Nomenklatur urusan organisasi: pengisian sampel. Bagaimana cara membuat nomenklatur urusan organisasi?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Setiap organisasi dalam proses kerja dihadapkan pada aliran dokumen yang besar. Kontrak, undang-undang, akuntansi, dokumen internal… Beberapa di antaranya harus disimpan di perusahaan selama seluruh periode keberadaannya, tetapi sebagian besar sertifikat dapat dimusnahkan setelah masa berlakunya habis. Agar dapat dengan cepat memahami dokumen yang dikumpulkan, disusunlah nomenklatur urusan organisasi. Contoh dokumen ini dan algoritme untuk konstruksinya akan dibahas di bawah ini.

Tujuan

Ratusan dokumen dibuat di setiap organisasi. Setiap hari mereka menumpuk, pekerja secara bertahap saling menggantikan. Pada titik tertentu, menjadi sulit untuk menemukan pesanan dari dua tahun lalu. Untuk menghindari situasi seperti itu, dibuat nomenklatur kasus.

Definisi

Sebuah kasus adalah dokumen yang berkaitan dengan satumasalah, bidang kegiatan. Nomenklatur kasus adalah daftar yang berisi daftar kasus yang dibuka dengan indikasi jangka waktu penyimpanannya. Dengan bantuannya, Anda dapat mengatur alur kerja dengan benar. Nomenklatur kasus organisasi komersial, contoh yang akan dibahas di bawah ini, disusun untuk tujuan berikut:

• sistematisasi pengelompokan dokumen, yang memastikan pencarian dan keamanan yang cepat;
• memberikan nomor registrasi sesuai dengan klasifikasi kasus;
• membuat inventaris dokumen untuk penyimpanan permanen, jangka panjang, dan pribadi (termasuk tindakan pemusnahan).

Nomenklatur kasus digunakan saat memilih dokumen untuk pengarsipan dan pemusnahan. Referensi multifungsi ini sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk mengefektifkan pekerjaan kantor. Dalam hal ini, bentuk kepemilikan organisasi tidak menjadi masalah. Jika contoh nomenklatur kasus organisasi medis dapat ditemukan dalam peraturan dan resolusi, maka analisis kasus terbuka organisasi swasta harus dikompilasi secara independen.

Wajib atau terpaksa?

Kompilasi daftar ini diatur oleh “Aturan Pengerjaan Arsip”. Wajib bagi organisasi yang membuat arsip sebagai layanan terpisah. Daftar ini, selain lembaga negara bagian dan kota, juga mencakup beberapa struktur komersial, seperti kantor notaris.

Semua institusi lain perlu membuat nomenklatur kasus untuk mensistematisasikan pekerjaan dengan dokumen, karena perusahaan dari segala bentukproperti berkewajiban untuk menjamin keamanan referensi arsip. Ini diatur oleh Undang-Undang Federal No. 125. Daftar tugas terperinci harus dimulai atau diperbarui pada kuartal keempat tahun kalender.

Struktur

Nomenklatur kasus harus berisi semua kasus yang diajukan, kecuali untuk publikasi cetak: pernyataan karyawan, sertifikat dari pekerjaan, majalah, buku akuntansi, semua dokumentasi divisi struktural, korespondensi divisi struktural, dll. Dokumentasi akses terbatas harus mengandung judul "Force". Direktori harus berisi file komisi sementara, divisi. Tapi, misalnya, serikat pekerja adalah organisasi independen. Karyawannya secara independen terlibat dalam pembentukan direktori. Arsip juga harus memuat judul kasus-kasus yang tertunda dari perusahaan yang dilikuidasi, yang penerus sahnya adalah organisasi yang ada.

Anda dapat melihat contoh pengisian nomenklatur urusan organisasi di bawah ini.

Saat ini, banyak perusahaan menyimpan dokumentasi dalam bentuk elektronik. Beberapa laporan bahkan tidak dicetak dalam bentuk kertas. Di akhir setiap bagian, buat daftar catatan apa yang disimpan secara elektronik, tunjukkan jumlah file, dan kata kunci pencarian yang diperlukan. Beberapa institusi membuat nomenklatur elektronik terpisah untuk kasus untuk organisasi komersial. Sampel dan algoritme untuk mengisinya harus sepenuhnya memenuhi standar yang diterima.

Mulai dari mana?

Tanggung jawab kompilasi direktori di institusi besar terletak pada layanan dokumentasi(sekretariat, kantor), dan yang kecil - sekretaris, orang lain yang ditunjuk. Dalam organisasi komersial, fungsi ini dilakukan oleh departemen personalia, di mana sebagian besar dokumen dibuat. Karena informasi harus datang dari semua unit struktural, lebih bijaksana untuk memulai dengan pengembangan urutan nomenklatur kasus dalam organisasi. Contoh pesanan tersebut disajikan untuk perhatian Anda di bawah ini.

ABC LLC

20.11.2017 Moskow

Untuk tujuan sistematisasi, penyimpanan dan akuntansi dokumentasi

PESAN:

• Menyetujui dan mengedarkan nomenklatur arsip Perseroan mulai 2018-01-01.
• Kepala divisi struktural untuk memastikan pembentukan kasus dalam bentuk yang disetujui.
• Kirim sekretaris ke divisi struktural kutipan dari buku referensi untuk bekerja.

CEO Ivanov N. A.

Untuk instansi di beberapa bidang kegiatan, contoh tata nama urusan organisasi telah dikembangkan oleh kementerian. Nuansa ini harus diklarifikasi sebelum pembentukan direktori. Nomenklatur model harus diisi sesuai dengan nomenklatur model yang diberikan pada kasus organisasi. Institusi lain dapat menggunakan panduan ini untuk menyusun dokumen individual.

Dokumentasi pendukung

Saat mengembangkan formulir direktori, organisasi komersial harus fokus pada:

• "Aturan Arsip" (keputusan Arsip Federal tertanggal 06.02.02);
• Pasal 5 Keputusan No. 477 Tahun 2009-06-15 "Tentang Persetujuan Tata Tertib Kerja Perkantoran".
• Petunjuk untuk pekerjaan kantor.
• Daftar dokumen arsip.

Anda juga harus mempelajari tabel kepegawaian, piagam, tindakan lokal, peraturan tentang divisi, aturan, standar, instruksi, inventaris kasus. Mereka berisi tautan ke dokumen yang relevan. Pertama, disusun contoh nomenklatur urusan organisasi menurut divisi, untuk kemudian membentuk direktori umum. Kadang-kadang prinsip fungsional daripada prinsip struktural diterapkan. Artinya, distribusi dilakukan bukan oleh departemen, tetapi oleh fungsi.

Bagaimana cara membuat contoh nomenklatur urusan organisasi?

Bentuk direktori ditentukan dalam Lampiran No. 8 pada "Aturan Pengerjaan Arsip". Buku referensi disusun pada kop surat organisasi. Bagian utama laporan disajikan dalam bentuk tabel dan terdiri dari 5 kolom:

• indeks kasus;
• judul (volume, bagian);
• angka (volume, bagian);
• umur simpan, nomor artikel dalam daftar;
• catatan.

Indeks

Indeks adalah penunjukan digital dari unit struktural dalam suatu perusahaan. Misalnya: 04-06, di mana 04 adalah nomor seri departemen personalia, 06 adalah nomor seri kasing. Indeks dapat terdiri dari tiga pasang angka, misalnya: 04-03-08, di mana 04 adalah kode departemen keuangan dan ekonomi, 03 adalah penunjukan departemen akuntansi, 08 adalah nomor kasus. Indeks dapat berupa numerik, alfabet atau campuran.

Judul Utama

Judul didistribusikan sesuai dengan kepentingan dokumen. Pertama, organisasidokumentasi administrasi (dimulai dengan unit yang lebih tinggi dan beralih ke unit struktural). Kemudian aturan dan regulasi yang dikembangkan oleh organisasi itu sendiri dicantumkan. Selanjutnya, rencana dan laporan (tahunan, triwulanan, bulanan) diperhitungkan. Rancangan dokumen administrasi ditempatkan setelah dokumen utama. Kasus dengan jenis yang sama (misalnya, kartu pribadi karyawan) diisi dalam urutan abjad.

Judul harus merangkum isi dokumen. Penggunaan kata-kata umum seperti "lain-lain", "korespondensi", "dokumen masuk / keluar" tidak diperbolehkan. Header kasus berisi elemen-elemen berikut:

• nama dokumen atau jenis kasus yang diajukan jika dokumen merupakan bagian dari volume besar;
• penulis dokumen (nama organisasi atau departemen);
• addressee (dari siapa dokumen diterima atau kepada siapa dokumen akan dikirim);
• ringkasan/esensi (misalnya, "Pertanyaan sertifikasi");
• nama wilayah;
• tanggal/periode;
• tandai jika file tersebut berisi salinan dokumen lain, bukan aslinya.

Volume setiap kotak tidak boleh lebih dari 250 lembar. Jika diasumsikan bahwa kasingnya akan banyak, maka kasing itu dibagi menjadi beberapa bagian dan volume. Kolom ketiga di akhir tahun kalender menunjukkan jumlah kasus yang benar-benar dibuka.

Kolom keempat menunjukkan persyaratan penyimpanan dokumen, sesuai dengan Aturan. Mereka harus diperhatikan oleh pemerintah dan organisasi komersial. Jika dokumen tidak ada dalam Aturan, maka istilahnyapenyimpanan harus ditentukan berdasarkan Daftar. Hitung mundur periode penyimpanan dimulai pada 1 Januari tahun berikutnya setelah pendiriannya. Jika sertifikat diterbitkan pada tahun 2016, maka hitungan mundur harus dimulai dari 2017-01-01.

Memperbarui daftar

Setiap tahun, saat file ditransfer ke arsip, daftar detail dikirimkan. Berikut adalah contoh nomenklatur kasus yang diperbarui untuk cabang organisasi keamanan:

Sepanjang tahun, semua dokumen dikelompokkan menurut formulir yang disetujui. Jika Anda perlu menambahkan laporan yang sebelumnya tidak digunakan, tajuk baru akan dibuat. Dan proses diulang sesuai dengan algoritma yang dijelaskan di atas.