Elemen lingkungan internal organisasi dan karakteristiknya

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Bagian integral dari melakukan analisis SWOT adalah untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman pasar, serta untuk menentukan kekuatan dan kelemahan perusahaan, di mana berbagai elemen lingkungan internal organisasi dianalisis.

Apa lingkungan internal organisasi?

Ketika datang ke lingkungan internal organisasi, biasanya berarti seperangkat elemen yang dapat dipengaruhi dalam satu atau lain cara, dibandingkan dengan faktor lingkungan yang tidak dapat diubah. Jadi, lingkungan internal organisasi meliputi:

1. Orang.
2. Gol.
3. Tugas.
4. Teknologi.
5. Struktur.

Kombinasi dari semua elemen ini adalah inti dari organisasi: orang-orang, bersatu dalam struktur tertentu, melakukan serangkaian tugas, menggunakan teknologi tertentu untuk mencapai tujuan akhir.

Dengan demikian, menggabungkan elemen lingkungan internal organisasi mungkin efektif atau tidak. Tugas analisis adalah mengidentifikasi proses-proses yang secara ideal diatur, serta proses-proses yangmengurangi profitabilitas perusahaan secara keseluruhan.

Bagaimana elemen lingkungan internal diklasifikasikan?

Elemen utama lingkungan internal organisasi biasanya diklasifikasikan ke dalam kelompok, atau disebut irisan:

• bagian organisasi;
• pemotongan pemasaran;
• bingkai dipotong;
• irisan produksi;
• bagian keuangan.

Untuk kemudahan analisis, elemen dari setiap grup dipertimbangkan secara terpisah. Dalam konteks organisasi, mereka mempelajari fitur-fitur perusahaan dari sudut pandang struktur organisasi perusahaan. Perhatian diberikan pada hubungan hierarkis dalam perusahaan dan sistem interaksi antara struktur individu perusahaan. Bagian pemasaran memberikan gambaran tentang berbagai produk, fitur dan manfaatnya, faktor harga, serta metode penjualan dan periklanan.

Saat mempertimbangkan pemotongan keuangan, perhatian diberikan pada laporan keuangan, dinamika indikator utama biaya dan profitabilitas. Efisiensi arus kas ditentukan. Di bagian personalia, hubungan antara manajemen dan personel eksekutif dipertimbangkan, dan analisis hasil aktivitas kerja dilakukan. Ini juga termasuk budaya perusahaan atau organisasi organisasi, metode merangsang dan memotivasi staf.

Bagian kelima - produksi - mencakup daftar teknologi, norma, aturan, dan standar untuk produksi barang dan kontrol kualitasnya. Berbagai pengembangan inovatif dan penelitian ilmiah yang bertujuan untuk memperluas jangkauan atau meningkatkan sifat berguna produk, jugalihat pengurangan produksi.

Personil sebagai elemen lingkungan internal

Tugas pendekatan situasional dalam analisis dan pengambilan keputusan manajemen adalah untuk mempertimbangkan perilaku karyawan individu, kelompok mereka, serta sifat pengaruh personel manajemen. Menurut teori ekonomi, personel adalah salah satu faktor utama produksi, namun dalam kenyataan modern, tim karyawan menjadi elemen penting yang strategis.

Tugas manajerial adalah mengatur pekerjaan personel seefisien mungkin, sementara beberapa komponen dari proses ini harus diperhitungkan:

• prinsip rekrutmen dan rekrutmen;
• adaptasi karyawan baru;
• pemantauan personel, metodenya;
• motivasi dan stimulasi staf;
• pelatihan, pengembangan staf;
• menciptakan dan memelihara budaya perusahaan.

Dengan demikian, sistem budaya organisasi organisasi, yang tidak disesuaikan dengan benar di perusahaan, dapat menjadi sisi lemahnya dan, sebagai akibatnya, mempersulit pencapaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta tugas-tugas menengah. Manajemen tim tetap menjadi salah satu kegiatan strategis para pemimpin.

Tujuan perusahaan sebagai elemen lingkungan internal

Saat menganalisis keadaan perusahaan dan merencanakan strategi lebih lanjut, satu atau lebih tujuan ditetapkan. Tugas manajemen perusahaan adalah memilih hanya tujuan yang dapat dicapai yang sesuai dengan keadaan pasar danperusahaan.

Memiliki sumber daya keuangan yang cukup, staf, dan perencanaan yang efektif digabungkan untuk mengarah pada penetapan tujuan yang tepat. Pada saat yang sama, daftar tujuan umum harus dibagi menjadi subtujuan atau tugas, yang tanggung jawab implementasinya didistribusikan di antara karyawan atau departemen organisasi.

Misalnya, perusahaan X, memasuki pasar dengan produk yang diproduksi secara massal, menetapkan tujuan: menjadi pemimpin di pasar tertentu dalam jangka pendek. Pada saat yang sama, Perusahaan X beroperasi di segmen yang berbeda, dan ketika menganalisis laporan keuangan, ditemukan bahwa ada pinjaman dari bank dalam jumlah besar. Selain itu, analisis kebijakan personalia menunjukkan bahwa departemen penjualan menjalankan fungsinya secara tidak efisien dan indikator yang direncanakan tidak tercapai. Jelas bahwa tujuan yang ditetapkan oleh manajemen tidak hanya sulit untuk dicapai, tetapi hampir tidak mungkin.

Contoh tujuan yang dirumuskan dengan benar:

• mencapai kesadaran merek hingga 60%;
• meningkatkan pangsa pasar menjadi 16%;
• untuk memasuki tiga perusahaan teratas di pasar;
• meningkatkan tagihan rata-rata menjadi 1500 rubel;
• meningkatkan lalu lintas situs menjadi 2000 orang per hari.

Jadi, untuk menetapkan tujuan secara efektif, manajemen perusahaan harus didasarkan pada riset pasar yang mendalam dan posisi perusahaan saat ini di dalamnya.

Tugas Perusahaan sebagai elemen lingkungan internal

Setelah menyusun daftar tujuan perusahaan, perlu untuk membaginya menjadi tugas, yaitu, menjadi komponen. Jarang ada di organisasi mana punhanya satu target yang ditetapkan. Jadi, tujuan strategis perusahaan diubah menjadi tujuan operasional untuk tahun, setengah tahun atau kuartal. Selanjutnya, tujuan dibagi menjadi daftar tugas khusus yang harus diselesaikan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Setiap tugas yang ditetapkan harus memiliki hasil akhir yang terdokumentasi, serta departemen dan karyawan tertentu yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berikut adalah contoh mengubah salah satu tujuan menjadi daftar tugas. Jadi, untuk mencapai tujuan meningkatkan penjualan sebesar 25%, perusahaan dapat mendistribusikan tugas dengan cara ini:

1. Tingkatkan jadwal janji temu untuk setiap manajer penjualan sebesar 5%. Tanggung jawab dan kendali ada pada kepala departemen, Ivanov I. I.
2. Analisis awal situasi pasar dari departemen pemasaran, pengembangan perusahaan periklanan dengan pemantauan bulanan penerapan rekomendasi. Penanggung Jawab - Kepala Departemen A. P. Petrov.
3. Perluasan tim penjualan menjadi 20 orang pada akhir tahun. Bertanggung jawab - Manajer SDM A. I. Sidorov.
4. Membuka 5 cabang baru di wilayah dalam 6 bulan. Bertanggung jawab - Deputi Direktur Pengembangan G. I. Laptev, Manajer SDM A. I. Sidorov.

Dengan demikian, kepala organisasi dapat mengontrol proses pencapaian tujuan perusahaan secara bertahap, dan pekerjaan manajer personalia yang benar akan memungkinkan setiap karyawan bertanggung jawab secara pribadi untuk mencapai hasil keseluruhan.

Teknologi dan tempatnya di lingkungan internal

Prosestransformasi bahan mentah menjadi produk jadi membutuhkan teknologi tertentu. Jika itu adalah pabrik pengalengan, maka jalur khusus, personel terlatih, standar yang disetujui, dan paten terdaftar diperlukan. Semua hal di atas berlaku untuk teknologi perusahaan.

Tidak peduli betapa mengejutkannya itu, teknologi, sebagai elemen dari lingkungan internal, hadir bahkan di pengusaha kecil atau pekerja lepas. Misalnya, seorang fotografer atau desainer menggunakan perangkat lunak, peralatan, dan teknologi khusus dalam pekerjaannya, yang tanpanya mustahil untuk tetap kompetitif di pasar.

Struktur perusahaan sebagai elemen dari lingkungan internalnya

Salah satu langkah pertama dalam analisis lingkungan internal perusahaan adalah pemeriksaan rinci terhadap struktur organisasi. Pada saat yang sama, pemasar dan manajer menetapkan tidak hanya daftar departemen internal, tetapi juga hubungan di antara mereka, subordinasi dan ketergantungan hierarkis.

Hirarki dalam organisasi kerja personel membantu mendistribusikan pekerjaan secara efektif. Karyawan dipisahkan dan dipisahkan ke dalam kelompok dan departemen yang terpisah, mereka ditugaskan ke berbagai departemen. Hirarki dalam perusahaan bisa horizontal dan vertikal, dan efisiensi dan kualitas distribusi tenaga kerja terungkap dalam analisis.

Salah satu komponen penting dari analisis semacam itu mungkin untuk menentukan efektivitas informasi dan aliran lain antar unit organisasi. Misalnya, di perusahaan B, yang memproduksi suku cadang untukkendaraan, keterlambatan pelaksanaan rencana terus-menerus dicatat. Karyawan diminta untuk mengisi kartu waktu kerja, hukuman diperkenalkan, tetapi tindakan manajemen tim awal seperti itu tidak efektif.

Saat menganalisis hubungan antara departemen di perusahaan B, ternyata kesalahannya bukan terletak pada karyawan yang membuat suku cadang, tetapi pada departemen yang bertanggung jawab untuk memperbaiki peralatan. Jadi, banyak mesin yang menganggur lebih dari waktu yang dijadwalkan karena perbaikan yang berlarut-larut.

Bagaimana Anda menentukan kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan?

Pengadopsian keputusan manajerial didahului dengan analisis menyeluruh dari semua elemen lingkungan internal, lingkungan eksternal, diikuti dengan kesimpulan tentang tempat perusahaan di pasar dan kemampuannya.

Data yang diperoleh selama analisis harus disajikan dalam bentuk daftar. Misalnya, ini bisa berupa item berikut:

1. Staf penjualan yang tidak memenuhi syarat.
2. Kurangnya akumulasi dana sendiri.
3. Perkembangan inovatif dalam produksi barang.
4. Memiliki pinjaman bank.
5. Berbagai produk.
6. Peralatan produksi usang.

Setelah menyusun daftar tersebut, perlu dilakukan pemisahan data berdasarkan dampak kualitatif, yaitu untuk menentukan apakah faktor ini atau itu berpengaruh positif terhadap kegiatan perusahaan atau negatif.

Jadi, sebagai hasilnya, daftar awal harus dibagi menjadi dua bagian, dan langkah selanjutnya adalah penilaian kemungkinan pengaruh faktor-faktor ini dari lingkungan internalorganisasi. Kami merekomendasikan menggunakan skala dari 1 sampai 5 atau dari 1 sampai 10. Setiap item dalam daftar harus dievaluasi dalam poin, tergantung pada seberapa besar faktor ini mempengaruhi kegiatan perusahaan.

Langkah selanjutnya adalah menilai kemungkinan kerugian yang dapat ditimbulkan oleh setiap item dalam daftar. Akibatnya, daftar yang dihasilkan harus diberi peringkat menurut dua indikator - kemungkinan dan probabilitas. Metode ini akan membantu memotong data yang tidak penting dan membuat daftar masalah utama yang ditemukan dalam analisis faktor-faktor lingkungan internal organisasi. Contoh analisis kualitatif lingkungan organisasi harus diakhiri dengan daftar spesifik tidak lebih dari 10 item untuk setiap kategori - kelemahan dan kekuatan perusahaan.

Apa hubungan antara lingkungan internal dan analisis SWOT?

Alat SWOT melibatkan analisis lingkungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Unsur-unsur lingkungan internal organisasi dan karakteristiknya menunjukkan kekuatan apa yang dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Daftar kelemahan yang diperoleh selama analisis akan membantu untuk menyesuaikan kegiatan perusahaan untuk meminimalkan kerugian atau untuk memodernisasi dan meningkatkan.

Hasil analisis SWOT membantu membandingkan ancaman dan peluang lingkungan eksternal, yaitu pasar tempat perusahaan beroperasi atau akan beroperasi, dengan faktor-faktor lingkungan internal. Tugas seorang pemasar, manajer, atau pemimpin adalah menyusun rencana pemasaran sedemikian rupa sehingga, dengan menggunakan kekuatanperusahaan dapat menghindari bahaya dari ancaman pasar. Hal yang sama dapat dikatakan tentang menggabungkan peluang pasar dan kekuatan perusahaan - pemimpin harus memutuskan cara terbaik untuk menggunakannya bersama.

Bagaimana cara melakukan analisis SWOT?

Untuk memahami bagaimana melakukan analisis SWOT dengan benar, pertimbangkan kesalahan paling umum yang dilakukan manajer saat melakukannya.

Pencantuman unsur lingkungan internal yang tidak masuk akal dalam kategori kekuatan atau kelemahan perusahaan menyebabkan kesalahan dalam perencanaan. Setiap fakta harus didukung oleh angka dan data pelaporan tertentu. Tidak dapat dikatakan tidak berdasar bahwa perusahaan adalah pemimpin pasar, tetapi sebenarnya ini hanya dikonfirmasi oleh kata-kata kepala, dan bukan oleh riset pemasaran.

Pada saat yang sama, selain keandalan, setiap kekuatan yang diduga harus dibandingkan dengan data yang diketahui tentang pesaing. Ini akan mengungkapkan kekuatan nyata dari perusahaan, yang akan membantu dalam mencapai tujuannya.

Misalnya, kekuatan perusahaan adalah lokasi sumber bahan baku yang dekat. Jelas, ini memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, membantu menghemat biaya keuangan dan waktu. Namun, ketika menganalisis informasi ini dalam hal perbedaan dari pesaing, ternyata semua pemain utama berlokasi dekat dengan sumber bahan baku. Ternyata setiap perusahaan di pasar memiliki titik kuat, sehingga tidak mungkin mendapatkan keuntungan dibandingkan dengan pesaing.

Untuk kenyamanan dan untuk mencegah kesalahan, Anda harus menganalisis pesaing dari sumber terbuka yang tersedia dan menentukan kekuatan dan kelemahan mereka. Selanjutnya, ada baiknya menyusun tabel pengujian di mana setiap elemen lingkungan internal dibandingkan dengan pesaing. Alhasil, ternyata keuntungan yang dibanggakan perusahaan tidak begitu banyak.

Semua rekomendasi untuk menentukan kekuatan dan kelemahan perusahaan juga dapat dikaitkan dengan proses analisis peluang dan ancaman di pasar. Semua informasi harus benar dan akurat.

Adalah kesalahan umum untuk menunjukkan informasi umum yang secara tidak langsung mempengaruhi kegiatan perusahaan. Atau pengaruh mereka terlalu kecil untuk dibuktikan. Misalnya, manajer yang tidak berpengalaman menunjukkan faktor lingkungan seperti:

• krisis dalam negeri;
• situasi sulit dalam perekonomian;
• nilai tukar tidak stabil.

Jika kita berbicara tentang krisis ekonomi, tidak mungkin untuk mengukur dan merencanakan signifikansinya untuk kegiatan perusahaan tertentu. Faktor “krisis” agak kabur, sehingga harus didekomposisi menjadi komponen-komponen spesifik yang sangat mempengaruhi posisi perusahaan. Ada kemungkinan bahwa lisensi wajib diperkenalkan di tingkat negara bagian, atau kuota ditetapkan untuk jenis kegiatan tertentu.

Mengenai nilai tukar yang tidak stabil, sering disebutkan dalam analisis SWOT mereka oleh perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki ketergantungan mata uang. Jika perusahaan tidak mengimpor atau mengekspor, tidak membeli bahan baku dari luar negeri,tidak menjual produk jadi di negara lain, maka dampak fluktuasi nilai tukar tidak terlalu berdampak pada kegiatan perusahaan.

Penutup

Lingkungan internal perusahaan merupakan sumber daya strategis penting yang dapat membantu atau, sebaliknya, merugikan kegiatan perusahaan. Lingkungan internal organisasi mencakup beberapa elemen dasar: orang, teknologi, struktur, tugas, dan tujuan. Seperangkat elemen seperti itu tidak disengaja, karena setiap organisasi dengan struktur tertentu mempekerjakan orang-orang yang, dengan bantuan teknologi, mencapai tujuan dan sasaran keseluruhan perusahaan.

Kepala organisasi dalam membuat keputusan manajerial harus didasarkan pada analisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Jika ada ancaman yang jelas di pasar, maka sumber daya dari lingkungan internal akan membantu mengatasinya. Hal yang sama berlaku untuk peluang pasar, yang hanya dapat dimaksimalkan dengan menggunakan sumber daya internal perusahaan.

Sumber daya lingkungan internal dalam analisis dievaluasi dalam hal dampaknya dan dibagi menjadi kekuatan dan kelemahan perusahaan. Struktur organisasi suatu organisasi dapat menjadi sisi lemah organisasi, sementara pada saat yang sama, departemen pemasaran yang profesional dan efisien dapat dikaitkan dengan kekuatan perusahaan.

Saat menyusun rencana pemasaran, beberapa tujuan umum didistribusikan dalam bentuk tugas di antara departemen, divisi, kelompok, dan karyawan tertentu. Sistem yang tepatmotivasi dan stimulasi personel, manajemen tim akan membantu memberikan setiap tugas tanggung jawab pribadi karyawan. Pada saat yang sama, setiap karyawan dalam tim akan memahami bahwa mereka bekerja untuk mencapai satu tujuan bersama.