Efisiensi akuntansi: periode penyimpanan dokumen

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Efisiensi akuntansi sangat dipengaruhi oleh organisasi yang kompeten dari penyimpanan dokumen yang menumpuk di perusahaan. Oleh karena itu, untuk menghindari masalah, setiap akuntan harus membiasakan diri dengan persyaratan syarat dan prosedur penyimpanan dokumen sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

Bagaimana urutan penyimpanan dokumen?

Undang-undang federal sejak 2013 mengharuskan setiap perusahaan menyimpan semua dokumen utama, laporan keuangan, daftar akuntansi dan standar kerja, serta dokumen lain yang terkait dengan kegiatan entitas ekonomi ini. Aturan ini juga berlaku untuk periode penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik, yang semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan dari berbagai bentuk organisasi dan hukum.

Berapa lama waktu yang dibutuhkanmenyimpan dokumen?

Masa penyimpanan dokumen - setidaknya lima tahun, atau lebih (sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi). Menariknya, kode pajak menyediakan periode penyimpanan lainnya (empat tahun). Ini berlaku untuk semua laporan keuangan, dan periodenya dihitung dari saat penggunaan terakhirnya. Yang terbaik, tentu saja, menyimpan dokumen selama lima tahun, yang akan menghemat banyak waktu dan saraf jika terjadi sesuatu! Dokumen tentang transaksi perdagangan luar negeri harus dipertimbangkan secara terpisah. Jika negara rekanan asing menyediakan waktu yang lebih lama untuk menyimpan dokumen daripada di Federasi Rusia, maka lebih baik untuk memilihnya, dan tidak berharap bahwa tidak akan ada masalah dengan transaksi di masa depan. Dan ini harus diatur dalam peraturan internal perusahaan, yang akan mencegah banyak kesalahan oleh karyawan.

Siapa yang bertanggung jawab menyimpan dokumen?

Sesuai dengan "surat" undang-undang, ketua organisasi yaitu. CEO-nya secara pribadi bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen dalam arsip perusahaan. Jika periode penyimpanan dokumen atau organisasi sirkulasi dokumen tidak dipatuhi, maka denda sepuluh ribu rubel akan dikumpulkan dari perusahaan, dan tiga puluh ribu rubel untuk pelanggaran berulang. Dalam hal ketidakbertanggungjawaban seperti itu menyebabkan perkiraan jumlah pajak yang terlalu rendah, maka dua puluh persen dari pajak yang belum dibayar harus dibayar, tetapi denda ini tidak boleh kurang dari empat puluh ribu rubel. Undang-undang Federasi Rusia juga secara terpisah menetapkan hukuman untukpejabat atas kerugian yang disebabkan oleh organisasi penyimpanan dokumen yang tidak efisien di perusahaan.

Bagaimana cara menghancurkan dokumen yang sudah kedaluwarsa?

Untuk memulainya, perlu dicatat bahwa beberapa dokumen tidak dimusnahkan, tetapi dipindahkan ke arsip kota, jadi sangat penting tidak hanya untuk menandainya dengan masa kadaluwarsa, tetapi juga untuk menjaga penempatannya. tulisan “Komisi Peninjauan Ahli” (EPK). Jika tidak perlu mentransfer dokumen ke arsip, maka kepala organisasi harus mengeluarkan undang-undang tentang pemusnahan dokumen. Jika tindakan tersebut tidak dibuat, maka dokumen dianggap hilang, dan diperlukan perintah untuk menunjuk komisi untuk menyelidiki kerugian tersebut.