Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS): apa itu, fitur, dan rekomendasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Beberapa tahun lalu, sistem manajemen dokumen elektronik dibicarakan sebagai masa depan yang cerah. Hari ini mereka sudah aktif digunakan di perusahaan swasta dan publik. Namun yang terpenting adalah permintaan EDMS terus meningkat. Apa itu sistem manajemen dokumen elektronik dan cara kerjanya, mari kita lihat contoh sistem yang beroperasi di Federasi Rusia.

Latar Belakang

Untuk lebih memahami cara kerja program EDMS, perlu meninjau konsep dan tugas dasar. Faktor kuncinya adalah faktor yang menentukan pilihan sistem tertentu.

Jika sebuah organisasi dapat berfungsi dalam kondisi manajemen informal, maka manajemen dokumen tidak diperlukan. Dengan munculnya proses bisnis, ada kebutuhan untuk mengelola mekanisme dengan bantuan dokumentasi yang teratur. Jika Anda tidak menangani kertas tepat waktu, maka mereka akan mulai menumpuk dan hilang.

Skema penyimpanan file khusus digunakan sebagai alternatif media kertasdi server. Tapi itu tidak bekerja lama juga. Seiring dengan pertumbuhan volume perusahaan, kebutuhan akan penyimpanan dan sinkronisasi informasi meningkat.

Ada dilema: apakah menggunakan media kertas bekas atau EDMS untuk menyimpan informasi. Apa yang begitu penting yang bisa Anda dapatkan berkat sistem elektronik? Meningkatkan efisiensi organisasi.

Efek ekonomi

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan dengan dua cara: mengurangi biaya atau meningkatkan hasil. Dokumen EDMS memungkinkan Anda mencapai dua tujuan sekaligus. Artinya, penerapan sistem memungkinkan organisasi untuk membelanjakan lebih sedikit, tetapi menghasilkan lebih banyak.

Mengurangi biaya melalui pengurangan biaya kertas, pemborosan waktu, mempercepat komunikasi, mengubah budaya perusahaan.

Untuk mengevaluasi efektivitas program EDMS, Anda perlu menghitung waktu yang dihabiskan untuk dokumen. Perusahaan konsultan memperkirakan bahwa operasi semacam itu memakan waktu 20% dari waktu kerja. Dalam sistem birokrasi Rusia, ini membutuhkan lebih banyak lagi - 60% dari waktu. Pengenalan EDMS akan mengurangi biaya ini setidaknya 10 kali lipat.

Pekerjaan kantor dan alur dokumen

Kedua istilah tersebut terkait. Penyimpanan catatan adalah istilah yang mengacu pada seperangkat aturan formal untuk bekerja dengan dokumen. Beberapa sistem EDMS dapat dikustomisasi sesuai dengan aturan pekerjaan kantor, tetapi ada juga sistem yang berdasarkan pekerjaan kantor sudah terbentuk.

Dokumen adalah unit penyimpanan informasi dalam EDMS. Aliran dokumen terbentuk darisumber yang berbeda: sistem lain, aplikasi, email, tetapi yang terpenting - dari media kertas yang dipindai. Oleh karena itu, pemindai dan peralatan lainnya merupakan bagian integral dari EDMS. Sistem menyimpan semua dokumen, memelihara riwayatnya, memastikan pergerakan melalui organisasi, dan melakukan proses bisnis dengan dokumen tersebut.

Dalam database seperti itu ada keputusan, instruksi dan perintah dari SED. Melalui mereka, organisasi dikelola. Setiap dokumen dilengkapi dengan "bantuan". Kumpulan bidang dalam formulir tergantung pada jenis dokumen. Informasi disimpan dalam sistem dalam bentuk database setiap bidang kartu tersebut.

Fungsi dan tugas EDMS

Program manajemen dokumen dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• sistematisasi pekerjaan dengan dokumen.
• membuat dokumen sesuai template, penyimpanan registrasinya;
• otomatisasi akuntansi;
• klasifikasi dokumen.

Mari kita lihat lebih dekat fungsi SED. Program alur kerja digunakan untuk:

• membuat kartu.
• membentuk teks dokumen;
• simpan data sebagai pdf atau ms word;
• manajemen hak akses pengguna;
• membuat rute;
• kontrol aliran dokumen;
• mengirim pemberitahuan, pengingat;
• jurnal, direktori, pengklasifikasi;
• pembuatan pesanan;
• cari dan tanda tangani dokumen;
• pembuatan laporan.

Fungsi sistem umum meliputi:

• jauhbekerja dengan dokumen;
• menggunakan DBMS untuk menyimpan data;
• kerja simultan dengan EDMS;
• aman melalui sertifikat, kode batang, dan personalisasi.

Kelebihan dan kekurangan

Beralih ke SED memiliki lebih banyak keuntungan daripada kerugian. Namun, proyek yang tidak terorganisir dengan baik dapat menghancurkan semua manfaat otomatisasi. Tujuan penerapan EDMS harus dapat dicapai. Manfaatnya antara lain:

• penyimpanan informasi terstruktur terpusat;
• pendekatan yang sama untuk pembentukan dan pemrosesan dokumen;
• menggunakan template;
• cari;
• akses audit.

Kerugian termasuk biaya awal yang tinggi dan pelatihan pengguna yang ketat.

Proses Dokumen

Dalam EDMS, manajemen dokumen elektronik melewati serangkaian tahapan, di mana properti tertentu ditetapkan ke dokumen. Pemrosesan dilakukan secara manual dan otomatis. Dalam kasus kedua, atur:

• kondisi transisi antar tahap;
• pemisahan rute;
• siklus pemesinan;
• mulai subproses, timer, prosedur pemrosesan;
• peran pengguna ditetapkan.

Jenis perawatan:

• Membuat dokumen.
• Pengeditan.
• Mengganti nama.
• Pindah.
• Simpan.
• Pengindeksan.
• Penghapusan.

biaya SED

Manajemen dokumen tidak dapat berfungsi sepenuhnya tanpa lisensi, server, penyiapan penuh, dan pelatihan semua pengguna. Masing-masing elemen ini membutuhkan pengeluaran kas yang besar. Selain itu, kita tidak boleh melupakan integrasi EDMS dengan sistem lain, memperbarui basis data dan perangkat lunak, konsultasi dukungan teknis, dan biaya pemeliharaan lainnya.

Pengenalan EDMS

Implementasi proyek dapat memakan waktu beberapa bulan. Prosesnya tergantung pada jumlah proses dokumentasi dan pada kemampuan keuangan, organisasi dan sumber daya. Implementasi dilakukan sesuai dengan algoritma berikut:

• pembentukan kelompok kerja, identifikasi pemimpin;
• tetapkan tujuan dan sasaran;
• memeriksa proses dokumentasi yang ada;
• pengembangan kerangka acuan;
• pilihan SED;
• kesimpulan kontrak untuk implementasi EDS;
• pengembangan dan persetujuan peraturan kerja;
• Memeriksa konten awal direktori;
• Pre-tes EDS;
• melatih staf di tempat kerja;
• uji implementasi EDMS;
• analisis hasil tes;
• koreksi kesalahan;
• implementasi EDMS secara penuh.

Kesalahan implementasi

Perhatian khusus harus diberikan pada proses-proses yang memerlukan dokumen kertas. Kesalahan utama adalah duplikasi dokumen kertas dengan dokumen elektronik. Ini memperumit pekerjaan dan menyebabkan sikap negatif terhadap otomatisasi. Tidak ada yang membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan ganda. Hal ini diperlukan untuk membangun proses otomatisasi tanpaduplikasi. Kesalahan kedua adalah ketidaksiapan personel. Paling sering, proses baru dirasakan dengan permusuhan. Oleh karena itu, perlu dijelaskan kepada karyawan mengapa EDMS diperkenalkan sama sekali, sehingga mereka secara sadar mendekati proses pembelajaran.

Teknologi penyimpanan dokumen

Dalam EDMS, pengelolaan dokumen elektronik terdiri dari atribut-atribut, yang menjadi dasar pencarian, klasifikasi, pengelompokan, dan pelaporan. Terkadang dokumen dibuat berdasarkan template, terkadang dengan mentransfer data dari database. Atribut disimpan dalam tabel. File itu sendiri ditempatkan di folder penyimpanan, informasi darinya ditempatkan di direktori DBMS. Hanya pengguna EDMS yang dapat mengakses data.

Apa itu pemindaian sebaris?

Pemrosesan dokumen secara penuh dengan penempatan sampel berikutnya dalam arsip dilakukan menggunakan pemindai. Selama proses pemindaian, dimungkinkan untuk secara otomatis membuat kode batang pada dokumen dan mendaftarkannya ke database dengan arah selanjutnya di sepanjang rute yang ditentukan.

Pengenalan teks optik

Sistem manajemen dokumen elektronik EDMS ini mengubah gambar elektronik dokumen dalam format foto atau jpeg ke dalam format teks. Dalam hal ini digunakan software khusus berupa aplikasi stand-alone atau ESCOM. BPM yang terintegrasi ke dalam EDMS. Apa itu ESCOM. BPM? Ini adalah program untuk mengenali dokumen yang diketik dengan font yang berbeda. Namun, perlu diperhatikan bahwa aplikasi mandiri memiliki lebih banyak fitur dan bahkan mengenali teks tulisan tangan.

Barcoding

Teknologi ini menyediakan serangkaian prosedur untuk membuat dan menerapkan kode batang grafis ke dokumen. Barcode unik dihasilkan melalui server sistem. Ini juga menyediakan identifikasi dokumen, pencarian cepat dalam database dan distribusi di lokasi penyimpanan. Saat mendaftarkan dokumen, kode batang yang sesuai dengan pengenal kartu elektronik dicetak pada label. Itu direkatkan ke versi kertas dokumen.

EDS

Tanda tangan digital memungkinkan Anda memverifikasi kebenaran dokumen dan kekekalan data. Penandatanganan dilakukan dengan bantuan penyedia kriptografi dan kunci perangkat lunak - sertifikat. Yang terakhir adalah file dalam format khusus, yang dibuat ulang di pusat penerbitan lisensi. Untuk memastikan keamanan informasi, Anda harus menyimpan sertifikat di kartu pintar atau kunci I-Token. Mereka dilindungi oleh PIN. Jika PIN yang dimasukkan salah beberapa kali, sertifikat akan diblokir secara otomatis.

Pencarian teks dan atribut lengkap

Pencarian atribut dilakukan melalui formulir khusus menggunakan beberapa nilai dari bidang kartu. Misalnya, kriteria "Akun" mencari data di bidang "Penerima" atau "Pengirim". Pada saat yang sama, sistem membandingkan kriteria yang dimasukkan dengan data dalam kartu dan memasukkan hasil kartu yang cocok. Pencarian didasarkan pada kecocokan tepat atau sebagian.

Pencarian teks lengkap dilakukan sesuai dengan data didokumen, termasuk bentuk kata melalui alat DBMS bawaan seperti MS SQL SERVER, ORACLE. Untuk pencarian lengkap, file harus dimasukkan ke dalam database dalam format dokumen (doc), tabel (xls), presentasi, pesan.