilan pelaksanaan anggaran secara langsung berkaitan dengan kepatuhan yang sempurna terhadap rencana aksi proyek, serta jadwal penggunaan sumber daya. Ini juga terdiri daritergantung pada seberapa baik manajer telah merencanakan pelaksanaan setiap fase, serta apakah karyawan yang berpartisipasi dalam tim proyek mematuhi jadwal yang ditetapkan. Jika pelaksanaan suatu tahap atau pekerjaan secara keseluruhan tertunda karena kebutuhan, misalnya, dalam sumber daya manusia atau waktu dari yang ditentukan semula, ini entah bagaimana mempengaruhi anggaran dengan cara yang tidak menguntungkan, yaitu dalam bentuk anggaran. peningkatan biaya pelaksanaan pekerjaan proyek.

Aturan serupa, setidaknya dalam situasi ideal, harus digunakan oleh manajer semua departemen perusahaan yang memiliki anggaran sendiri. Perlu diketahui bahwa masing-masing dari mereka bertanggung jawab untuk tidak melebihi tingkat anggaran dan, karenanya, pengeluaran yang berlebihan. Namun, dalam praktiknya, hanya sebagian kecil perusahaan yang secara ketat mengikuti aturan ini. Di sisi lain, hanya beberapa perusahaan yang mengizinkan direktur departemen untuk menetapkan tingkat anggaran yang benar-benar dibutuhkan untuk proyek yang dijalankan di departemen.

Tender, negosiasi dan kesepakatan

Selanjutnya, disarankan untuk mempertimbangkan tahap puncak proyek: organisasi tender, lokasi khusus, serta kesimpulan dari perjanjian kerjasama dan kemitraan.

Di bawah tender harus dipahami penawaran kompetitif, di mana pilihan pemasok produk dan layanan yang dapat dipasarkan diterapkan. Pelanggan kota dan negara bagian melakukan kegiatan mereka dalam kerangka 44-FZ Pada sistem kontrak di lapanganpembelian barang, pekerjaan, jasa untuk menjamin negara. dan kebutuhan kota.”

Perusahaan negara, organisasi yang melaksanakan kegiatan yang diatur, monopoli alami bekerja sesuai dengan hukum 223-FZ “Pada pengadaan barang, pekerjaan, jasa oleh jenis badan hukum tertentu. orang” (misalnya, tender konstruksi).

Tempat khusus

Struktur komersial beroperasi dalam undang-undang sipil saat ini di wilayah Federasi Rusia. Mereka memposting informasi tentang rencana mereka di situs tender. Baik individu maupun badan hukum yang sepenuhnya mematuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang Rusia berhak untuk berpartisipasi dalam pengadaan.

Ada beberapa tender: terbuka (yaitu, untuk semua peserta), misalnya, tender terbuka, permintaan penawaran, lelang elektronik, permintaan proposal; tertutup (yaitu, untuk sejumlah orang terbatas), misalnya, pelelangan dan kompetisi terbatas. Pembelian dapat dilakukan baik dalam bentuk elektronik maupun dalam bentuk kertas.

Perlu diingat bahwa acara semacam itu membutuhkan persiapan yang serius, khususnya dari segi hukum, keuangan, dan teknis. Ini diperlukan untuk memastikan penerapan dan pelaksanaan kontrak. Oleh karena itu, manajer harus terlebih dahulu mengatur staf mereka untuk kerja tim, karena hasil akhir tergantung pada koherensi operasi yang dilakukan oleh karyawan.

Tahap utama pelaksanaan tender

Secara skema, partisipasi dalam acara tersebut dapat direpresentasikan sebagai berikut: Analisis pasar → Seleksi dan penerimaan lebih lanjuttanda tangan elektronik → Pendaftaran → Cari situs tender → Persiapan keamanan finansial → Pembukaan akun khusus (ini diperlukan untuk peserta pengadaan sesuai dengan 44-FZ) → Persiapan dan pengajuan selanjutnya dari aplikasi untuk partisipasi dalam pengadaan → Partisipasi langsung dalam tender. Langkah terakhir, tentu saja, adalah mendapatkan hasilnya.

Mari kita perhatikan tahap utama dari daftar yang disajikan: partisipasi, misalnya, dalam tender konstruksi. Ini akan menjadi lelang elektronik di bawah 44-FZ. Pada waktu yang telah ditentukan, pelanggan mulai mempertimbangkan aplikasi peserta. Ketika aplikasi Anda dianggap memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam pelelangan, Anda harus menghitung tingkat harga minimum di mana Anda siap untuk memasok produk konstruksi atau menyediakan layanan terkait, mengatur pekerjaan di bawah tender ini.

Lelang elektronik dilakukan secara real time. Jadi, dalam waktu sepuluh menit setelah mengajukan penawaran terakhir untuk harga, peserta memiliki hak untuk membuat penawarannya sendiri secara online di "langkah lelang": dari 0,5 hingga 5% dari NMCC. Dengan kata lain, langkah yang dapat diambil pada suatu waktu tidak boleh melebihi 5% dari harga maksimum awal perjanjian kemitraan (kerjasama) yang ditunjukkan dalam pemberitahuan.

Menurut hasil lelang, protokol dibuat. Setelah lelang dianggap selesai, tahap pertimbangan bagian tambahan aplikasi dimulai.

Kesimpulan

Jadi, kami telah mempertimbangkan kategori penganggaran:tujuan dan jenis anggaran, tahapan proyek. Selain itu, kami menganalisis panggung utama secara lebih rinci. Perlu dicatat bahwa bahkan seorang pemula dapat memenangkan tender. Bagaimana cara mempraktekkannya?

Perdagangan elektronik melibatkan kehadiran pelanggan, yaitu uang. Namun, tender tersebut mengecualikan hubungan informal. Tidak ada cara untuk mencapai kesepakatan. Kegagalan untuk mematuhi ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak dapat mengakibatkan hilangnya kesepakatan, kehilangan dana, dan kehilangan kesempatan untuk berpartisipasi dalam lelang lain karena diskualifikasi. Pemula sering melanggar aturan ini karena kurangnya perhatian.

Pertama-tama, Anda harus mendapatkan tender yang tidak mengandung aturan ketat. Misalnya, pada lelang rencana komersial. Baru setelah itu disarankan untuk beralih ke tender yang serius, yang diatur oleh undang-undang pengadaan sesuai dengan 44-FZ dan 223-FZ. Kondisi utama untuk kemenangan tidak lebih dari perhatian penuh. Pertama-tama, Anda perlu memikirkan kualitas pekerjaan, dan bukan tentang jumlah kesepakatan.

Bayangkan Anda masih menang. Anda memiliki kontrak di tangan Anda. Akankah perusahaan dapat menemukan kapasitas dan kekuatan tambahan untuk memenuhinya tanpa masalah? Dan jika tidak, berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk menyewa pekerja atau menyewa peralatan? Apakah kesepakatan akan tetap menguntungkan?

Perlu diingat bahwa di antara kesalahan penawar, yang utama adalah seperti pelanggaran tenggat waktu, studi dokumentasi yang tidak hati-hati, upaya untuk mengikuti banyak tender pada saat yang sama, tidak berfungsinya rencana teknis,berdagang dengan kerugian. Semua ini dapat menyebabkan konsekuensi yang merugikan. Itulah mengapa perlu untuk mencegah semua kekurangan yang terdaftar terlebih dahulu.