Proses bisnis: analisis proses bisnis. Deskripsi, aplikasi, hasil

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Setiap wirausahawan perlu mengetahui setidaknya secara tidak langsung apa itu proses bisnis. Analisis proses bisnis membantu mengurangi biaya, meningkatkan profitabilitas dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan perusahaan. Dalam literatur ekonomi, konsep ini pertama kali ditemui dalam karya-karya peneliti pada tahun 80-an abad terakhir. Saat itulah di Amerika Serikat untuk pertama kalinya mereka berpikir bahwa efisiensi semua produksi bergantung pada serangkaian tindakan yang saling terkait yang disebut proses bisnis.

Definisi

Proses bisnis adalah konsep yang kompleks. Pengembangan bisnis sangat tergantung pada operasi, prosedur, dan aktivitas yang saling terkait. Mustahil membayangkan sebuah pabrik tanpa pasokan bahan baku, pengolahannya, pekerja di mesin dan akuntan. Perusahaan adalah suatu sistem tertutup yang berfungsi sebagai organisme yang integral. Dan agar semuanya bekerja dengan benar tanpa hambatan dan penundaan, Anda memerlukan otak utama - manajer berpengalaman yang akan menganalisis dan memantau koherensi semua proses bisnis.

Jika Anda melihat dari sudut pandang ekonomi, maka keterkaitan semua kegiatan yang mungkin, di mana pengolahan sumber daya lingkungan menjadi produk akhir bagi konsumen, disebut proses bisnis. Analisis proses bisnis adalah penilaian efektivitas tindakan, operasi, atau peristiwa tertentu yang terkait dengan produksi.

Untuk apa mereka

Mendeskripsikan proses bisnis cukup mudah. Tetapi masalah realitas terbesar adalah bahwa di perusahaan mana pun di negara kita, jarang ditemukan orang yang benar-benar tertarik untuk meningkatkan efisiensi berbagai proses produksi. Usaha kecil dan menengah mencoba menggunakan metode yang sudah lama ketinggalan zaman untuk mengurangi biaya, sementara di Barat mereka telah lama memahami bahwa keberhasilan bisnis tergantung pada manajer sewaan yang kompeten yang tertarik untuk mendapatkan hasil maksimal dari pekerjaannya.

Menciptakan proses bisnis memberikan pemahaman yang jelas: siapa yang bertanggung jawab atas tahapan apa, posisi apa yang didudukinya, dan apa yang harus dilakukan. Penataan seperti itu membuat organisasi produksi menjadi transparan dan memudahkan pengelolaannya. Dengan mengomunikasikan pohon tujuan kepada karyawan, Anda dapat meningkatkan motivasi mereka dengan menunjukkan bahwa pekerjaan mereka ditujukan untuk tujuan bersama. Selain itu, mengatur bisnis dengan cara ini akan membantu mengidentifikasi biaya yang tidak perlu dari sumber daya keuangan dan waktu.

Cara membuat

Terlepas dari apakah bisnis itu besar atau kecil, pendekatan untuk membuat rencana terperinci adalah sama. Mempertimbangkancontoh spesifik. Ada perusahaan yang menjual sofa. Diagram proses bisnis mirip dengan pohon. Cabang utama menampung fitur utama yang bercabang menjadi yang lebih kecil. Jadi, apa saja tahapan utama dari proses bisnis peritel?

1. Pembelian barang. Ini adalah proses bisnis pertama dan utama. Apa saja sub-tahapannya?

• Analisis pemasok.
• Menyusun kontrak dengan pabrik.
• Menyusun kontrak dengan perusahaan transportasi.

2. Penempatan sofa. Pada tahap ini, ada momen seperti:

• Memilih kamar.
• Konstruksi atau sewa tempat.
• Membuat kondisi untuk penjualan.

3. Proses penjualan.

• Perekrutan.
• Membeli mesin kasir.
• Menciptakan suasana dan desain untuk penjualan.

4. Pemasaran dan periklanan.

• Penempatan tanda.
• Buat kartu nama, booklet, brosur, katalog, dll.
• Penempatan iklan.

Daftarnya bisa panjang. Penting untuk memahami bagaimana proses bisnis dibuat. Dan kemudian kami akan memberikan beberapa aturan emas untuk mengatur bisnis agar sukses.

Aturan 1

Orang tertentu bertanggung jawab untuk setiap tahap bisnis yang dipilih. Libatkan mereka dalam pembuatan skema. Ini akan memberikan kesempatan untuk memahami proses secara lebih rinci, untuk menarik minat karyawan dan meningkatkan motivasi mereka untuk mencapai tujuan bersama. Ini sangat penting pada tahap awal pembentukan perusahaan. Memulai bisnis selalu dikaitkan dengankesulitan besar, dan penetapan tujuan yang tepat waktu untuk tahapan tertentu akan memberikan rencana tindakan yang lebih rinci.

Aturan 2

Gunakan program otomatis dan visualisasikan sirkuit Anda. Sampai saat ini, ada banyak program siap pakai yang membantu menyusun informasi. Usaha kecil dan menengah menggunakannya di mana-mana.

Jika Anda bekerja dalam kelompok, ambillah papan atau selembar kertas untuk menuliskan semuanya dan gambarlah pohon dari proses yang Anda lakukan. Mulailah dengan operasi besar dan pecah menjadi yang lebih kecil. Untuk perusahaan besar, menciptakan proses bisnis adalah pekerjaan yang sangat melelahkan yang membutuhkan konsentrasi maksimum dan koordinasi tindakan dari semua karyawan.

Aturan 3

Saat merumuskan proses bisnis, dipandu oleh strategi perusahaan, dan bukan oleh struktur organisasinya. Fungsi yang sama dapat melampaui departemen yang sudah mapan. Misalnya, ketika mengirimkan produk dari pemasok, seseorang dapat mempertimbangkan batas proses bisnis sampai produk meninggalkan gerai ritel itu sendiri, yaitu ketika ditempatkan di rak dan tersedia untuk konsumen. Proses ini melibatkan beberapa departemen yang merupakan bagian dari struktur organisasi.

Aturan 4

Jangan terlalu detail dalam rencanamu. Jika Anda membebani diagram dengan informasi yang tidak perlu, ini akan menyebabkan kebingungan umum dan beban berat bagi karyawan yang bertanggung jawab. Jika Anda berencana untuk membuat perubahan di segmen tertentu, bagian ini perlu dirinci, dan sisanya harus dipertimbangkan.hanya dangkal, tanpa masuk ke rincian. Efisiensi proses bisnis tunduk pada hukum Pareto "20/80", ketika 20% dari deskripsi rinci akan membawa 80% dari keberhasilan seluruh operasi.

Aturan 5

Jangan takut pada kebenaran dan bangun skema berdasarkan apa yang sebenarnya. Situasi ini sangat sering terjadi. Manajer kepala bertanya kepada bawahannya tentang departemen mereka untuk membangun diagram proses bisnis. Mereka mencoba dan memberitahu bagaimana mereka melakukannya dengan baik. Meski pada kenyataannya keadaan sebenarnya jauh dari ideal. Tetapi berdasarkan data yang salah, skema yang salah akan dibangun, setelah itu keputusan yang tidak efisien akan dibuat dan semua pekerjaan akan sia-sia.

Jangan bingung "apa adanya", "sebagaimana mestinya" dan "seperti yang saya inginkan". Tidak peduli seberapa buruk semuanya, proses bisnis dikompilasi dengan tepat untuk meningkatkan keadaan ini. Oleh karena itu, sangat penting untuk hanya menggambarkan situasi kehidupan nyata.

Otomasi proses bisnis

Mengikuti semua peristiwa yang terjadi di dalam perusahaan sangat sulit, terutama jika menyangkut perusahaan besar dan sindikat. Bisnis besar sulit dibayangkan tanpa keseluruhan sistem program otomatis yang memungkinkan Anda menganalisis data yang masuk untuk membuat keputusan. Oleh karena itu, hari ini sangat sering kita berbicara tentang mengotomatisasi proses bisnis.

Dalam praktiknya, ini berarti ada program komputer khusus yang memproses semua jenis arus informasi yang menyediakan proses bisnis. Analisis proses bisnis berlangsung offlinemode, dan orang tersebut hanya mengetahui hasilnya dan menarik kesimpulan yang sesuai.

Pilihan metode analisis

Ketika dihadapkan dengan pertanyaan tentang bagaimana cara terbaik untuk menggambarkan proses bisnis secara otomatis, pengusaha domestik akan menemukan banyak pilihan yang tidak dioptimalkan dengan baik untuk pasar Rusia. Hampir semua perangkat lunak yang diusulkan dibuat untuk perusahaan Barat yang memiliki pengalaman dalam mengoptimalkan produksi. Tetapi setelah menganalisis beberapa data, kami membuat daftar program kami sendiri yang mengimplementasikan proses bisnis.

1. BEST-5 "Bisnisku" adalah perangkat lunak yang sering digunakan oleh usaha kecil dan menengah. Program ini tersedia untuk komputer manapun dan sangat mudah digunakan. Keuntungannya adalah dapat menganalisis sejumlah kecil data dari perusahaan kecil.
2. Pemodel Perusahaan. Sering digunakan di perusahaan modern, terutama karena murah. Memulai bisnis mudah diatur dengan program ini, karena sangat nyaman untuk membangun diagram proses bisnis, tetapi praktis tidak menganalisis.
3. iGrafx Enterprise Central. Desain Kanada yang sangat bagus. Tidak hanya dapat mengenali dan menyusun rencana bisnis, tetapi juga berhasil menganalisis berbagai data input. Di negara kita, distribusinya sangat sedikit, padahal produknya sangat layak.
4. Studio Bisnis. Perkembangan Rusia paling terkenal. Terintegrasi dengan produk MS Office lainnya (Word, Excel, Visio). Untukpengusaha domestik adalah pilihan terbaik dalam hal rasio harga-hasil. Analisis proses bisnis yang sangat baik. Produksi dapat berhasil dioptimalkan karena hasil yang diperoleh dari program.

Teknologi untuk membangun proses bisnis

Yang paling umum saat ini adalah integrasi metode otomatis dan manual dalam membangun skema "Proses Bisnis". Analisis proses bisnis dalam hal ini dilakukan dalam dua tahap: pertama dengan bantuan hasil yang diperoleh di komputer, yang kedua - secara manual oleh manajer.

Mari kita pertimbangkan dua pendekatan utama untuk merencanakan grafik dan bagan. Dalam hal ini, teknologi proses bisnis akan dibangun dengan menggunakan metode berikut:

1. DFD (Diagram aliran data).
2. WFD (Diagram Alur Kerja).

Metode DFD pertama melibatkan pembuatan diagram aliran data. Mereka termasuk: merinci pekerjaan proses, karyawan yang bertanggung jawab, dokumentasi yang diperlukan. Konstruksi seperti itu memberikan gambaran lengkap tentang kegiatan perusahaan, data input dan output di sekitarnya, semua elemen proses produksi dan hubungan di antara mereka. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk menyoroti proses bisnis gratis (ekstra) yang mengurangi efektivitas hasil dan dapat dioptimalkan dengan berbagai cara.

WFD - diagram alur kerja yang menjelaskan proses bisnis tingkat bawah. Perkembangan bisnis dapat berubah secara signifikan jika Anda tidak hanya mengetahui hierarki tindakan vertikal, tetapi juga horizontal. Apa artinya ini?

Jika Anda melihatjelas, diagram WFD adalah kisi kerangka waktu, masing-masing grafik bertanggung jawab untuk proses tertentu. Misalkan pengiriman barang berlangsung dua hari - grafik menunjukkan awal dan akhir proses. Kemudian datang acara penempatan produk di lantai perdagangan, dan proses ini akan dimulai hanya setelah pengiriman selesai. Data diplot secara berurutan pada grafik. Peristiwa, operasi, dan tindakan dapat terjalin jika dilakukan secara bersamaan. Lebih mudah untuk mulai mengembangkan bisnis pada tahap awal dengan cara ini, menentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk siklus produksi penuh.

Kesimpulan

Untuk kecil atau besar, baru atau lama, Anda memerlukan pemahaman tentang apa itu proses bisnis. Pada setiap tahap siklus hidup perusahaan, optimalisasi produksi dapat secara signifikan mempengaruhi pengembangan lebih lanjut. Bagaimanapun, tujuan utama keberadaan setiap organisasi saat ini adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dan jika klien puas, dia akan mendapat untung. Ketergantungan di sini berbanding lurus. Semakin tinggi tingkat kepuasan konsumen, semakin tinggi pula keuntungan perusahaan. Dan ini hanya dapat dicapai dengan menganalisis dan kemudian mengubah proses di dalam perusahaan.