Manajemen dokumen elektronik: kelebihan dan kekurangan, esensi sistem, cara implementasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Semakin banyak perusahaan beralih ke manajemen dokumen elektronik, yang melibatkan penggunaan berbagai program untuk membuat dan menyimpan dokumen. Pada saat yang sama, organisasi tidak memiliki arsip yang berisi salinan kertas dokumen. Ada banyak keuntungan dari pengelolaan dokumen elektronik, oleh karena itu pengusaha dengan senang hati menolak penggunaan dokumen kertas. Tetapi untuk beralih ke sana, Anda perlu menginstal perangkat lunak khusus di komputer yang berfungsi, serta menunjuk karyawan yang bertanggung jawab yang akan menangani alur kerja ini.

Konsep manajemen dokumen elektronik

Ini diwakili oleh metode modern untuk bekerja dengan berbagai dokumentasi. Dalam kegiatan organisasi mana pun, banyak kertas yang berbeda muncul, yang harus terus-menerus dicetak dan disimpan di ruang terpisah untuk jangka waktu yang lama.

Jika seorang pengusaha atau perusahaan telah menjalankan dengan benartanda tangan elektronik, yang dokumennya disertifikasi dalam bentuk elektronik, maka dokumentasi ini tidak perlu dicetak di atas kertas.

Kelebihan pengelolaan dokumen elektronik

Ada banyak keuntungan beralih ke dokumentasi elektronik yang disertifikasi oleh EDS. Karena adanya banyak parameter positif, semakin banyak pengusaha yang beralih ke metode dokumentasi ini. Tetapi pertama-tama Anda harus mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari manajemen dokumen elektronik. Manfaat utama meliputi:

• segera mencari dokumentasi yang diperlukan karena penataan yang kompeten dan keandalan penyimpanan;
• struktur alur kerja terpusat;
• semua dokumen dapat disimpan secara elektronik di media yang berbeda dan bahkan di server jarak jauh, jadi meskipun terjadi kebakaran di kantor, Anda tidak perlu khawatir dokumentasi penting akan hancur;
• semua dokumen mudah didaftarkan dan disetujui;
• semua kertas ditandatangani berdasarkan pengirimannya melalui saluran komunikasi elektronik, yang menghemat banyak waktu dan tenaga bagi karyawan perusahaan mana pun;
• jika perlu, Anda dapat membuat salinan dokumen yang diinginkan dalam beberapa detik;
• audit sangat disederhanakan, karena dilakukan dalam bentuk elektronik, dan Anda juga dapat mengundang spesialis yang disewa untuk tujuan ini yang menerima dokumentasi melalui saluran elektronik.

Manfaatsistem manajemen dokumen elektronik penting dan tidak dapat disangkal, tetapi sebelum beralih ke sistem tersebut, Anda harus mengevaluasi aspek negatif dari setiap sistem.

Kelemahan sistem

Manfaat penerapan sistem manajemen dokumen elektronik tidak dapat disangkal, tetapi proses ini memiliki beberapa kelemahan. Ini termasuk:

• harus mendaftarkan tanda tangan digital elektronik, untuk pembuatannya sejumlah besar dana dibayarkan;
• tidak ada kesempatan untuk menggunakan dokumen elektronik jika mitra belum beralih ke manajemen dokumen elektronik;
• banyak uang dan waktu dihabiskan untuk menginstal perangkat lunak tambahan dan mempekerjakan karyawan andal yang mengelola semua catatan elektronik;
• belum ada format yang benar-benar terpadu dari alur kerja seperti itu yang diperbaiki;
• banyak kontraktor dan pembeli yang curiga dengan penggunaan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan EDS.

Oleh karena itu, setiap pengusaha harus mempelajari terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan pengelolaan dokumen elektronik agar dapat mengambil keputusan yang tepat dan relevan.

Alasan pengembangan

Manfaat pengelolaan dokumen elektronik sangat banyak dan signifikan. Ini mengarah pada fakta bahwa itu terus berkembang dan diperkenalkan ke dalam pekerjaan berbagai perusahaan, yang tidak hanyakomersial, tetapi juga publik. Prasyarat utama untuk pengembangan yang efektif dan berkelanjutan meliputi:

• Kemungkinan penerapannya dalam undang-undang perpajakan dipertimbangkan. Jenis SPT tertentu hanya dapat disampaikan secara elektronik. Ini berlaku untuk laporan tentang premi asuransi yang tercantum dalam PF untuk karyawan, serta untuk deklarasi 3-NDFL yang diserahkan ke Layanan Pajak Federal untuk setiap karyawan perusahaan. Bahkan laporan SZV-M untuk semua karyawan perusahaan disampaikan secara elektronik jika organisasi mempekerjakan lebih dari 25 orang. Oleh karena itu, beberapa perusahaan terpaksa beralih ke dokumentasi elektronik, karena mereka tetap harus menerbitkan EDS.
• Keuntungan utama dari manajemen dokumen elektronik termasuk kemungkinan memperbaikinya dalam akuntansi. Berdasarkan Undang-Undang Federal No. 402, dokumentasi akuntansi utama dapat dibuat tidak hanya dalam bentuk kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik, jika memungkinkan untuk mendukungnya dengan tanda tangan elektronik.
• Sejak 2017, pengembangan efektif alur dokumen ini dalam proses hukum telah dimulai. Sekarang setiap keputusan pengadilan harus dipublikasikan dalam sumber terbuka. Selain itu, semua perusahaan dan individu memiliki kesempatan untuk mengajukan klaim atau keluhan secara elektronik, yang memerlukan EDS. Oleh karena itu, tanda tangan elektronik dikeluarkan tidak hanya oleh perusahaan besar, tetapi bahkan oleh individu.
• Perkembangan teknologi elektronik terjadi dengan pesat, sehingga sekarang hampir setiap orang memiliki akses ke Internet, yang sangat menyederhanakan proses berkomunikasi dengan orang lainrakyat dan pejabat pemerintah.

Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa penggunaan alur kerja seperti itu semakin diminati.

Manfaat signifikan lainnya

Selain itu, banyak perusahaan bekerja sama dengan perusahaan yang berlokasi di wilayah atau negara lain, sehingga lebih mudah untuk bertukar dokumen yang berbeda saat melakukan pengelolaan dokumen elektronik. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan pasar penjualan secara signifikan dan menjalin kontak dengan produsen langsung.

Ini adalah keuntungan tambahan yang signifikan dari manajemen dokumen elektronik. Peningkatan kualitas manajemen telah diamati sejak hari pertama pengenalan sistem yang sesuai.

Bagaimana cara masuk?

Awalnya, kepala perusahaan mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari sistem manajemen dokumen elektronik. Jika keputusan dibuat untuk memperkenalkannya di perusahaan, maka langkah-langkah berikut diterapkan untuk ini:

• Rapat pemegang saham diadakan, di mana pemungutan suara dilakukan untuk penerapan sistem ini.
• Jika keputusannya positif, maka perintah yang sesuai dikeluarkan oleh direktur perusahaan.
• Disarankan untuk mengembangkan peraturan internal yang mengatur aturan penggunaan dokumentasi elektronik.
• Pilih tanda tangan yang akan digunakan dalam proses penandatanganan berbagai dokumen.
• Jika tanda tangan sederhana dipilih, maka itu ditempelkan berdasarkan kode dan kata sandi, serta cara lain, dan akses ke sanaterbatas, oleh karena itu, orang tertentu ditunjuk yang akan menangani persetujuan dokumentasi elektronik.
• Otoritas sertifikasi dipilih. Ini diwakili oleh organisasi khusus yang menangani manajemen dokumen elektronik. Penting untuk memilih perusahaan yang akan menguntungkan dan nyaman untuk bekerja sama. Anda harus mengevaluasi terlebih dahulu biaya layanan yang ditawarkan, serta berbagai fungsi yang dapat digunakan selama kerjasama. Ditentukan tanggung jawab apa yang dipikul oleh pusat yang dipilih untuk berbagai kesalahan yang mungkin timbul dalam proses pemeliharaan manajemen dokumen elektronik.
• Dokumen sedang disiapkan berdasarkan kesepakatan yang dibuat dengan pusat yang dipilih.
• Kontrak dengan organisasi terpilih sedang dijelaskan. Setelah itu, pusat membuat dan mengeluarkan sertifikat kunci EDS kepada kliennya.
• Ada pengenalan langsung manajemen dokumen elektronik dalam pekerjaan organisasi. Untuk melakukan ini, semua dokumen kertas diubah menjadi bentuk elektronik, dan prosedur pertukaran dokumentasi elektronik sedang dibuat.

Faktur dapat dibuat secara elektronik, tetapi Anda harus terlebih dahulu memastikan bahwa penggunaan dokumentasi tersebut akan nyaman bagi pihak lawan. Hal ini dikarenakan perusahaan harus memiliki sarana teknis untuk memproses dokumen-dokumen tersebut.

Pilihan EDS

Termasuk bahkan dalam manfaat manajemen dokumen elektronik adalah pengurangan biaya persiapanbanyak dokumen kertas. Tetapi bagaimanapun juga, Anda harus mengeluarkan biaya tertentu. Terkait dengan pelaksanaan tanda tangan elektronik yang digunakan dalam proses persetujuan dokumentasi elektronik.

ETS dapat disajikan dalam bentuk wajar tanpa pengecualian atau memenuhi syarat.

Tidak Memenuhi Syarat

Diterbitkan menggunakan transformasi data kriptografi, yang menggunakan kunci khusus, yang tersedia bagi pemilik EDS. Penting untuk memutuskan terlebih dahulu siapa sebenarnya di perusahaan yang akan menandatangani surat elektronik.

Dengan bantuan tanda tangan tersebut, Anda dapat mendeteksi berbagai perubahan yang dibuat pada dokumentasi setelah ditandatangani.

Kualifikasi

Untuk melakukan ini, perusahaan menerima sertifikat khusus yang berisi kunci verifikasi EDS. Untuk membuat tanda tangan seperti itu, persyaratan yang tercantum dalam Undang-Undang Federal No. 63 diperhitungkan.

Biasanya EDS seperti itu digunakan di perusahaan besar yang berusaha menjaga rahasia dagang, oleh karena itu, berkat EDS yang ditingkatkan, keamanan dokumen elektronik terjamin.

Setelah memilih jenis tanda tangan elektronik tertentu, kesepakatan dibuat dengan pusat sertifikasi yang dipilih.

Aturan untuk memperkenalkan sistem ke dalam pekerjaan perusahaan

Kelebihan pengelolaan dokumen elektronik dibandingkan dengan kertas memang tidak dapat dipungkiri, namun seringkali dalam proses implementasinya ke dalam pekerjaan suatu organisasi, muncul kesulitan-kesulitan tertentu. Oleh karena itu, aturan dari proses ini antara lain:

• awalnya seorang spesialis ditunjuk atas perintah kepala, yang akan terlibat dalam penerjemahan dokumen kertas ke dalam bentuk elektronik;
• perangkat lunak khusus diinstal pada setiap komputer yang berfungsi, yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen dengan EDS yang dikeluarkan sebelumnya;
• saat menyusun, memproses, dan menyetujui berbagai dokumentasi, aturan dasar pekerjaan kantor diperhitungkan, yang juga berlaku untuk dokumen kertas;
• dokumen elektronik harus memiliki semua detail yang diperlukan, segel dan EDS;
• informasi dapat dimasukkan ke dalam peraturan perusahaan mengenai metode konfirmasi tindakan dengan dokumen-dokumen ini yang akan diterapkan.

Prosesnya tidak dianggap terlalu sulit jika dipahami dengan baik.

Aturan kerjasama dengan perusahaan lain

Setiap perusahaan yang menerapkan sistem seperti itu dalam pekerjaannya ingin menggunakan dokumentasi elektronik bekerja sama dengan rekanan utamanya. Untuk melakukan ini, ketika membuat perjanjian dengan perusahaan lain, klausul harus dimasukkan dalam teks dokumen yang menyatakan bahwa semua kertas akan dikirim melalui saluran komunikasi elektronik. Setelah itu, dokumentasi yang diperlukan dikompilasi dan ditandatangani oleh EDS yang diterbitkan sebelumnya. Semua alat EDS harus disertifikasi, jika tidak maka tidak dapat digunakan selama operasi perusahaan.

Jauh lebih mudah untuk membangun alur kerja seperti itu dengan berbagai lembaga pemerintah, misalnya, dengan Layanan Pajak Federal atau Dana Pensiun. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa organisasi tersebut telah memiliki perangkat lunak yang diperlukan untukbekerja dengan dokumentasi elektronik.

Bagaimana dokumen disimpan?

Kelebihan utama pengelolaan dokumen elektronik adalah organisasi tidak perlu mengalokasikan ruangan terpisah untuk membuat arsip, karena semua kertas disimpan di komputer, server, atau berbagai media elektronik. Namun tetap saja, setiap perusahaan harus membayar penyimpanan dokumen yang layak agar tidak diakses oleh orang atau organisasi yang tidak berwenang.

Selama penyimpanan dokumen elektronik, aturan berikut diperhatikan:

• nomenklatur kasus harus disusun untuk seluruh perusahaan, dan tampilan serta isinya tergantung pada bidang kegiatan di mana perusahaan beroperasi;
• pemeriksaan nilai dokumen sedang dilakukan;
• setiap dokumentasi ditandai dengan penggunaan manajemen dokumen elektronik;
• semua dokumen harus diarsipkan.

Ketika aturan ini diperhitungkan, tidak akan sulit untuk menyimpan dokumentasi dengan benar dalam bentuk elektronik.

Kesimpulan

Manajemen dokumen elektronik memiliki banyak manfaat. Peningkatan kualitas kerja perusahaan merupakan konsekuensi dari pelaksanaannya. Untuk melakukan ini, penting untuk membuat keputusan yang tepat untuk manajemen perusahaan, memilih pusat sertifikasi dan menerbitkan EDS. Perangkat lunak khusus diinstal pada komputer, dan perubahan yang diperlukan dilakukan pada tindakan peraturan lokal perusahaan.

Dengan bantuan dokumentasi elektronik, ini sangat disederhanakanoperasional perusahaan, serta kemudahan kerjasama dengan perusahaan lain dan organisasi pemerintah.