Contoh pengisian nota pengiriman. Aturan untuk mengisi catatan konsinyasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Aktivitas organisasi dalam banyak hal tunduk pada kontrol yang cermat dan diatur oleh banyak aturan. Salah satunya adalah contoh pengisian consignment note, invoice, dan dokumentasi utama lainnya. Agar kegiatan perusahaan sepenuhnya mematuhi persyaratan hukum, saat mengisi dokumen-dokumen ini, Anda harus mengikuti instruksi yang ditetapkan. Artikel ini membahas contoh pengisian nota konsinyasi dan dokumen pendukung lainnya, tujuan, struktur dan artinya dalam kegiatan organisasi.

Dokumentasi utama dan tujuannya

Semua operasi dalam aktivitas perusahaan harus didokumentasikan dan tercermin dalam catatan pajak, akuntansi, dan manajemen. Di masa depan, semua data ini disistematisasi, diringkas, dianalisis, dan digunakan oleh berbagai pengguna untuk berbagai tujuan. Yang paling penting adalah pelaporanhasil kegiatan keuangan dan ekonomi di hadapan otoritas pengatur.

Kategori dokumentasi utama mencakup sejumlah dokumen yang dimaksudkan untuk pendaftaran peristiwa tertentu dalam kehidupan komersial perusahaan. Ciri pembedanya adalah pengisian pada saat transaksi atau segera setelahnya. Dokumentasi utama adalah bukti bahwa operasi itu benar-benar dilakukan. Dokumen tersebut antara lain consignment note, waybill (TTN), invoice, spesifikasi, cash order masuk dan keluar dan beberapa dokumen lainnya.

Tugas Catatan Konsinyasi

Consignment note - dokumen transfer utama, yang disusun pada saat pengiriman barang ke pembeli oleh pemasok. Bukti barang sudah terjual. Itu harus diterbitkan dalam dua salinan atau lebih. Surat-surat tambahan dibuat jika barang dibeli secara kredit atau leasing, dengan partisipasi agen komisi, agen, serta menggunakan subsidi negara atau dana anggaran. Satu salinan seharusnya diserahkan kepada pemasok, yang kedua ditujukan untuk pembeli, yang ketiga - untuk bank, lembaga keuangan lain, perantara, lembaga anggaran.

Setiap operasi perdagangan organisasi hukum dan pengusaha harus disertai dengan bill of lading. Bentuk, pengisian sampel, dan fitur tampilan dokumen mungkin sedikit berbeda. Undang-undang menyediakan beberapa opsi untuk pendaftaran. Tetapiada juga persyaratan yang harus dipenuhi semua template faktur penjualan.

Pilihan desain catatan pengiriman

Organisasi dapat membingkai acara dalam aktivitas sehari-hari mereka dengan cara yang berbeda. Hal ini juga berlaku untuk contoh pengisian nota konsinyasi. Di bawah ini adalah daftar opsi yang dapat diambil perusahaan:

• Menggunakan formulir terpadu resmi TORG-12. Mengapa membuat kembali roda jika sudah lama ditemukan? TORG-12 cocok untuk organisasi dengan bentuk hukum apa pun, bekerja di semua area dan dengan barang apa pun. Pada saat yang sama, formulir resmi dikembangkan dengan mempertimbangkan semua persyaratan otoritas pengatur, dengan keinginan perusahaan untuk kenyamanan dan kesederhanaan. Semua versi database elektronik 1C yang digunakan oleh akuntan untuk bekerja dengan catatan perusahaan dilengkapi dengan formulir standar TORG-12.
• Pengembangan dan persetujuan formulir Anda sendiri, dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi dan semua persyaratan hukum. Beberapa organisasi, untuk kenyamanan pengguna internal, membuat penyesuaian pada TN, melengkapinya dengan kolom, tabel, dan detail yang diperlukan. Ini tidak dilarang oleh hukum jika amandemen tidak mengubah esensi dokumen, dan tetap memuaskan pengguna dengan informasi yang mereka cari.
• Penggunaan formulir UPD terpadu (Dokumen Transfer Universal), yang secara bersamaan memainkan peran catatan konsinyasi dan faktur, relevan untuk organisasi yang merupakan pembayar PPN. Kenyamanan terletak pada hilangnyakebutuhan untuk mencetak faktur secara terpisah, yang menghemat waktu, ruang kantor untuk menyimpan kertas, aset material (kertas dan toner), mengurangi risiko kesalahan dan perbedaan dalam paket dokumen untuk satu operasi bisnis, serta risiko kehilangan komponennya selama penyimpanan.
• Gunakan dokumen versi elektronik. Beberapa perusahaan modern telah lama beralih ke manajemen dokumen elektronik. Persyaratan untuk faktur elektronik sama dengan untuk faktur kertas. Untuk menggunakan bentuk alur kerja ini, Anda harus mendapatkan tanda tangan elektronik.
• Menggunakan majalah-buku standar. Percetakan menghasilkan sejumlah besar buku dengan bentuk dokumen utama, termasuk catatan konsinyasi. Pengusaha perorangan lebih menyukai pola pengisian ini, karena tidak memerlukan pengetahuan khusus di bidang akuntansi dan penggunaan teknologi komputer. Hal ini berlaku bagi pengusaha yang proses kerjanya tidak ada hubungannya dengan kegiatan perkantoran - pedagang pendopo pasar, pengusaha keliling dan lain-lain.

Consignment note: petunjuk pengisian

TN tentu harus mematuhi persyaratan layanan pajak. Proses pendaftarannya diatur oleh ketentuan akuntansi dan tindakan hukum pengaturan dari otoritas pengendali. Dokumen ini harus berisi sejumlah detail yang diperlukan:

• nomor dan tanggal dokumen;
• nama dan alamat (aktual dan legal) pengirim dan penerima barang;
• TIN,rekening giro, informasi berdasarkan transaksi yang sedang berlangsung (perjanjian, spesifikasi, nomor dan tanggalnya);
• daftar barang yang dikirim, jumlah setiap barang, unit pengukuran, biaya per unit, jumlah total per item, jumlah total untuk seluruh daftar, persentase PPN dan nilai moneternya;
• nama keluarga dan inisial orang yang bertanggung jawab atas operasi yang sedang berlangsung: siapa yang mengirim dari gudang, siapa yang memberi perintah untuk ini, siapa yang menerimanya;
• Cetak sisi jika digunakan dalam aktivitas (beberapa PI bekerja tanpa pencetakan).

Catatan pengiriman

Dokumen lain dari paket standar untuk kesepakatan adalah bill of lading. Ini digunakan dalam hal partisipasi dalam proses penjualan-akuisisi barang inventaris dari transportasi motor sendiri atau operator pihak ketiga. Hal ini diperlukan baik untuk penggantian biaya bahan bakar dan pelumas, dan untuk mengkonfirmasi legalitas kargo dalam proses pengangkutan petugas polisi lalu lintas, dan untuk membuktikan legitimasi penyediaan layanan transportasi.

Organisasi saat ini menggunakan dua bentuk waybill secara paralel. Bentuk dan pola pengisiannya sangat berbeda. Komposisi detailnya hampir identik, tetapi tercermin secara berbeda dalam dokumen. Perbedaan paling penting antara formulir TTN dan 1-T adalah tidak adanya bagian dengan daftar barang pada formulir kedua.

Aturan pengisian nota pengiriman

Komoditas-Bill of lading berisi dua bagian. Yang pertama berisi informasi berikut tentang kesepakatan:

• tanggal dan nomor dokumen;
• pengirim dan penerima, alamat sebenarnya, detail bank, informasi berdasarkan transaksi;
• tempat pengiriman barang;
• bagian tabel dengan daftar barang, harganya, jumlah tempat, ketersediaan dan jenis kemasan, satuan takaran, berat;
• nama belakang dan inisial pejabat yang berwenang dan melakukan pengeluaran barang, tanda tangannya, dan stempel perusahaan pengirim;
• posisi, nama keluarga dan inisial, tanda tangan operator;
• posisi, nama keluarga dan inisial, tanda tangan penerima barang dan stempel penerima.

Bagian kedua TTN berisi informasi tentang mobil yang mengangkut dan pengemudinya. Bagian formulir ini harus menyertakan:

• make, model, nomor registrasi mobil;
• Nama lengkap pengemudi, tanda tangannya di kolom penerimaan kargo untuk transportasi, menunjukkan jumlah kursi dan pengiriman kargo ke penerima;
• informasi lain yang menginformasikan tentang karakteristik kargo - toksisitas, ledakan, radioaktivitas dan sebagainya.

Perbedaan bentuk baru 1-T

Saat mengangkut sendiri, organisasi menggunakan contoh pengisian TTN yang dijelaskan di atas. Formulir bill of lading 1-T digunakan dalam kasus di mana kargo diangkut oleh organisasi pihak ketiga atau pengemudi pribadi. Tanpa itu, mustahil untuk membuktikan keberadaannyahubungan kontraktual dengan pengemudi atau perusahaan transportasi, masing-masing, tidak mungkin untuk menghapus biaya untuk membayar layanan mereka dalam akuntansi dan akuntansi pajak.

Perbedaan utama antara kedua formulir ini adalah formulir 1-T tidak memuat bagian komoditas dan informasi rinci tentang kargo yang diangkut. Anda dapat menentukan di dalamnya hanya jumlah tempat, karakteristik kargo dan kemasan, serta nilai yang dinyatakan.

Apa yang harus diikuti saat mengisi?

Berikut adalah daftar keputusan legislatif mengenai eksekusi dokumen di atas:

• Keputusan Pemerintah No. 272 Tanggal 15 April 2011 - Persetujuan Formulir 1-T.
• Surat dari Kementerian Keuangan tertanggal 6 November 2014 - tentang pengakuan hubungan kontraktual antara pengangkut dan pelanggan;
• Surat dari Layanan Pajak Federal tertanggal 21 Maret 2013 - tentang penggunaan formulir TTN saat menghitung pajak penghasilan;
• Keputusan Badan Statistik Negara No. 132 tanggal 28 Desember 1998 - pengesahan formulir TORG-12.

Mengapa perlu mengisi dokumen utama dengan benar?

Setiap organisasi komersial beroperasi untuk mencari keuntungan. Dari jumlah tersebut wajib membayar pajak dan iuran lainnya kepada negara. Perhitungan jumlah mereka sepenuhnya tergantung pada kebenaran dokumentasi utama. Jika kesalahan dibuat atau pelanggaran ditetapkan, organisasi selanjutnya dapat dikenakan sanksi besarpajak dari yang diharapkan. Misalnya, jika dokumen yang mengonfirmasikan biaya yang berhak dipotong oleh organisasi dari basis kena pajak tidak dieksekusi dengan benar, Layanan Pajak Federal mungkin tidak mengenalinya. Dalam hal ini, organisasi harus menanggung biaya sendiri, dan tidak memasukkannya ke dalam biaya akhir produksi.

Sanksi atas ketidakhadiran atau kesalahan pengisian dokumen

Kurangnya salinan dokumen utama dapat menyebabkan gelombang inspeksi tak terjadwal oleh Layanan Pajak Federal. Setiap pelanggaran yang teridentifikasi dapat dikenakan denda. Jika layanan pajak melihat penipuan, niat kriminal atau upaya untuk menghindari pajak karena kesalahan atau kurangnya dokumentasi, organisasi akan menghadapi konsekuensi yang lebih tidak menyenangkan - denda, sanksi pajak, tanggung jawab administratif dan pidana yang diatur oleh pasal-pasal kode yang relevan.